업종별 근태관리를 가르는 것은 기능이 아니라 사람이 움직이는 모양입니다
근태관리 도구는 어디서나 출근과 퇴근을 기록합니다.
그런데 매장은 알바가 주마다 다른 요일에 나오고,
공장은 조가 통째로 밤으로 넘어가고,
건설현장은 사람이 매일 다른 현장으로 갑니다.
병원은 점심에 진료가 끊기고,
학원은 강사마다 수업 시간표가 다릅니다.
기록해야 하는 것은 같아도 누가 언제 무엇을 눌러야 하는지가 업종마다 다릅니다.
그래서 이 자리에서는 기능을 나열하지 않고 업종마다 하루가 어떻게 흘러가는지부터 적었습니다.
출근을 어떻게 찍게 할지,
휴게를 어떻게 뺄지,
연장과 야간을 어디서 갈라 볼지,
월말에 무엇을 뽑아야 하는지까지 그 업종의 순서대로 따라갑니다.
인사책은 인원 제한 없는 무료 플랜으로 씁니다.
회사를 등록하고 직원을 초대하면 출퇴근 기록과 휴가 신청,
결재가 바로 돌아갑니다.
급여와 전자근로계약서를 포함한 모든 기능이 가입한 날부터 메뉴에 있습니다.
어느 업종이든 먼저 정하는 것은 셋입니다
첫째는 출퇴근을 무엇으로 확인할지입니다.
처음 가입한 회사는 인증 없이 버튼만으로 기록되고,
회사가 GPS 반경·회사 Wi-Fi 이름·사내망 IP·데스크 QR·NFC 태그 가운데 허용할 방식을 켜면 그 방식으로 확인합니다.
허용한 방식 중 하나만 통과하면 인정하므로 데스크는 사내망 IP로,
이동이 많은 사람은 GPS로 갈라 둘 수 있습니다.
둘째는 근무 형태입니다.
정해진 시간 근무,
유연시간 근무,
교대조 근무,
개인별 스케줄 가운데 무엇으로 볼지를 전사·사업장·부서·개인 순으로 물려받게 정합니다.
생산 부서만 교대조로 두고 나머지는 정해진 시간으로 두는 식이 가능합니다.
셋째는 월말에 무엇을 뽑을지입니다.
출퇴근 기록과 연장·야간 근로시간은 어느 회사나 쌓이고,
급여 금액은 급여 화면에서 직원별 임금 조건을 넣어 계산합니다.
우리 회사 근태관리는 업종 이름보다 네 가지 질문으로 먼저 가릅니다
업종별 근태관리를 고를 때 가장 정확한 기준은 업종 이름이 아니라 네 가지 질문에 대한 답입니다.
조를 나눠 돌리는가,
일하는 사람이 자주 바뀌는가,
한 사람이 여러 장소를 오가는가,
사람마다 나오는 요일과 시각이 다른가.
이 넷에 「예」가 몇 개인지가 설정 순서를 정합니다.
업종 이름으로 고르면 어긋나는 경우가 흔합니다.
낮에 라인 하나만 돌리는 작은 제조사는 교대가 없어 사무실과 설정이 거의 같고,
직영 카페를 여러 곳 둔 회사는 업종이 달라도 여러 현장을 다루는 회사와 같은 문제를 풉니다.
같은 병원이라도 입원 병동이 있는 곳과 외래만 보는 의원은 첫 질문의 답부터 갈립니다.
어느 갈래로 분류되더라도 업종 전용 메뉴가 따로 열리지는 않습니다.
네 질문은 같은 기능을 어떤 순서로 설정할지 정하는 도구이고,
답이 둘 이상 겹치면 겹친 질문마다 해당 안내를 이어서 보시면 됩니다.
- 조를 나눠 돌리는가 — 같은 사람이 주나 달에 따라 오전·오후·야간으로 옮겨 가면 「예」입니다.
- 일하는 사람이 자주 바뀌는가 — 한 달 사이에 들어오고 나가는 사람이 여럿이면 「예」입니다.
- 한 사람이 여러 장소를 오가는가 — 출근하는 곳이 날마다 달라질 수 있으면 「예」입니다.
