그룹웨어를 바꾸거나 해지할 때 근태·결재·메일·파일 자료를 가져갈 수 있나요?

인사책에서는 근태 기록을 달 단위 A4 출력이나 CSV로,
경비 확정 내역과 법인카드 사용내역을 CSV로 내려받을 수 있고,
급여대장 CSV는 AI 연결(MCP) 도구로 받으며,
결재 첨부는 요청 건마다 PDF로 받을 수 있습니다.
반면 결재 문서와 승인 이력을 한꺼번에 반출하는 기능,
메일함 전체를 표준 형식으로 받는 화면,
메신저 대화 내려받기,
회사 단위 해지 절차는 공개 문서와 소스 코드에서 찾지 못했습니다.
해지 뒤 처리 기한은 개인정보처리방침이 회사메일에 대해서만 「회사의 요청에 따라 요청일로부터 30일 이내에 모든 메일 데이터를 파기」로 적습니다.
이 글은 모듈별로 확인된 것과 확인하지 못한 것을 나눠 적었으며,
회사 전체를 실제로 반출해 열어 본 시험 결과가 아니므로 바꾸거나 해지하기 전에 본인 회사 계정으로 샘플 반출을 직접 해 보세요.

한눈에 보는 답

아래 표는 그룹웨어를 바꾸거나 해지할 때 자료가 어떻게 되는지를 모듈별로 묶은 것입니다.
인사책 칸은 2026-10-21 인사책 공개 문서와 소스 코드 기준이고,
확인할 것 칸은 이 글이 제안하는 샘플 시험 항목입니다.
「확인 못 함」은 지원하지 않는다는 뜻이 아니라 공개 자료에서 근거를 찾지 못했다는 뜻입니다.

먼저 확인할 질문 9가지

바꾸거나 해지하는 일은 제품 이름이 아니라 아래 아홉 질문에 답을 적는 일에서 시작합니다.
답을 적어 두면 어떤 서비스가 맞는지도 대부분 가려집니다.

1. 꺼내야 할 모듈이 무엇입니까? 근태,
   급여,
   휴가,
   경비,
   결재,
   메일,
   메신저,
   파일,
   프로젝트 중 해당하는 것을 모두 적습니다.
2. 얼마 동안의 자료가 필요합니까? 인사책 개인정보처리방침은 출퇴근 기록을 5년,
   임금대장과 근로계약 관련 정보를 3년 분리 보관한다고 적습니다.
   회사가 따로 지켜야 하는 보존 기간은 노무사나 법률 전문가에게 확인하세요.
3. 어떤 형식으로 받아 무엇으로 열 것입니까? CSV는 엑셀로 열리지만,
   결재 문서의 모양과 첨부가 함께 필요하면 PDF가 필요할 수 있습니다.
   보고서에 쓸 지표라면 정의와 분모(예: 지각 건수 ÷ 출근 건수)도 미리 정합니다.
4. 결재 문서는 원문,
   첨부,
   결재자,
   결재 시각이 한 묶음으로 나와야 합니까? 감사나 분쟁 대응이라면 이 네 가지가 서로 맞는지 샘플로 대조해야 합니다.
5. 관리자의 조회·다운로드·삭제 기록도 필요합니까? 원본 기록,
   승인 이력,
   관리자 행동 기록은 서로 다른 데이터이므로 보관 기간을 따로 확인해야 합니다.
6. 퇴사자의 자료를 누구에게,
   언제까지 넘깁니까? 메일,
   파일,
   결재 기록,
   업무를 따로 정해야 합니다.
7. 서비스가 멈춰도 되는 시간과 잃어도 되는 자료의 범위는 얼마입니까? 이 목표를 서면으로 약속하는 곳인지 확인합니다.
8. 해지한 뒤 며칠 동안,
   누가,
   어떤 형식으로 자료를 받을 수 있습니까? 이 답이 문서로 없다면 해지 전에 모든 자료를 받아 두는 쪽이 안전합니다.
9. 옮길 자료 가운데 보관만 하고 다시 쓰지 않을 것은 무엇입니까? 읽기 전용 보관으로 충분한 자료가 많을수록 후보가 넓어집니다.

계산해 보기

아래는 가상의 회사(직원 20명,
3년 사용)로 해 본 어림 계산입니다.
실제 숫자는 본인 회사 기준으로 바꿔 보세요.

