직원 이메일 계정 만들기와 퇴사 회수

직원 이메일 계정은 입사 첫날 만들고 퇴사하는 날 회수하는 인사 업무입니다.
이 글은 인사책 회사메일에서 입사자에게 메일 주소를 발급하고,
다니는 동안 관리하고,
퇴사 때 접근을 막고 주소를 정리하는 흐름을 인사·총무 담당자의 자리에서 차례대로 정리합니다.
지어낸 사례 없이 실제로 운영 중인 동작과 인사책 팀이 직접 겪은 일만 적습니다.

메일 계정은 IT 일이 아니라 인사 일이다

회사 메일 계정은 흔히 IT 담당자의 일로 여겨집니다.
하지만 계정이 언제 생기고 언제 사라져야 하는지를 정하는 것은 사람의 입사와 퇴사입니다.
입사일이 정해지면 계정이 필요해지고,
퇴사일이 오면 계정이 닫혀야 합니다.
그 날짜를 가장 먼저,
가장 정확하게 아는 사람은 인사 담당자입니다.

문제는 메일 계정과 인사 기록이 서로 다른 곳에 있을 때 생깁니다.
인사 기록에서는 이미 퇴사 처리가 끝났는데 메일 서비스의 계정은 아무도 끄지 않은 채 남아 있는 경우입니다.
담당자가 바뀌었거나,
퇴사가 몰린 달이었거나,
그냥 잊었을 수도 있습니다.
그렇게 남은 계정으로는 그만둔 사람이 회사로 들어오는 거래처 메일,
견적서,
계약서,
지원자 서류를 계속 읽을 수 있습니다.
본인이 아무 생각 없이 로그인해 보는 것만으로도 회사 정보가 회사 밖에 있는 사람에게 열리는 셈입니다.

그래서 메일 계정 관리를 바라보는 질문을 바꾸는 것이 좋습니다.
「퇴사자 메일 계정을 누가 끄나」가 아니라 「퇴사 처리를 하면 메일도 같이 닫히나」입니다.
두 일이 한 번의 처리로 묶여 있으면 잊을 자리 자체가 없어집니다.
인사책 회사메일은 이 질문에 맞춰 만들었습니다.
메일 주소가 인사 기록의 직원에게 붙어 있고,
출퇴근·휴가·전자결재와 같은 앱의 「나의 직장」 안에 「회사메일」 탭으로 들어 있습니다.

한눈에 보는 메일 계정 생애 주기

입사부터 퇴사 뒤까지,
단계마다 누가 무엇을 하고 회사메일에서는 어떻게 되는지를 한 표로 묶었습니다.

이 표에서 담당자가 직접 손을 대야 하는 곳은 생각보다 적습니다.
입사일의 발급과 퇴사 뒤의 메일함 결정 정도이고,
퇴사 처리와 메일 접근 차단 사이에는 따로 할 일이 없습니다.
아래에서 단계마다 조금 더 자세히 봅니다.

입사자 메일 발급 — 한 명이든 여러 명이든

회사 도메인이 회사메일에 연결되어 있다면,
입사자 메일 발급은 직원 설정 화면에서 합니다.
「이메일 발급」을 누르면 메일 주소를 줄 직원을 고를 수 있고,
한 명만 고르거나 여러 명을 한꺼번에 골라 일괄 발급할 수 있습니다.
공채로 여러 사람이 같은 날 입사하는 달이나,
회사메일을 처음 도입해서 기존 직원 전원에게 주소를 줘야 하는 날에는 일괄 발급이 편합니다.

고를 수 없는 직원도 있습니다.
재직 중이 아닌 직원과 이미 메일 주소가 있는 직원은 목록에서 고를 수 없게 되어 있습니다.
퇴사한 사람에게 실수로 새 주소를 주거나,
한 사람에게 주소를 두 개 만드는 일을 처음부터 막아 두려는 것입니다.
목록에서 어떤 직원이 보이지 않는다면 그 직원의 재직 상태가 맞게 들어가 있는지 인사 기록부터 확인하면 됩니다.