- 사람마다 요일과 시각이 다른가 — 같은 직무라도 개인별로 나오는 날이 다르면 「예」입니다.
- 넷 다 「아니오」라면 전사를 정해진 시간 근무 하나로 두고 시작해도 충분합니다.
공장·건설현장·병원·학원 근태관리는 처음 막히는 자리가 서로 다릅니다
공장·건설현장·병원·학원 근태관리는 쓰는 기능이 같고 처음 막히는 자리만 다릅니다.
공장은 교대 근무표에서,
건설현장은 사람과 현장이 함께 바뀌는 데서,
병원과 학원은 사람마다 다른 시간표에서 먼저 걸립니다.
어디서 막힐지 알고 들어가면 해당 안내에서 그 대목부터 읽으시면 됩니다.
조가 있는 회사가 엑셀로 관리할 때 흔히 생기는 장면은 이렇습니다.
조장이 월초에 짠 교대표와 실제로 나온 사람이 어긋나고,
밤에 들어가 아침에 나온 근무가 날짜 칸 두 개에 나뉘어 적힙니다.
이 갈래는 시간대와 사람 그룹을 갈라 두고 순환 주기로 몇 주치를 한 번에 채우는 데서 풀립니다.
장소가 여러 곳인 회사는 판정 기준이 둘이라는 데서 막힙니다.
위치 반경은 그 사람에게 배정된 사업장을 기준으로 보고,
사내망 IP와 회사 Wi-Fi 이름은 회사 전체에 등록된 목록과 맞춰 봅니다.
이 차이를 모른 채 「이 지점 회선에서는 이 지점 사람만」이라는 규칙을 기대하면 설계가 어긋납니다.
시간표가 사람마다 다른 회사는 집계에서 막힙니다.
요일마다 다른 출퇴근 시각을 적어 두는 칸은 있지만 지금은 입력과 표시까지이고,
지각이나 근무시간 판정에는 쓰이지 않습니다.
개인마다 다른 요일과 시각은 근무표 칸에 넣어야 주 단위 집계와 휴게 차감으로 이어집니다.
- 조가 있다 → 제조공장 안내.
교대조 근무표,
잔업·야간 집계,
주 52시간 경고를 차례로 다룹니다. - 사람과 현장이 함께 바뀐다 → 건설현장 안내.
현장마다 확인 방법을 고르는 법과 여러 현장을 오가는 사람의 출근 사업장 판정을 다룹니다. - 매장이 여러 곳이다 → 매장 안내.
아르바이트 출근부터 월말까지를 다룹니다. - 강사마다 시간표가 다르다 → 학원 안내.
수업 사이 공백과 시간표를 넣는 자리를 다룹니다. - 진료가 오전·오후로 끊기고 야간 조가 있다 → 병원·의원 안내.
근무 조를 짜는 순서와 점심 휴게를 다룹니다. - 어느 안내를 봐도 쓰는 기능은 같습니다.
달라지는 것은 설정 순서와 먼저 확인할 자리입니다.
출퇴근 인증 방식 비교 — 켜면 줄어드는 문제와 켜도 남는 문제
출퇴근 인증 방식은 다툼이 생기는 자리에 맞춰 고릅니다.
자리에 앉는 사무직은 사내망 IP,
넓은 부지를 쓰는 곳은 위치 반경,
출입구가 정해진 건물은 회사 NFC 태그나 화면 QR이 출발점입니다.
가장 엄격한 방식 하나를 모두에게 거는 것보다 자리마다 맞는 방식을 나란히 켜는 편이 문의가 적습니다.
켠 방식은 서로 겹쳐 조이지 않고 나란히 섭니다.
두 방식을 모두 통과해야만 인정하도록 묶는 설정은 없으므로,
위치와 회선을 동시에 확인하는 구조를 기대하고 설계하면 안 됩니다.
(가상의 예) 물류 창고와 사무실이 한 건물에 있는 회사가 처음에 위치 반경만 켰다고 해 봅니다.
창고 안쪽 선반 사이에서는 위치가 반경 밖으로 튀고,
사무실 사람은 건물 앞 주차장에서 미리 출근을 누릅니다.
창고 입구에 회사 NFC 태그를 붙이고 사무실은 사내망 IP로 바꾼 뒤에야 문의가 줄어듭니다.
