콜센터 연차 사용촉진,
대상이 백 명을 넘을 때 일반 알림과 단계 통보를 나눠 쓴 운영 지원 담당

대상이 많은 콜센터는 잔여 연차를 가진 사람 전체에게 보내는 「일반 알림」과,
잔여가 많은 사람에게 단계로 기록을 남기는 1차·2차 통보를 따로 쓰면 안내와 기록을 함께 챙길 수 있습니다.
인사책 「연차 사용촉진」 화면의 「일반 알림」은 권유 알림이고,
「1차 통보 발송」과 「2차 통보 발송」은 근로기준법 제61조의 절차를 직원별로 남기는 장부입니다.
두 가지를 섞어 쓰지 않는 것이 운영 지원 담당의 일을 줄여 줍니다.

활용 예시 · 콜센터 100인+ — 운영 지원 담당이 겪는 연말 연차 몰림과 미사용 수당 부담을 인사책으로 바꾼 흐름을 따라갑니다.
등장하는 회사와 사람은 설명을 위해 구성한 예시이며,
화면과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 화면 그대로입니다.

이런 분께: 상담 인력이 백 명을 넘고 야간과 주말 당직까지 돌아가는 센터에서,
팀장 수십 명의 입을 거쳐 연차를 안내해 온 운영 지원 담당.
그리고 누구에게 언제 알렸는지 한 번에 보여 줄 방법이 필요한 분.

6월 마지막 주 목요일,
팀장 서른 명에게 보낸 안내가 팀마다 다르게 닿던 날

하반기 상담 인원 편성표를 짜는 운영 지원 담당의 모니터에 시간대별 필요 인원 표가 떠 있습니다.
평일 오전 아홉 시부터 열한 시는 문의가 가장 몰리는 구간이라 최소 인원이 정해져 있고,
야간과 주말 당직은 따로 한 줄씩 있습니다.
이 표 옆에 팀별 잔여 연차를 모은 화면이 하나 더 열려 있는데 스크롤을 두 번 넘겨도 끝나지 않습니다.
잔여가 많은 상담사만 세어도 백 명이 훌쩍 넘습니다.

작년에는 이 안내를 팀장 단톡방에 한 줄로 올렸습니다.
"각 팀 남은 연차 많은 분들께 사용 계획 받아 주세요." 어떤 팀은 이틀 만에 팀원 전원의 날짜를 받아 왔고,
어떤 팀은 아무 말이 없었으며,
야간 당직 팀장은 주간 공지를 못 봤다고 했습니다.
12월 둘째 주에 센터장이 편성표를 보다 묻습니다.
"연차 많이 남은 사람이 몇 명이고,
그 사람들한테 언제 뭐라고 알렸는지 지금 보여 줄 수 있나요?" 담당자는 팀장들에게 다시 물어 합산하는 데 이틀이 걸렸습니다.

올해는 6월 말에 먼저 움직입니다.
센터장은 안내를 팀장 손에 맡기지 말고 한곳에서 보내고,
누구에게 언제 갔는지 남기라고 했습니다.
다만 상담사가 이백 명이 넘다 보니 걱정이 하나 더 생깁니다.
전원에게 한꺼번에 보내는 알림과 법에서 말하는 촉진 절차가 같은 것인지,
그리고 읽지 않은 사람은 어떻게 찾을지입니다.

대상이 많으면 왜 안내와 기록이 따로 놀까요?

첫째,
안내가 사람을 거치면 사람 수만큼 갈라집니다.
팀장이 서른 명이면 같은 문장이 서른 가지로 전해지고,
당직 시간대에 일하는 상담사는 낮 공지를 놓칩니다.
누가 들었는지를 알려면 팀장 서른 명에게 되물어야 합니다.