발급할 수 있는 직원 수에는 제한이 없습니다.
회사메일은 무료이고,
직원 수가 늘어도 그대로 무료입니다.
그래서 「이 사람은 외근이 많으니 메일은 안 줘도 되겠지」처럼 사람을 골라 주소를 아낄 이유가 없습니다.
오히려 일부 직원만 회사 주소를 갖고 나머지는 개인 메일로 거래처와 연락하면,
그 개인 메일 안에 쌓인 회사 자료는 나중에 회사가 회수할 방법이 없습니다.
거래처와 메일을 주고받는 사람이라면 모두에게 회사 주소를 주는 편이 관리하기 쉽습니다.

발급한 뒤에는 직원에게 어디서 메일을 보는지 알려 주면 됩니다.
인사책 앱이나 웹에서 「나의 직장」으로 들어가 「회사메일」 탭을 누르면 받은 메일을 읽고,
답장하고,
검색하고,
새 메일을 쓸 수 있습니다.
출근 기록을 남기고 휴가를 신청하던 바로 그 앱이라 새로 설치하거나 외울 것이 없습니다.
참고로 회사메일은 IMAP·SMTP 연결 설정을 제공하지 않습니다.
직원이 개인 메일 프로그램에 회사 계정을 따로 연결해 두는 방식이 아니라 인사책 화면에서 쓰는 방식이고,
이 점은 퇴사 때 접근을 닫는 일과도 맞닿아 있습니다.

주소 이름 규칙은 처음에 한 번 정해 둔다

메일 주소의 앞부분인 @ 앞의 이름을 어떻게 지을지는 회사가 정할 일입니다.
정답은 없지만,
첫 직원에게 주소를 주기 전에 규칙을 한 번 정해 두면 뒤에서 고칠 일이 줄어듭니다.
일반적으로 많이 쓰는 방식과 고를 때 생각할 점을 정리하면 이렇습니다.

어느 방식을 고르든 몇 가지는 함께 정해 두는 것이 좋습니다.

• 같은 이름이 생겼을 때의 규칙 — 뒤에 숫자를 붙일지,
  중간 이름 머리글자를 넣을지 미리 정합니다.
  그때그때 정하면 주소 모양이 사람마다 달라집니다.
• 영문 표기 — 한글 이름을 영문으로 옮기는 방법이 사람마다 다를 수 있습니다.
  여권 표기를 따를지,
  본인이 원하는 표기를 받을지 정해 둡니다.
• 바꾸기 어렵다는 점 — 메일 주소는 명함,
  거래처 주소록,
  각종 서비스 가입에 퍼져 나갑니다.
  한 번 정한 주소를 나중에 바꾸면 그 주소를 아는 모든 곳에 알려야 하니,
  처음에 신중하게 정합니다.
• 퇴사자 주소와 겹칠 때 — 퇴사·삭제로 비워진 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급되지 않습니다.
  같은 이름의 사람이 그 사이에 입사하면 다른 주소를 주거나 기다려야 하므로,
  같은 이름 규칙이 여기서도 쓰입니다.

다니는 동안의 관리 — 누가,
무엇을 하나

회사메일 관리는 대표관리자와 회사관리자가 합니다.
일반 직원은 자기 메일함을 쓰기만 하고,
다른 사람의 주소를 발급하거나 메일함을 정지하는 일은 이 두 역할만 할 수 있습니다.
관리자가 여러 명이라면 회사메일을 주로 맡을 사람을 한 명 정해 두는 편이 좋습니다.
발급과 정리를 한 사람이 맡으면 주소 규칙이 흐트러지지 않습니다.

메일함 정지는 사유를 남기고,
풀 때도 사람이 푼다

재직 중인 직원의 메일함을 잠시 막아야 할 때가 있습니다.
계정이 남에게 쓰인 흔적이 보이거나,
내부 조사가 필요하거나,
장기간 자리를 비우는 동안 메일함을 닫아 두기로 한 경우 같은 때입니다.
이럴 때 관리자는 사유를 적고 메일함을 정지할 수 있습니다.

