근로자명부·임금대장,
몇 년 보관해야 하나

이런 분께 — 직원이 들고 나는 작은 사업장 사장님,
"근로계약서랑 급여 기록,
언제까지 갖고 있어야 하나? 퇴사하면 버려도 되나?"가 궁금하다면 정확한 보존 기준을 정리했습니다.

결론부터

노무 관련 법정 서류는 3년간 보존이 원칙입니다.
근로기준법 제42조는 "근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존"하도록 정합니다.
퇴사했다고 바로 폐기하면 안 됩니다.

그리고 사업주는 사업장에 근로자명부(제41조)와 임금대장(제48조 제1항)을 작성·비치해야 합니다.
작성·비치 자체가 별도 의무이고,
미작성·미비치는 제재 대상입니다.

3년 보존 대상 서류

시행령에서 정한 보존 대상에는 대표적으로 다음이 포함됩니다.

1. 근로자명부
2. 근로계약서
3. 임금대장(임금·수당·공제 내역)
4. 임금의 결정·지급방법·계산 관련 서류
5. 연장·야간·휴일근로 등 근로시간 관련 서류
6. 휴가(연차 등) 관련 서류
7. 승급·감급 등에 관한 서류

요컨대 "누가,
얼마에,
어떻게 일하고 받았는가"를 보여주는 서류 일체입니다.

보존 기간의 기산점 — 언제부터 3년?

3년은 막연히 "작성일"이 아니라 서류 종류별 기산일부터 셉니다(시행령 제22조).
예를 들어 근로계약서는 근로관계가 끝난 날,
임금대장은 마지막 기입한 날 등 서류마다 기준이 다릅니다.
따라서 "퇴사했으니 끝"이 아니라 퇴사 후에도 3년을 더 보관해야 하는 경우가 일반적입니다.

계산 예시

다음은 보존 기한을 따져보는 예시입니다.

• 2024년 1월 입사,
  2026년 6월 퇴사한 직원의 근로계약서

→ 근로관계 종료일(2026-06)을 기산점으로 약 2029년 6월경까지 보존.

• 매월 기입하는 임금대장

→ 마지막 기입일을 기준으로 3년.
실무상 회계·세무 보존과 함께 넉넉히 두는 편이 안전.

임금명세서·보존의 관계

임금명세서는 매 지급 시 "교부"가 의무이고(제48조 제2항),
임금대장은 "작성·비치 및 보존" 대상입니다.
둘은 다른 의무이니 명세서는 직원에게 주고,
대장은 사업장에 갖춰 3년 보존한다고 기억하면 깔끔합니다.

미비치·미보존 시 제재

근로자명부·임금대장 미작성·미비치,
보존 서류 미보존은 과태료 대상입니다.
다른 분쟁이 없어도 근로감독 점검에서 단독으로 적발될 수 있고,
임금체불·해고 분쟁이 생기면 서류 부재가 사용자에게 불리한 정황으로 작용합니다(입증 곤란).

자주 하는 실수

• 퇴사 즉시 폐기 — 근로관계 종료 후에도 3년 보존이 원칙.
• 명세서만 주고 대장은 안 만듦 — 교부(명세서)와 비치·보존(대장)은 별개 의무.
• 종이로만 보관 후 분실 — 전자적 보존도 가능하니 백업해 두면 안전.
• "작은 사업장이라" 미비치 — 상시 근로자 수와 무관하게 근로자명부·임금대장 비치 의무가 적용됩니다.
• 계산 근거 누락 — 임금만 적고 근로시간·수당 계산 근거가 없으면 분쟁 시 불리.

인사책으로 간단히

인사책은 근로자 정보·근로계약 데이터·출퇴근 기록·급여 내역을 텍스트와 D1 데이터로 일원화해 보관합니다.
종이 서류처럼 분실·폐기될 위험 없이 근로자명부·임금대장 성격의 데이터를 한곳에 누적해 두므로,
3년 보존 요건과 비치 의무에 대응하기 쉽고 분쟁 시 근거 자료를 빠르게 찾을 수 있습니다.