인사 프로그램을 갈아타며 직원 명부와 남은 연차를 옮기고 한 달 겹쳐 써 본 기록

인사 프로그램을 바꿀 때 옮겨지는 것은 직원 명단,
입사일,
부서,
직책, 연차 개수입니다.
옮겨지지 않는 것은 과거 출퇴근 기록입니다.
그래서 순서는 이렇게 잡습니다.
옛 프로그램에서 파일을 먼저 받아 두고,
직원을 일괄로 넣고,
엑셀로 정보를 맞추고,
사람마다 남은 연차를 확인한 다음,
한 달은 두 곳을 겹쳐 씁니다.

활용 예시 · 프로그램을 바꾸려는 인사담당자 — 2026년 10월 24일,
인사책 팀이 시험용 회사를 만들어 두고 관리자 계정으로 직원 일괄 등록과 정보 맞추기,
남은 연차 확인을 직접 돌려 본 기록입니다.
지어낸 후기나 실제 회사는 없으며,
화면 속 이름은 시험 계정 이름이고 단추 이름은 그날 화면 그대로입니다.

이런 분께: 쓰던 프로그램이 불편하지만 데이터가 날아갈까 봐 바꾸기를 미뤄 온 담당자.
직원이 5~30명이라 한 명씩 다시 넣기엔 부담스러운 회사.

갈아탈 때 옮겨지는 것과 옮겨지지 않는 것은 무엇일까요?

먼저 표로 갈라 둡니다.
옮겨지지 않는 항목을 처음부터 알고 있어야 갈아탄 뒤에 당황하지 않습니다.

표의 마지막 두 줄이 이 글의 핵심입니다.
과거 기록은 인사책으로 들어오지 않으므로,
옛 프로그램에서 내려받은 파일이 곧 원본입니다.
이 파일을 어떻게 얼마나 두는지는 아래 법 절에서 따로 봅니다.

갈아타기는 몇 주에 걸쳐 어떤 순서로 하면 좋을까요?

한꺼번에 하려 하지 말고 네 번으로 나누면 부담이 줄고,
되돌아갈 자리도 분명합니다.
아래 일정은 이 글의 순서를 주 단위로 나눈 제안이며,
회사 사정에 따라 늘이고 줄여도 됩니다.

옛 프로그램을 끊기 전에 받아 둘 파일은 무엇일까요?

해지한 뒤에는 내려받을 수 없을 수도 있으니 갈아타기를 시작하는 날 먼저 받아 둡니다.
내려받기가 어떤 형식으로 되는지는 옛 프로그램 쪽 안내를 따릅니다.

• 직원 명단(이름·연락처·소속) 파일
• 입사일·부서·직책이 들어 있는 목록
• 사람별 남은 연차를 보여 주는 표
• 연도별·월별 출퇴근 기록 내려받기 파일
• 임금대장과 근로자 명부
• 근로계약서 사본

이 가운데 위 세 개는 인사책에 넣을 재료이고,
아래 세 개는 보관할 자료입니다.
남은 연차 표는 특히 중요합니다.
갈아탄 뒤 연차 대조는 이 표 한 장을 기준으로 하기 때문입니다.

따라 하기: 직원 넣기에서 한 달 겹쳐 쓰기까지

관리자 계정으로 열어 본 순서입니다.
파일은 올리지 않고 화면의 안내 글만 확인했습니다.

1단계.
직원 명단을 「CSV 일괄 등록」으로 넣습니다

조직도에는 「사람 보기」·「소속 신청 승인」·「근로자명부」와 함께 「직원 넣기」 단추가 있습니다.
단추를 누르면 창이 열리고 「초대 링크 보내기」,
「CSV 일괄 등록」,
「이미 인사책 계정이 있는 직원」 가운데 하나를 고르게 되어 있습니다.
직원이 여럿이면 가운데 「CSV 일괄 등록」이 맞습니다.
옛 프로그램에서 받은 명단 파일을 그 양식에 맞춰 정리해서 올립니다.
이미 인사책 계정이 있는 직원은 따로 고르는 선택지가 있으니,
명단에서 그런 사람을 먼저 가려 둡니다.

「초대 링크 보내기」는 쓰임이 다릅니다.
링크로 들어온 사람은 조직도의 「소속 신청 승인」에 올라오고,
관리자가 승인해야 소속이 됩니다.
명단을 이미 가진 갈아타기에서는 일괄 등록이 먼저이고,
링크는 빠진 사람을 챙길 때 보조로 씁니다.

