학원근태관리,
강사마다 다른 수업 시간부터

학원의 하루는 수업 단위로 쪼개집니다

사무실은 아침에 한 번 출근하고 저녁에 한 번 퇴근합니다.
학원은 다릅니다.
강사마다 나오는 요일이 다르고,
같은 사람이 오후반을 마친 뒤 학원을 비웠다가 저녁반에 다시 옵니다.
보강과 대강,
상담이 붙으면 시간표에 적힌 시간과 실제로 학원에 있던 시간이 어긋납니다.
월말에 강사료를 두고 말이 갈리는 지점도 대개 금액이 아니라 「그날 어느 시간을 근무로 볼 것인가」입니다.

이 안내는 학원 전용 기능을 설명하는 자리가 아닙니다.
인사책에 학원 모드나 수업 시수 연동 같은 것은 없습니다.
출퇴근 기록·근무 스케줄·휴가·결재처럼 어느 업종이나 같이 쓰는 기능을 학원의 하루에 대입해,
누가 어느 화면에서 무엇을 누르는지를 그 순서대로 적었습니다.

어린이집과 유치원 교직원은 보육·교육기관이라 여기서 다루는 학원·교습소와 제도가 다릅니다.
섞어서 읽지 마시고,
어린이집 쪽은 아래 글 목록의 어린이집 교직원 출퇴근 증빙 글부터 보시는 편이 맞습니다.

• 하루가 수업 단위로 쪼개집니다 — 오후반과 저녁반 사이에 학원을 비우는 날이 흔하고,
  그 공백을 근무로 볼지가 시급 강사에게는 바로 금액이 됩니다.
• 사람마다 나오는 요일과 시각이 다릅니다 — 전임은 평일 오후부터 밤까지,
  시간강사는 화·목 저녁만,
  특강 강사는 주말만 나오는 식입니다.
• 계약 형태가 섞여 있습니다 — 근로계약을 맺은 강사와 이른바 3.3%로 처리하는 위촉 강사가 한 학원에 있고,
  시간강사 한 사람이 여러 학원에 소속되기도 합니다.
• 시즌이 통째로 바뀝니다 — 방학 특강과 시험기간에는 몇 주 동안 시간표가 달라지고 휴원일이 따로 생깁니다.

역할별로 누가 무엇을 누르나

학원은 사람 수가 적어 원장이 기록부터 정산까지 혼자 맡는 경우가 많습니다.
그래서 처음에 누가 무엇을 누르는지만 갈라 두면 나머지는 대체로 저절로 돌아갑니다.
새로 만든 회사도 모든 기능이 처음부터 열려 있어 따로 켤 것이 없습니다.
업종을 고른다고 메뉴가 바뀌지는 않습니다.

• 원장(대표) — 회사 정보에서 학원을 사업장으로 등록하고,
  출퇴근 방법에서 확인 방식을 고르고,
  휴가·야근 규정에서 두 칸을 확인하고,
  월말에 출퇴근 현황의 월별 탭을 봅니다.
• 부원장·교무실장 — 조직도에서 강사팀 조직장으로 지정되면 강사 휴가와 연장근무 신청이 이 사람에게 갑니다.
  근로자 앱의 팀 화면에서 승인하고 팀 근태와 팀 휴가를 봅니다.
• 전임 강사·시간강사 — 직원 앱에서 출근과 퇴근을 누르고,
  수업 사이에 학원을 비우면 퇴근과 재출근을 한 번 더 누릅니다.
  시간 단위 연차를 신청하고,
  기록이 실제와 다르면 정정을 신청합니다.
• 데스크 직원·상담실장 — 정해진 시간 근무로 두고,
  데스크 PC에 PC 프로그램을 깔면 출근만 자동으로 남길 수 있습니다.
  시험기간 야근은 연장근무로 신청합니다.
• 셔틀 기사·동승 보조 — 운행 전에 출근을 누르고 운행 사이가 길면 퇴근과 재출근을 누릅니다.

시간강사의 화요일 — 도착부터 밤 수업 퇴근까지

아래는 실제 학원이 아니라 설명을 위해 만든 가상 예시입니다.
화요일에 오후반 15:00~18:00과 저녁반 19:00~21:50 두 타임을 맡은 시급 강사를 따라가 보겠습니다.
저녁반을 22시 전에 끝낸 것은 여러 시·도가 조례로 학원 교습 시간을 제한하기 때문입니다 — 우리 지역의 교습 종료 시각은 관할 교육청에 확인하십시오.