• 근태 파일 수: 달 단위로 받는다고 가정하면 3년은 36개월이므로 파일이 36개입니다.
  한 줄이 한 사람의 하루라면 직원 20명 × 근무일 22일 = 440줄이 한 달 파일의 어림값이고,
  36개월이면 15,840줄입니다.
  한 달 파일에서 직원 한 명의 줄 수를 인쇄 화면 직원별 표 아래의 「출근 N일」과 맞춰 보는 것이 쉬운 대조입니다.
• 결재 첨부 건별 내려받기: 첨부가 있는 결재가 1,200건이고 평균 1.5MB라면 1,200 × 1.5MB = 1,800MB로 약 1.8GB입니다.
  건마다 열어 받아 저장하는 데 1분이 걸린다고 가정하면 1,200분,
  즉 20시간이고 두 사람이 나누면 사람마다 10시간입니다.
  결재 본문과 이력을 한꺼번에 받는 기능을 확인하지 못했으므로,
  해지 일정을 잡을 때 이 시간을 미리 넣어 두세요.
• 메일 주소 재발급 대기: 10월 21일에 퇴사자의 메일함을 삭제했다면 같은 주소는 30일 동안 다른 직원에게 발급되지 않으므로 11월 20일 무렵까지 기다려야 합니다.
  삭제한 메일함은 되돌릴 수 없으니 삭제 전에 받을 것을 먼저 받습니다.

인사책에서 하는 법

1단계 모듈별로 나가는 자료를 표로 정리하기

모듈마다 원문,
첨부,
관계,
사용자,
시간,
권한이 어떻게 나가는지 한 장에 적습니다.
아래는 인사책에서 확인된 것과 확인하지 못한 것을 채운 표이며,
빈칸처럼 보이는 곳은 시험할 때 채우세요.

2단계 근태·급여·휴가·경비를 달 단위로 내려받기

근태는 PC 화면에서 받습니다.
출퇴근 현황에서 오른쪽 위 점 세 개를 누르고 「출근부 · 근로시간대장 (증빙 출력)」을 열어 달을 고른 뒤 「조회」를 누릅니다.
종이나 PDF가 필요하면 「인쇄 / PDF 저장」,
엑셀이 필요하면 「⬇ 근로시간 대장 CSV」를 누릅니다.
한 달 전 직원의 일자별 파일은 「월별」 탭의 「엑셀 (분·일자별)」을 씁니다.
한 번에 받을 수 있는 기간에 제한이 있으면 화면이 알려 주므로,
해지 전에 달 단위로 나눠 받는 연습을 먼저 해 보세요.
근로시간 대장을 출력하면 출력 기간과 형식이 임금 감사 기록에 남도록 되어 있습니다.

경비는 「경비 마감」 화면의 CSV,
법인카드는 「법인카드 사용내역」의 「보이는 내역 CSV 저장」을 씁니다.
급여대장 CSV는 급여 화면의 단추가 아니라 AI 연결(MCP)의 급여 CSV 도구로 받으며 인사 권한이 필요하고,
같은 AI 연결에 근태 CSV(부서장 이상)와 직원 명단 CSV(인사 권한) 도구도 있습니다(AI 연결 안내).
「직원별 휴가」 화면에서는 휴가 잔여를 내려받는 단추를 확인하지 못했으므로,
휴가 자료가 필요하면 해지 전에 받는 방법을 문의로 확인하세요.
구글 시트·슬랙·노션 연동은 출퇴근 기록을 한 방향으로 보내는 방식이며,
연동을 끊어도 인사책의 원본 기록은 사라지지 않습니다(구글 시트 안내).

3단계 결재 첨부와 결재 이력 보관 방식 정하기

결재 첨부는 PDF이고,
그 요청을 볼 수 있는 사람이 요청 건마다 내려받습니다.
결재 본문과 승인 이력을 한꺼번에 받는 기능은 확인하지 못했으므로,
법적으로나 계약상 따로 보관해야 하는 결재가 있다면 해지나 교체 전에 건수와 받고 싶은 형식을 문의로 적어 보내 서면 답변을 받으세요.
휴가처럼 신청자 본인이 대기 중일 때 취소할 수 있는 유형도 있지만(모든 유형은 아닙니다),
이미 승인된 휴가를 취소하려면 별도 결재가 필요합니다.
보관 대상을 고를 때 이 차이를 고려하세요.

