회사메일을 인사책으로 바꾸면 예전 메일은 어떻게 되고,
퇴사자의 메일·파일·결재는 누구에게 넘기나요?

인사책 회사메일은 도메인을 연결한 뒤 새로 도착하는 메일부터 받고,
쓰던 서비스의 과거 메일을 옮겨 오는 기능은 없습니다.
그래서 새로 시작하는 경우와 과거 메일을 쓰던 서비스에 따로 보관하는 경우에는 인사책을 쓸 수 있고,
과거 메일 전체를 같은 메일함으로 옮겨야 하는 완전 이전에는 맞지 않습니다.
퇴사자는 인사 기록에서 퇴사 처리를 하면 그 회사의 접근이 막히지만,
메일·파일·결재 자료를 한 번에 후임자에게 넘기는 화면은 확인하지 못했으므로 모듈마다 따로 넘겨야 합니다.

한눈에 보는 답

회사메일을 바꾸는 상황은 신규 시작,
주소 유지,
완전 이전의 세 경로로 나뉘고,
경로마다 인사책에서 되는 일과 따로 해야 하는 일이 다릅니다.
아래 표는 상황을 정하면 무엇을 확인해야 하는지를 보여 줍니다.
이 글의 인사책 기능 설명은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준입니다.

먼저 확인할 질문 6가지

경로를 고르기 전에 아래 여섯 가지를 먼저 적어 두면 인사책이 맞는지 대부분 정해집니다.

1. 쓰던 서비스의 메일은 모두 합쳐 몇 GB이고,
   폴더와 첨부는 얼마나 되나요? 과거 메일 합계가 회사 합계 10GB보다 크면 같은 용량 안에 둘 수 없습니다.
2. 과거 메일을 새 메일함에서 열어야 하나요,
   쓰던 서비스에서 열어도 되나요? 새 메일함에서 열어야 하면 완전 이전입니다.
3. 회사 주소(도메인)를 그대로 써야 하나요,
   쓰던 서비스의 계약은 언제 끝나나요? 계약이 끝나는 날은 과거 메일을 열 수 있는 마지막 날과 연결됩니다.
4. 하루와 1분 동안 외부로 보내는 메일은 최대 몇 통이고,
   첨부 파일은 한 통에 몇 개,
   파일당 몇 MB인가요? 직원 수가 아니라 이 값을 약관과 대조합니다.
5. 퇴사자의 자료는 어느 모듈에 있나요? 메일,
   파일,
   결재,
   업무,
   일정 가운데 후임자에게 남겨야 하는 것과 보존해야 하는 기간,
   법적 의무가 있는지를 적습니다.
6. 쓰던 서비스의 일정과 주소록도 옮겨야 하나요? 이 글은 메일과 퇴사 인계만 다루며,
   인사책에서 일정과 주소록을 옮기는 기능은 확인하지 못했습니다.

숫자로 보기

아래 세 가지는 모두 가상의 예이고,
실제 회사의 통계가 아닙니다.
값만 자기 회사 숫자로 바꿔 대입하면 됩니다.

가상의 예 1: 과거 메일 용량과 회사 합계 10GB

직원 12명 회사가 쓰던 서비스에서 메일 합계 32GB를 쓰고 있다고 가정합니다.
32GB에서 10GB를 빼면 22GB가 모자랍니다.
인사책 회사메일 저장 용량은 직원마다 나누지 않고 회사 합계 10GB이므로,
32GB를 인사책으로 옮겨 오는 방식은 용량으로도 맞지 않습니다.
주소 유지 경로에서는 이 32GB가 쓰던 서비스에 남고,
인사책의 10GB는 새로 받는 메일만 씁니다.

