우리 회사에 맞는 그룹웨어 추천 기준

가장 먼저 정할 것은 기능 목록이 아니라 지금 종이와 단체 채팅방으로 하는 일 중 무엇을 옮길지입니다.

현재 업무 흐름 세 가지를 먼저 적어 보세요.
휴가 신청은 종이 서식에,
공지는 단체 채팅방에,
경비 승인은 메일에 있다면 각각 결재,
공지,
결재로 옮길 후보입니다.
이렇게 적으면 그룹웨어에 기대하는 일이 기능 이름이 아니라 실제 장면으로 정리됩니다.

다음에는 적은 업무를 두 칸으로 나눕니다.
없으면 업무가 멈추는 필수 칸과,
있으면 편한 칸입니다.
필수 칸이 비어 있는 후보는 이름이 알려졌더라도 일단 제외하고,
있으면 편한 칸은 마지막에 후보가 비슷할 때만 씁니다.

기능이 많은 제품부터 찾으면 쓰지 않을 화면 때문에 직원 교육이 길어지고,
정작 필요한 화면은 어디 있는지 찾기 어려워집니다.
그래서 이 글은 제품 순위를 매기지 않고 확인할 기준만 순서대로 적었습니다.

이 글은 인사책 제공자가 작성한 자료입니다.
인사책 기능은 마지막 절에 따로 적었습니다.

담당자가 한 명이고 직원이 적으면 한 제품으로 묶는 쪽이,
이미 쓰는 도구가 많으면 조합 쪽이 덜 부담스러운 경우가 많습니다.

어느 쪽이 더 낫다고 단정할 수는 없습니다.
아래 표는 일반적인 경향을 비교 항목별로 적은 것이고,
제품마다 실제 범위는 다릅니다.

한 제품으로 묶는 방식과 도구를 조합하는 방식의 일반적인 차이

표에서 가장 자주 갈리는 항목은 계정 관리입니다.
도구가 서넛으로 늘면 입사자 한 명을 등록하는 일이 서넛으로 늘고,
퇴사자 한 명을 닫는 일도 그만큼 늘어납니다.
반대로 어느 한 가지 업무가 매우 특수해서 전문 도구가 꼭 필요하다면,
나머지를 묶어 쓰고 그 하나만 따로 두는 절충도 흔합니다.

직원이 늘수록 결재선,
권한,
퇴사자 계정 정리가 먼저 병목이 되므로 규모별로 보는 항목이 달라집니다.

아래는 규모를 세 단계로 나눈 일반적인 구분입니다.
사람 수 기준을 숫자로 정하지 않은 까닭은 업종과 조직 구조에 따라 병목이 생기는 시점이 다르기 때문입니다.

• 직원이 적은 회사 — 담당자 한 사람이 설정할 수 있을 만큼 쉬운지,
  사람이 바뀔 때 혼자 처리할 수 있는지,
  사람 수가 늘면 요금 조건이 바뀌는지를 봅니다.
• 직원이 중간쯤인 회사 — 부서가 생기며 결재선이 부서마다 달라집니다.
  조직도를 바꾸면 결재선이 따라 바뀌는지,
  팀장이 자기 팀만 보도록 권한을 나눌 수 있는지를 봅니다.
• 직원이 많거나 사업장이 여럿인 회사 — 관리자 권한을 사업장마다 나눠 줄 수 있는지,
  직원을 한꺼번에 등록할 수 있는지,
  권한을 바꾼 이력이 남는지를 봅니다.

규모가 커질 계획이 있다면 지금 규모가 아니라 한두 해 뒤의 규모를 기준으로 묻는 편이 안전합니다.
나중에 도구를 바꾸려면 쌓인 기록을 옮겨야 하므로 처음 고를 때 내려받기 방식까지 확인해 두면 전환의 부담이 줄어듭니다.

따로 구해 쓸 때는 직원 목록이 도구마다 따로 있어 입사와 퇴사 때 몇 군데를 고쳐야 하는지를 확인해야 합니다.

먼저 부서 이동이나 퇴사 같은 변화가 도구 사이에 저절로 이어지는지,
사람이 도구마다 고쳐야 하는지 봅니다.
고칠 곳이 셋이면 사람이 바뀔 때마다 한 곳을 빠뜨릴 위험도 그만큼 늘어납니다.

다음은 자료의 출입구입니다.
기록을 내려받는 형식이 무엇인지,
다른 도구에서 가져올 수 있는지,
도구를 바꿀 때 기존 기록이 어디까지 따라오는지를 물어보세요.
근태와 결재는 나중에 근거로 쓰이는 기록이라 이전이 안 되면 옛 도구를 계속 열어 둬야 합니다.

채팅과 협업 기능을 함께 볼 때는 결재·근태와 같은 계정으로 알림이 이어지는지,
대화 검색과 파일 보관 기간이 어떤지,
쓰던 대화방을 옮길 수 있는지를 확인합니다.
협업 도구 자체를 고르는 기준은 협업툴 선택 기준 글에서 따로 다룹니다.

보안은 권한 범위와 기록 보존을,
지원은 문의 창구와 답변 경로를 문서로 확인하는 것이 기본입니다.