퇴근을 깜빡한 날은 학원이 이 기능을 끄지 않았다면 규칙에 따라 퇴근 기록이 보강되고 강사에게 알림이 갑니다.
보강된 시각이 실제와 다르면 강사가 기록 화면에서 정정을 신청하고 결재권자가 승인합니다.
원래 시각과 바뀐 시각이 함께 남기 때문에 무엇이 언제 고쳐졌는지 나중에 확인할 수 있습니다.

다음 달 초에는 강사가 기록 화면에서 지난달 근태를 보고 「이 달 확인」을 눌러 본인 확인을 남길 수 있습니다.
이 표시는 출근부 서식에 함께 나옵니다.
다만 소속된 학원이 둘 이상인 강사에게는 이 버튼이 나오지 않습니다.

• 14:50 학원에 도착해 앱에서 출근을 누릅니다.
  학원이 아무 방식도 켜지 않았으면 버튼만으로 기록되고,
  데스크 QR·NFC 태그·학원 Wi-Fi·GPS 반경 가운데 켠 방식이 있으면 그중 하나만 통과해도 인정됩니다.
• 18:00 오후반이 끝나 학원을 나서면서 퇴근을 누릅니다.
• 19:00 저녁반 전에 다시 출근을 누릅니다.
  같은 날 퇴근한 뒤 다시 출근한 18:00~19:00이 공백으로 잡힙니다.
• 22:00 마지막 수업 정리를 마치고 퇴근을 누릅니다.
• 월별 근무 리포트에서 이날 근무는 첫 출근부터 마지막 퇴근까지 7시간 30분에서 공백 1시간을 뺀 6시간 30분으로 잡힙니다.
  공백 1시간이 법정 휴게와 상계되어 휴게를 한 번 더 빼지 않습니다.
• 밤 10시 이후 20분은 야간 근로시간으로 갈라서 집계됩니다.
  그 시간이 금액으로 얼마인지는 급여 화면에서 회사가 정한 가산율로 계산되고,
  강사 본인이 야근수당 조회 화면에서 보려면 그 강사의 임금 조건이 등록돼 있어야 합니다.

수업 사이 공백은 화면마다 다르게 잡힙니다

학원에서 가장 자주 어긋나는 계산이 수업 사이 공백입니다.
인사책이 공백으로 세는 것은 같은 날 퇴근을 누른 뒤 다시 출근을 누른 사이입니다.
외출과 복귀 버튼은 기록 화면에 몇 회 나갔는지로 표시됩니다.

공백 길이에 따라 휴게 처리가 갈립니다.
공백이 4시간 미만이면 그 공백을 법정 휴게와 상계해 휴게를 한 번 더 빼지 않습니다.
공백이 4시간 이상이면 그날의 두 근무를 서로 떨어진 근무로 보고 휴게를 각각 따집니다.
휴게 자동 차감 자체는 학원이 끌 수 있습니다.

그런데 같은 달 근무시간이라도 어느 화면에서 보느냐에 따라 값이 다를 수 있습니다.
공백이 긴 강사일수록 차이가 커지므로,
강사료 정산은 한 화면을 기준으로 정해 두고 제출용 서식과의 차이를 알고 쓰는 편이 안전합니다.

공백에 수업 준비를 했거나 대기하라는 지시가 있었다면 그 시간을 근무로 볼지 말지는 제품이 정하지 않습니다.
학원이 기준을 먼저 정하고 강사가 그 기준대로 누르게 하는 것이 순서입니다.
운행과 운행 사이가 긴 셔틀 기사에게도 같은 규칙이 그대로 적용됩니다.

• 월별 근무 리포트 — 공백을 뺍니다.
  강사별 한 달 근무시간을 볼 때 쓰는 자리입니다.
• 급여 계산 가운데 시급·일급 — 공백을 뺍니다.
• 급여 계산 가운데 월급·연봉 — 공백을 빼지 않습니다.
• 출근부 인쇄와 근로시간 대장 내려받기 — 그날 첫 출근부터 마지막 퇴근까지를 기준으로 잡고 휴게를 뺍니다.
  공백을 따로 빼지 않습니다.

