퇴사자 로그인은 끊고 기존 메일은 후임자가 볼 수 있나요? 삭제 복구까지 비교

인사책 회사메일에서 퇴사자의 로그인을 끊는 것은 가능하지만(예),
인사책 화면에는 후임자나 관리자가 퇴사자의 기존 메일을 대신 열어 보는 메뉴도,
삭제한 메일함을 되살리는 기능도 없습니다(아니오).
인사 기록에서 「퇴사 처리」나 「비활성화」를 하면 그 직원은 인사책 메일 화면에 들어갈 수 없고,
이미 받은 접근 권한도 최대 5분(300초) 안에 끝납니다.
퇴사 뒤에도 자료를 후임자가 열람해야 하거나 삭제 복구가 필수 조건이면,
이 글의 비교표에서 다른 후보를 함께 검토하세요.
(2026-10-21 인사책 소스 코드 기준)

한눈에 보는 답

아래 표는 퇴사자 메일에서 자주 나오는 여섯 가지 상황을 인사책 기준으로 정리한 것입니다.
「확인할 것」 칸은 도입 전에 회사에서 직접 정해야 하는 항목입니다.

입사·휴직·비활성·퇴사·삭제,
누가 무엇을 할 수 있나

아래 표는 직원 한 명의 상태가 바뀔 때 직원 본인,
후임자,
관리자가 메일에서 할 수 있는 일을 나눈 것입니다.
후임자 칸이 모든 줄에서 같은 것은,
후임자가 다른 사람의 메일함을 열어 보는 기능이 인사책 화면에 없기 때문입니다.

먼저 확인할 질문 4가지

퇴사자 메일은 서비스를 고르기 전에 회사의 요구를 네 가지로 나누면 결론이 빨라집니다.
아래 질문에 한 번에 답하면 인사책이 맞는지 바로 갈립니다.

1. 후임자가 퇴사자의 기존 메일을 직접 열어 봐야 하나요,
   아니면 필요한 메일만 넘겨받으면 되나요? 직접 열람이 필수이면 인사책은 맞지 않습니다.
   필요한 메일만 퇴사 전에 후임자 주소로 전달하면 된다면 인사책으로 운영할 수 있습니다.
2. 계약이나 법령 때문에 퇴사 후 정해진 기간 동안 메일을 보존해야 하나요? 보존 기한이나 보존 잠금을 설정하는 화면이 인사책에 없으므로,
   필수 조건이면 다른 후보를 함께 검토해야 합니다.
   보안·자료 보존 기능의 비교는 법률 적합성을 확정하는 것이 아니므로 회사의 계약 요구에 맞는지 따로 확인하세요.
3. 관리자가 실수로 메일함을 지웠을 때 정해진 기간 안에 되살려야 하나요? 필수이면 인사책은 맞지 않습니다.
   선택 사항이면 삭제 전 확인 장치(주소 입력)와 「정지」로 대체할 수 있는지 판단하세요.
4. 휴직 중인 직원의 메일을 열어 둘 건가요,
   막을 건가요? 같은 휴직도 어떤 버튼으로 처리하느냐에 따라 메일이 열리거나 막힙니다.
   회사 규정에 맞는 버튼을 미리 정해 두세요.

이 네 가지 질문은 가격보다 먼저 봐야 합니다.
퇴사 후 보존과 삭제 복구 같은 필수 조건은 저렴한 가격이나 다른 기능으로 상쇄되지 않기 때문입니다.
무료 여부보다 회사 전체 저장량,
과거 자료 이전,
공유 주소 권한,
계정 종료 후 보존이 선택을 바꾼다는 점도 함께 기억하세요.

계산해 보기

아래 세 가지는 가상의 예입니다.
실제 회사의 숫자가 아니며,
상태별 결과가 어떻게 나뉘는지 보여 주기 위한 계산입니다.

