회사 업무에 맞는 협업툴 선택 기준

협업툴은 대화,
업무 관리,
문서 공유,
일정처럼 팀이 함께 일하는 데 쓰는 도구의 총칭입니다.

같은 이름으로 불려도 하는 일은 서로 다릅니다.
어떤 도구는 짧은 말을 빨리 주고받게 해 주고,
어떤 도구는 할 일을 카드로 나누어 진행 단계를 보여 주며,
어떤 도구는 한 문서를 여러 사람이 동시에 고치게 해 줍니다.
그래서 도구를 고르는 일은 제품 하나를 고르는 일이 아니라 우리 팀이 어떤 일을 어디서 처리할지 나누는 일에 가깝습니다.

그룹웨어와는 범위로 구분합니다.
협업툴이 팀의 대화와 작업에 집중한다면,
그룹웨어는 메일·결재·공지·근태처럼 회사 업무 전반을 한 계정으로 묶는 쪽을 가리키는 경우가 많습니다.
다만 두 낱말의 경계는 제품마다 달라서,
이름보다 안에 들어 있는 기능 목록을 확인해야 합니다.

도구가 필요해지는 때는 대개 아래와 같은 신호로 드러납니다.

이 글은 인사책 제공자가 작성한 자료입니다.
인사책 기능은 마지막 절에 따로 적었습니다.

• 같은 질문이 단체 대화방에 반복해서 올라온다
• 누가 무엇을 맡았는지 물어봐야만 알 수 있다
• 어느 파일이 최신인지 파일 이름 뒤에 날짜를 붙여 구분한다
• 승인을 받았는지 확인하려고 대화를 거슬러 올라가 찾는다

신호가 둘 이상 겹치면 도구를 새로 들이기 전에 어떤 일이 어디서 막히는지부터 적어 보는 편이 좋습니다.
막히는 곳을 모르고 고른 도구는 쓰는 사람이 늘어도 문제를 풀어 주지 못합니다.

협업 도구는 크게 대화형,
업무 관리형,
문서형,
일정형의 네 갈래로 나눠 볼 수 있습니다.

편의상 대화형은 소통형,
나머지 셋은 프로젝트형으로 묶어 부르기도 합니다.
승인과 기록이 목적인 결재형은 이들과 성격이 달라서 아래에서 따로 다룹니다.

도구 갈래별로 잘 맞는 일과 맞지 않는 일(일반적인 경향이며 제품마다 다릅니다)

표에서 눈여겨볼 곳은 마지막 칸입니다.
같은 요청이라도 어느 갈래의 도구에 올리느냐에 따라 나중에 근거로 꺼낼 수 있는지가 갈립니다.
갈래마다 잘하는 일이 다르기 때문에,
한 도구가 네 갈래를 모두 깊게 해 주기를 기대하면 어느 쪽도 만족스럽지 않은 경우가 많습니다.

갈래마다 하나씩,
전체로는 눈에 익은 서너 개를 넘지 않게 정하는 것이 흔한 출발점입니다.

정해진 정답이 있는 숫자는 아닙니다.
중요한 것은 같은 일을 두 도구가 동시에 받지 않게 하는 것입니다.
같은 요청이 단체 대화방에도 올라가고 할 일 카드에도 올라가면,
한 달 뒤에는 어느 쪽이 최신인지 아무도 모르게 됩니다.

도구가 늘수록 늘어나는 것은 기능이 아니라 확인할 곳입니다.
알림이 도구마다 따로 오면 중요한 알림도 묻히고,
입사자와 퇴사자가 생길 때마다 계정을 만들고 닫을 곳이 늘어납니다.
특히 퇴사자 계정이 한 곳에라도 남으면 회사 자료에 들어갈 수 있는 통로가 되므로,
도구마다 계정을 누가 정리하는지 정해 두어야 합니다.

새 도구를 들이기 전에 아래 네 가지를 물어보면 대부분 결론이 빨리 납니다.