수업 시간표를 넣는 자리와 지금 반영되는 범위

시간표를 어디에 넣어야 하는지부터 갈립니다.
데스크처럼 매일 같은 시각에 일하는 사람은 회사 근무 방침에서 정해진 시간 근무로 두면 됩니다.
근무형태는 정해진 시간 근무·유연시간 근무·교대조 근무·개인별 스케줄 네 가지가 있고 전사에서 사업장,
부서,
개인 순서로 물려받습니다.
학원 전체는 정해진 시간 근무로 두고 강사 부서만 다르게 두는 식이 가능합니다.

강사처럼 날마다 다른 사람은 근무 스케줄에서 「저녁반 19:00~22:00」 같은 시간대를 만들어 날짜와 강사가 만나는 칸에 배정합니다.
한 사람당 하루 한 칸이라 오후반과 저녁반으로 나뉜 날을 두 칸으로 쪼개 배정하지는 않고,
그 날의 나뉨은 실제 기록의 퇴근과 재출근으로 남습니다.
격자는 한 번에 300명까지 다룹니다.

• 배정이 지금 반영되는 곳 — 자동퇴근 시각,
  주 52시간 집계,
  휴게 차감입니다.
• 지각 판정 기준으로도 쓰려면 — 학원이 「배정을 출퇴근 판정에도 씁니다」를 따로 켜야 합니다.
  기본은 꺼져 있습니다.
• 강사가 자기 근무표 화면을 보려면 — 그 범위의 근무형태가 교대조 근무나 개인별 스케줄이어야 합니다.
  정해진 시간 근무로 둔 강사에게는 배정을 채워도 근무표 대신 근로시간이 나옵니다.
  근무형태를 바꾸면 배정이 없는 날의 판정도 함께 달라지므로 한 부서부터 시험해 보시는 편이 좋습니다.
• 요일마다 다른 시각 — 입력해 저장해 둘 수는 있지만 지각과 근무시간 판정에는 반영되지 않습니다.
  요일 줄은 자정을 넘길 수 없습니다.
• 특정 날짜만 시각이 다를 때 — 근무일정 설정의 특정일 예외에서 그날만 따로 지정합니다.

근로계약 강사와 위촉 강사가 섞여 있을 때

한 학원에 근로계약을 맺은 전임 강사와 이른바 3.3%로 처리하는 위촉 강사가 함께 있는 일이 흔합니다.
직원 정보의 고용 형태에는 정규직·계약직·시간제·인턴·프리랜서가 있는데 이 값은 표시값입니다.
프리랜서로 표시해도 출퇴근을 기록하는 방식이나 근무시간을 계산하는 방식은 달라지지 않습니다.

강사가 근로자에 해당하는지는 인사책이 판정하지 않습니다.
계약서에 적힌 이름보다 실제로 언제 어디서 누구의 지시를 받아 일했는지를 두고 갈리는 문제라,
판단 기준을 정리한 글을 읽고 필요하면 전문가에게 확인하는 편이 맞습니다.
인사책이 맡는 자리는 그 판단에 쓰일 사실을 남기는 것입니다.
누가 언제 무엇을 눌렀고 어떤 기록이 언제 어떻게 고쳐졌는지가 남습니다.
사업소득 원천징수 금액을 계산하는 기능은 없습니다.