계산 1.
상태별 접근 가능 인원 (가상의 예)

메일함을 발급한 직원이 40명인 회사가 있다고 가정합니다.
이 중 3명은 퇴사 처리했고,
2명은 「휴직 처리」를 했고,
1명은 휴직 사유를 고른 「비활성화」를 했습니다.

• 메일 접근이 거부되는 직원: 퇴사 3명 + 비활성화 1명 = 4명
• 메일 접근이 유지되는 직원: 40명 − 4명 = 36명 (「휴직 처리」 2명 포함)
• 「퇴사(보관)」 상태로 남는 메일함: 3개

같은 휴직자 3명이라도 「휴직 처리」를 한 2명은 메일이 열려 있고,
「비활성화」를 한 1명은 막힙니다.
휴직 중에도 메일을 막으려면 「휴직 처리」 대신 「비활성화」를 쓰거나,
관리자 「정지」를 따로 써야 합니다.

계산 2.
접근이 끝나기까지 걸리는 시간

인사책 메일 화면 접근 권한의 유효 시간은 240초이고,
시계 오차 허용은 60초입니다.
240초 + 60초 = 300초 = 5분이므로,
퇴사 처리 직전에 받은 접근 권한도 최대 5분 안에 끝납니다.
5분은 최대치이며,
고용 종료 기록이 반영된 뒤에는 새 접근 권한이 발급되지 않습니다.

계산 3.
한 번에 발급하는 인원 (가상의 예)

입사자 900명을 한꺼번에 등록하는 회사를 가정하면,
한 번에 최대 500명까지 발급하므로 500명 + 400명,
총 2번에 나누어 발급합니다.
직원이 늘어도 회사 전체 저장 용량은 합계 10GB로 같으므로,
직원 수가 늘면 한 사람이 쓸 수 있는 평균 몫이 줄어듭니다.
용량 운영은 아래 근거 칸의 용량 가이드를 보세요.

시간 절감 효과는 이 글에 쓰지 않습니다.
인사 기록을 한 번 입력하고 메일까지 발급할 때 걸리는 시간을 전후로 재어 본 측정값이 없기 때문입니다.

인사책에서 하는 법

무료 회사메일 — 회사 도메인을 연결하면 직원 수 제한 없이 주소를 발급합니다(회사 합계 10GB).
무료 플랜은 과거 기록 조회 기간·내보내기·AI 연결(MCP) 호출 등 일부 사용량에서 유료 플랜과 차이가 있을 수 있어요.
아래 순서는 입사부터 삭제까지 관리자가 하는 일을 메뉴 이름 그대로 따라간 것입니다.
메뉴 이름은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준입니다.

1단계.
직원 목록에서 메일 주소 발급하기

1. 톱니바퀴 › 「설정」 › 「메일」 칸 › 「직원 메일」을 엽니다.
   예전 이름은 「직원 메일 현황」입니다.
2. 메일이 아직 없는 직원을 고릅니다.
   이미 메일함이 있거나 재직 상태가 아닌 직원은 고를 수 없습니다.
3. 발급 확인 창에서 만들 주소를 확인합니다.
   기본 주소 형식은 이름.성이며,
   가상의 예로 김민지는 minji.kim이 됩니다.
   같은 선택 안에 같은 이름이 있으면 minji.kim2처럼 숫자가 붙습니다.
   주소는 이 창에서 고칠 수 있습니다.
4. 「발급하기」를 누릅니다.
   한 번에 최대 500명까지 발급합니다.
5. 직원의 알림 목록(종 알림)에 발급 알림이 올라가고(푸시 알림은 보내지 않으며,
   직원이 앱 안 알림을 꺼 둔 경우에는 올라가지 않습니다),
   직원은 인사책 로그인 그대로 하단바 「메일」(기본 하단 바 기준 · /worker/mail)에서 메일을 씁니다.