문제가 난 자리의 방식만 바꾸고 나머지는 그대로 두었다는 점이 요점입니다.
어느 방식도 그 사람이 그 자리에 몸으로 있었다는 것을 보증하지는 않습니다.
태그에 담긴 주소는 옮겨 적을 수 있고,
화면 코드는 바로 앞 주기의 것까지 받아 주며,
회선 정보는 회사 전체 목록과 맞춰 볼 뿐입니다.
제품이 하는 일은 회사가 정한 조건을 통과한 기록을 인정하는 데까지입니다.
지문·얼굴·비콘으로 확인하는 방식은 없고,
따로 들여놓는 단말기 없이 직원 휴대폰과 회사 PC로 기록합니다.
- 위치 반경 — 줄어드는 문제: 부지 밖에서 누르는 출근.
남는 문제: 건물 안쪽과 지하에서 위치가 흔들립니다.
웹 브라우저에서도 씁니다. - 사내망 IP — 줄어드는 문제: 집이나 이동 중에 누르는 사무직 출근.
남는 문제: 바깥에서 일하는 사람에게는 걸 수 없습니다.
사업장당 20개까지 등록합니다. - 회사 Wi-Fi 이름 — 줄어드는 문제: 매장이나 사무실 밖에서 누르는 출근.
남는 문제: 모바일 앱에서만 읽혀 PC는 사내망 IP가 대신합니다.
사업장당 10개까지 등록합니다. - 화면 QR — 줄어드는 문제: 태그를 붙이기 어려운 임시 자리의 확인.
남는 문제: 직전 주기 코드까지 받아 주므로 캡처를 완전히 막지는 못합니다.
코드는 30초~5분마다 바뀝니다. - 회사 NFC 태그 — 줄어드는 문제: 출입구를 지나는 동선에서 빠뜨리는 기록.
남는 문제: 태그 주소가 옮겨질 수 있어 그 자리에 있었다는 뜻이 되지 않습니다.
태그는 회전하거나 회수합니다. - PC 프로그램 자동 출근 — 줄어드는 문제: 사무직이 출근 누르기를 잊는 일.
남는 문제: 자동 출근을 켠 직원이 사내망에 정해진 시간 안에 접속한 날의 첫 출근만 남고,
퇴근은 직접 눌러야 합니다.
본사·공장·매장이 한 회사에 섞여 있으면 사업장과 부서로 가릅니다
본사·공장·매장처럼 근무 방식이 다른 곳이 한 회사에 섞여 있으면,
회사를 나누지 않고 사업장과 부서마다 근무 형태를 따로 지정하면 됩니다.
사업장에는 좌표와 회선,
태그 같은 등록물을 두고,
허용할 확인 방식과 근무 형태는 전사·사업장·부서·개인 가운데 더 좁은 범위에 정한 값이 있으면 그 값을 씁니다.
규칙이 여러 벌이어도 휴가 신청과 결재는 같은 화면에서 돌아갑니다.
(가상의 예) 직원 60명인 식품 제조사가 본사 사무실,
생산 공장,
직영 매장 두 곳을 함께 운영한다고 해 봅니다.
전사는 정해진 시간 근무로 두고,
공장의 생산 부서만 교대조 근무로,
매장 두 곳은 개인별 스케줄로 지정합니다.
사무실은 사내망 IP,
공장은 정문 태그,
매장은 회사 Wi-Fi 이름으로 확인을 켭니다.
이 회사에서 월말에 가장 먼저 틀어지는 사람은 본사 소속으로 매장 지원을 나가는 직원입니다.
위치 반경은 배정된 사업장을 기준으로 보므로 본사에 배정된 사람이 매장에서 위치로 확인받으면 반경 밖으로 판정됩니다.
이렇게 오가는 사람은 개인 단위로 허용 방식을 따로 열어 두어야 매장에서 누른 기록이 인정되지 않는 일을 피합니다.
법인 자체가 둘 이상인 그룹은 방식이 다릅니다.
계정 하나로 여러 회사를 오가며 관리하지만 회사마다 설정과 기록은 따로 쌓입니다.
