연차 사용촉진 1차 통보서 양식과 기한 — 그대로 채워 쓰는 문안

연차 사용촉진은 근로기준법 제61조가 정한 절차입니다.
절차를 밟은 경우에만 미사용 연차에 대한 보상 의무가 면제되고,
밟지 않았으면 미사용 연차는 수당으로 남습니다.
절차의 값은 날짜와 서면이라서,
문안보다 기한을 먼저 적습니다.

기한부터 맞춘다

회계연도를 1월 1일부터 12월 31일까지로 두는 회사를 기준으로 적습니다.

세 줄 가운데 자주 어긋나는 자리는 두 번째입니다.
근로자가 답을 했는데도 2차 통보를 보내는 회사가 있고,
반대로 답이 없었는데 2차를 건너뛰는 회사가 있습니다.
앞은 해가 없지만 뒤는 절차가 무너집니다.

1차 촉구서 문안

대괄호 부분만 채우면 그대로 쓸 수 있습니다.

[회사명] 연차유급휴가 사용촉진 안내 (1차)

문서번호 [ ] 수신 [부서] [직위] [성명] 귀하 발신 [회사명] [인사 담당 부서] 작성일 [YYYY년 MM월 DD일]

1. 근로기준법 제61조에 따라 귀하의 [YYYY]년도 연차유급휴가 사용을 촉구합니다.
2. [YYYY년 MM월 DD일] 기준 귀하의 연차유급휴가 현황은 아래와 같습니다.

- 발생 일수 [ ]일 - 사용 일수 [ ]일 - 미사용 잔여 일수 [ ]일

1. 이 안내를 받으신 날부터 10일 안에 미사용 연차의 사용 시기를 정하여 회사에 서면으로 알려 주시기 바랍니다.
2. 위 기간 안에 사용 시기를 알려 주지 않으시면 회사가 [YYYY년 MM월 DD일]까지 사용 시기를 정하여 서면으로 다시 통보합니다.
3. 위 절차를 거친 뒤에도 사용하지 않은 연차유급휴가에 대해서는 회사가 보상할 의무를 지지 않습니다.

사용 시기 회신란 [ ]월 [ ]일 / [ ]월 [ ]일 / [ ]월 [ ]일 근로자 성명 [ ] (서명 또는 날인) 회신일 [YYYY년 MM월 DD일]

이 문안이 담고 있는 것

빠뜨리면 절차의 근거가 약해지는 항목이 넷입니다.
첫째는 근거 조문입니다.
둘째는 기준일과 잔여 일수인데,
잔여 일수는 그해 발생분만이 아니라 이월분을 포함한 값이어야 합니다.
셋째는 근로자가 답해야 하는 기한인 10일입니다.
넷째는 답이 없을 때 회사가 언제 무엇을 하는지입니다.
마지막 문장이 없으면 근로자는 이 종이가 안내인지 촉구인지 구분하기 어렵습니다.

서면이라는 요건

제61조는 서면으로 하도록 정합니다.
구두나 조회 시간 공지로는 이 절차가 서지 않고,
나중에 다툼이 생겼을 때 촉구했다는 사실을 회사가 증명해야 합니다.
그래서 실무에서 중요한 것은 보냈다는 사실이 아니라 보낸 날짜와 받은 사실이 남는가입니다.

인사책은 이 절차를 어떻게 다루나

인사책은 1차와 2차를 단계로 구분해 기록합니다.
각 단계마다 통보 일자,
통보 시점의 잔여 일수,
통보 본문을 그대로 남기고,
직원이 그 통보를 언제 처음 열어 봤는지와 몇 번 열었는지를 함께 셉니다.
1차 통보 뒤 직원이 지정한 사용 시기는 날짜 목록으로 저장되고,
촉진이 끝난 뒤의 결과는 사용,
일부 사용,
미사용 소멸,
진행 중 넷 가운데 하나로 남습니다.
한 회계연도에 같은 직원에게 같은 단계가 두 번 들어가지 않도록 회사와 직원과 회계연도와 단계의 조합에 유일 조건이 걸려 있습니다.

절차가 요건을 갖췄는지는 날짜로 판정합니다.
1차 촉구가 창 안에 있었는지,
근로자 지정이 촉구일부터 10일 안이었는지,
근로자 지정이 없다면 2차 통보가 기한 안에 있었고 사용 시기를 실제로 지정했는지를 봅니다.
셋 가운데 빠진 것이 있으면 그 자리를 결손으로 표시합니다.
사용촉진을 시행하지 않은 상태에서 미사용 연차를 소멸시키면 임금 청구권이 남는다는 점도 화면에서 함께 알립니다.
알림은 앱 알림함과 푸시로 보내고,
인원 제한 없는 무료 플랜에 포함됩니다.

이 글은 인사책 편집팀이 조문을 그대로 옮겨 정리한 것이며,
개별 사안의 법률 자문을 대신하지 않습니다.
조문은 근로기준법 시행 2026년 8월 20일자를 법제처 국가법령정보 공개 API에서 2026년 9월 11일에 직접 받아 인용했습니다.
위 문안은 법정 서식이 아니라 조문의 요건을 담아 만든 예시입니다.