인사카드에서 한 명씩 발급할 수도 있습니다.
톱니바퀴 › 「설정」 › 「사람·권한」 › 「직원 명단」에서 직원을 열면 PC 화면에서는 인사카드 옆에 「회사메일」 구획이 있고,
이 직원에게 메일이 없으면 구획의 「이 직원 메일 발급」을 눌러 「직원 메일」 화면의 발급 확인 창으로 넘어갑니다.
직원 명단 화면에는 여러 명을 한꺼번에 발급하는 버튼을 일부러 두지 않았고,
여러 명 발급은 「직원 메일」 화면에서만 합니다.

이 방식의 편의는 같은 직원 기록이 메일 발급과 회수를 함께 정한다는 점입니다.
직원 명단에 이미 있는 사람을 다시 입력하지 않고 메일 대상으로 고릅니다.
다만 기존 메일함의 과거 메일을 새 메일함으로 옮기는 기능은 없습니다.

2단계.
퇴사 전에 필요한 메일 넘기기

후임자가 퇴사자의 메일함을 열어 보는 기능이 없으므로,
퇴사 처리 전에 사람이 직접 넘겨야 합니다.

1. 퇴사 예정자가 업무에 필요한 메일을 열고 「전달」로 후임자 주소에 보냅니다.
   전달은 메일 한 통을 새 메일로 한 번 더 보내는 방식입니다.
2. 거래처가 계속 보내는 문의 주소는 개인 주소가 아니라 공용 주소로 옮깁니다.
   인사책 안내는 사람이 바뀌어도 이어 쓸 주소는 개인 주소 대신 공용 주소로 만들어 두는 편이 낫다고 설명합니다.
3. 「한 사람이 받는 공용 주소」의 받는 사람이 퇴사하면,
   대표에게 회사메일이 있는 경우 메일은 대표에게 자동으로 옮겨집니다.
   대표에게 회사메일이 없으면 「받는 사람 없음」으로 표시되므로 새 받는 사람을 직접 정합니다.
4. 인수인계가 끝났는지 후임자에게 확인받은 뒤에 퇴사 처리를 합니다.

메일을 한꺼번에 파일로 내려받는 기능(.eml, mbox 같은 형식)은 인사책 화면에 없습니다.
보관해야 하는 메일이 많으면 이 방식으로는 부족하므로,
아래 「인사책이 맞지 않는 경우」를 먼저 보세요.

3단계.
퇴사 처리로 로그인 끊기

1. 톱니바퀴 › 「설정」 › 「사람·권한」 › 「직원 명단」에서 해당 직원을 열고 인사카드의 「재직 상태」 카드를 봅니다.
2. 「퇴사 처리」를 누르고 「퇴사일」을 넣습니다.
   비워 두면 오늘 날짜로 기록됩니다.
3. 소속이 해제되고 퇴사일이 기록되며,
   다른 회사 재직이 없으면 계정도 비활성화됩니다.
   이 화면에서는 되돌릴 수 없습니다.
4. 그 직원의 메일 접근은 거부됩니다.
   이미 받은 인사책 메일 화면 접근 권한도 최대 5분 안에 끝납니다.
5. 「직원 메일」 화면에서 그 직원의 메일함은 「퇴사(보관)」 칩으로 남습니다.
   이 칩은 「퇴사(보관) 보기」를 켜야 목록에 나타납니다.

퇴사 처리 뒤에 메일함이 남는다는 것은 메일이 보관된다는 뜻이지,
관리자 화면에서 읽을 수 있다는 뜻이 아닙니다.
관리자 화면에서 그 메일함에 할 수 있는 일은 「정지」와 「메일함 삭제」 메뉴뿐이고,
메일을 읽는 메뉴는 없습니다.

「퇴사 처리」 대신 「비활성화」를 쓰면 "잠시 숨김,
되돌릴 수 있음"으로 처리됩니다.
인사책 화면은 비활성화를 "잠시 숨김 · 되돌릴 수 있음",
퇴사 처리를 "퇴사일 기록 · 되돌릴 수 없음"으로 구분해 안내합니다.
두 경우 모두 메일 접근은 거부됩니다.

