전자결재 시스템 비교,
종이·메일·메신저·전자결재 네 방식에서 고를 때 볼 칸을 시험 회사로 돌려 본 기록

전자결재 시스템을 비교할 때는 이름이나 기능 목록보다 네 가지 칸을 먼저 보세요.
결재 기록이 한곳에 남는지,
지금 누구 차례인지 보이는지,
양식이 하나로 통일되는지,
나중에 찾기 쉬운지입니다.
종이,
메일,
메신저,
전자결재 네 방식을 이 네 칸으로 나란히 놓으면 자기 회사에 맞는 방식이 대부분 정리됩니다.
아래에서는 방식끼리의 차이를 표로 보고,
인사책 시험 회사 화면으로 쓰는 순서를 따라가 봅니다.

활용 예시 · 결재를 여러 방식으로 받고 있는 5~30인 회사의 인사 담당자 — 2026년 10월 24일,
인사책 팀이 시험용 회사를 만들어 두고 관리자 계정과 직원 계정으로 결재 양식,
결재선,
결재함을 직접 돌려 본 기록입니다.
지어낸 후기나 실제 회사는 없으며,
화면 속 이름은 시험 계정 이름이고 단추 이름은 그날 화면 그대로입니다.

이런 분께: 휴가,
지출,
연장근무 신청을 종이에 도장 받거나 메일과 메신저로 받고 있는데,
어느 신청이 누구에게 멈춰 있는지 매번 되묻게 되는 인사 담당자.
그리고 전자결재를 도입할지 말지 기준부터 세우고 싶은 대표.

네 방식은 무엇이 같고 무엇이 다를까요?

결재 방식에 좋고 나쁨을 매기려는 표가 아닙니다.
같은 질문을 네 방식에 똑같이 던졌을 때 답이 어떻게 갈리는지 보여 주는 표입니다.
회사마다 중요한 칸이 다르니,
자기 회사에 중요한 칸의 답만 읽으셔도 됩니다.

표에서 보듯 네 방식의 가장 큰 차이는 두 번째 칸에서 갈립니다.
종이,
메일,
메신저에서는 지금 누구에게 신청서가 멈춰 있는지 알려면 사람에게 물어야 합니다.
전자결재에서는 신청한 사람의 화면에 「현재 ○○○ 결재 대기」처럼 지금 차례인 사람의 이름이 표시됩니다.
이 표시는 인사책 직원 화면의 「전자결재」에서 직접 확인한 글귀입니다.

방식마다 사람이 따로 챙겨야 하는 일

표의 칸을 일의 양으로 바꿔 보면 차이가 더 분명해집니다.
종이 결재에서는 양식을 인쇄해 두고,
도장 순서를 지키고,
끝난 서류를 철해 두는 일을 사람이 합니다.
메일 결재에서는 어떤 첨부 양식이 최신인지,
회신이 안 온 메일이 어느 것인지 사람이 추적합니다.
메신저 결재에서는 대화에서 승인 문장을 찾아 나중에 근거로 삼을 수 있도록 사람이 정리합니다.
전자결재에서는 양식과 결재선을 처음에 한 번 정해 두는 일이 생기고,
그 뒤에는 차례와 이력을 화면이 보여 줍니다.
어느 방식이든 사람이 하는 일이 사라지는 것이 아니라 하는 시점이 달라질 뿐입니다.
종이와 메일,
메신저는 신청이 들어올 때마다 챙기고,
전자결재는 시작할 때 몰아서 챙깁니다.

고를 때 볼 것 다섯 가지

첫째,
자기 회사의 결재 건수와 종류입니다.
휴가 몇 건이면 어떤 방식이든 돌아가지만,
휴가,
연장근무,
경비,
외근이 섞이면 종류별로 모아 보는 화면이 필요해집니다.
둘째,
결재하는 사람이 자주 자리를 비우는지입니다.
비우는 일이 잦으면 지금 차례를 눈으로 볼 수 있는 방식이 낫습니다.
셋째,
양식을 누가 관리하는지입니다.
넷째,
보관과 찾기입니다.
결재 문서의 보관 기간은 문서 종류와 사업장 사정에 따라 다르니 노무사나 세무사에게 확인하고 그 기간 동안 찾을 수 있는 방식을 고르세요.
다섯째,
직원이 쓰기 쉬운지입니다.
직원이 휴대폰으로 올리고 확인할 수 있어야 실제로 쓰입니다.

