전자결재와 전자결제의 차이

전자결재는 승인을 받는 절차이고 전자결제는 돈을 치르는 방식으로,
한 글자 차이지만 하는 일이 다릅니다.

결재는 결정할 권한이 있는 사람이 올라온 안건을 살펴보고 허락하거나 돌려보내는 일입니다.
종이 결재판에 도장을 받던 일을 화면에서 하는 것이 전자결재입니다.
결제는 물건값이나 서비스 대금을 치러 거래를 끝내는 일이고,
그 수단이 카드·계좌이체·간편결제처럼 전자적이면 전자결제라고 부릅니다.

이 글은 인사책 제공자가 작성한 자료입니다.
인사책 기능은 마지막 절에 따로 적었습니다.

전자결재와 전자결제를 가르는 다섯 가지 기준

회사에서는 두 낱말이 같은 날 같은 사람의 입에서 나옵니다.
그래서 검색창에도,
사내 메모에도 서로 바뀌어 적히는 일이 흔합니다.
한 줄로 가르려면 「허락을 받는 일인가,
돈을 내는 일인가」를 물어보면 됩니다.

전자결재는 기안,
결재선 지정,
순차 승인 또는 반려,
완료 기록의 순서로 진행됩니다.

아래는 도구와 상관없이 전자결재가 흐르는 일반적인 순서입니다.
도구마다 이름과 세부 동작은 다를 수 있습니다.

1. 기안 — 신청하는 사람이 제목과 내용을 적고,
   필요한 서류를 붙여 문서를 올립니다.
2. 결재선 지정 — 누가 어떤 순서로 승인할지 정합니다.
   회사 규칙으로 자동으로 붙기도 하고,
   신청하는 사람이 결재권자를 직접 고르기도 합니다.
3. 순차 승인 — 첫 번째 결재자가 승인해야 다음 결재자에게 문서가 넘어갑니다.
   앞 단계가 끝나기 전에는 뒤 단계 사람이 처리할 수 없습니다.
4. 반려 — 결재자가 승인하지 않으면 사유를 적어 돌려보냅니다.
   올린 사람은 사유를 읽고 내용을 고쳐 다시 올릴지 정합니다.
5. 완료와 보관 — 마지막 결재자까지 승인하면 문서가 완료 상태로 남고,
   누가 언제 승인했는지의 이력이 함께 보관됩니다.

여기까지 돈은 한 번도 움직이지 않습니다.
결재가 끝난 문서는 「이 일을 해도 좋다」는 근거일 뿐이고,
대금을 치르는 일은 그 근거를 받은 담당자가 별도로 합니다.

전자결제는 카드 결제,
계좌 이체,
간편 결제처럼 대금을 전자적으로 치르는 여러 방식을 말합니다.

회사에서 자주 만나는 방식은 아래 네 가지입니다.
어느 쪽이든 결제가 끝나면 돈이 실제로 옮겨 갔다는 기록이 카드사나 은행에 남습니다.

• 카드 결제 — 카드사가 먼저 값을 치르고 회사에는 나중에 청구합니다.
  법인카드로 거래처 식대나 소모품을 살 때 쓰는 방식입니다.
• 계좌 이체 — 회사 계좌에서 거래처나 직원 계좌로 돈을 직접 보냅니다.
  거래처 대금 지급이나 경비 환급이 대표적입니다.
• 간편 결제 — 미리 등록해 둔 앱이나 지갑으로 치릅니다.
  개인 구매에 흔하고,
  회사 경비로 쓰면 영수증을 모아 승인받아야 합니다.
• 결제대행 — 쇼핑몰이나 가게가 손님에게 돈을 받을 때 결제 중계 사업자를 거치는 방식입니다.
  돈을 받는 쪽의 이야기라 사내 결재와는 거리가 있습니다.

돈을 전자적으로 주고받는 거래는 전자금융거래법이 다루는 영역이고,
가맹점을 대신해 결제를 중계하는 사업자는 그 법에 따라 등록한 전자금융업자입니다.
조문과 요건은 법제처 국가법령정보센터의 원문으로 확인하세요.

둘은 경비 처리에서 만나서,
먼저 결재로 승인을 받은 뒤 별도로 지급이 이뤄지는 순서가 일반적입니다.

직원이 자기 돈으로 먼저 쓴 경비를 돌려받는 장면을 따라가 보면 두 낱말이 각각 어느 단계를 가리키는지 보입니다.

경비 환급에서 결재와 결제가 갈리는 지점

승인하는 사람과 돈을 보내는 사람을 나누는 이유는 단순합니다.
한 사람이 허락과 송금을 모두 하면 중간에 확인해 줄 사람이 없기 때문입니다.
승인된 문서와 통장 내역을 나란히 놓고 맞춰 보면 승인 없이 나간 돈이 있는지 알 수 있습니다.

법인카드는 순서가 거꾸로입니다.
카드로 값을 치르는 순간이 먼저 오고,
사용 내역을 정리해 승인받는 결재가 뒤따릅니다.
출장도 같아서,
출장을 허락받는 것은 결재이고 항공권과 숙소 값을 치르는 것은 결제입니다.

결재(決裁)는 안건을 승인하는 일이고 결제(決濟)는 값을 치르는 일이라,
문서에는 결재를 돈에는 결제를 씁니다.