4단계.
휴직자는 어떻게 할지 정하기

1. 휴직 중에도 메일을 쓰게 하려면 「휴직 처리」를 씁니다.
   휴직은 재직 상태가 유지되며,
   메일도 열린 채로 유지됩니다.
2. 휴직 중 메일을 막으려면 「비활성화」에서 휴직류 사유(육아휴직·병가·휴직(일반))를 고릅니다.
   이 경우 명단에서 숨겨지고 회사 홈에도 들어올 수 없으며 메일도 거부됩니다.
3. 인사 기록은 그대로 두고 메일만 막으려면 「직원 메일」의 ⋯ 메뉴에서 「정지」를 씁니다.
   정지하면 받은 메일은 보관되고,
   복직 처리를 해도 정지는 풀리지 않으므로 「정지 풀기」를 따로 눌러야 합니다.
4. 복직하면 「복직 처리」(휴직 처리한 경우) 또는 「재직으로 복구」(비활성화한 경우)를 누릅니다.

같은 휴직도 어떤 화면에서 처리했느냐에 따라 메일이 열리거나 막힙니다.
회사 규정에 맞춰 어느 버튼을 쓸지 미리 정해 두세요.

5단계.
더 필요 없을 때 메일함 삭제하기

1. 「직원 메일」 화면에서 「퇴사(보관) 보기」를 켜고 대상 메일함을 찾습니다.
2. 메일함 오른쪽 ⋯ 메뉴에서 「메일함 삭제」를 누릅니다.
3. 「메일함을 삭제할까요?」 창에 「되돌릴 수 없어요.」 「메일이 모두 지워져요.」 「이 주소는 30일 동안 다시 만들 수 없어요.」 세 줄이 나옵니다.
4. 삭제할 메일 주소를 입력창에 그대로 입력해야 삭제 버튼이 켜집니다.
   주소를 틀리면 삭제되지 않습니다.
5. 삭제하면 그 안의 메일은 복구되지 않습니다.
   이 단계 전에 2단계의 전달과 공용 주소 이전이 끝났는지 다시 확인하세요.

이용약관 제5조의2는 「삭제한 메일함과 그 안의 메일은 복구할 수 없습니다.
삭제되거나 퇴사 처리로 비워진 메일 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급하지 않습니다.」라고 적고 있습니다.

직원이 자기 메일을 지울 때는 「휴지통」 폴더로 가고,
휴지통에서 「영구 삭제」를 하면 되돌릴 수 없고,
휴지통에서 여러 통을 골라 영구 삭제할 때는 「영구 삭제할까요? 되돌릴 수 없어요」 확인이 먼저 나옵니다.
단일 메일의 삭제와 메일함 전체의 삭제는 다른 일이며,
메일함 전체 삭제만 관리자가 합니다.

인사책이 맞지 않는 경우

아래 조건 중 하나라도 필수이면 인사책 회사메일은 맞지 않습니다.
2026-10-21 인사책 소스 코드 기준이며,
이 칸은 가격이나 다른 기능으로 상쇄되지 않습니다.

• 퇴사한 직원의 메일을 후임자나 관리자가 직접 열람해 검색해야 하는 경우.
  관리자 화면의 메일함 메뉴가 정지·정지 풀기·삭제뿐이고,
  다른 직원의 개인 메일함을 대신 열거나 넘겨받는 위임 메뉴가 없습니다.
• 퇴사 후 정해진 기간 동안 메일을 보존하거나 삭제를 막아 두어야 하는 경우.
  보존 기한이나 보존 잠금을 설정하는 화면이 없습니다.
• 관리자가 실수로 지운 메일함을 정해진 기간 안에 되살려야 하는 경우.
  삭제한 메일함과 메일은 복구되지 않으며,
  정해진 복구 기간도 없습니다.
• 퇴사자 메일을 파일로 내려받아 따로 보관해야 하는 경우.
  인사책 화면에는 메일을 .eml이나 mbox로 내보내는 기능이 없습니다.
• 공용 메일함에서 사람별로 읽기만,
  보내기만 같은 권한을 나누거나 사용자별 열람 기록을 남겨야 하는 경우.
  역할별 권한을 나누는 화면과 사용자별 열람 기록을 보는 화면이 없습니다.
• 기존 메일함의 과거 메일을 인사책 메일함으로 옮겨야 하는 경우.
  기존 메일을 새 메일함으로 옮기는 기능은 지원하지 않습니다.