둘째,
전체 권유와 법정 절차는 목적이 다릅니다.
근로기준법 제60조 제7항에 따라 연차는 1년 동안 행사하지 않으면 소멸하지만,
제61조 제1항이 정한 촉진을 거치지 않으면 보상 부담이 남을 수 있습니다.
촉진은 회계연도 말 6개월 전 기준으로 10일 이내에 직원별 남은 일수를 알리고 사용 시기를 정해 알리도록 촉구하는 1차,
직원이 10일 안에 답하지 않으면 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 통보하는 2차로 이루어집니다.
모두에게 가는 권유 문구가 이 직원별 단계를 대신하지는 않습니다.

셋째,
대상이 많을수록 읽었는지 확인하는 일이 눈에 띄지 않게 밀립니다.
이백 명에게 보내고 나면 누가 읽었는지는 사람이 세기 어렵습니다.
읽음 기록이 목록에서 바로 갈려야 후속 안내가 가능합니다.

일반 알림,
개별 알림,
단계별 통보는 무엇이 다를까요?

「연차 사용촉진」 화면에는 알리는 방법이 세 가지 있고,
대상과 남는 기록이 각각 다릅니다.

따라 하기: 대상이 많을 때 알림과 통보를 나눠 쓰는 순서

1단계.
대상의 규모부터 읽습니다

PC에서 「휴가」 묶음의 「직원별 휴가 설정」을 열고 위쪽 탭의 「사용촉진」을 누르면 「연차 사용촉진」 화면이 열립니다.
이 화면은 대표관리자와 휴가 권한을 가진 회사관리자가 볼 수 있습니다.
직원이 휴대폰 앱에서 이 통보를 직접 보내는 메뉴는 확인되지 않았습니다(관리자 화면에서 보냅니다).
먼저 「연차 촉진제」가 「시행」으로 되어 있는지 「휴가·야근 규정」에서 확인하세요.
시행이어야 촉진 절차가 소멸 판단에 쓰입니다.

위쪽에는 「N년 회계연도 잔여 D-N일」 카드가 있고,
그 아래 「10일 이상 미사용」 「5~9일 미사용」 「5일 미만」 세 칸에 인원이 나뉩니다.
운영 지원 담당은 첫 칸의 숫자로 센터 전체에서 급한 사람이 몇 명인지부터 파악합니다.
입사일이 비어 있는 직원이 있으면 「입사일 미입력 N명」이 따로 나오는데,
이 직원들은 목록에는 남지만 입사일 미입력으로 표시되고 대상 집계에서 빠지니 먼저 채워야 합니다.

2단계.
「일반 알림」으로 전체에 한 번 권유합니다

목록 머리의 「일반 알림」을 누르면 「일괄 발송」 확인 창이 뜨고,
"전체 대상자에게 연차 사용촉진 알림을 일괄 발송합니다.
계속할까요?"라고 묻습니다.
「발송」을 누르면 잔여가 있는 직원 전원의 알림함에 「연차 사용 촉진 안내」가 들어갑니다.
내용은 미사용 연차 일수와,
회계연도가 끝나면 소멸한다는 말과,
사용 일정을 지정해 달라는 부탁입니다.

결과는 "✓ 일괄 처리 완료 — 알림함 N건 / 푸시 발송 예약 N건 · 푸시는 순차 발송됩니다"로 나옵니다.
푸시가 순차로 나가기 때문에 이백 명에게 보내도 한꺼번에 몰리지 않고,
앱 알림을 꺼 둔 직원은 푸시 건수에서 빠지고 알림함에만 쌓입니다.
이 알림은 권유일 뿐 직원별 절차 기록이 아니라서 센터에서는 "전체 환기용"으로만 씁니다.