• 남는 것 — 출근과 퇴근 시각,
  그때 통과한 확인 방식,
  정정 신청과 승인 이력,
  강사 본인이 지난달 기록을 확인한 표시입니다.
• 직원·계약 — 근로계약서를 작성해 보내고 강사가 휴대폰에서 서명합니다.
  근로일은 월~금·월~토·화~토·교대 중에서 고르고 주 소정근로시간은 40·35·44·20시간 중에서 고르므로,
  주 12시간이나 18시간처럼 그 밖의 시간과 요일별 수업 시각은 계약서 본문에 직접 적습니다.
• 같은 메뉴 안에서 — 강사가 위촉증명서와 해촉증명서를 신청하면 승인 후 직인과 발급번호가 들어간 증명서가 발급되고,
  받는 곳은 증명서의 검증 주소에서 회사명·종류·발급일·번호와 유효 여부를 확인합니다.
• 그만둔 강사 — 퇴사 처리를 해도 그 달에 기록이 있으면 그 달 출근부 서식에 그대로 나옵니다.
• 계약한 시간보다 더 가르친 달 — 상시 5명 이상 학원에서 단시간 강사에게 소정근로시간을 넘겨 수업을 맡기려면 강사 동의가 필요하고 1주 12시간을 넘길 수 없으며,
  넘긴 시간에는 통상임금의 50% 이상을 더 줘야 합니다(기간제법 제6조).
  하루 8시간·주 40시간을 넘지 않았어도 해당합니다.
  상시 4명 이하 학원에는 이 조항이 적용되지 않지만 초과근로는 강사와 합의한 경우에만 맡길 수 있습니다(근로기준법 시행령 별표 2).
  월말에 근로시간 대장의 실제 시간과 계약서의 소정근로시간을 나란히 놓고 넘긴 시간이 있는지부터 보십시오.

여러 학원에 나가는 강사

시간강사 한 사람이 월·수는 A학원,
화·목은 B학원에 나가는 일이 흔합니다.
인사책은 계정 하나로 여러 회사에 소속될 수 있어서 학원마다 새로 가입하지 않아도 됩니다.
학원마다 초대 링크를 받아 소속되고,
출근할 때 그날 나온 학원을 골라 누릅니다.

기록과 휴가 신청,
정정 신청은 학원별로 따로 쌓입니다.
A학원 원장에게는 A학원 기록만 보이고 B학원 기록은 보이지 않습니다.
다만 두 학원의 근무시간을 합쳐서 주 52시간이나 주휴 요건을 판정하지는 않습니다.
사업주가 다를 때 그 시간을 합쳐서 보는지는 판단이 필요한 문제라 관련 글에서 확인하시는 편이 맞습니다.

소속이 둘 이상인 동안에는 기록 화면에 지난달 「이 달 확인」 버튼이 나오지 않습니다.
지금 되는 범위가 여기까지라 그대로 적어 둡니다.
한 학원 법인이 분원을 여러 곳 두는 경우는 겸직이 아니라 사업장이 여러 곳인 경우이고,
이때는 분원마다 사업장을 나눠 등록합니다.

데스크 직원과 셔틀 기사

데스크 직원과 상담실장은 강사와 반대로 정해진 시간에 일합니다.
데스크 PC에 인사책 PC 프로그램을 깔고 계정과 기기 양쪽에서 자동 출근을 켜 두면,
사내망에 근무 시작 전후 정해진 시간 안에 접속했을 때 그날 첫 출근이 자동으로 기록됩니다.
출근만 자동이고 퇴근은 직접 누릅니다.
원격 접속 세션은 인정하지 않습니다.

시험기간에는 상담과 마감이 밤까지 이어집니다.
직원이 연장근무를 신청하고 원장이나 조직장이 승인하는 순서로 남기면 누가 언제 남았는지가 신청과 승인 이력으로 남습니다.
승인 절차는 기본으로 켜져 있습니다.
연장·야간(22시~06시)·휴일 근로시간은 따로 집계되고,
주 근로시간이 48시간에 닿으면 주 52시간 현황에 경고가,
52시간을 넘으면 초과 표시가 나옵니다.
넘는다고 출근이나 신청을 막지는 않습니다.

셔틀 기사는 운행과 운행 사이가 길다는 점만 다르고 누르는 방법은 같습니다.
학원 반경 안에서 출근을 누르고,
오후 운행을 마치고 학원을 떠나 있는 동안에는 퇴근을 눌렀다가 저녁 운행 전에 다시 출근을 누릅니다.
그 사이가 4시간 이상이면 두 근무를 서로 떨어진 근무로 보고 휴게를 각각 따집니다.
차량 운행일지와 차량 위치 기록은 인사책에서 제공하지 않습니다.

방학 특강과 휴원일

방학과 시험기간에는 시간표가 몇 주 동안 통째로 바뀝니다.
이때 원래 설정을 고쳤다가 되돌리는 것을 잊으면 그 뒤로 계속 어긋나므로,
원래 설정은 두고 그 기간에만 덧붙이는 방식이 안전합니다.