가상의 예 2: 새 메일만 받을 때 10GB가 버티는 기간

직원 12명이 첨부를 포함해 한 달에 한 명당 40MB의 메일을 주고받는다고 가정하고,
계산을 쉽게 하려고 1GB를 1,000MB로 셉니다.
12명 곱하기 40MB는 480MB,
곧 0.48GB입니다.
10GB를 0.48GB로 나누면 약 20.8이므로 소수점을 버리면 약 20개월입니다.
지운 메일과 휴지통은 따져 넣지 않은 단순 계산입니다.

가상의 예 3: 외부 발송량과 첨부 크기 대조

영업 직원 8명이 메일이 몰리는 날 한 명당 외부 거래처에 20통씩 보낸다고 가정합니다.
8명 곱하기 20통은 160통이고,
이 값이 하루 외부 발송량입니다.
이 160통을 이용약관 제5조의2 「발송 한도」의 하루 숫자와 비교하고,
한꺼번에 몰아 보내는 최대 통수는 같은 조항의 1분 숫자와 비교합니다.
견적서 PDF가 12MB라면 파일당 10MB 한도보다 2MB 큽니다.
약관의 첨부 한도 기준으로는 그 파일을 그대로 첨부할 수 없으므로 파일을 나누거나 줄여야 합니다.

아래 표의 오른쪽 칸을 자기 회사 값으로 채운 뒤 약관과 대조하세요.
발송 한도 숫자는 약관이 정본이므로 이 글에는 옮겨 적지 않습니다.

용량이 가득 찼을 때

이용약관 제5조의2 ④는 용량을 넘으면 관리자에게 알리고,
알린 날부터 7일이 지나도록 줄이지 않으면 새 메일의 수신과 발송을 일시 보류할 수 있다고 정합니다.
이미 저장된 메일은 지우지 않습니다.
사용량은 「직원 메일」 화면의 「메일 용량」 줄에서 봅니다.

인사책에서 하는 법

메뉴 이름은 소스 코드의 관리자 화면 문구 기준이며,
이름이 바뀐 메뉴는 예전 이름을 함께 적었습니다.
도메인 연결과 직원 주소 발급은 대표관리자와 회사관리자가 합니다.

1단계.
세 경로 중 하나를 정합니다

위 표에서 신규 시작,
주소 유지,
완전 이전 가운데 하나를 고릅니다.
완전 이전이 필수이면 인사책은 맞지 않으므로 이 단계에서 멈추고 아래 비교 절의 후보를 먼저 확인합니다.

2단계.
쓰던 서비스에서 남길 메일을 먼저 따로 보관합니다

인사책은 쓰던 서비스의 과거 메일을 옮겨 오지 않습니다.
받는 설정(MX)을 바꾸기 전에 쓰던 서비스에서 보관할 메일을 내려받거나 백업해 둡니다.
쓰던 서비스의 계약을 정리하는 시점은 새 메일이 인사책으로 들어오는 것을 확인한 뒤입니다.

3단계.
도메인을 연결하고 직원 주소를 먼저 발급합니다

톱니 ⚙ › 「설정」 › 「메일」 칸에서 「회사 주소 연결」(예전 이름 「회사메일 연동」)을 열고 도메인을 적습니다.
이미 다른 곳에서 메일을 받는 도메인이면 경고가 뜨고,
같은 도메인으로 이어 가려면 「그래도 이 도메인으로」를 누릅니다.
화면이 알려 주는 소유 확인 기록과 발신 인증 기록을 도메인 업체의 DNS 화면에 넣고 「연결 확인하기」를 누릅니다(처음 연결하는 도메인에 경고가 없어 다섯 장짜리 단계 화면이 열렸다면 소유 확인 기록 한 줄을 넣고 「다음」을 누르며,
발신 인증 기록은 아래 4단계에서 받기(MX) 기록과 함께 넣습니다).
이어서 「직원 메일」(예전 이름 「직원 메일 현황」)에서 「선택 N명 주소 미리보기」로 주소를 확인하고 「발급하기」를 누릅니다.