한 사람이 두 회사에 함께 소속될 수 있고,
그때도 기록이 회사별로 나뉘므로 두 회사에 걸친 근무시간은 각 회사 화면에서 따로 봅니다.
- 정해진 시간 근무 — 본사 사무실,
공장 간접부서,
학원 데스크처럼 매일 같은 시각에 나오는 자리. - 유연시간 근무 — 출근 시각을 사람이 조절하는 연구·기획 부서.
업종보다 직무를 보고 고릅니다. - 교대조 근무 — 생산 라인,
입원 병동처럼 조가 시간대를 돌아가며 맡는 자리. - 개인별 스케줄 — 매장 아르바이트,
시간강사처럼 사람마다 나오는 날과 시각이 다른 자리. - 사업장을 먼저 만들고,
근무 형태와 확인 방식은 그 위에 범위별로 겁니다.
순서를 거꾸로 하면 걸 자리가 없습니다.
월말 근태 정산 — 기록·시간과 금액을 나눠 봅니다
월말에 어느 회사나 뽑을 수 있는 것은 기록과 시간이고,
금액은 급여 화면에서 임금 조건을 넣어야 나옵니다.
월별 출근부를 인쇄하고 근로시간 대장을 엑셀에서 여는 파일로 내려받으며,
연장·야간·휴일 근로시간은 따로 집계된 값으로 봅니다.
법이 요구하는 서류와 맞춰 보면 경계가 분명해집니다.
근로기준법 제41조의 근로자명부 항목은 직원 정보에서 뽑아 봅니다.
제54조(휴게)에 따른 휴게시간은 근무시간에서 자동으로 빠지고,
회사가 이 차감을 끌 수 있습니다.
제56조(연장·야간 및 휴일 근로)가 말하는 세 가지 근로시간은 어느 회사에서나 따로 쌓이고,
급여 화면이 회사가 정한 가산율로 그 금액을 계산합니다.
제48조(임금대장 및 임금명세서)의 임금대장은 급여 화면에서 월별로 조회합니다.
월말에 실제로 틀어지는 자리는 대개 두 곳입니다.
첫째,
회사가 끄지 않았다면 퇴근을 누르지 않은 날에 규칙에 따라 보강된 기록이 들어가는데,
그 시각은 실제로 나간 시각이 아니므로 정정 신청으로 바로잡아야 합니다.
둘째,
근무표를 짜 두었어도 회사가 지각 판정에 쓰도록 켜지 않았다면 배정보다 늦게 온 날이 지각으로 표시되지 않습니다.
마감 며칠 전에 두 가지를 한 번 훑어보면 월말에 몰아서 고칠 일이 줄어듭니다.
인사책 밖에서 해야 하는 일도 같은 무게로 적어 둡니다.
4대보험은 취득·상실·변경 내역을 사내 기록으로 남기는 데까지이고,
공단 신고는 기존 경로로 합니다.
4대보험료와 소득세는 제품이 산출하지 않고 확정할 때 값을 넣습니다.
주휴수당은 주별 근무시간이 모여 요건을 판단할 근거를 확인하는 데까지이고,
금액은 공개된 주휴수당 계산기에 값을 넣어 봅니다.
- 어느 회사나 — 월별 출근부 인쇄,
근로시간 대장 내려받기,
근로자명부 항목 조회. - 어느 회사나 — 연장·야간(22시~06시)·휴일 근로시간 집계와 주별 48시간 경고·52시간 초과 표시.
제53조(연장 근로의 제한)와 맞춰 보는 자리이며 출근이나 연장 신청을 막지는 않습니다. - 급여 화면에서 — 급여 계산과 명세서,
회사 가산율에 따른 수당,
월별 임금대장. - 인사책 밖에서 — 4대보험 공단 신고.
- 제50조(근로시간)의 기준 시간,
제53조 한도의 예외,
상시 근로자 수에 따라 달라지는 법 적용 범위와 수당 기준은 사업장마다 달라 확인이 필요합니다.
업종 전용 기능은 두지 않았습니다 — 찾아보기 전에 알아 두실 것
간호사 등 의료인 면허 관리,
강사 수업 시수 집계,
건설 현장의 출역 인원과 공수 집계 같은 업종 전용 기능은 인사책에 없습니다.