• 지금 쓰는 도구가 못 하는 일이 정확히 무엇인가
• 그 일을 하는 사람이 몇 명이고 매일 쓰는가
• 새 도구의 계정은 누가 만들고 누가 닫는가
• 쌓인 자료를 나중에 내려받거나 다른 곳으로 옮길 수 있는가

네 질문에 답이 선뜻 나오지 않으면 도입을 미루고 지금 도구의 사용 규칙부터 정리하는 편이 낫습니다.

출퇴근 기록과 결재는 근거가 남아야 하는 일이라 대화형 도구와 분리해 기록 전용 도구에 두는 편이 안전합니다.

대화로 오간 승인은 편하지만 근거로 쓰기 어렵습니다.
휴가를 올려도 좋다는 한마디가 긴 대화 속에 묻히면,
나중에 누가 언제 허락했는지 다투게 될 때 찾아낼 수 없습니다.
결재 도구는 요청한 사람,
승인한 사람,
시각이 문서 하나에 남도록 만든 도구입니다.

근태는 더 엄격하게 다뤄야 합니다.
근로기준법 등 관련 법령에 따라 보관해야 하는 근로 기록이 있고,
어느 기록을 얼마 동안 보관해야 하는지는 기록마다 다릅니다.
그래서 출퇴근 원본은 고친 사람과 사유가 남는 곳에 하나만 두고,
구체적인 보관 기간은 회사 규정과 노무 담당자에게 확인하는 것이 맞습니다.

아래 표는 요청 종류마다 어디에 두면 좋은지 정리한 것입니다.

요청 종류별로 남겨야 하는 근거와 알맞은 자리

한 요청이 여러 자리에 걸칠 때는 원본을 한 곳에 두고,
나머지에는 결과를 한 줄로 알리는 정도로 그치는 것이 좋습니다.
결재가 끝났다는 소식을 대화방에 알리는 것은 괜찮지만,
대화방의 한마디로 결재를 대신하면 기록이 갈라집니다.

근태 기록은 협업 도구에서 고쳐도 원본에 반영되지 않는 단방향 전송이 안전하고 흔한 방식입니다.

양방향으로 이으면 편해 보이지만 문제가 생깁니다.
채팅창이나 공유 표에서 누구나 값을 고칠 수 있으면 기록이 있어도 누가 언제 고쳤는지 따질 수 없고,
위치나 Wi-Fi로 출근을 가리는 기준도 힘을 잃습니다.
그래서 원본은 기록 전용 도구에 하나만 두고,
협업 도구는 그 결과를 비추는 화면으로만 쓰는 편이 낫습니다.

단방향 전송에서도 미리 정할 것이 세 가지 있습니다.
첫째,
어느 채널이나 문서에 올리느냐가 곧 누가 보느냐입니다.
지각한 사람이 누구인지가 팀 전체에 매일 보이면 분위기가 달라질 수 있으므로,
무엇을 올릴지보다 무엇을 올리지 않을지를 먼저 정하세요.

둘째,
급여처럼 민감한 항목은 협업 도구 쪽으로 내보내지 않는 편이 안전합니다.
셋째,
연동을 끊을 때 이미 협업 도구로 넘어간 값을 어떻게 할지 정해 둡니다.
원본이 기록 도구에 있다면 연동을 끊어도 기록은 사라지지 않지만,
넘어간 사본을 지우는 일은 협업 도구 쪽 관리자의 몫입니다.

도구별 규칙은 지난 업무 요청을 적고,
종류로 나누고,
자리를 정하는 순서로 한 장에 정리하면 됩니다.