4단계.
받는 길(MX)을 마지막에 바꾸고 수신·발신을 시험합니다

받는 길을 바꾸면 새 메일이 쓰던 서비스 대신 인사책으로 들어오기 시작하므로 MX는 맨 마지막에 바꿉니다.
번호가 붙은 연동 화면에서는 바꾼 뒤 「MX 를 바꿨습니다 — 전환 확인」을 누르고(다섯 장짜리 단계 화면에서는 받기(MX) 기록을 다른 기록과 함께 넣고 「넣었어요」를 누릅니다),
회사 밖의 개인 메일에서 회사 주소로 보내 인사책 메일함에 도착하는지 확인합니다.
반대로 인사책 메일함에서 개인 메일로 보내 도착하는지도 확인합니다.
도메인 업체 화면에 넣은 DNS 값은 연결 뒤에도 지우지 않습니다.
지우면 메일 받기가 멈춥니다.

5단계.
되돌릴 기준을 정해 둡니다

수신이 되지 않으면 MX 값을 쓰던 서비스의 값으로 되돌려 새 메일이 다시 쓰던 서비스로 들어오게 할 수 있습니다.
이 방법은 DNS의 일반 원리이고,
도메인 업체 화면에서 하는 일입니다.
DNS 값이 퍼지는 데 시간이 걸릴 수 있으므로,
쓰던 서비스의 계약은 새 메일이 안정적으로 들어오는 것을 확인할 때까지 유지합니다.
인사책에 이미 도착한 메일은 인사책 메일함에서 읽습니다.

6단계.
퇴사자 접근을 막고 모듈별로 자료를 넘깁니다

퇴사 처리는 직원 인사카드의 「퇴사 처리」에서 시작합니다.
회사 관리자가 그 직원 한 명뿐이면 퇴사 처리가 거절되므로 후임 관리자를 먼저 지정합니다.
출근 중인 직원도 퇴사 처리가 되고,
열려 있던 출근 상태는 같은 처리 안에서 닫힙니다(코드 기준).
같은 순간 다시 출근하는 등 드문 경우에는 「퇴근 처리(또는 근태 마감) 후 퇴사 처리해 주세요」 안내가 나올 수 있습니다.
아래 표는 퇴사 전후에 할 일을 시간 순으로 정리한 것이고,
자동은 퇴사 처리가 스스로 하는 일,
수동은 관리자나 직원이 직접 하는 일입니다.

7단계.
메일함을 지우기 전에 마지막으로 점검합니다

관리자가 메일함을 지우려면 확인 칸에 그 메일 주소를 그대로 입력해야 하고,
틀리면 지워지지 않습니다.
삭제한 메일함과 그 안의 메일은 복구할 수 없으며,
삭제하거나 퇴사 처리로 비워진 메일 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급하지 않습니다(이용약관 제5조의2).
지우기 전에 아래를 확인합니다.

1. 후임자에게 필요한 메일을 이미 전달해 두었나요?
2. 거래처가 쓰던 개인 주소를 공용 주소로 바꾸고 알렸나요?
3. 법으로 보존해야 하는 자료가 그 메일함에만 있지 않나요?
4. 지운 뒤 30일 동안 같은 주소를 다시 만들 수 없다는 점을 알고 있나요?
5. 퇴사 처리 뒤에도 그 주소로 오는 메일은 계속 받는 것으로 코드에 적혀 있습니다.
   거래처에 새 주소나 공용 주소를 알렸나요?

