인사 업무와 소통을 한 로그인으로 잇는 그룹웨어

그룹웨어는 결재·메일·공지처럼 직원이 함께 쓰는 업무 도구를 한 계정으로 묶은 사내 업무 시스템입니다.

도구마다 로그인과 직원 정보가 따로 있으면 사람이 드나들 때마다 일이 늘어납니다.
입사자는 도구마다 계정을 받아야 하고,
퇴사자는 도구마다 계정을 정리해야 하며,
부서가 바뀌면 도구마다 고쳐야 합니다.
한 계정과 한 조직도에 도구를 묶는 까닭은 이 반복을 줄이려는 것입니다.

중소기업이 보통 묶는 것은 아래 여섯 가지입니다.

• 출퇴근과 근태 기록
• 휴가 신청과 잔여 연차
• 전자결재와 결재선
• 회사 주소로 주고받는 메일
• 전사·부서 공지
• 부서와 직책을 보여 주는 조직도

다음 절부터는 인사책이 이 가운데 무엇을 한 로그인으로 묶는지,
무엇이 비어 있는지를 화면과 코드에서 확인한 만큼만 적었습니다.
고르는 기준이 궁금하면 그룹웨어 추천 기준 글을,
직원이 아침에 여는 첫 화면은 업무포털 글을 보세요.

휴가 신청이 결재선을 거쳐 승인되면 연차가 차감되고,
진행 상태는 신청한 직원의 화면에서 보입니다.

직원은 휴가 화면에서 「새 휴가 신청」을 누르고 휴가 종류와 시작일·종료일을 고릅니다.
이때 신청 시트에 「결재선」이 읽기 전용으로 보입니다.
휴가 결재선은 회사가 정하는 규칙이라 직원이 결재자를 바꿀 수 없고,
부서장이 정해지지 않은 직원의 휴가는 회사 관리자가 승인합니다.

승인 결과는 그날의 근태 기록에 반영됩니다.
홈의 「내 할 일」에는 결재할 것,
확인할 기록,
남은 연차 세 칸이 있고,
결재 칸은 결재 권한이 있는 사람에게만 나옵니다.
출퇴근 기록 자체는 출퇴근기록기 글에서 따로 설명합니다.

인사책 그룹웨어 사실 표

공지는 전사나 부서를 골라 앱 알림으로 보내고,
조직도는 전 직원이 이름·부서·직책까지 조회합니다.

관리자는 공지 화면에서 대상을 전사 또는 부서로 정하고,
「상단 고정」을 켜거나,
「즉시 발행」을 풀어 알림 없이 초안으로 저장할 수 있습니다.
발행하면 대상 직원의 앱 알림함과 휴대폰 푸시로 나가고,
선택한 부서에는 하위 부서 구성원까지 포함됩니다.
발행 뒤의 조직 개편은 이미 낸 공지에 소급되지 않습니다.

조직도는 관리자가 「조직도 설정」에서 부서를 만들고 부서장을 지정하며,
그 구조를 결재선과 팀장 화면의 범위가 그대로 따릅니다.
직원 쪽 조직도는 보기만 되고 고칠 수 없습니다.

회사메일은 관리자가 연동한 회사의 발급 직원이 쓰고,
사내 메신저는 시범 운영 중이며 연결된 회사부터 열립니다.

메일 쪽 관리자 화면에는 「회사메일 연동」과 「직원 메일 현황」 두 메뉴가 있고,
연동 화면은 직원 메일·공용 주소·도메인 세 탭으로 나뉩니다.
주소를 발급받은 직원에게는 하단바에 「메일」 칸이 홈 바로 오른쪽에 생겨 인사책 앱에서 바로 메일함을 엽니다.

메신저는 시범 운영 중이며 연결된 회사부터 엽니다.
관리자가 회사 기능 설정의 「사내 메신저」 스위치를 켠 다음 「직원 발급 관리」에서 이름을 골라 「발급」을 누르면,
발급받은 직원의 하단바 가운데에 「메신저」 동그라미가 생깁니다.
인사책에 로그인한 상태 그대로 들어가므로 아이디와 비밀번호가 늘지 않습니다.

발급받은 직원에게는 결재 요청,
결재 결과,
휴가 결과,
출퇴근 누락 알림이 메신저의 「인사책 알림」 대화로도 한 번 더 옵니다(시범 운영 중 · 연결된 회사부터).
앱 알림함과 푸시는 이와 별개로 이미 나간 뒤입니다.