3단계.
특정 한 사람에게는 줄의 「알림」을 누릅니다

잔여가 5일 이상인 줄에는 오른쪽에 「알림」 단추가 붙어 있습니다.
편성표에서 당직 일정이 빠듯한 사람에게 한 번 더 권하고 싶을 때 씁니다.
누르면 「사용촉진 알림」 창에 "NAME 님에게 연차 사용촉진 알림을 발송합니다.
계속할까요?"가 뜨고,
보내면 "✓ NAME 님 처리 완료 — 알림함 N건 / 푸시 발송 예약 N건"이 나옵니다.
같은 사람에게 같은 날 두 번 누르면 하루 한 번 규칙에 걸려 한 번만 갑니다.

4단계.
7월 초에 「1차 통보 발송」으로 직원별 기록을 남깁니다

회계연도가 1월부터 12월이면 1차 통보는 7월입니다.
인사책이 1차로 세는 기간은 6월 30일부터 7월 10일까지입니다.
「단계별 공식 통보」 카드에서 「1차 통보 발송」을 누르면 본문 창이 열리고 기본 문구가 채워져 있습니다.
센터 사정에 맞게 한두 줄 고친 뒤 「다음」을 누릅니다.

대상은 잔여가 5일 이상인 직원이고,
사람을 골라 빼는 칸은 없습니다.
확인 창에는 "1차 통보를 N명에게 발송합니다."와 앞쪽 다섯 명의 이름과 남은 일수,
그 뒤 "...
외 N명"이 나옵니다.
대상이 한 번에 천 명을 넘으면 나눠서 발송하라는 안내가 나오는데,
백 명이 넘는 센터에서도 보통 해당하지 않습니다.
「발송」을 누르면 "✓ 1차 통보 기록 완료 — 신규 N명 / 이미 통보됨 N명"이 나옵니다.
한 묶음이 통째로 저장되거나 통째로 안 되므로 절반만 간 상태는 생기지 않고,
같은 단계는 직원당 한 번만 기록됩니다.

5단계.
상담사는 앱에서 받은 통보를 열어 날짜를 보냅니다

직원은 알림을 누르거나 「휴가」 화면의 「받은 촉진 통보 보기」로 「연차 사용 촉진 통보」 구획에 들어갑니다.
1차 통보 줄에서 「사용 시기」 칸에 날짜를 적고 「사용 시기 보내기」를 누르면 됩니다.
이미 보낸 날짜가 있으면 고쳐서 다시 보낼 수 있다는 안내가 나옵니다.
보낸 날짜는 통보 기록에 남을 뿐 휴가 신청이 자동으로 만들어지지는 않아서,
직원이 「새 휴가 신청」을 올려 결재선이 승인해야 사용 일수로 잡힙니다.

6단계.
이력에서 「미열람」을 먼저 훑고,
10월에 2차 통보를 보냅니다

「최근 통보 이력 보기」를 펼치면 줄마다 「1차」 표시,
이름,
부서,
통보일,
「잔여 N.N일」,
「읽음 (N회)」 또는 「미열람」이 보입니다.
날짜를 보낸 사람 줄에는 「사용일 지정」이 붙습니다.
담당자는 「미열람」인 사람의 팀장에게만 개별 안내를 부탁합니다.
이백 명 전체를 되묻던 일이 읽지 않은 몇 명으로 줄어드는 자리입니다.

답이 없는 사람이 남았다면 10월 31일 전에 「2차 통보 발송」을 누릅니다.
본문 창 다음에 「사용 시기 지정」 창이 나와 날짜를 쉼표로 적는데,
이 날짜는 이번 대상 전원에게 똑같이 갑니다.
팀별 당직표와 겹치는 날이 있으면 해당 줄의 「정정 재발송」으로 그 사람 몫만 고치고,
이때는 사유를 적어야 하며 통보일이 정정한 날로 바뀝니다.
그래서 정정은 10월 31일을 넘기지 않게 서두르세요.

대량 통보의 기록은 어디까지 믿을 수 있나요?