이 조건이 아니라면,
즉 퇴사 전에 필요한 메일을 사람이 전달하고 퇴사 후에는 접근만 끊으면 되는 회사라면 인사책으로 운영할 수 있습니다.
출퇴근과 결재를 이미 인사책에서 운영하는 회사는 같은 직원 목록으로 메일 주소까지 발급하므로 입력을 다시 하지 않아도 됩니다.

다른 서비스와 비교할 때

아래 비교는 퇴사자 자료 보존,
후임자 열람,
삭제 후 복구 세 가지 조건만 봅니다.
순위가 아니라 조건별로 후보를 보여 주는 표이며,
공개 문서에서 확인되지 않는 칸은 「공개 자료로 확인 못 함」으로 적었습니다.
이 표는 공개 문서 검토이고,
각 회사 환경에서 직접 시연해 확인한 결과는 아닙니다.
(출처: 각 사 공개 문서,
2026-10-21 확인 · 확인일을 따로 적은 칸은 그날 확인)

조건별로 보면 이 후보부터

• 퇴사 후에도 관리자나 후임자가 자료를 정해진 기간 검색해야 한다면: Microsoft 비활성 사서함과 하이웍스 메일 아카이빙을 먼저 비교하세요.
  두 서비스 모두 보존 기간,
  후임자의 실제 열람 권한,
  추가 요금을 한 가지 요금제와 권한 구성으로 확인해야 합니다.
• 관리자가 지운 메일함을 일정 기간 안에 되살려야 한다면: Microsoft(삭제 취소 30일,
  보류 적용 시 장기 보존)와 하이웍스(관리자의 삭제 메일 복원)를 먼저 확인하세요.
  삭제 유형별로 실제로 복구되는지는 직접 시험해야 합니다.
• Google 문서 협업을 쓰는 조직이라면: Google Workspace도 후보입니다.
  퇴사자 보존 계정의 라이선스와 후임자 접근 설정을 먼저 확인하세요.
• 메일과 결재,
  업무관리를 한 번에 사려는 조직이라면: 다우오피스도 후보입니다.
  5인 이하 무료 구성도 있습니다.
• 출퇴근과 결재를 이미 인사책에서 쓰고,
  퇴사 전에 사람이 메일을 전달하고 퇴사 후에는 접근만 끊으면 되는 회사라면: 인사책이 맞습니다.
  같은 직원 목록으로 주소를 발급하고 퇴사 처리로 접근을 끊습니다.

다른 서비스가 인사책 직원 목록과 메일 계정을 자동으로 연동하는지는 이 글이 본 공개 문서 범위에서 확인하지 못했습니다.
미지원이라는 뜻이 아니라 확인하지 못했다는 뜻입니다.
연동이 필요하면 해당 서비스의 관리 API나 가져오기 조건을 먼저 확인하세요.

근거와 확인일

인사책 기능은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준이며,
아래 공개 페이지와 소스 코드의 화면 문구를 근거로 했습니다.

