치과 여름휴가 일주일 휴진,
직원 연차로 대체해도 될까

7월 마지막 진료를 끝낸 저녁,
원장이 데스크에 공지를 붙인다.
"8월 3일~7일 하계 휴진." 그리고 지나가듯 한마디.
"그 주는 다들 연차 쓰는 걸로 할게요." 실장은 고개를 끄덕였지만,
올해 입사한 위생사가 조심스럽게 묻는다.
"저는 연차가 5일밖에 없는데,
그걸 다 여기에 써야 하나요? 추석에 쓰려고 했는데요." 진료실이 잠깐 조용해진다.
여름마다 치과에서 반복되는 장면이다.

공지만으로는 연차 대체가 안 된다

연차휴가는 근로기준법 제60조가 정한 근로자의 권리고,
시기지정권도 원칙적으로 근로자에게 있다.
사용자가 특정일에 연차를 쓰게 하려면 제62조의 '연차휴가 대체' 절차를 밟아야 한다 — 근로자대표와의 서면 합의로 특정한 근로일에 연차를 갈음해 휴무시킬 수 있다.
핵심은 두 가지다.
개별 동의가 아니라 근로자대표와의 합의여야 하고,
반드시 서면이어야 한다.
게시판 공지,
단톡방 통보,
구두 안내는 모두 요건 미달이다.

서면 합의 없이 휴진 주간을 연차에서 일괄 차감하면 어떻게 되나.
그 차감은 무효이고 연차는 그대로 살아 있다.
더 나아가 휴진은 사용자 사정에 의한 휴업이므로,
5인 이상 사업장이라면 그 기간에 평균임금 70%의 휴업수당(제46조) 지급 의무가 문제 될 수 있다.
연차를 아끼려다 휴업수당에 미사용 연차수당까지 이중으로 무는 구조다.
참고로 5인 미만 치과는 제46조와 제60조 자체가 적용되지 않아 계산이 완전히 달라지므로,
상시근로자 수에 따라 사업장 상황에 따라 다를 수 있다.

실무에서 매끄럽게 하는 순서

첫째,
근로자대표를 정한다.
직원 과반수의 의사로 선출된 사람이어야 하며 실장이라는 직책만으로 자동으로 대표가 되는 건 아니다.
둘째,
대체할 날짜를 특정해 서면 합의서를 만든다.
"8월 3일~7일 5일간 연차휴가로 대체한다"처럼 날짜가 박혀야 한다.
셋째,
연차가 부족한 직원의 처리를 미리 정한다.
신입처럼 잔여 연차가 모자라는 직원에게는 부족분을 유급으로 처리하거나 휴업수당을 지급하는 것이 안전하다.
마이너스 연차로 달아 두고 이듬해 차감하는 관행은 다툼의 씨앗이다.

이 과정에서 의외로 자주 막히는 게 '누가 연차가 며칠 남았는지'다.
수첩과 엑셀로 관리하는 치과일수록 8월 직전에 잔여일수 확인으로 소란해진다.
인사책 같은 무료 연차 관리 도구를 쓰면 직원별 잔여 연차가 실시간으로 보여서,
대체 합의 전에 부족 인원을 미리 골라낼 수 있다.

덧붙여,
연차 대체와 별개로 연차사용촉진(제61조)을 활용하면 미사용 연차수당 부담을 줄일 수 있지만 이는 서면 촉구 등 별도 절차가 필요한 다른 제도다.
다음 행동: 올여름 휴진 일정을 확정했다면 근로자대표 선출과 서면 합의서 작성부터,
그리고 직원별 잔여 연차를 지금 확인해 부족 인원 처리 방침을 정해 둘 것.