2단계.
「직원 정보 한 번에 맞추기」로 입사일·부서·직책·연차를 맞춥니다

이 화면 위쪽에는 「엑셀로 직원 정보를 한 번에 맞춥니다」라고 적혀 있고,
순서는 「입사일·부서/팀·직책·연차 입력」입니다.
「엑셀 양식 다운로드」로 받은 양식에 옛 프로그램의 값을 옮겨 적고 「작성한 파일 업로드」로 올립니다.
양식의 열 순서와 제목은 바꾸지 않습니다.
화면에는 두 가지 주의가 적혀 있습니다.
한 번에 최대 500행이고,
연차 부여 개수는 더하지 않고 덮어씁니다.
덮어쓴다는 말은 이미 입력된 연차가 있으면 엑셀의 숫자로 바뀐다는 뜻이므로,
올리기 전에 숫자가 맞는지 두 번 봅니다.
전년도 연차 이월은 바뀌지 않는다는 안내도 있습니다.

3단계.
휴가 관리대장에서 사람마다 남은 연차를 확인합니다

엑셀로 개수를 넣었다고 끝이 아닙니다.
휴가 관리대장에서 「회계연도」를 고르고 「표로 보기」로 직원별 휴가를 엽니다.
「받은 · 쓴 · 남은」이 줄마다 나옵니다.
받은 날은 월차와 연차,
작년 연차에서 넘어온 날,
관리자 조정을 더한 값이고,
남은 날은 받은 날에서 쓴 날을 뺀 값입니다.
옛 프로그램에서 받아 둔 사람별 남은 연차 표를 옆에 놓고 이름순으로 한 줄씩 맞춰 봅니다.
같은 줄은 표시하고,
다른 줄은 원인을 셋으로 나눠 봅니다.
연차 기준일이 회계연도냐 입사일이냐가 옛 프로그램과 다른 경우,
작년에서 넘어온 날이 빠진 경우,
이미 쓴 날이 빠진 경우입니다.

숫자가 다른 사람은 「✎ 수정」으로 「관리자 수동 부여(조정)」를 합니다.
이때 사유는 반드시 적어야 하고 단위는 0.5일입니다.
여러 명이 같은 폭으로 어긋났다면 「일괄 조정」이 있으나 한 번에 움직일 수 있는 폭은 5일까지입니다.
이관 전용 「잔여 연차 입력」 화면은 따로 없다는 점을 알아 두세요.

조정을 마치면 직원 눈으로도 확인합니다.
직원 휴대폰의 「내 연차 표」에는 「연차 요약」이 있고 「발생 · 작년 연차에서 넘어온 날 · 사용 · 대기 · 잔여」가 나옵니다.
잔여는 발생에 이월을 더하고 사용을 뺀 값입니다.
직원 몇 명에게 이 표를 열어 보게 하여 관리자 화면의 남은 날과 같은지 비교하면 입력 실수를 일찍 잡습니다.

4단계.
한 달은 옛 프로그램과 겹쳐 씁니다

옮긴 직후에 옛 프로그램을 끊지 않고 한 달 정도 겹쳐 씁니다.
겹쳐 쓰는 동안 직원은 두 곳에 모두 찍어야 해서 번거로우니,
기간을 한 달로 못 박고 직원에게 미리 알립니다.
담당자는 월말에 두 곳의 기록을 나란히 놓고 비교합니다.

• 직원 수와 이름,
  입사일이 같은지
• 부서와 직책이 같은지
• 사람별 남은 연차가 같은지
• 한 달 근무 시간 합계가 비슷한지

다르면 어느 쪽이 맞는지 원인부터 찾습니다.
인사책 쪽이 틀렸다면 2단계 엑셀을 고쳐 다시 올리거나 3단계 조정으로 바로잡고,
옛 프로그램 쪽이 틀렸다면 그대로 두고 인사책 값을 기준으로 삼습니다.
연차 숫자와 근태가 맞으면 그때 옛 프로그램을 정리합니다.
급여가 걸려 있다면 월말 급여 확인은 한 번은 두 곳에서 모두 해 보세요.

