직원이 매일 사용하는 업무포털 구성

업무포털은 직원이 업무를 시작할 때 가장 먼저 여는 사내 첫 화면으로,
할 일과 공지로 가는 입구를 모은 곳입니다.

포털이 없으면 직원은 같은 질문을 반복합니다.
공지가 메일,
대화방,
게시물에 흩어져 어디를 봐야 하는지 모르고,
휴가나 경비를 어디서 신청하는지 동료에게 묻습니다.
관리자는 같은 안내를 채널마다 다시 올립니다.
포털의 일은 새 기능을 만드는 것이 아니라 이미 있는 입구를 한곳에 정리하는 것입니다.

그룹웨어가 업무 도구의 묶음이라면 업무포털은 그 묶음의 문 앞에 서 있는 첫 화면입니다.
묶음 자체가 궁금하면 그룹웨어 글을,
이 글은 첫 화면을 어떻게 짤지에 집중합니다.

이 글은 인사책 제공자가 작성한 자료입니다.
인사책 기능은 마지막 절에 따로 적었습니다.

매일 쓰는 것,
매주 쓰는 것,
가끔 쓰는 것 순서로 올리면 첫 화면이 가벼워집니다.

기준은 직원이 그것을 얼마나 자주 여는가입니다.
담당 부서가 중요하게 여기는 순서가 아니라 직원이 손가락으로 누르는 순서로 정해야 첫 화면이 비지도 넘치지도 않습니다.
한 화면에 몇 개가 적당한지는 숫자로 정하기보다 눈에 한 번에 들어오는 만큼으로 가늠하는 편이 맞습니다.

열어 보는 빈도에 따른 배치

애매하면 지난주에 몇 번 열었는지 물어보면 됩니다.
한 번도 안 열었다면 첫 화면에서 내려도 됩니다.
일부 담당자만 쓰는 시스템은 포털에 억지로 넣기보다 따로 두는 쪽이 낫습니다.

같은 포털이라도 직원은 오늘 할 일,
부서장은 팀 현황,
관리자는 회사 상태를 먼저 보여 주는 것이 좋습니다.

한 가지 홈에 모두의 카드를 넣으면 직원은 자기와 상관없는 카드를 매번 건너뛰고,
관리자는 필요한 카드를 아래에서 찾습니다.
역할마다 먼저 궁금한 것이 다르므로 홈을 나누는 편이 첫 화면의 밀도를 낮춥니다.

역할별로 먼저 보여 줄 것

한 사람이 부서장이면서 직원일 때는 내 업무와 관리 화면을 오가는 전환이 분명해야 헷갈리지 않습니다.
전환 자리는 늘 같은 곳에 두는 것이 원칙입니다.

공지는 읽었는지 확인할 수 있게,
조직도는 누구나 같은 모습으로 조회하게 두는 것이 기본입니다.

공지는 대상을 전사와 부서로 나눌 수 있어야 하고,
오래 유지해야 할 한두 건만 위에 고정하는 편이 좋습니다.
고정이 늘면 위에 있는 글이 모두 중요해져 아무것도 눈에 띄지 않습니다.
읽음 표시를 쓸 때는 분모가 발행 시점의 대상자인지 지금 인원인지 먼저 확인하세요.
분모가 달라지면 같은 공지의 읽음 비율이 날마다 달라 보입니다.

조직도는 보는 사람과 고치는 사람을 가르는 것이 원칙입니다.
전 직원이 이름,
부서,
직책까지는 조회하되 고치는 권한은 관리자 몇 명에게만 둡니다.
결재선과 팀장 화면의 범위가 조직도를 따르기 때문에,
조직도가 틀리면 결재도 틀린 사람에게 갑니다.

입구는 새로 만들기보다 직원이 이미 누르는 자리에 한 번만 두는 것이 정착이 쉽습니다.

같은 기능으로 가는 입구가 홈 카드,
메뉴,
하단바에 모두 있으면 직원은 어느 것이 진짜인지 헷갈리고 안내도 세 번 써야 합니다.
입구는 하나로 정하고 나머지는 그 입구를 가리키게 하세요.

알림과 입구는 다른 일입니다.
입구는 직원이 찾아가는 자리이고,
알림은 일이 생겼을 때 직원을 부르는 신호입니다.
결재 요청 알림을 눌렀을 때 목록이 아니라 그 문서가 바로 열려야 결재가 늦어지지 않습니다.

휴대폰에서는 하루에도 여러 번 여는 화면만 화면 아래 고정 칸에 두고 나머지는 서랍 메뉴에 둡니다.
고정 칸이 많아지면 글자가 줄바꿈되고 눌러야 할 자리가 좁아지므로,
칸 수에는 상한을 두는 편이 안전합니다.