정지에서 기억할 점은 저절로 풀리지 않는다는 것입니다.
기간이 지나면 알아서 다시 열리는 방식이 아니라,
관리자가 직접 풀어야 다시 열립니다.
막은 이유가 해결되었는지 사람이 확인한 뒤에 여는 구조라,
의도하지 않게 다시 열리는 일이 없습니다.
대신 정지해 둔 메일함을 잊으면 계속 닫혀 있으니,
정지할 때 적은 사유와 언제 다시 살펴볼지를 담당자 메모에 함께 남겨 두기를 권합니다.

저장 용량은 회사 전체 합계로 본다

회사메일의 저장 용량은 회사 전체 합계 10GB입니다.
직원 한 사람마다 따로 주는 용량이 아니라,
회사의 모든 메일함이 함께 쓰는 하나의 그릇입니다.
그래서 큰 첨부 파일을 자주 주고받는 몇 사람이 전체 용량을 빠르게 쓸 수 있습니다.

저장 용량을 넘으면 관리자에게 알림이 갑니다.
그 뒤 7일 안에 줄이지 않으면 새 메일을 받고 보내는 일이 잠시 보류될 수 있습니다.
이때도 이미 저장된 메일은 지우지 않습니다.
자세한 기준은 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.
평소에는 퇴사자 메일함 가운데 더 남길 필요가 없는 것을 정리하는 일이 용량을 관리하는 가장 자연스러운 방법이 됩니다.

첨부와 바깥으로 보내는 메일

첨부 파일은 위험한 형식을 막고 바이러스 검사를 거칩니다.
첨부할 수 있는 크기와 개수는 이용약관 제5조의2를 따릅니다.
회사 바깥으로 보내는 메일에는 발송 한도가 있고 그 내용도 이용약관 제5조의2에 적혀 있으며,
광고성 대량 발송은 막혀 있습니다.
직원에게 회사메일을 안내할 때 단체 홍보 메일을 보내는 용도로 쓰지 말라는 점을 같이 알려 두면 좋습니다.

퇴사 처리 — 메일 접근은 인사 기록을 따라 닫힌다

퇴사자 메일 계정 처리에서 가장 중요한 일은 퇴사한 사람이 더 이상 회사 메일을 읽지 못하게 하는 것입니다.
인사책 회사메일에서는 인사 기록에서 그 직원을 퇴사 또는 비활성으로 처리하면 5분 안에 메일 접근이 막힙니다.
메일 계정을 따로 찾아가 끌 필요가 없습니다.
인사 담당자가 늘 하던 퇴사 처리 한 번이 메일 접근 차단까지 함께 합니다.

이렇게 묶어 둔 이유는 앞에서 말한 그대로입니다.
퇴사 처리와 계정 끄기가 두 가지 일이면,
둘 중 하나는 언젠가 빠집니다.
메일 서비스와 인사 기록을 따로 쓰면,
퇴사자 계정이 언제까지 살아 있는지는 담당자의 기억에 달리게 됩니다.
회사메일이 인사 기록의 직원에 붙어 있으면,
인사 기록이 맞는 한 메일 접근도 맞습니다.

퇴사 전에 챙길 인수인계

메일 접근이 막힌 뒤에는 퇴사자 본인이 자기 메일함을 열어 정리할 수 없습니다.
그래서 인수인계는 퇴사 처리 전에 끝내는 것이 좋습니다.
일반적으로 다음을 챙깁니다.

• 진행 중인 거래처 건 — 아직 답이 오지 않은 견적,
  계약 협의,
  일정 조율을 목록으로 만들고 후임자를 정합니다.
• 거래처에 알릴 연락처 — 앞으로 누구에게 연락하면 되는지 퇴사 전에 거래처에 알려 두면,
  퇴사 뒤 그 주소로 메일이 오는 일이 줄어듭니다.
• 남길 자료 — 계약서,
  세금계산서,
  중요한 합의 내용처럼 회사가 보관해야 하는 자료를 후임자와 함께 확인하고 회사가 정한 보관 위치에 남깁니다.
• 가입해 둔 서비스 — 업무용 서비스에 회사 메일 주소로 가입해 둔 것이 있다면,
  담당자를 바꾸거나 주소를 옮겨 둡니다.
  주소가 닫히면 그 서비스의 알림이나 비밀번호 찾기 메일도 받을 수 없습니다.

