에이전시 남은 연차 문의,
직원 「휴가」 화면의 잔여·사용·전체로 답을 줄인 경영지원 담당

직원이 남은 연차를 묻기 전에 스스로 확인하게 하면 경영지원 담당의 답변은 크게 줄어듭니다.
인사책 직원 앱의 「휴가」 화면에는 「내 휴가 신청 이력」 머리 오른쪽에 「잔여」 「사용」 「전체」 세 숫자가 있고,
입사일 기준으로 자동 계산된 값이 그대로 나옵니다.
경영지원 담당은 이 위치와 숫자 읽는 법만 안내하면 됩니다.

활용 예시 · 광고·디자인 에이전시 5~29인 — 경영지원 담당이 겪는 남은 연차 문의의 반복을 인사책으로 바꾼 흐름을 따라갑니다.
등장하는 회사와 사람은 설명을 위해 구성한 예시이며,
화면과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 화면 그대로입니다.

이런 분께: 직원 열두어 명 규모에서 경영지원을 혼자 맡고,
남은 연차를 묻는 메시지에 그때그때 답해 온 분.
그리고 프로젝트 마감과 경쟁 PT 일정에 따라 휴가 신청이 몰리는 팀.

경쟁 PT 발표 이틀 전 화요일,
모니터 너머로 같은 질문이 세 번째 날아오던 오전

디자인 에이전시 사무실의 오전 11시,
창가 쪽 자리에서 아트디렉터가 모니터 너머로 경영지원 담당을 부릅니다.
"저 이번에 하루 쉬려고 하는데 연차 몇 개 남았어요?" 담당자가 공유 시트를 열어 이름을 찾아 "아직 여덟 개요" 하고 답하자,
곧바로 카피라이터가 메신저로 같은 질문을 보냅니다.
십 분 뒤에는 신입 디자이너가 묻습니다.
이 사람은 올해 입사라 일수가 다르고,
담당자는 입사일에서 개월 수를 세어 답해야 합니다.

경쟁 PT 주간에는 이 질문이 더 잦아집니다.
발표가 끝나면 다들 며칠 쉬고 싶어 하기 때문입니다.
문제는 질문 수보다 정확성입니다.
시트는 담당자가 틈틈이 고쳐 쓰는 파일이어서,
지난주에 승인한 휴가가 아직 반영되지 않은 날도 있습니다. 반차는 0.5일로 적었는데 한 줄을 빼먹은 적도 있습니다.
담당자는 답을 하면서도 "이 숫자가 맞나" 하는 마음이 듭니다.

직원 쪽도 답답합니다.
연차가 15일이라고 들었는데 자기는 열 몇 개라고 해서 헷갈리는 사람,
올해 입사해서 "나는 연차가 아예 없나요" 하고 눈치를 보는 사람도 있습니다.
담당자는 직원이 자기 숫자를 언제든 직접 볼 수 있고 담당자와 직원이 같은 숫자를 보게 하는 방법이 없는지 찾아봅니다.
대표도 "PT 끝나고 다들 쉬겠다고 할 텐데,
누가 며칠 남았는지 매번 물어보는 건 비효율 아니냐"고 한마디 거듭니다.
올해는 문의를 받기 전에 숫자를 직원 손에 쥐여 주기로 합니다.

남은 연차 질문은 왜 같은 모양으로 계속 돌아올까요?

첫째,
사람마다 일수가 다릅니다.
근로기준법 제60조 제1항은 1년간 80% 이상 출근하면 15일을 준다고 하고,
제4항은 3년 이상 근무한 직원에게 최초 1년을 넘는 매 2년마다 1일을 더해 총 25일까지 늘린다고 정합니다.
입사 연도에는 월 단위로 따로 쌓이는 연차도 있습니다.
직원이 자기 일수를 머리로 맞추기는 어렵고,
그러니 담당자에게 묻는 것이 가장 빠릅니다.

둘째,
숫자의 출처가 담당자 한 사람의 시트입니다.
시트는 사람이 고치는 만큼 빠지거나 늦게 반영되는 때가 생기고,
직원이 볼 수 없는 파일이라 확인할 길이 없습니다.

셋째,
물어봐야 할 때가 대개 쉬고 싶은 날 직전입니다.
신청 직전에 몰리는 질문은 담당자가 가장 바쁜 때와 겹칩니다.
직원 열두어 명인 이 에이전시는 상시 근로자가 5명을 넘어 제60조가 적용되는 사업장입니다.
상시 5명 미만 사업장에는 연차 규정이 적용되지 않으므로 그 경우는 이 글의 대상이 아닙니다.

질문으로 받던 때와 휴가 화면을 직접 보는 지금은 무엇이 다를까요?