인사책 공개 페이지

• 무료 회사메일 (EM-S01,
  확인일 2026-10-21)
• 웍스메일 소개 (EM-S03,
  확인일 2026-10-21)
• 이용약관 제5조의2 회사메일 (EM-S02,
  확인일 2026-10-21)
• 회사 메일 용량 10GB 나눠 쓰는 법 (EM-S32,
  확인일 2026-10-21)
• 직원 이메일 계정 만들기와 퇴사 회수
• 퇴사자 처리 원스톱 세팅

다른 서비스 공개 문서 (확인일 2026-10-21 · 확인일을 따로 적은 칸은 그날 다시 확인)

• Microsoft 비활성 사서함: https://learn.microsoft.com/ko-kr/purview/inactive-mailboxes-in-office-365 (EM-S17)
• Microsoft Exchange Online 요금: https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/exchange/exchange-online-business-plans-and-pricing (EM-S14)
• 하이웍스 메일 상품: https://biz-solution.hiworks.com/product/mail (EM-S21)
• 하이웍스 요금: https://biz-solution.hiworks.com/market/groupware?type=A (EM-S22)
• 하이웍스 데이터 보관: https://biz-solution.hiworks.com/product/function/mail/backup (EM-S24)
• Google Workspace 요금: https://workspace.google.com/pricing?hl=ko (EM-S07)
• 네이버웍스 코어 이용요금: https://naver.worksmobile.com/pricing/ (EM-S18)
• 네이버웍스 메일 보안 관리: https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/security/mail-security/ (EM-S20)
• 다우오피스 업무관리 기능: https://daouoffice.com/features.jsp (EM-S26)
• 다우오피스 서비스형 가격: https://daouoffice.com/ (EM-S29)

모든 요금은 2026-10-21 확인 문서 기준이며 견적,
할인,
갱신에 따라 달라질 수 있습니다.
Google의 한국 실결제가,
환율,
세금은 이 글에서 확인하지 못했습니다.

이 글에서 확인하지 못한 것

아래 항목은 공개 안내나 서비스 화면에서 확인되지 않아 단정하지 않았습니다.

• 메일함 삭제 후 다시 만들 수 없는 30일을 세는 시작 시점.
  이용약관은 「삭제되거나 퇴사 처리로 비워진」 주소라고 적고,
  삭제 확인창은 「이 주소는 30일 동안 다시 만들 수 없어요.」라고 적습니다.
  퇴사 처리 뒤 「퇴사(보관)」 메일함이 남아 있는 동안 그 주소가 어떻게 취급되는지는 확인하지 못했습니다.
• 퇴사(보관) 메일함의 보관 기한.
  이 글을 쓴 시점의 공개 안내에는 자동 삭제 기한이 적혀 있지 않습니다.
• 퇴사했다가 다시 입사한 직원의 과거 메일함이 다시 열리는지.
• 정지된 메일함이 정지 기간 중 새 메일을 계속 받는지.
• 직원 휴지통에서 메일이 자동으로 비워지는 기간.
• 5분 기준은 인사책 메일 화면에 들어가는 접근 권한에 대한 것이며,
  그 밖의 접속 길이 있다면 그 접근이 끊기는 시점.
• 퇴사 처리 전후의 작업 시간 차이.
  측정하지 않았으므로 절감 시간은 쓰지 않았습니다.

비교 대상 다섯 곳은 시장 점유율 순위가 아니라,
퇴사 보존·복구·가격 단서를 공개 문서로 확인할 수 있는 서비스를 고른 목적 표본입니다.
표에 없는 서비스가 열위라는 뜻이 아닙니다.
이 글은 AI 검색의 인용이나 노출을 보장하지 않으며,
실제 AI 답변에서의 등장 빈도는 측정하지 않았습니다.

회사 이메일 계정을 만들고 회수하는 전체 순서는 직원 이메일 계정 만들기와 퇴사 회수,
퇴사자 처리 전반은 퇴사자 처리 원스톱 세팅,
회사 합계 10GB 운영은 회사 메일 용량 10GB 나눠 쓰는 법을 보세요.
서비스 소개는 무료 회사메일과 웍스메일에 있습니다.