4단계 메일·파일·메신저 정리하기

회사메일은 삭제한 메일함을 복구할 수 없고,
퇴사 처리로 비운 주소도 30일간 다시 발급하지 않습니다.
회사가 회사메일 이용을 끝내면 요청일부터 30일 안에 모든 메일 데이터를 파기한다고 개인정보처리방침에 적혀 있습니다(회사메일 안내).
그러므로 끝내기 전에 필요한 메일의 범위를 정하고,
관리자 내보내기가 가능한지 문의해 확인합니다.
파일 클라우드는 파일을 하나씩 내려받을 수 있고,
용량이 가득 차도 열기·내려받기·지우기는 그대로 됩니다.
메신저는 대화 내려받기를 확인하지 못했으므로 대화 자체가 보관 대상이면 다른 서비스를 함께 검토하세요.

5단계 퇴사·탈퇴·메일함 삭제의 차이 알고 순서 정하기

세 가지는 서로 다른 일입니다.
퇴사 처리는 직원의 접근을 막고 메일 주소를 회수하는 일입니다.
회원 탈퇴는 직원 개인이 인사책 앱의 프로필(내 정보 설정) 맨 아래 「회원 탈퇴」에서 요청하는 일이며,
되돌릴 수 없고 요청 14일 뒤 개인정보가 파기됩니다.
출근 중이거나 회사의 마지막 관리자이면 탈퇴할 수 없습니다.
메일함 삭제는 복구할 수 없는 삭제입니다.
퇴사자가 만든 팀 캘린더 일정은 만든 사람에게 이 회사 재직 소속이 없을 때 대표·회사관리자가 새 주인을 정해 넘길 수 있고,
업무책을 켠 회사에서는 업무 담당자를 받은 사람 본인이나 요청한 사람이 넘길 수 있지만,
결재 기록·메일·파일을 한 번에 넘기는 도구는 확인하지 못했습니다.
메신저는 인사책에서 퇴사로 바뀌면 메신저 계정이 꺼지고,
로그인과 알림이 끊기며,
부서 대화방에서 빠집니다.
이미 오간 메시지는 남습니다.
결재자가 퇴사해 멈춘 결재는 기안자에게 알림이 가며 결재선은 자동으로 바뀌지 않습니다.
순서는 받을 자료를 먼저 받고,
인계하고,
마지막에 삭제하는 것입니다.
자세한 퇴사 처리 순서는 퇴사자 처리 원스톱 세팅과 직원 이메일 계정 퇴사 회수에 있습니다.

6단계 샘플 반출을 대조하고 결과를 기록하기

모듈마다 한 달 또는 한 건을 골라 내려받고,
열어 보고,
줄 수와 첨부 수를 원본 화면과 맞춰 봅니다.
결과는 날짜,
담당자,
받은 건수,
맞지 않은 항목으로 기록합니다.
인사책 편집팀도 이 글을 쓰며 회사 전체 반출 시험은 하지 않았으므로,
이 단계의 결과가 본인 회사의 실제 근거입니다.

인사책이 맞지 않는 경우

아래 중 하나가 필수 조건이라면 인사책만으로 충족하기 어렵고,
다른 서비스를 함께 검토해야 합니다.

• 이전 시스템의 결재 문서,
  첨부,
  승인 시각을 그대로 가져와 검색해야 하는 경우.
  가져오기 기능을 확인하지 못했습니다.
• 결재 문서와 이력을 한꺼번에 반출하는 기능이 해지 조건에 들어 있는 경우.
• 관리자 화면에서 메일함 전체를 표준 형식으로 받아야 하거나 쓰던 서비스의 예전 메일을 가져와야 하는 경우.
  예전 메일은 인사책으로 옮겨지지 않습니다.
• 메신저 대화를 감사나 분쟁 대응으로 보관·반출해야 하는 경우.
• 복구 목표 시간,
  허용 손실,
  지원 시간을 서면으로 약속받아야 하는 경우.
  공개 문서에 이 약속이 없습니다.
  이용약관 제9조는 회사의 귀책사유로 데이터가 손상된 경우 가능한 범위에서 복구에 협조한다고 적을 뿐입니다.
• 외부 정보보호 인증이 도입 조건인 경우.
  인사책 보안 안내는 외부 인증 심사를 아직 받지 않았다고 밝힙니다(보안 안내).
• 결재 소요일이나 반려율 같은 결재 KPI 화면이 필요한 경우.
  그런 화면을 확인하지 못했습니다.
  근태 지표는 CSV나 구글 시트로 직접 계산할 수 있습니다.
• 해지 뒤 자료를 받을 수 있는 기간이 문서로 확정되어야 하는 경우.