이 목록은 어느 메일 서비스를 쓰든 통하는 일반적인 인수인계 순서입니다.
회사 사정에 맞게 더하고 빼서 퇴사 체크리스트에 넣어 두면 됩니다.

퇴사 뒤 — 메일함 삭제와 30일 주소 보류

퇴사 처리로 접근이 막혔다고 해서 메일함이 사라지는 것은 아닙니다.
메일함을 남겨 둘지 지울지는 관리자가 정합니다.
퇴사 직후에는 후임자가 지난 메일을 찾아봐야 할 일이 생길 수 있으니,
인수인계가 충분히 끝났다고 판단될 때까지 남겨 두는 편이 안전합니다.

메일함을 지울 때는 한 가지를 꼭 기억해야 합니다.
삭제한 메일함과 그 안의 메일은 복구할 수 없습니다.
실수로 지운 뒤 되돌리는 방법이 없으니,
지우기 전에 남길 자료가 정말 다 옮겨졌는지 한 번 더 확인합니다.
지우면 그 메일함이 쓰던 저장 공간이 회사 전체 합계 10GB에서 빠지므로,
용량을 관리하는 데에도 도움이 됩니다.

퇴사나 삭제로 비워진 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급하지 않습니다.
퇴사한 사람 앞으로 거래처가 보낸 메일이 그 직후 입사한 다른 사람에게 들어가는 일을 막기 위해서입니다.
퇴사자에게 오던 메일이 같은 이름의 새 직원 메일함에 쌓이면,
그 직원은 자기 일과 상관없는 회사 정보를 보게 되고 거래처는 엉뚱한 사람과 이야기하게 됩니다.
30일은 거래처가 연락처가 바뀐 것을 알아차릴 여유를 주는 기간입니다.

도메인을 바꿀 때도 메일함이 먼저다

인사책 팀이 우리 회사 도메인을 직접 연결해 보면서 걸린 곳 가운데 하나도 메일함과 관련이 있었습니다.
시험으로 연결했던 도메인을 다른 도메인으로 바꾸려는데,
이미 그 도메인에 메일함을 만들어 둔 상태라 바꾸기 단추가 숨어 있었습니다.
메일함이 남아 있는 채로 도메인을 바꾸면 그 메일함이 갈 곳을 잃기 때문에 막아 둔 것이었지만,
쓰는 쪽에서는 기능이 없는 것처럼 보였습니다.
그래서 지금은 도메인 바꾸기 단추가 늘 보이고,
메일함이 남아 있으면 「먼저 메일함 정리」 안내와 그 화면으로 가는 링크가 함께 나옵니다.
도메인을 바꿀 일이 있다면 이 안내대로 메일함부터 정리하면 됩니다.

운영 기반과 개인정보 처리

직원 메일에는 거래처 정보와 개인정보가 함께 들어 있으니,
담당자는 메일이 어떤 기반에서 운영되는지도 알아 두는 것이 좋습니다.
인사책 회사메일은 아마존 웹 서비스(AWS)와 Cloudflare,
안정적인 글로벌 인프라 위에서 운영됩니다.

정리하면,
직원 이메일 계정 관리에서 담당자가 꼭 쥐고 있어야 할 것은 세 가지입니다.
입사일에는 「이메일 발급」으로 주소를 주고,
다니는 동안에는 회사 전체 합계 용량과 정지한 메일함을 살피고,
퇴사일에는 인사 기록에서 퇴사 처리를 하는 것입니다.
마지막 하나가 메일 접근 차단까지 함께 하기 때문에,
인사 기록만 정확하게 유지하면 메일 계정도 따라옵니다.
회사메일은 직원 수·메일 주소 수에 제한 없이 무료로 쓸 수 있으며, 회원가입 뒤 회사 관리 → 회사메일에서 회사 도메인을 연결하는 것부터 시작하면 됩니다.