5단계.
옛 기록은 파일로 남겨 정해진 기간 동안 보관합니다

과거 출퇴근 기록,
임금대장,
근로자 명부는 인사책으로 들어오지 않으므로 옛 프로그램에서 받은 파일이 곧 보관본입니다.
파일 이름에 연월을 붙이고 한 폴더에 모아 두면 노무사나 세무사가 요청할 때 바로 꺼낼 수 있습니다.
폴더에는 받은 날짜와 받은 사람을 적은 메모 한 장도 넣어 두세요.
나중에 파일의 출처를 묻는 사람이 생겨도 답이 됩니다.
개인정보가 들어 있으니 폴더를 여는 사람은 담당자와 대표로 좁힙니다.

담당자 혼자 하지 않고 누구와 나눌까요?

갈아타기는 인사담당자가 중심이지만 일부는 다른 사람이 맡는 편이 정확합니다.
인사담당자는 파일 받기,
직원 넣기,
엑셀 맞추기,
연차 대조를 맡습니다.
직원은 겹쳐 쓰는 한 달 동안 새 앱으로 출퇴근을 찍습니다.
부서장은 자기 부서 사람의 입사일과 직책이 맞는지 봅니다.
노무사와 세무사에게는 보관할 서류의 범위와 급여 쪽 이전 시점을 묻습니다.

옛 기록은 법으로 얼마나 보관해야 할까요?

근로기준법 제42조는 사용자가 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다(2026년 10월 24일 확인 기준).
근로기준법 제48조 제1항은 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금액 같은 사항을 임금을 지급할 때마다 적도록 정합니다.
어떤 서류가 중요한 서류에 드는지는 사업장마다 다를 수 있으니 노무사에게 확인하세요.

갈아탈 때 이 조문이 의미하는 바는 단순합니다.
근로자 명부와 임금대장은 프로그램이 바뀌어도 없어지면 안 됩니다.
옛 프로그램의 해지 전에 파일로 받아 두는 일이 그래서 첫 순서입니다.
프로그램을 고르는 단계라면 인사관리 프로그램 기능 비교 필수 선택 구분 글에서 어떤 기능이 꼭 필요한지부터 가려 보세요.

갈아타며 놓치기 쉬운 것은 무엇일까요?

첫째,
덮어쓰기를 더하기로 오해하는 경우입니다.
엑셀의 연차 개수는 기존 값에 더해지지 않고 바뀝니다.
둘째,
초대 링크로 들어온 직원을 바로 재직자로 안 보는 경우입니다.
승인 전에는 소속 신청 상태입니다.
셋째,
500행을 넘는 명단을 한 번에 올리려는 경우입니다.
나눠서 올립니다.
넷째,
전년도 이월 연차가 엑셀로 바뀐다고 믿는 경우입니다.
화면 안내에 바뀌지 않는다고 적혀 있습니다.
다섯째,
명단 파일의 이름과 연락처 오타를 그대로 올리는 경우입니다.
올린 뒤에 고치려면 사람마다 손이 가니,
올리기 전에 옛 프로그램의 원본과 한 번 대조하세요.
여섯째,
갈아탄 날짜를 직원에게 알리지 않는 경우입니다.
출퇴근을 어느 날부터 새 앱으로 찍는지,
옛 프로그램은 언제까지 병행하는지 한 줄로 공지해 두세요.

여러 지점이 있어 권한을 지점별로 나눠야 하는 회사라면 옮기는 순서와 별개로 권한 이관을 따로 점검해야 합니다.
이 부분은 다지점 근태 전환 권한 이관 보안심사 검증표 글의 검증표를 참고하세요.

자주 묻는 질문

이전 프로그램의 과거 출퇴근 기록도 인사책으로 옮겨지나요?

아니요.
과거 출퇴근 기록은 가져오지 않습니다.
옛 프로그램에서 파일로 내려받아 따로 보관하고,
인사책에서는 갈아탄 날부터의 기록을 쌓습니다.

직원이 많은데 한 명씩 넣어야 하나요?

아니요.
「직원 넣기」 창에서 「CSV 일괄 등록」을 고르면 여러 명을 한 번에 넣을 수 있습니다.
입사일·부서·직책·연차는 「직원 정보 한 번에 맞추기」의 엑셀로 이어서 맞춥니다.

남은 연차는 어떻게 옮기나요?

옛 프로그램의 사람별 남은 연차를 먼저 표로 받아 둡니다.
엑셀 동기화로 연차 개수를 넣은 뒤 휴가 관리대장에서 사람마다 남은 날을 대조하고,
어긋나면 사유를 적어 조정합니다.

근거: 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 국가법령정보센터 · 제48조(임금대장 및 임금명세서) 국가법령정보센터