퇴사 처리가 하지 않는 일

퇴사 처리는 출퇴근 기록을 지우지 않습니다.
개인정보처리방침은 출퇴근 기록을 5년간,
임금대장과 근로계약 관련 자료를 3년간 보존한 뒤 파기한다고 적고 있습니다.
퇴사 처리가 결재선을 자동으로 바꾸지도 않습니다.
지금 차례 결재자가 퇴사하면 하루 한 번 하는 점검에서 기안자에게 알림이 한 번 가고 요청 카드에 배지가 붙으며,
결재선은 기안자가 다시 정합니다.
배지에서 「취소하러 가기」로 이어지는 유형은 휴가,
출장,
재택,
결재 요청,
근무 교대 맞교환이고,
그 밖의 유형은 배지가 「관리자에게 문의해 주세요」라고 안내합니다.
휴가·연장근무·출장 같은 신청 결재에서 대표관리자·회사 임시관리자 좌석은 그 단계 하나를 대신 처리할 수 있고,
지정 결재자가 결재 자격을 잃은 단계는 회사 관리자 안전망으로 처리할 수 있습니다.
이 결재 동작은 코드로 확인했고 운영 화면에서 시연하지는 않았습니다.

인사책이 맞지 않는 경우

아래 중 하나라도 필수이면 인사책 회사메일은 맞지 않습니다.

• 과거 메일 전체를 같은 메일함에서 열어야 하는 경우: 이전 기능이 없습니다.
  인사책은 받는 설정(MX)을 바꾼 뒤 들어오는 새 메일부터 받습니다.
• 메일 합계가 회사 합계 10GB를 계속 넘는 경우: 저장 용량은 직원마다 나누지 않는 회사 합계 10GB이고,
  이 글은 용량을 늘리는 방법을 안내하지 않습니다.
• 외부 거래처에 대량으로 보내는 경우: 약관의 발송 한도를 넘으면 한도 안에서만 보낼 수 있습니다.
  스팸이나 동의 없는 대량 광고 메일은 약관이 금지하며 위반하면 발송이 정지될 수 있습니다.
• 퇴사자의 메일·파일·결재를 한 번에 후임자에게 넘기는 도구가 필수인 경우: 그런 단일 화면은 확인하지 못했습니다.
  메일,
  파일,
  일정,
  업무,
  결재를 위 표처럼 따로 넘겨야 합니다.
• 후임자가 퇴사자의 메일함을 열어 읽어야 하는 경우: 후임자가 열어 읽는 화면은 확인하지 못했습니다.
  퇴사하면 접근이 막히고 메일함은 보관 상태로 남아 관리자가 지웁니다.
• 법적 보존 잠금이나 전자증거 내보내기 설정이 필요한 경우: 그런 설정 화면은 찾지 못했습니다.
• 외부 정보보호 인증서를 제출해야 하는 경우: 인사책 보안 페이지는 외부 인증 심사를 아직 받지 않았다고 적고 있습니다.

반대로 새 메일만 시작해도 되고 외부 발송이 적으며 회사 전체 메일이 작다면 인사책도 후보가 됩니다.
근태와 휴가만 쓰고 넘길 자료가 없다면 퇴사 처리와 접근 회수만으로 충분할 수 있습니다.

다른 서비스와 비교할 때

이 글은 순위를 매기지 않고,
조건마다 먼저 검토할 후보를 나눕니다.
각 서비스의 내용은 각 사 공개 문서를 읽은 것이며(출처: 각 사 공개 문서,
2026-10-21 확인),
「공개 자료로 확인 못 함」은 지원하지 않는다는 뜻이 아닙니다.
요금과 계약 조건은 각 사 요금 안내에서 직접 확인해야 합니다.

서비스별로 공개된 내용

Microsoft 365의 퇴사 직원 제거 문서는 아래 순서를 안내합니다.
퇴사 절차를 단계별로 풀어 쓴 문서이므로,
퇴사 인계 절차가 문서로 구체적이어야 한다면 먼저 읽어 볼 만합니다.

1. 이전 직원이 로그인하지 못하게 막습니다.
2. 이전 직원의 사서함 내용을 저장합니다.
3. 이전 직원의 모바일 기기를 초기화하고 차단합니다.
4. 이전 직원의 전자 메일을 다른 직원에게 전달하거나 공유 사서함으로 바꿉니다.
5. 다른 직원에게 OneDrive와 Outlook 데이터 접근 권한을 줍니다.
6. 라이선스를 제거하거나 삭제합니다.
   이때 메일·연락처·일정은 30일 보존된 뒤 완전히 삭제됩니다.
7. 사용자 계정을 삭제합니다.
   계정을 삭제하면 OneDrive와 Outlook 콘텐츠가 30일 동안 유지되고 그 동안 계정을 복원할 수 있습니다.