이 다섯 가지를 대표와 인사 담당자가 각자 순서대로 매겨 보면 어떤 방식이 맞는지 의견이 빨리 모입니다.
기능이 더 넓은 프로그램 전체를 놓고 필수와 선택을 가르는 기준은 인사관리 프로그램 기능 비교 글에 따로 정리되어 있습니다.

따라 하기: 인사책에서 전자결재를 쓰는 순서

1단계.
관리자가 결재 양식을 만듭니다

「결재 양식」 화면에는 「＋ 새 양식 만들기」와 「양식 관리」가 있고,
양식은 「구성원·인사 · 근태·근무 · 연차·휴가 · 급여·4대보험 · 경비·회계 · 회의실·차량 예약 · 평가·성과」 같은 갈래로 나뉩니다.
새 양식을 만들 때는 양식 이름,
업무 영역을 정하고 필드를 더해 저장합니다.
이 일은 관리자(총무) 권한이며,
직원은 만들어진 양식 중에서 골라 올리기만 합니다.
처음에는 가장 자주 쓰는 신청서 한두 가지만 양식으로 옮겨 놓고 나머지는 써 보면서 늘리는 편이 안전합니다.

2단계.
누가 어떤 순서로 결재할지 정합니다

「결재하는 사람」 화면에는 「휴가 / 근무기록 / 경비 금액별 / 전자결재」 탭이 있습니다.
휴가 결재선은 「소속 부서장까지 (기본값)」와 「소속 부서장 + 상위 부서장」 가운데 고르고,
필요하면 「추가 결재자」를 붙입니다.
경비는 「금액별 결재선」이 있어 금액이 커질수록 더 많은 사람의 승인을 받게 할 수 있으며,
1차는 부서장이 자동이고 2차부터 여기서 지정합니다.
종이에서는 도장 순서를 사람이 지켜야 했던 부분이 여기서는 규칙으로 바뀝니다.

3단계.
직원이 휴대폰으로 올립니다

직원은 휴대폰 앱의 「전자결재」 화면에서 올린 문서를 모아 봅니다.
「내가 작성한 문서 / 내가 처리할 결재 / 참조 문서」로 나뉘고,
「전체 · 진행 중 · 승인 완료 · 반려」로 걸러 볼 수 있습니다.
진행 중인 건에는 「현재 ○○○ 결재 대기」가 붙어 지금 누구에게 멈춰 있는지 직원이 직접 봅니다.
이 한 줄이 "제 결재 어디까지 갔나요?"라는 질문을 인사 담당자에게 오지 않게 하는 칸입니다.

4단계.
결재하는 사람이 결재함에서 처리합니다

「결재함」에는 「전체 · 휴가 · 연장 · 외근 · 출퇴근 검토 · 출장 · 경비」 탭이 있고,
승인을 기다리는 건은 「결재 대기」로 보입니다.
「행을 누르면 상세가 열려요」라고 안내되어 있어,
행을 눌러 내용을 확인한 뒤 승인이나 반려를 합니다.
종류가 달라도 한 화면에서 탭만 바꿔 처리할 수 있어서,
메일과 메신저와 서류철을 오가며 찾을 필요가 줄어듭니다.

5단계.
한 달 뒤 바꿀 것을 정리합니다

써 보고 나면 양식이 모자라거나 결재선이 길다는 것이 보입니다.
양식은 관리자가 고치고,
결재선은 「결재하는 사람」 화면에서 바꿉니다.
직원에게는 바뀐 날짜와 이유를 한 줄로 알려 주세요.
위 다섯 단계를 한눈에 보면 아래와 같습니다.

처음 한 달은 모든 신청을 한꺼번에 옮기지 말고 휴가처럼 건수가 많고 모양이 정해진 신청부터 올려 보세요.
그 뒤에 연장근무,
외근,
경비를 하나씩 더하면 직원도 결재하는 사람도 새 방식에 천천히 익숙해집니다.

