어떤 근태 도구를 고르든,
계약 전에 판매사에 물어봐야 할 질문 10개를 정리했습니다.
각 항목 끝에 인사책의 상태를 사실대로 적었고,
제공하지 않는 것은 제공하지 않는다고 적었습니다.
「좋은 제품인가」보다 「우리 회사에서 문제가 안 나는가」를 묻는 질문들입니다.
근태 도구의 요금 대부분이 인원 비례 과금입니다.
지금 10명이라도 30명이 되는 순간의 월 비용을 먼저 계산해 보세요.
인원이 늘어 요금이 부담되면 도구를 갈아타게 되는데,
그때 쌓인 기록을 옮기는 비용이 요금보다 큽니다.
「인당 요금」이 붙는 시점과 금액,
최소 계약 인원이 있는지를 계약 전에 문서로 확인하세요.
인사책은 — 직원 수에 따른 사용자당 추가 요금이 없습니다.
인원 제한 없는 무료 플랜이라 10명이든 300명이든 같고,
최소 계약 인원도 없습니다.
「무료」에는 두 종류가 있습니다.
기간이 끝나면 결제가 시작되는 무료 체험과,
기간 제한이 없는 무료 플랜입니다.
체험이라면 만료일,
만료 후 자동 결제 여부,
결제하지 않으면 쌓인 기록이 언제 지워지는지를 확인하세요.
가입할 때 카드 등록을 요구하는 도구라면 만료와 함께 결제가 시작되는 구조인지 의심해 볼 필요가 있습니다.
인사책은 — 무료 체험이 아니라 무료 플랜입니다.
만료일이 없고,
가입에 신용카드 등록이 없어 자동 결제가 시작될 구조 자체가 없습니다.
NFC 스티커·거치대 같은 실물 상품만 원하는 회사가 실비로 따로 구매하며,
그것도 서비스 이용 조건이 아닙니다.
해외 도구는 무료 폭이 넓어도 연차 자동 부여,
연차 사용촉진 통보,
시간 단위 연차 같은 한국 근로기준법 기능이 없는 경우가 많습니다.
그 공백은 결국 엑셀과 수기로 메워야 해서 도구를 쓰는 의미가 줄어듭니다.
연차 발생 기준(입사일·회계연도)을 회사 규정대로 고를 수 있는지,
근로기준법 제61조의 사용촉진 통보를 도구가 처리하는지 확인하세요.
인사책은 — 연차·반차·반반차·1시간 단위를 같은 잔여에서 차감하고,
입사일·회계연도 기준을 회사가 고르며,
근로기준법 제61조의 사용촉진 1차·2차 통보를 관리 화면에서 발송합니다.
주 52시간은 초과한 뒤에 아는 리포트로는 막지 못합니다 — 이미 위반한 다음이기 때문입니다.
주간 누적 근로시간을 주중에 볼 수 있는지,
한도에 가까워진 직원을 관리자가 따로 세지 않아도 알려주는 장치가 있는지,
그 기준을 회사가 조정할 수 있는지 확인하세요.
인사책은 — 근무 리포트에서 직원별 주간 누적 근로시간과 52시간 초과·48시간 경고 대상자를 모아 보여주고,
알림 규칙을 걸어 두면 기준을 넘긴 직원이 생겼을 때 관리자에게 푸시가 갑니다.
출퇴근 기록은 분쟁이 났을 때 가치가 증명됩니다.
관리자가 기록을 고쳤을 때 원본이 덮어써지는 도구라면,
근로자 측에서 「회사가 기록을 조작했다」고 주장할 때 회사가 반박할 근거가 없습니다.
수정 전 값과 수정 후 값,
누가·언제·왜 고쳤는지가 전부 남는지,
그 이력을 제출 서식에서 볼 수 있는지 확인하세요.
인사책은 — 기록을 정정해도 원본을 별도 보존하고 수정 전·후 시각,
수정자,
사유,
일시를 전부 남깁니다.
그 이력은 출근부 표준 서식에도 함께 표시됩니다.
근로감독이나 임금체불 진정이 들어오면 짧은 기한 안에 자료를 내야 합니다.
도구에서 표준 서식이 바로 나오지 않으면 결국 밤새 엑셀 재가공입니다.
출근부·근로시간대장을 감독관 제출용 표준 서식으로 출력할 수 있는지,
파일(CSV)로도 내려받을 수 있는지,
서식에 수정 이력과 본인 확인이 표시되는지 확인하세요.
인사책은 — 출근부와 근로시간대장을 A4 표준 서식으로 인쇄하고 CSV로 내려받습니다.
근로자 본인의 월간 확인 표기가 서식에 함께 표시됩니다.
지하 매장·공장·철골 건물에서는 GPS 좌표 오차가 커집니다.
위치 인증 하나뿐인 도구라면 그런 사업장에서 매일 아침 출퇴근이 막히고,
직원들이 도구 자체를 불신하게 됩니다.
위치 외의 인증 수단이 몇 가지인지,
사업장마다 다른 방식을 쓸 수 있는지,
여러 방식을 병행할 수 있는지 확인하세요.