방학에 연차를 몰아 쓰게 하거나 비수기에 수업 시수를 줄이는 일은 설정 문제가 아니라 동의와 수당이 걸린 문제입니다.
인사책은 그 판단을 대신하지 않고,
학원이 정한 결과를 휴가 신청과 근무 기록으로 남기는 자리까지를 맡습니다.

• 특강 시간대가 4주 생긴다 — 근무 스케줄에 「특강 오전반 09:00~12:00」 같은 시간대를 새로 만들어 그 기간 날짜에만 배정합니다.
  기간이 끝나면 더 배정하지 않으면 되고 원래 설정은 그대로입니다.
• 특정 날만 시각이 다르다 — 근무일정 설정의 특정일 예외에서 그날만 지정합니다.
• 휴원일이 생긴다 — 자사 휴일로 등록합니다.
  법정 공휴일은 2025년부터 2030년까지 미리 들어 있습니다.
• 특강 일정을 알린다 — 공지를 강사팀 부서에 발행하면 앱 알림이 가고 몇 명이 읽었는지 숫자로 확인합니다.
• 수업이 몰린다 — 주 52시간 현황에서 48시간 경고를 확인합니다.

5인 미만 학원·교습소가 먼저 정할 것

학원과 교습소는 원장과 강사 몇 명으로 돌아가는 규모가 많습니다.
휴가·야근 규정 화면의 수당·휴게 규정에 「5인 미만 사업장」 항목이 있는데 이 값은 원장이 직접 고르는 선택값입니다.
인사책이 상시 근로자 수를 세어 자동으로 정하지 않습니다.
강사·데스크·셔틀 기사·위촉 강사를 상시 인원에 넣는지는 판단이 필요한 문제라,
세는 방법을 정리한 글을 보고 필요하면 전문가에게 확인하시기 바랍니다.

이 값을 고르면 달라지는 것은 계산 쪽입니다.
급여 계산에서 연장·야간·휴일 가산이 빠지고,
입력해 둔 가산율 자체는 지워지지 않고 보관됩니다.
하루의 성격을 판정할 때도 이 값이 쓰입니다.
법에서 무엇이 적용되고 무엇이 빠지는지는 이 화면이 정하는 것이 아니므로 조문은 관련 글에서 확인하시는 편이 맞습니다.

교습소 원장이 처음 보조 인력을 들이면서 기록을 시작한다면 세 가지면 시작됩니다.
학원 주소를 사업장으로 등록하고,
확인 방식을 켜지 않은 채 버튼 기록으로 두고,
초대 링크를 보내는 것입니다.
인원 제한 없는 무료 플랜이라 강사가 몇 명이든 사람 수에 따라 더 내는 것이 없습니다.
규모와 무관하게 근무 기록을 남겨 두면 나중에 주휴수당이나 최저임금이 맞게 지급됐는지 확인할 근거가 됩니다.

월말에 강사 근무시간을 정리하는 순서

수강생 수나 매출 비율로 정하는 강사료와 인센티브는 계산하지 않습니다.
그런 조건으로 정산하는 학원은 근무시간만 여기서 뽑아 쓰고 금액은 기존 방식으로 계산하시면 됩니다.

• 01 출퇴근 현황에서 월별 탭을 엽니다.
  근무 리포트가 강사별 한 달 근무시간을 보여 주고,
  이 값은 수업 사이 공백과 휴게를 뺀 값입니다.
• 02 강사들이 지난달 기록을 보고 「이 달 확인」을 눌렀는지 확인합니다.
  여러 학원에 소속된 강사에게는 이 버튼이 나오지 않으므로 그 강사는 따로 확인합니다.
• 03 출근부를 A4로 인쇄하거나 근로시간 대장을 엑셀에서 열리는 파일로 내려받습니다.
  이 서식에는 급여 금액이 적히지 않고,
  근로시간은 그날 첫 출근부터 마지막 퇴근까지에서 휴게를 뺀 값입니다.
• 04 급여 화면에서 강사별 임금 조건을 넣고 급여를 계산합니다.
  결재선의 승인을 거쳐 확정하면 강사가 명세서를 봅니다.
  4대보험과 소득세는 확정된 값을 입력하는 방식이고,
  급여 단위는 시급·일급·월급·연봉입니다.
• 05 급여를 인사책 밖에서 정산하는 학원은 근로시간 대장을 내려받아 기존에 쓰던 방식대로 정산합니다.
• 06 주휴수당·야간수당·퇴직금의 조건과 금액은 무료 계산기에서 확인합니다.
  주별 근무시간이 집계되므로 주휴수당 요건을 판단할 근거는 기록에서 확인할 수 있습니다.
• 07 AI를 연결해 둔 원장은 「지난달 김 강사 근무시간 알려줘」처럼 말로 조회합니다.
  내 역할에 맞는 도구만 보입니다.