일용근로 신고,
안전교육 이수 이력,
당직 관리도 제품 안에 없습니다.
이런 일을 찾아 오셨다면 그 부분은 지금 쓰시는 방법을 유지하셔야 합니다.
업종 안내가 대신 하는 일은 공통 기능을 그 업종의 하루에 대입하는 것입니다.
병원의 야간 근무 조는 교대조 근무와 근무표로,
학원의 강사별 시간표는 개인별 스케줄과 근무표 칸으로,
여러 공사 현장은 사업장 여러 개로 옮겨 적습니다.
화면의 이름이 업종 말과 다르더라도 기록과 집계는 같은 규칙으로 돌아갑니다.
대신 공통 기능은 처음부터 전부 열려 있습니다.
새로 가입한 회사에도 출퇴근·휴가·공지·결재와 함께 급여,
직원·계약(전자근로계약서·채용·온보딩),
평가·성장(인사평가·목표 관리),
경비,
법인카드가 모두 메뉴에 있습니다.
회사가 기능을 따로 켜거나 끌 일이 없습니다.
협력사나 파견 인력의 출퇴근을 관리하는 화면도 없습니다.
인사책이 기록하는 범위는 우리 회사에 소속된 직원입니다.
- 없습니다 — 간호사 등 의료인 면허 관리.
- 없습니다 — 강사 수업 시수를 출퇴근과 잇는 집계.
- 없습니다 — 공사 현장의 출역 인원·공수 집계,
일용근로 신고. - 없습니다 — 안전교육 이수 이력,
당직 관리. - 없습니다 — 지문·얼굴·비콘 확인,
협력사·파견 인력 출퇴근 화면. - 대신 씁니다 — 교대조 근무,
개인별 스케줄,
여러 사업장,
사업장별 확인 방식,
휴가와 결재.
근태관리 프로그램 도입 첫 주 — 요일마다 한 가지씩
근태관리 프로그램은 사업장,
부서와 직원,
근무 형태,
근무표,
확인 방식 순서로 도입하고,
첫 주에는 하루에 한 가지씩만 바꾸는 것이 안전합니다.
한 번에 여러 설정을 바꾸면 기록이 이상할 때 어느 설정 때문인지 거꾸로 찾아가기 어렵습니다.
첫 주의 목표는 설정을 완성하는 것이 아니라 기록이 실제로 쌓이는지 확인하는 것입니다.
순서의 근거는 물려받는 구조에 있습니다.
사업장이 없으면 좌표와 회선을 걸 자리가 없고,
부서를 만들고 조직장을 지정해야 휴가 결재가 그 조직장에게 가며,
근무 형태가 없으면 근무표가 붙을 곳이 없습니다.
그래서 틀을 먼저 세우고 확인 방식은 마지막에 켭니다.
둘째 주부터 쓰는 기능을 하나씩 늘립니다.
급여 계산을 시작하는 시점은 한 달 기록이 빈틈 없이 쌓인 것을 확인한 뒤로 잡는 편이 되돌릴 일이 적습니다.
첫 달 기록으로 한 번 계산해 보고,
확정 전에 결재 승인 단계가 제대로 걸리는지 확인하시기 바랍니다.
- 월요일 — 회사 정보에서 사업장을 등록하고 좌표와 반경을 넣습니다.
공장·매장·현장이 여럿이면 모두 만듭니다. - 화요일 — 부서를 만들고 조직장을 지정한 뒤 초대 링크로 직원을 들입니다.
인원이 많으면 엑셀로 직원 정보를 한 번에 맞춥니다. - 수요일 — 전사 근무 형태를 정하고,
다른 규칙이 필요한 사업장·부서·개인만 따로 지정합니다. - 목요일 — 교대나 개인별 시간표가 있는 곳은 시간대 템플릿을 만들고 한 주치 근무표를 채웁니다.
직원에게 공개할지는 대표가 따로 켭니다. - 금요일 — 사업장마다 확인 방식을 하나씩 켜고,
인정되지 않았다는 문의가 들어온 자리만 방식을 바꿉니다. - 둘째 주 — 주 근로시간 한도와 경고선을 확인하고,
연장근무 신청이 조직장 승인까지 가는지 봅니다.