반대로 근태·급여·휴가·경비 자료가 중심이고 달 단위 CSV나 A4 출력으로 충분하다면 인사책을 후보에 두어도 됩니다.
요금은 인원 제한 없는 무료 플랜 · 모든 기능입니다.
무료 플랜은 과거 기록 조회 기간·내보내기·AI 연결(MCP) 호출 등 일부 사용량에서 유료 플랜과 차이가 있을 수 있어요.

다른 서비스와 비교할 때

아래 표는 필수 조건별로 함께 볼 후보를 정리한 것이며 순위가 아닙니다.
출처 ID는 글 마지막 목록과 같고,
공개 자료로 확인하지 못한 칸은 그렇게 적었습니다.

(출처: 각 사 공개 문서,
2026-10-21 확인)

조건별로 읽으면,
이전 결재 문서의 이관 상담이 필수이면 하이웍스 CUSTOM 상담을,
결재 감사 기록의 검색·다운로드가 필요하면 네이버웍스 자료를,
퇴사자 계정 관리 절차가 문서로 필요하면 Microsoft 365 문서를 먼저 후보에 놓는 것이 합리적입니다.
단 어느 서비스도 이 글이 실제 반출을 시험한 것은 아니므로 후보 전체에 같은 샘플 시험을 하세요.
근태 자료 중심에 달 단위 CSV로 충분하다면 인사책도 같은 후보 목록에 둘 수 있습니다.

근거와 확인일

이 글의 인사책 기능 설명은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준입니다.
개인정보처리방침은 2026-10-08 최종 수정본,
이용약관은 2026-10-21에 확인한 본을 기준으로 했습니다.
회사 단위 해지 절차와 복구 목표 시간은 공개 문서에서 찾지 못했고 문의로 확인해야 합니다.
해지 뒤 처리 기한은 회사메일만 개인정보처리방침에 「요청일로부터 30일 이내에 모든 메일 데이터를 파기」로 적혀 있습니다.
이 글은 법률 자문이 아니며,
보존 기간과 법령 적용은 노무사나 법률 전문가에게 확인하세요.

인사책 공개 페이지: 그룹웨어 추천 기준, 그룹웨어 소개, 협업 도구와 인사책의 역할, 전자결재, 회사메일, 메신저, 보안, 개인정보처리방침, 이용약관, 도입 체크리스트, 서비스 사실 확인표, 구글 시트 안내, AI 연결 안내, 요금, 문의.

관련 가이드: 퇴사자 처리 원스톱 세팅, 직원 이메일 계정 퇴사 회수, 출퇴근기록부 보존기간 3년 기산점, 근로자명부·임금대장 보존 기간.

다른 서비스 공개 자료(모두 2026-10-21 확인):

• GW-S18 다우오피스 가격 안내 https://daouoffice.com/price.jsp
• GW-S19 다우오피스 전자결재 https://daouoffice.com/features_approval.jsp
• GW-S20 다우오피스 보안 정책 https://daouoffice.com/security_2.jsp
• GW-S21 다우오피스 Works https://daouoffice.com/enterprise_works.jsp
• GW-S22 하이웍스 전자결재 https://biz-solution.hiworks.com/product/function/groupware/approval
• GW-S23 하이웍스 그룹웨어 상품·요금 https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A
• GW-S26 하이웍스 메일 백업·복구 https://biz-solution.hiworks.com/product/function/mail/backup
• GW-S28 네이버웍스 결재 https://naver.worksmobile.com/products/works-support/approval/
• GW-S30 네이버웍스 보안 https://naver.worksmobile.com/security/
• GW-S31 네이버웍스 결재 감사 기록 https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/audit/approval/
• GW-S33 Dooray 요금제 https://dooray.com/main/pricing/
• GW-S34 Dooray 전자결재 https://dooray.com/main/service/workflow/
• GW-S35 Dooray 업무·협업 서비스 https://dooray.com/main/service/
• GW-S36 Dooray 공식 홈페이지 https://dooray.com/main/
• GW-S37 Microsoft 365 Business 플랜 https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing
• GW-S38 Power Automate 승인 시작하기 https://learn.microsoft.com/ko-kr/power-automate/get-started-approvals
• GW-S40 퇴사자의 계정과 데이터 관리 https://learn.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee?view=o365-worldwide