학원근태관리를 시작하는 여섯 단계

한 번에 다 설정하지 않아도 됩니다.
아래 여섯 단계면 첫 주 기록이 시작되고,
나머지 기능은 필요할 때 메뉴에서 바로 씁니다.

• 01 학원을 사업장으로 등록합니다 — 회사 정보의 사업장 구획에서 주소와 GPS 좌표,
  허용 반경을 넣습니다.
  분원이 있으면 하나씩 더합니다.
  등록 개수에 제한이 없습니다.
• 02 출퇴근 확인 방식을 고릅니다 — 처음에는 버튼으로 기록됩니다.
  데스크 QR,
  데스크에 붙이는 NFC 태그,
  학원 Wi-Fi 이름,
  데스크 PC의 사내망 IP,
  GPS 반경 중에서 켜면 켠 방식 가운데 하나만 통과해도 인정됩니다.
• 03 인증 방식의 한계를 함께 알아 둡니다 — NFC 태그는 등록된 회사 태그인지와 로그인한 사용자,
  근무 정책을 확인하는 방식입니다.
  태그 주소는 복사되거나 공유될 수 있어 현장에 직접 왔다는 것 자체를 증명하지는 않습니다.
  Wi-Fi 이름과 사내망 IP는 분원별이 아니라 회사 전체 등록물과 대조합니다.
• 04 부서와 조직장을 정합니다 — 강사팀·데스크·차량으로 나누고 강사팀 조직장을 지정하면 강사 휴가 결재가 그 사람에게 갑니다.
• 05 규정 두 칸과 근무 방식을 봅니다 — 휴가·야근 규정에서 5인 미만 사업장 선택과 휴게시간 자동 차감을 확인하고,
  데스크는 정해진 시간 근무로,
  강사 수업은 근무 스케줄의 시간대 배정으로 갈라 둡니다.
• 06 초대 링크를 보내고 첫 주를 확인합니다 — 강사가 가입하면 소속 신청이 이어지고 원장이 승인합니다.
  첫 주가 지나면 월별 근무 리포트에서 수업 사이 공백이 의도대로 빠졌는지 확인합니다.

인사책이 하지 않는 것

되는 범위만큼 안 되는 범위도 먼저 알고 쓰는 편이 낫습니다.
아래는 인사책이 하지 않는 일이라,
학원이 이미 쓰던 방식이나 다른 도구를 그대로 두셔야 하는 자리입니다.

• 학생 출결,
  등하원 알림,
  학부모 연락,
  수강료 관리
• 수업 시수 계산과 시간표 프로그램 연동
• 수강생 수나 매출 비율로 정하는 강사료,
  인센티브 계산
• 사업소득 원천징수 계산과 지급명세서 제출
• 강사가 근로자에 해당하는지에 대한 판정
• 두 학원의 근무시간을 합친 판정,
  수업 사이나 운행 사이 대기를 근무로 볼지에 대한 자동 판정
• 4대보험 가입 대상 판단과 공단 신고 — 인사책은 취득·상실·변경 내역을 사내 기록으로만 남깁니다
• 지문이나 얼굴인식 전용 단말 — 휴대폰과 PC로 기록합니다

학원 정산 전에 조건을 맞춰 보는 무료 계산기

강사료를 계산하기 전에 조건과 금액을 먼저 맞춰 보는 자리입니다.
가입하지 않아도 쓸 수 있습니다.

학원 근태에서 자주 갈리는 판단

아래 글은 학원만 다루지는 않지만 학원에서 그대로 걸리는 논점입니다.
분할 근무,
근로자성,
겸직 주휴,
상시 근로자 수처럼 판단이 필요한 문제를 다른 업종 사례로 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문