인사책은 — GPS 외에 NFC 태그,
회사 Wi-Fi(SSID),
보안 QR,
사내망 IP까지 다섯 방식을 사업장마다 골라 조합합니다.
GPS가 약한 공장은 태그로,
PC 사무실은 사내망 IP로 — 같은 회사 안에서 지점마다 다르게 정하면 됩니다.
4조 3교대처럼 조마다 시간이 다르면 출퇴근 판정의 기준이 고정 출근 시간이 아니라 근무표여야 합니다.
야간조는 자정을 넘겨 끝나므로 「어제 출근분의 퇴근」을 다음 날로 정확히 붙이는 처리도 필요합니다.
근무표를 몇 주치까지 만들 수 있는지,
조 수와 주기의 한계가 어디인지,
야간 넘김을 어떻게 처리하는지 확인하세요.
인사책은 — 조와 로테이션 주기 설정으로 최대 8주치 근무표를 만들고(조 최대 24개·주기 최대 56일),
그 근무표 기준으로 출퇴근과 야간조 익일 종료를 처리합니다.
완성 프리셋 템플릿은 제공하지 않고 회사가 패턴을 직접 설계합니다.
지점이 늘 때마다 계정을 따로 파야 하는 도구는 지점 세 곳부터 관리가 무너집니다.
한 계정에서 사업장과 법인을 나눠 관리할 수 있는지,
법인이 다르면 기록·급여가 섞이지 않고 분리되는지,
지점마다 환경이 달라도(1호점은 태그·본사는 IP처럼) 인증 방식을 따로 정할 수 있는지 확인하세요.
인사책은 — 계정 하나로 여러 법인·지점을 관리하고,
사업장(지점)은 개수 제한 없이 등록하며 지점마다 인증 방식을 다르게 조합합니다.
회사가 다르면 기록이 분리됩니다.
도구를 바꾸거나 세무사·노무사에게 자료를 넘길 때 데이터가 도구 안에 갇혀 있으면 그때부터가 진짜 비용입니다.
표준 서식과 파일 내려받기가 되는지,
회사가 이미 쓰는 협업 도구(시트·메신저·위키)로 기록을 이어 보낼 경로가 있는지 확인하세요.
내보내기가 유난히 어려운 도구는 갈아타기 어렵게 만드는 설계일 수 있습니다.
인사책은 — 출근부·근로시간대장의 A4 표준 서식 출력과 CSV 내려받기,
그리고 구글 시트·슬랙·노션 API 연동을 제공합니다.
기록은 회사 것이라는 전제로 설계했습니다.
| 회사 상황 | 먼저 확인할 항목 | 이유 |
|---|---|---|
| 5인 미만 매장·카페 | ① 요금 · ② 무료 종류 · ⑦ 인증 대안 | |
| 교대제 공장·물류 | ④ 주 52시간 · ⑦ GPS 대안 · ⑧ 교대·야간 | |
| 노무 분쟁을 겪어 본 회사 | ⑤ 원본 보존 · ⑥ 제출 서식 · ③ 근로기준법 | |
| 지점·법인이 여러 곳 | ⑨ 다지점 · ① 요금(지점 늘 때) · ⑩ 내보내기 | |
| 세무사·노무사와 자료를 주고받는 회사 | ⑩ 내보내기 · ⑥ 표준 서식 | |
| 외근·현장 방문이 많은 영업팀 | ⑦ 인증 대안 · ③ 근로기준법(외출·복귀 기록) | |
| 직원 대부분이 PC 앞인 사무실 | ⑦ 인증 대안(PC 웹 인증) · ④ 주 52시간 |
인증 방식(GPS·NFC·Wi-Fi·QR·사내망 IP) 자체를 고르는 기준은 출퇴근기록기 선택 기준 7가지에,
기능 상세는 출퇴근기록기 기능 페이지에 있습니다.
월 요금은 작아 보여도 인원 비례 과금은 조직이 크는 만큼 큽니다.
「지금 요금」이 아니라 「2년 뒤 인원의 요금」과 갈아탈 때의 데이터 이동 비용까지 계산에 넣으세요.
매일 쓰는 사람은 관리자가 아니라 직원입니다.
직원이 실제로 쓸 앱 화면에서 출근 기록이 몇 번의 조작인지,
인증이 막혔을 때 안내가 나오는지를 직원 입장에서 확인하세요.
연차 기준(입사일·회계연도),
지각 처리,
근무형태 같은 회사 규정이 정해져 있어야 도구 설정이 끝납니다.
규정이 비어 있으면 어떤 도구를 사도 설정 단계에서 멈춥니다.
위 10가지를 판매사에 묻는 것보다 확실한 방법은 직접 확인입니다.
무료 플랜이 있는 도구라면 계약 전에 가입해서 ① 직원 초대 → ② 출퇴근 기록 → ③ 기록 수정 → ④ 서식 출력을 실제로 해 보세요.
이 네 동작이 매끄러우면 나머지는 대부분 따라옵니다.
인사책은 인원 제한 없는 무료 플랜이라 이 확인에 비용이 들지 않습니다 — 계약서 대신 가입으로 검증하시면 됩니다.