따라 하기: 직원이 스스로 남은 연차를 확인하고 신청하는 순서

1단계.
「휴가」 화면에서 오른쪽 위 숫자 세 개를 봅니다

직원 앱에서 「휴가」 화면을 엽니다.
화면 가운데쯤 「내 휴가 신청 이력」 머리 오른쪽에 「잔여」 「사용」 「전체」가 한 줄로 나란히 있고,
가장 큰 글씨가 「잔여」입니다.
그 아랫줄에는 「대기」가 작게 붙고,
이월된 일수가 있을 때만 「이월」이 더 나옵니다.
입사일이 등록된 직원에게는 입사일과 몇 년차인지도 작게 표시됩니다.

경영지원 담당은 직원 교육 때 "남은 연차는 휴가 화면의 큰 숫자"라는 한 문장만 알려 줍니다.
신입 디자이너가 입사 첫날 받는 안내문에도 같은 문장을 넣고,
이후 메신저로 "연차 몇 개예요?"라는 질문이 오면 "휴가 화면 오른쪽 위를 보세요"라고만 답합니다.
처음에는 이 한마디를 반복해야 하지만,
한 번 직접 열어 본 직원은 다음부터 먼저 확인할 수 있습니다.
PC에서 같은 화면을 보면 위쪽에 「휴가 신청」 단추가 따로 있고,
숫자 구성은 같습니다.

2단계.
「전체」와 「잔여」가 어떻게 이어지는지 설명합니다

「전체」는 올해 발생한 연차이고 이월이 있으면 그 일수가 합쳐집니다.
「잔여」는 전체에서 승인된 사용분을 뺀 값이라,
승인된 휴가는 「사용」으로 옮겨 가며 「잔여」가 그만큼 줄어듭니다.
「내 연차 표」의 각주에도 잔여는 발생에 이월을 더하고 사용(승인분)을 뺀 값이라고 적혀 있습니다.

그래서 연차 사흘을 신청한 직원이 "아직 안 줄었는데요"라고 하면 「대기」를 먼저 보면 됩니다.
아직 승인되기 전이라 「사용」에는 들어가지 않고 「대기」에만 올라가 있기 때문입니다.
예를 들어 어느 디자이너의 화면에 「잔여」 11,
「사용」 4,
「전체」 15가 보이고 「대기」가 2라면,
15일 중 4일은 이미 승인되어 썼고 2일짜리 신청이 결재를 기다리는 중이라는 뜻입니다.
이 숫자는 구성한 예시입니다.
담당자가 "아직 승인 전이라 대기에 있어요"라고 한 줄로 답할 수 있게 되고,
직원도 어디까지가 확정인지 스스로 읽습니다.

더 자세한 구성이 궁금한 직원은 같은 줄의 「연차 표」를 눌러 발생과 이월이 갈린 표를 볼 수 있습니다.

3단계.
「내 휴가 신청 이력」에서 신청 상태를 확인합니다

숫자 아래에는 「전체」 「대기」 「승인」 「반려」 「취소」 칩이 있고,
누르면 그 상태의 신청 카드만 남습니다.
카드에는 휴가 종류,
상태,
기간,
일수가 한 줄씩 나오고,
반려된 신청에는 반려 사유가 붙습니다.
담당자가 "승인했으니 확인하세요"라고 알릴 필요 없이,
직원이 「승인」 칩을 눌러 확인하면 됩니다.
아직 신청이 없으면 "아직 신청한 휴가가 없습니다"라는 빈 화면이 나옵니다.

4단계.
「팀 휴가 일정」에서 PT 주간과 겹치는지 먼저 봅니다

같은 화면 맨 위에 「팀 휴가 일정」 달력이 있습니다.
같은 팀 동료가 어느 날 쉬는지 이름과 날짜,
상태가 보이고,
휴가 종류와 사유는 보이지 않습니다.
직원은 신청하기 전에 발표 전후로 팀원 여럿이 한꺼번에 빠지는 날이 있는지 달력에서 먼저 확인합니다.
담당자가 일일이 조율하던 일의 절반을 직원이 먼저 합니다.

5단계.
「새 휴가 신청」으로 신청합니다

휴대폰에서는 우측 아래 + 버튼을 눌러 「새 휴가 신청」 시트를 엽니다.
휴가 종류를 고르고 「시작일」과 「종료일」을 넣은 뒤 「휴가 신청」을 누르면 결재선으로 올라갑니다.
잔여보다 많이 신청하면 「잔여 연차가 부족합니다 (잔여 N일,
신청 N일).
회사 정책상 마이너스 연차는 사용할 수 없습니다.」라는 안내가 나옵니다.
신청이 올라가면 「대기」 숫자가 늘어납니다.