그룹웨어에는 직원 개인정보와 근로 기록이 들어가므로 아래 네 가지는 계약 전에 서면이나 공개 문서로 확인하세요.
말로만 들은 답은 담당자가 바뀌면 사라집니다.

• 권한 범위 — 팀장이 자기 팀만 보는지,
  관리자 권한을 사람마다 나눠 줄 수 있는지
• 기록 보존 — 출퇴근 기록을 고치면 원본과 수정 이력이 함께 남는지
• 문의 창구 — 막혔을 때 누구에게 어떻게 묻고 어떤 경로로 답이 오는지
• 개인정보 처리 — 개인정보 보호법에 따른 처리방침과 위탁 업체 목록이 공개되어 있는지

법적 의무의 범위는 업종과 회사 규모에 따라 다를 수 있으므로,
어디까지를 도구에 맡기고 어디까지를 회사가 직접 챙길지는 노무 담당자나 전문가와 함께 정하세요.

요금은 직원 한 명당 단가보다 인원이 늘 때 조건이 바뀌는지,
기능마다 따로 붙는지를 먼저 확인합니다.

비교할 때는 같은 사용자 수와 같은 기간으로 맞추고,
필요한 기능을 모두 켠 상태의 요금 조건을 적어야 공정합니다.
아래 네 가지를 질문지에 넣어 두면 제품마다 답이 갈리는 곳이 드러납니다.

• 사용자당인지 회사당인지 — 직원이 늘 때마다 요금이 늘어나는 구조인지,
  회사 단위로 정해지는 구조인지 봅니다.
• 기능마다 요금이 붙는지 — 결재나 근태처럼 일부 기능만 따로 요금을 받는 제품이 있습니다.
• 인원 구간이 바뀌는지 — 직원 수가 일정 수를 넘으면 조건이 바뀌는 구조인지 확인합니다.
  지금은 괜찮아도 채용 계획에 따라 달라질 수 있습니다.
• 약정과 해지 — 연 단위 약정이 있는지,
  해지하면 자료를 내려받을 수 있는지 계약 전에 확인합니다.

도입 전 확인 목록은 업무 범위,
계정 관리,
자료 반출,
지원,
요금 조건의 다섯 가지를 표 한 장에 적어 채웁니다.

1. 업무 흐름 표 만들기 — 열을 업무,
   지금 하는 곳,
   담당자로 잡고 휴가·공지·경비·출퇴근 같은 업무를 한 줄씩 적습니다.
2. 필수 표시하기 — 줄마다 필수와 있으면 편함 중 하나를 표시하고,
   필수만 남긴 표를 후보에게 보낼 질문지로 씁니다.
3. 범위 확인하기 — 후보마다 필수 줄이 화면으로 들어 있는지,
   화면이 없고 연동으로만 되는지를 적습니다.
4. 계정 시나리오 적기 — 입사자 한 명과 퇴사자 한 명을 가정하고,
   도구마다 몇 군데를 고쳐야 하는지 적습니다.
5. 자료 반출 확인하기 — 기록을 내려받는 형식과 해지한 뒤 자료를 볼 수 있는 기간을 서면으로 받습니다.
6. 요금 조건 맞추기 — 같은 사용자 수와 같은 기간으로 맞추고,
   필요한 기능을 다 켠 상태의 요금 조건을 적습니다.
7. 지원 경로 적기 — 문의 창구와 답변을 받는 경로가 문서에 있는지 확인하고,
   없으면 그 사실을 표에 남깁니다.
8. 한 팀에서 먼저 써 보기 — 필수 줄을 가장 많이 채운 후보를 한 팀에서 먼저 써 보고,
   막힌 곳을 정리한 뒤 전사로 넓힙니다.

이 순서에는 걸리는 시간을 적지 않았습니다.
업무 흐름의 수와 후보의 수에 따라 크게 달라지기 때문입니다.
표를 다 채운 뒤에는 빈칸이 가장 많은 후보부터 제외하는 것이 가장 쉬운 정리 방법입니다.

인사책은 출퇴근·휴가·결재·공지·조직도를 한 로그인으로 묶는 제품이며,
위 기준마다 해당하는 사실은 아래 표와 같습니다.

범위로는 출퇴근,
휴가,
전자결재,
공지,
조직도가 중심이고,
회사메일은 회사 도메인을 연결한 회사에서 직원마다 주소를 발급해 씁니다.
규모로는 조직도를 따라 결재선이 이어지는 순차 결재를 씁니다.
연동으로는 출퇴근 기록을 슬랙 채널,
노션 데이터베이스,
구글 시트로 단방향으로 보내는 방식이 있고 문의로 신청합니다.

그룹웨어 고르는 기준별 인사책의 사실 표

출퇴근·휴가·결재가 업무의 중심이고 현장 직원이 휴대폰으로 기록해야 하는 회사에는 맞는 편입니다.
반대로 화상회의나 문서 공동편집이 업무의 중심인 회사는 전문 도구를 함께 보세요.
당장 전 직원에게 사내 메신저가 필요한 회사는,
메신저가 시범 운영 중이며 연결된 회사부터 열린다는 점을 먼저 확인하세요.

우리 회사에 맞는 그룹웨어 추천 기준

직원이 몇 명이든 사용자당 추가 요금 없이 시작합니다.