정착은 공지 한 곳 정하기,
신청 입구 정하기,
이전 채널 닫기의 세 단계로 나누면 부담이 줄어듭니다.

한꺼번에 바꾸면 직원이 옛 방식으로 돌아갑니다.
아래 순서는 단계마다 점검 질문을 하나씩 두었습니다.

1. 공지 자리 하나 정하기 — 공지를 올리는 곳을 한 곳으로 정합니다.
   점검: 직원에게 어제 공지가 어디 올라왔는지 물으면 같은 답이 나오는가.
2. 신청 입구 정하기 — 휴가,
   결재,
   경비 신청이 시작되는 자리를 각각 하나씩 정합니다.
   점검: 신청 방법을 묻는 질문이 줄었는가.
3. 역할별 첫 화면 나누기 — 직원,
   부서장,
   관리자 홈에 올릴 것을 따로 고릅니다.
   점검: 부서장이 팀 현황을 찾으러 메뉴를 열지 않아도 되는가.
4. 이전 채널에 안내 남기기 — 옛 채널에는 새 입구의 위치만 남기고 새 안내는 올리지 않습니다.
   점검: 옛 채널에 올라오는 신규 안내가 멈췄는가.
5. 옛 채널 닫기 — 정해 둔 날 이후 옛 채널을 읽기 전용으로 바꿉니다.
   점검: 같은 질문이 두 곳에서 오가지 않는가.
6. 한 달 뒤 다시 보기 — 첫 화면 카드 중 아무도 열지 않은 것을 내립니다.
   점검: 카드마다 마지막으로 연 사람이 있는가.

인사책 홈은 출퇴근과 내 할 일을 위에 두고,
나머지 카드를 직원·부서장·관리자별로 켜고 끌 수 있는 첫 화면입니다.

직원 앱 홈은 위에서부터 출퇴근 버튼이 있고,
「내 할 일」에 결재할 것,
확인할 기록,
남은 연차 세 칸이 있습니다.
이 가운데 결재 칸은 결재 권한을 가진 사람의 홈에만 보입니다.
「이번 주 휴가」 카드에는 이름,
날짜,
종일 또는 부분,
대기 여부만 보이고 휴가 종류와 사유는 보이지 않습니다.

하단바는 기본이 홈·요청·기록·근무일정입니다.
부서장과 관리자에게는 「요청」이 「결재/요청」으로 보이고 내가 결재할 건수가 빨간 동그라미로 뜨며,
대표와 회사관리자의 마지막 칸은 「근무규정」입니다.
회사메일을 발급받은 직원에게는 「메일」 칸이 홈 바로 오른쪽에 생기고,
사내 메신저는 시범 운영 중이며 연결된 회사부터 하단바 가운데 동그라미로 열립니다.
회사는 역할별로 칸을 골라 홈을 포함해 최대 5칸까지 둘 수 있습니다.

아래 순서는 관리자가 직원 홈을 직접 바꿔 보는 길입니다.
걸린 시간은 재지 않아 적지 않았습니다.

인사책 홈 사실 표

1. 설정 열기 — 오른쪽 위 톱니바퀴 → 「회사 설정」 → 「기능」 묶음 안의 「노출 범위 설정」을 누릅니다.
2. 홈 고르기 — 「홈 화면 구성」의 「홈 화면에 어떤 것을 보이시겠습니까?」 아래에서 「직원 홈」,
   「부서장 홈」,
   「관리자 홈」 탭 가운데 하나를 고릅니다.
3. 카드 켜고 끄기 — 카드 줄의 「보이기」 체크를 켜거나 끕니다.
   「출퇴근」 줄은 「항상 보여요」로 잠겨 있어 끌 수 없습니다.
   설정하지 않은 카드는 지금 홈 그대로입니다.
4. 하단바 고르기 — 관리자 홈의 「기능 켜고 끄기」 타일로 회사 기능 설정을 열고,
   「직원 앱 하단바」 블록에서 부서원,
   부서장,
   대표/회사관리자별로 칸을 고릅니다.
   칸을 누르면 바로 저장됩니다.
5. 직원 화면에서 확인 — 직원 앱 하단바 「홈」에서 「내 할 일」과 「이번 주 휴가」 카드가 설정대로 나오는지 봅니다.

한계도 적습니다.
홈 설정은 메뉴를 숨기는 것이 아니라 홈 카드를 보이거나 숨기는 것이고,
카드를 켜고 끄는 설정만 있습니다.
파일을 모아 두는 문서함은 없습니다.

직원이 매일 사용하는 업무포털 구성

직원이 몇 명이든 사용자당 추가 요금 없이 시작합니다.