출퇴근기록부 보존기간은 3년 — 기산점이 '퇴직일부터'라는 게 함정입니다

출퇴근기록부 보존기간은 3년입니다. 그런데 여기서 사장님들이 가장 많이 놓치는 함정이 있습니다.
3년의 기산점이 '기록을 작성한 날'이 아니라 근로관계가 끝난 날(퇴직일) 이라는 점입니다.
10년 근속한 직원이 퇴사하면,
그 직원의 입사 첫해 출퇴근 기록까지 퇴직 후 3년간 — 사실상 총 13년치를 보관해야 합니다.

출퇴근기록부 보존기간,
왜 3년이고 언제부터 세나

근로기준법 제42조는 사용자에게 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 의무화합니다.
어떤 서류가 해당하고 언제부터 3년을 세는지는 같은 법 시행령 제22조가 정합니다.

출퇴근기록부라는 이름이 조문에 직접 등장하지는 않지만,
출퇴근 기록은 임금대장의 근로시간·연장근로 산정의 기초 자료이므로 보존 대상 서류로 봅니다.
임금채권 소멸시효가 3년(근로기준법 제49조)이라는 점과 맞물려,
퇴직자가 3년 안에 미지급 수당을 청구하면 회사는 이 기록으로 방어해야 합니다.
기록이 없으면 근로자 주장이 유리하게 인정되는 경우가 많습니다.

인사서류 보존기간 한눈에 보기

위반하면 어떻게 되나

서류 미보존은 근로기준법 제116조에 따라 과태료 부과 대상입니다.
실무에서 더 아픈 건 과태료보다 근로감독·임금체불 진정 상황입니다.
감독관이 출퇴근 기록 제출을 요구했을 때 내놓지 못하면,
연장·야간·휴일근로 수당 다툼에서 회사가 입증 수단을 잃습니다.

개인정보보호법 파기 의무와 충돌하지 않나

개인정보 보호법 제21조는 보유 목적이 달성되면 개인정보를 파기하라고 하지만, 다른 법령에 따른 보존 의무가 있으면 그 기간 동안은 파기하면 안 됩니다. 즉 퇴직 후 3년까지는 보존이 의무이고,
그 기간이 지나면 오히려 파기(또는 분리 보관)를 검토해야 합니다.
"퇴사했으니 바로 삭제"도,
"무기한 보관"도 둘 다 틀린 답입니다.

전자 기록(앱·엑셀)도 보존으로 인정되나

인정됩니다.
종이 출퇴근부만 유효한 게 아니라,
전자적으로 기록·보관해도 무방합니다.
오히려 실무 위험은 반대쪽에 있습니다 — 엑셀 파일은 담당자 PC 교체·퇴사와 함께 유실되기 쉽고,
수기 장부는 화재·분실에 취약합니다.
3년(장기근속자면 십수 년) 보존 의무를 생각하면 자동 축적되는 시스템 기록이 안전합니다.

자주 하는 실수 체크

• ❌ "작성 후 3년"으로 계산해 재직자 기록을 중간에 삭제
• ❌ 퇴사자 파일을 개인정보 정리 명목으로 즉시 파기
• ❌ 담당자 개인 PC의 엑셀에만 보관 (백업 없음)
• ❌ 수기 장부에 서명 누락 — 분쟁 시 신빙성 다툼 발생

인사책으로 간단히

인사책은 GPS·NFC 출퇴근 기록이 서버에 자동 축적되고,
퇴사자 기록도 그대로 남아 별도 백업 없이 보존 요건을 챙길 수 있습니다.
기록이 급여의 연장·야간·휴일 가산수당 자동계산과 연결되므로 "기록 따로,
급여 따로"의 불일치도 줄어듭니다.
무료로 시작할 수 있습니다.

근거 법령

• 근로기준법 제42조 (계약 서류의 보존)
• 근로기준법 시행령 제22조 (보존 대상 서류와 기산점)
• 근로기준법 제49조 (임금채권 소멸시효 3년)
• 근로기준법 제116조 (과태료)
• 개인정보 보호법 제21조 (개인정보의 파기)