학원 데스크 직원 근태관리 — 상담실장·행정직원 출퇴근 세팅법

학원 노무 상담을 하다 보면 묘한 공통점이 있다.
강사 계약서는 그럭저럭 갖춰놓고,
정작 매일 오후 1시부터 밤 10시까지 학원을 지키는 데스크 직원은 계약서도 근태 기록도 없는 경우다.
강사는 시수로 관리되지만 데스크는 '풀타임 상주'라 오히려 근로기준법의 정면 적용 대상인데,
관리 순서가 뒤집혀 있는 셈이다.
처음 세팅한다면 아래 순서대로 점검하면 된다.

1단계 — 소정근로시간부터 확정하라

학원 데스크의 실제 근무대는 보통 오후 1~2시 출근,
밤 9~10시 퇴근이다.
먼저 하루 몇 시간을 '소정근로'로 할지 정한다.
근로기준법 제50조의 상한은 1일 8시간,
1주 40시간이다.
13시~22시 근무라면 9시간 체류이므로,
휴게 1시간을 빼고 8시간 근로로 설계하는 것이 표준이다.
이 내용을 근로계약서에 근무시간·휴게·임금과 함께 명시해야 한다(근로기준법 제17조).
"바쁠 때 알아서"는 계약이 아니다.

2단계 — 휴게시간은 이름만 두지 마라

근로기준법 제54조에 따라 4시간 근무에 30분,
8시간에 1시간 이상의 휴게를 '근로시간 도중'에 줘야 한다.
학원 데스크의 함정이 여기다.
저녁 6~7시를 휴게로 정해놓고 그 시간에 등원 학생 응대,
학부모 전화,
결제 처리를 시키면 그건 휴게가 아니라 근로다.
휴게 중에는 전화를 다른 직원에게 돌리거나 안내문을 붙여서라도 실제로 자리를 비울 수 있게 해야 한다.
형식상 휴게 1시간을 빼고 급여를 계산했는데 실제로는 쉬지 못했다면,
그 1시간은 미지급 임금이 된다.

3단계 — 주휴수당과 초과근무를 숫자로 관리하라

주 15시간 이상 일하고 소정근로일을 개근하면 유급 주휴일이 발생한다(근로기준법 제55조,
시행령 제30조).
월급제라면 통상 월급에 주휴가 포함된 것으로 설계하되,
계약서에 그 구성을 적어두는 게 깔끔하다.
문제는 초과근무다.
학원은 시험기간,
설명회,
신학기 등록 시즌마다 데스크 퇴근이 밤 11시로 밀리곤 한다.
5인 이상 사업장이라면 연장근로에 통상임금의 50%를 가산해야 하고(근로기준법 제56조),
연장은 당사자 합의로 주 12시간까지만 가능하다(제53조). 5인 미만이면 가산의무는 없지만 일한 시간분 임금 지급 의무는 그대로다.
어느 쪽이든 '몇 시에 퇴근했는지' 기록이 없으면 계산 자체가 불가능하다.
데스크 PC 옆에 종이 대장을 두는 것보다,
인사책처럼 무료로 GPS 출퇴근을 찍고 연장·야간 근로시간을 따로 집계해 주는 도구를 쓰면(급여 기능을 켜면 가산수당까지 계산) 시즌마다 반복되는 정산 시비가 줄어든다.

4단계 — 강사와 다른 축으로 분리하라

마지막 체크포인트.
데스크 직원의 근태·급여 체계를 강사와 한 틀에 섞지 마라.
강사는 시수·비율제,
데스크는 소정근로 기반 월급제로 축이 다르다.
급여대장도 분리해 두면 세무·노무 점검 때 설명이 쉬워진다.
물론 직원 수와 운영 형태에 따라 세부 설계는 사업장 상황에 따라 다를 수 있다.

다음 행동 두 가지.
오늘 데스크 직원의 계약서에 근무시간·휴게·주휴 구성이 적혀 있는지 확인하고,
없다면 이번 주 안에 서면으로 갖춰라.
그리고 시험기간 초과근무가 시작되기 전에 출퇴근 기록 도구부터 세팅하라.