1. 지난 요청 적기 — 최근에 오간 업무 요청 열 건쯤을 단체 대화방,
   메일함,
   종이 서류에서 찾아 한 줄씩 적습니다.
2. 종류로 나누기 — 각 요청에 짧은 확인,
   승인 필요,
   회사 밖 연락,
   함께 만드는 일 중 하나를 표시합니다.
3. 자리 정하기 — 종류마다 올릴 도구를 하나만 정합니다.
   승인이 필요한 요청은 결재 도구에,
   회사 밖 연락은 메일에 둡니다.
4. 예외 쓰기 — 급할 때 전화나 대화로 먼저 처리해도 되는 경우와,
   그 뒤 결재 문서로 남길 기한을 한 줄로 적습니다.
5. 알리고 점검하기 — 한 장짜리 규칙을 팀에 공지하고,
   한 팀에서 먼저 써 본 뒤 막힌 곳을 고쳐 전체로 넓힙니다.

이 순서에는 걸리는 시간을 적지 않았습니다.
요청 건수와 팀 규모에 따라 크게 달라지기 때문입니다.
규칙을 만든 뒤에는 예외가 자꾸 나오는 요청 종류를 따로 모아,
규칙이 현실과 어긋나는 곳부터 고치세요.

프로젝트 보드,
문서 공동편집,
화상회의,
외부 협력사 공유 공간이 업무의 중심이라면 전문 도구를 함께 쓰는 편이 낫습니다.

아래 네 가지는 근태·결재 도구나 그룹웨어가 대신해 주기 어려운 일입니다.
해당하는 일이 매일 있는지부터 헤아려 보세요.

• 프로젝트 보드와 일정표 — 업무를 카드로 옮기며 진행 단계를 보는 보드나 간트 일정표가 매일 필요하면 프로젝트 관리 도구를 고르세요.
• 문서 공동편집 — 같은 문서를 여러 사람이 동시에 고치는 일이 많다면 공동편집이 되는 문서 도구가 필요합니다.
• 화상회의 — 원격 회의가 잦으면 화상회의 전용 도구를 씁니다.
  회의록은 회의가 끝난 뒤 문서로 남깁니다.
• 외부 협력사와의 공유 공간 — 회사 밖 사람과 함께 쓰는 채널이 필요하면 외부 초대를 지원하는 도구인지 확인합니다.

인사책은 협업 도구가 아니라 출퇴근·휴가·결재를 기록으로 남기는 도구이며,
대화·문서·프로젝트 관리 도구는 제공하지 않습니다.

출퇴근 기록은 API 로 슬랙 채널,
노션 데이터베이스,
구글 시트에 단방향으로 보낼 수 있습니다.
연동은 화면에서 직접 켜는 방식이 아니라 문의로 신청하고,
무엇을 어디로 보낼지는 신청할 때 정합니다.
출퇴근은 인사책 앱에서만 기록하므로 슬랙·노션·시트에서 값을 고쳐도 인사책의 원본은 바뀌지 않고,
반대 방향의 반영도 없습니다.
잘못 찍힌 값은 근태 정정 화면에서 사유와 함께 남깁니다.

휴가·외근·출장·경비 신청은 조직도 결재선을 따라 올라가고,
결재자는 휴대폰에서 바로 승인하거나 반려합니다.
알림은 인사책 앱의 알림함과 푸시로 갑니다.
사내 메신저는 시범 운영 중 · 연결된 회사부터 엽니다.
그 회사에서는 결재 요청과 결과,
휴가 결과,
출퇴근 누락 알림이 메신저로도 옵니다.

직원 메뉴의 「회의실 예약」·「법인차량 예약」·「주차 예약」·「장비 예약」에서 예약하고 「내 예약」에서 확인합니다.
예약할 대상은 관리자가 예약 화면의 「자원 관리」 탭에서 등록합니다.
채용 담당자가 지원자 단계를 옮기는 화면은 있지만 일반 업무용 보드는 아닙니다.

협업 도구와 이어지는 인사책의 사실 표

표의 마지막 줄에 있는 기능이 업무의 중심이라면 위의 전문 도구를 함께 쓰세요.
팀원의 휴가와 근무 일정을 달력으로 보는 화면은 있지만,
일정을 함께 잡는 공유 캘린더는 아닙니다.

회사 업무에 맞는 협업툴 선택 기준

직원이 몇 명이든 사용자당 추가 요금 없이 시작합니다.