이력에 남는 것은 1차·2차 통보입니다.
단계,
통보일,
그때 남은 일수,
본문,
열람 횟수,
직원이 보낸 날짜와 회사가 지정한 날짜가 직원별로 쌓입니다.
센터장이 "누구에게 언제 알렸나"를 물으면 이 목록을 펼쳐 보이면 됩니다.
인사책은 절차가 기한 안에 끝났는지도 판정에 쓰고,
기한을 넘긴 통보나 날짜 없는 2차 통보는 절차로 세지 않아 소멸이 보류될 수 있습니다.

한계도 분명합니다.
통보는 앱 안의 알림과 기록이며 종이 서면 양식을 출력하지 않습니다.
제61조가 서면 통보를 요구하는 만큼 앱 안 통보로 충분한지는 노무 전문가와 확인해야 합니다.
대상 직원을 사람별로 고를 수 없다는 점,
2차 날짜가 대상 전원에게 같이 간다는 점도 대량 발송의 제약입니다.

도입 전에 확인할 점

첫째,
「연차 촉진제」의 기본값은 「미시행」입니다.
둘째,
통보 대상은 잔여 5일 이상으로 정해져 있어서 잔여가 그보다 적은 직원은 단계 통보에 들어가지 않습니다.
셋째,
입사 1년 미만 직원의 월 단위 연차에는 제61조 제2항의 별도 절차가 있어 이 글의 7월·10월 흐름과 다릅니다.
이 부분은 노무 전문가와 확인하세요.

넷째,
앱 푸시는 직원 쪽 설정에 따라 가지 않을 수 있습니다.
입사 때 알림을 켜 달라고 안내해 두세요.
다섯째,
이 센터는 상시 근로자가 5명 이상이라 제60조가 적용됩니다.
상시 5명 미만 사업장에는 연차 규정이 적용되지 않으며,
인사책의 「5인 미만 사업장」은 인원을 세어 정하는 값이 아니라 사업주가 고르는 값입니다.

자주 묻는 질문

「일반 알림」만 보내 두면 연차 촉진을 한 것이 되나요?

「일반 알림」은 잔여 연차가 있는 직원 전체에게 사용을 권하는 알림이고,
1차·2차 통보처럼 단계가 기록으로 쌓이는 방식이 아닙니다.
근로기준법 제61조가 정한 촉진 절차를 밟았는지는 「단계별 공식 통보」로 남긴 1차·2차 기록이 기준이 됩니다.
알림만으로 충분한지는 회사가 노무 전문가와 확인하세요.

같은 날 「일반 알림」을 두 번 누르면 상담사에게 알림이 두 번 가나요?

같은 직원에게는 한국 시간 하루에 한 번만 갑니다.
인사책은 같은 날 같은 직원의 중복 알림을 걸러 내므로,
실수로 한 번 더 눌러도 직원 알림함이 겹겹이 쌓이지 않습니다.
결과 창에 알림함과 푸시 예약 건수가 나와 몇 명에게 처리됐는지 볼 수 있습니다.

앱 푸시를 꺼 둔 상담사에게도 통보가 전달되나요?

앱 안 알림함에는 항상 남습니다.
1차·2차 통보는 법정 통보라 알림 종류별 설정으로 막지 않지만,
직원이 앱 알림 자체를 꺼 두었다면 푸시는 가지 않고 알림함에만 쌓입니다.
이력의 「읽음」과 「미열람」을 보고 읽지 않은 사람은 팀장 면담 때 따로 안내하세요.

팀장 서른 명의 단톡방으로 돌던 안내를 한 화면에서 보내고 읽음까지 확인하는 흐름으로 바꿀 수 있습니다.
다른 업종의 촉진 절차가 궁금하다면 약국 직원 연차와 대체 인력 글을 함께 보시고,
직접 해 보려면 인사책 시작하기에서 직원 입사일부터 넣어 보세요.

근거: 근로기준법 제11조(적용 범위),
제60조 제7항(연차유급휴가),
제61조(연차유급휴가의 사용 촉진) — 국가법령정보센터 근로기준법