부서장이 결재하는 회사라면 먼저 조직부터

결재선이 부서장에서 시작하는 회사는 결재 화면보다 조직도를 먼저 손봐야 합니다.
조직도에서 조직장을 정하면 그 부서 팀원의 연차,
연장근무,
출장,
외근 신청이 조직장에게 올라간다고 화면에 안내되어 있습니다.
조직장이 비어 있으면 신청이 올라갈 곳이 없으니,
결재 양식을 만들기 전에 부서마다 조직장이 지정되어 있는지 한 번 훑어보세요.
직원이 부서를 옮겼을 때 결재선이 어떻게 따라가는지도 시험 계정으로 한 번 올려 보고 확인하는 것이 좋습니다.
이렇게 사람이 바뀌는 상황을 미리 돌려 보면 도입한 첫 주에 생기는 "이 건은 누구에게 가야 하나요?"라는 문의가 줄어듭니다.

방식을 바꿀 때 놓치기 쉬운 것

방식을 바꾸는 날 이전에 종이,
메일,
메신저에 남아 있던 결재는 새 화면으로 옮겨지지 않습니다.
이전 결재 기록은 그 방식 그대로 보관하고,
새 신청부터 전자결재로 올리도록 날짜를 정해 알리면 혼선이 적습니다.
두 방식을 한동안 함께 쓰는 기간이 길어지면 어느 쪽이 정본인지 헷갈리니,
전환일을 하루로 못 박아 두세요.
또한 결재를 승인하거나 반려하는 일은 사람이 인사책 앱이나 웹의 결재 화면에서 직접 합니다.

법령 쪽도 한 가지 짚어 둡니다.
근로기준법 제42조는 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다(2026년 10월 24일 확인 기준).
이 조문이 결재 문서 전부를 가리키는 것은 아니므로,
어떤 결재 문서가 여기에 들어가는지는 사업장 사정에 따라 다르니 노무사나 관할 고용노동부에 확인하세요.

도입 전 확인할 점

첫째,
양식 만들기는 관리자(총무) 권한이라 직원이 직접 양식을 만들 수 없습니다.
둘째,
결재선은 규칙으로 정해지므로 대표나 부서장의 부재 때 누가 대신하는지 미리 정해 두어야 합니다.
셋째,
결재 문서의 보관 기간은 문서 종류마다 다르니 전문가에게 확인합니다.
넷째,
과거 결재는 옮겨지지 않습니다.
다섯째,
전자결재가 종이보다 반드시 빠른 것은 아닙니다.
결재하는 사람이 결재함을 열지 않으면 대기 상태로 남습니다.
그래서 결재하는 사람에게는 결재함을 열어 보는 시간을 하루에 한 번이라도 정해 두자고 미리 말해 두는 편이 좋습니다.

자주 묻는 질문

직원이 5명 안팎인 회사도 전자결재가 필요한가요?

필요 여부는 결재 건수와 기록을 얼마나 챙겨야 하는지에 따라 다릅니다.
건수가 적으면 메신저나 메일로도 돌아가지만,
누가 언제 승인했는지 나중에 찾아야 하는 일이 생기면 기록이 한곳에 남는 방식이 편해집니다.

결재 양식은 직원이 직접 만들 수 있나요?

양식 만들기는 관리자(총무) 권한입니다.
직원은 관리자가 만들어 둔 양식 중에서 골라 올리기만 하며,
결재선도 관리자가 정한 규칙을 따릅니다.

결재 문서는 몇 년을 보관해야 하나요?

문서 종류마다 다르고,
근로기준법 제42조의 3년은 근로자 명부와 근로계약 중요 서류에 대한 조문입니다.
결재 문서 전체의 보관 기간은 사업장 사정에 따라 다르니 노무사나 세무사에게 확인하세요.

결재 방식을 정하는 데 정답은 없고 자기 회사가 어떤 칸을 중요하게 보는지가 기준입니다.
이미 결재선과 양식이 머릿속에 있다면 전자결재 도입 가이드에서 도입 순서를 이어서 보세요.
인원 제한 없는 무료 플랜으로 결재 양식과 결재함 화면부터 열어 볼 수 있습니다.

근거: 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) · 2026년 10월 24일 인사책 시험 회사의 관리자·직원 계정으로 결재 양식·결재하는 사람·결재함·직원 전자결재 화면을 직접 연 기록