조건별로 먼저 볼 후보

어느 서비스든 필수 조건은 자기 회사의 원본 메일과 테스트 직원으로 직접 시험해야 합니다.
이 글은 서비스를 직접 시연해서 비교한 것이 아니라 공개 문서를 대조한 것입니다.

근거와 확인일

이 글의 인사책 기능 설명은 2026-10-21 인사책 소스 코드 기준입니다.
메일 용량과 한도는 이용약관 제5조의2,
보존 기간은 개인정보처리방침(최종 수정 2026-10-08)을 따랐습니다.
메일 접근 차단,
파일 클라우드 넘겨주기,
결재 멈춤 처리,
메신저 계정 처리는 코드로 확인한 내용이며 운영 화면에서 시연한 것은 아닙니다.
파일 클라우드(책Drive)는 지금 일부 회사에서 먼저 열고 있고,
열린 회사는 회사관리자가 켜고 끕니다.
사내 메신저는 정상 운영 중이며 회사관리자가 켜고 이용 권한을 발급한 직원에게 보입니다.
업무책은 처음엔 꺼져 있고 회사관리자가 켜면 씁니다.
팀 캘린더는 모든 직원 메뉴에 있습니다.

인사책 요금은 인원 제한 없는 무료 플랜 · 모든 기능입니다.

무료 플랜은 과거 기록 조회 기간·내보내기·AI 연결(MCP) 호출 등 일부 사용량에서 유료 플랜과 차이가 있을 수 있어요.

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• 회사메일 기능, 웍스메일, 그룹웨어, 이용약관, 개인정보처리방침, 보안
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• 가비아·카페24·후이즈 도메인에 회사 메일 연결
• 퇴사 처리 원스톱 순서: 연차 정산,
  급여,
  증명서,
  기록 보관은 이 글의 범위 밖입니다.

다른 서비스 출처(2026-10-21 확인)

• GW-S18 다우오피스 가격 안내: https://daouoffice.com/price.jsp
• GW-S26 하이웍스 메일 백업: https://biz-solution.hiworks.com/product/function/mail/backup
• GW-S29 네이버웍스 요금: https://naver.worksmobile.com/pricing/packages/
• GW-S31 네이버웍스 결재 이용 로그: https://help.worksmobile.com/ko/admin-guides/audit/approval/
• GW-S33 Dooray! 요금: https://dooray.com/main/pricing/
• GW-S35 Dooray! 서비스: https://dooray.com/main/service/
• GW-S40 Microsoft 퇴사 직원 제거: https://learn.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee?view=o365-worldwide

확인하지 못한 것

• 실제 도입 사례: 이 글에는 싣지 않았고,
  위 예시는 모두 가상의 예입니다.
• 퇴사 처리가 메신저 이용 권한 발급 표의 발급을 자동으로 취소하는지는 확인하지 못했습니다.
  메신저 쪽에서는 인사책에서 퇴사로 바뀌면 계정이 꺼집니다.
• 인사책 메일 화면 밖의 다른 메일 접속 길이 있다면 퇴사 뒤 끊기는 시점은 확인하지 못했습니다.
  5분 기준은 인사책 메일 화면 접근 권한에 대한 것입니다.
• 퇴사자가 이미 올려 둔 신청서가 어떻게 처리되는지는 확인하지 못했습니다.
• 회사 전체 데이터를 한 번에 내려받는 방법은 확인하지 못했습니다.
• 인사책 서비스를 그만둘 때 메일 데이터를 보관하는 기간은 개인정보처리방침에 적힌 파기 기준 외에 확인하지 못했습니다.
• 각 서비스의 실제 이전 속도와 누락 여부는 시험하지 않았습니다.