6단계.
신청 시기를 회사 규칙으로 정할지 판단합니다

경쟁 PT 직전에 신청이 몰리는 일이 반복된다면 PC에서 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「휴가」 묶음 → 「휴가·야근 규정」을 열어 「사용·소진」 그룹의 「최소 사전 신청 기한 (일)」을 봅니다.
기본값은 0이고,
며칠 이상으로 정하면 그보다 늦은 신청에 "회사 정책상 휴가는 최소 N일 전에 신청해야 합니다 (가장 빠른 신청 가능일: …)"라는 안내가 나옵니다.
이 값은 모든 휴가 신청에 적용되므로,
급한 사정으로 쉬어야 하는 직원도 막힌다는 점을 같이 생각해 정하세요.

근로기준법 제60조 제5항은 직원이 청구한 시기에 휴가를 주는 것이 사업 운영에 막대한 지장을 줄 때만 회사가 시기를 바꿀 수 있다고 정합니다.
경쟁 PT 주간이라는 이유만으로 휴가를 일괄 거절해도 되는지는 노무 전문가와 확인하세요.
설정 변경 뒤에는 「변경사항 저장」을 누릅니다.

휴가 화면의 숫자는 어디까지 믿고,
무엇을 확인해야 하나요?

휴가 화면의 숫자는 입사일과 회사의 「휴가·야근 규정」을 기준으로 인사책이 계산한 값입니다.
승인된 신청은 사용에 반영되고,
담당자의 시트와 달리 고치는 사람이 따로 없습니다.
직원이 "제 숫자가 다른 것 같다"고 하면 담당자와 직원이 같은 화면의 숫자를 보며 대화할 수 있습니다.

다만 입사일이 비어 있거나 틀리면 숫자도 틀립니다.
입사일이 없는 직원의 화면에는 숫자 대신 「입사일 미입력 — 연차 계산 대기」가 나옵니다.
이 안내를 본 직원은 관리자에게 입사일 등록을 요청해야 하므로,
담당자는 입사 직후 입사일부터 확인하세요.
관리자가 일수를 손으로 조정한 사람은 규정 계산과 다를 수 있습니다.

도입 전에 확인할 점

첫째,
직원 모두에게 앱 설치와 로그인이 되어 있는지 확인하세요.
앱에서 보는 화면이라 설치하지 않은 직원은 계속 묻게 됩니다.
둘째,
직원 입사일을 도입 전에 맞추세요.
셋째,
「휴가」 화면의 「팀 휴가 일정」은 이름,
날짜,
상태만 보여 주고 휴가 종류와 사유는 보이지 않습니다.
넷째,
연차 일수를 어떻게 정할지의 기준은 「휴가·야근 규정」의 「휴가 적용 기준」(회계연도 기준 또는 입사일 기준)에 달려 있으니,
규정에 적힌 기준과 회사 취업규칙이 같은지 확인하세요.

자주 묻는 질문

「전체」와 「잔여」는 무엇이 다르고,
승인 전 신청은 어디에 보이나요?

「전체」는 올해 발생한 연차(이월이 있으면 포함)이고,
「잔여」는 전체에서 승인된 사용분을 뺀 값입니다.
아직 승인되지 않은 신청은 화면 아랫줄 「대기」에 따로 보입니다.
승인되면 「사용」에 들어가 「잔여」가 줄어듭니다.

입사일이 안 들어간 직원의 휴가 화면은 어떻게 보이나요?

숫자 대신 「입사일 미입력 — 연차 계산 대기」라는 안내가 보이고,
회사에 입사일이 등록되지 않아 연차를 계산할 수 없으니 관리자에게 등록을 요청해 달라는 설명이 붙습니다.
이 직원이 연차를 쓰려면 먼저 관리자가 입사일을 넣어야 합니다.

잔여보다 많은 일수를 신청하면 어떻게 되나요?

기본 설정에서는 「잔여 연차가 부족합니다」로 시작하는 안내가 나오고 신청이 올라가지 않습니다.
「휴가·야근 규정」의 「마이너스 연차 허용」을 바꾸면 달라질 수 있으니,
어떻게 둘지는 회사가 정해야 합니다.

남은 연차를 묻는 메시지에 일일이 답하던 시간을 직원이 직접 확인하는 습관으로 바꿀 수 있습니다.
5인 미만 사업장의 연차가 궁금하다면 한의원 직원 연차 발생 기준 글을 함께 보시고,
직접 해 보려면 인사책 시작하기에서 직원 입사일부터 넣어 보세요.

근거: 근로기준법 제11조(적용 범위),
제60조 제1항·제4항·제5항(연차유급휴가) — 국가법령정보센터 근로기준법