한자가 다른 두 낱말이라 뜻도 갈립니다.
두 낱말의 풀이는 국어사전에서 직접 찾아 확인할 수 있습니다.
아래는 사내에서 자주 보이는 잘못 쓴 표기입니다.

• 「결제선」 — 문서가 거치는 승인 순서이므로 「결재선」이 맞습니다.
• 「결제 문서를 올렸어요」 — 문서를 올리는 것은 승인 요청이므로 「결재 문서」입니다.
• 「전자결재로 카드값을 냈다」 — 카드값을 낸 것은 결제입니다.
  전자결재는 돈을 내지 않습니다.

「전자결재 시스템」은 사내 승인 도구를,
「전자결제 서비스」는 대금 지급이나 수금 서비스를 가리킨다고 기억하면 검색할 때 헷갈리지 않습니다.

도입 전에는 결재 양식,
결재선,
결재권자 부재 시 처리,
보관 기간의 네 가지를 먼저 정해야 합니다.

도구를 고르기 전에 이 네 가지를 회사 규정으로 적어 두면,
어떤 도구를 쓰더라도 설정이 빨라지고 나중에 다툴 일이 줄어듭니다.

• 결재 양식 — 휴가,
  경비,
  품의처럼 자주 올라오는 문서의 종류와 칸을 정합니다.
  칸이 많을수록 작성하는 사람이 지칩니다.
• 결재선 — 문서 종류마다 몇 명이 어떤 순서로 승인할지 정합니다.
  금액이 클수록 윗사람이 더 보도록 구간을 두는 회사도 있습니다.
• 부재 시 처리 — 결재자가 휴가나 출장 중일 때 문서가 어디서 멈추는지,
  누가 이어받는지 미리 정해 둡니다.
  정하지 않으면 급한 문서가 며칠씩 대기합니다.
• 보관 기간 — 승인 이력과 첨부 문서를 얼마나 보관할지 정합니다.
  보관 기간이 법령으로 정해진 문서는 회사 규정이 아니라 해당 법령을 따릅니다.

세팅 방법 자체는 공개 가이드의 「전자결재 도입 가이드」와 「2단계 결재선 세팅」 글에 단계별로 적어 두었습니다.
이 글은 낱말과 개념까지만 다룹니다.

인사책은 전자결재를 제공하고 결제·이체·송금은 하지 않으며,
법인카드와 통장은 조회와 기록용입니다.

휴가·외근·출장·경비 신청은 조직도 결재선을 따라 순서대로 승인되며,
앞 단계를 건너뛰어 한 번에 끝내는 승인 방식은 없습니다.
경비 청구는 승인까지만 인사책에서 처리하며 돈은 회사가 따로 보냅니다.
자동 급여이체도 없습니다.

법인카드는 회사 휴대폰이 받은 결제 알림 문자를 기록하는 방식이라 카드사 전산망을 직접 조회하지 않고,
전체 카드번호는 받지 않으며 카드사와 끝 4자리만 등록합니다.
통장은 예금주와 끝 6자리만 등록하고,
통장 원장은 경비 결재와 자동으로 연결되지 않습니다.
외부 기관의 정보보호 인증 심사는 아직 받지 않았습니다.

아래는 직원이 결재 문서를 올리고 결재자가 승인하는 실제 화면 순서입니다.
단계마다 몇 분이 걸리는지는 재지 않았으므로 시간은 적지 않습니다.

인사책 결재·결제 범위 사실 표

1. 전자결재 열기 — 직원 앱 왼쪽 위 메뉴의 「결재·신청」 안 「전자결재」를 엽니다.
   오른쪽 아래 버튼 「결재 문서 올리기」를 누르고 「일반 결재 문서 올리기」를 고릅니다.
2. 내용 적고 제출 — 「결재 양식 선택」 창에서 양식을 고르고,
   제목과 내용과 기안 날짜를 적습니다.
   「결재자 선택」으로 승인할 사람을,
   「참고자 선택」으로 보기만 할 사람을 정하고,
   서류는 「PDF 선택」으로 붙인 뒤 「제출」을 누릅니다.
3. 결재자가 승인 — 결재자는 아래쪽 「결재/요청」(일반 직원은 「요청」)에서 「결재요청 내역」의 「결재함」을 열고,
   내 차례인 문서를 눌러 「승인」 또는 「반려」를 누릅니다.
   반려할 때는 사유를 적습니다.
4. 진행 확인과 취소 — 올린 직원은 「내가 작성한 문서」에서 문서마다 지금 어느 결재자까지 왔는지 봅니다.
   아직 「결재 대기」면 「기안 취소」로 거둘 수 있습니다.
5. 관리자가 양식 만들기 — 회사 관리자는 「결재 양식」 화면에서 「새 양식 만들기」를 누르고 「양식 이름」과 「업무 영역」을 적은 뒤 「필드 추가」로 칸을 만들고 「양식 저장」을 누릅니다.
6. 관리자가 결재권자 정하기 — 회사 관리의 「결재권자·처리자」 묶음에서 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」을 열어 탭별로 추가 결재자와 참고인을 정합니다.

전자결재와 전자결제의 차이

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