인사책에는 문서함,
공유 캘린더,
프로젝트 관리,
화상회의가 없어 그 일은 다른 도구와 나눠 써야 합니다.

• 문서함·드라이브: 파일을 모아 두고 함께 고치는 기능은 없습니다.
  결재 문서와 이력은 전자결재 화면에 남습니다.
• 공유 캘린더: 일정을 함께 잡는 달력은 없습니다.
  팀 휴가와 근무 일정을 보는 달력만 있습니다.
• 프로젝트 관리: 할 일을 칸반처럼 나눠 관리하는 기능은 없습니다.
• 화상회의: 영상으로 회의하는 기능은 없습니다.
  쓰고 있는 화상회의 도구를 그대로 쓰면 됩니다.
• ERP·회계: 회계 장부는 없습니다.
  법인카드·통장·경비·급여 내역을 CSV로 내려받아 쓰고 있는 회계 프로그램에 올립니다.

한계도 함께 적습니다.
사내 메신저는 시범 운영 중이며 연결된 회사부터 열리므로 모든 회사에서 보이지 않습니다.
외부 기관의 정보보호 인증 심사는 아직 받지 않았고,
보안 장치의 실물은 보안 페이지에 공개합니다.
협업 도구를 나눠 쓰는 순서는 협업툴 글에 정리했습니다.

처음에는 조직도,
결재 양식,
공지 순으로 정하면 나머지 기능이 그 위에 얹힙니다.

부서와 부서장을 먼저 만들고 직원을 초대하면 결재선과 팀장 화면이 처음부터 맞게 잡힙니다.

1. 조직도 만들기 — 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「조직·사람」 묶음의 「조직도 설정」에서 부서를 만들고,
   부서장이 될 사람 줄의 「⋮」 → 「부서장으로 지정」을 누릅니다.
2. 결재 양식 정하기 — 「결재 양식」에서 「새 양식 만들기」를 눌러 「양식 이름」과 「업무 영역」을 정하고 「필드 추가」로 칸을 만든 뒤 「양식 저장」을 누릅니다.
3. 첫 공지 올리기 — 공지 화면에서 대상을 고르고 글을 쓴 뒤 「즉시 발행」으로 올립니다.
   연습이라면 체크를 풀어 초안으로만 저장해 둡니다.
4. 직원 초대하기 — 관리자 홈의 「직원 초대하기」 타일에서 초대 링크를 만들어 보냅니다.
5. 필요한 회사만 메일 켜기 — 회사 도메인이 있으면 「회사메일 연동」을 켭니다.
   사내 메신저는 시범 운영 중이며 연결된 회사만 회사 기능 설정에서 켭니다.

걸리는 시간은 회사마다 달라 적지 않았습니다.

직접 해 보면 결재 한 건은 직원의 문서 올리기에서 시작해 결재자의 승인 또는 반려로 끝납니다.

아래 순서는 직원 앱 화면의 버튼 글자를 코드와 대조해 적었습니다.
클릭 수와 걸린 시간은 재지 않았으므로 숫자로 적지 않았습니다.

1. 홈 확인 — 하단바 「홈」을 열면 「내 할 일」에 결재할 것,
   확인할 기록,
   남은 연차 세 칸이 보입니다.
2. 문서 올리기 — 메뉴 「전자결재」를 열고 오른쪽 아래 「결재 문서 올리기」 버튼을 눌러 「일반 결재 문서 올리기」를 고르면 「결재 양식 선택」 창이 열립니다.
3. 내용 채워 제출 — 양식을 고르면 제목,
   기안 날짜,
   결재자,
   참고자,
   첨부 문서 칸이 차례로 나옵니다.
   채운 뒤 「제출」을 누릅니다.
4. 결재자가 처리 — 결재자는 「전자결재」의 「내가 처리할 결재」 탭에서 문서를 열어 「승인」 또는 「반려」를 누릅니다.
   반려할 때는 사유를 적어야 하고,
   승인에는 의견을 남길 수 있습니다.
5. 결과 확인 — 신청한 직원은 「내가 작성한 문서」 탭의 「전체」·「진행 중」·「승인 완료」·「반려」 칩으로 결과를 봅니다.
   결재 대기 중인 문서는 「요청 취소」로 거둘 수 있습니다.

인사 업무와 소통을 한 로그인으로 잇는 그룹웨어

직원이 몇 명이든 사용자당 추가 요금 없이 시작합니다.