학원 강사 연차 계산,
입사일이 제각각인 강사들의 연차를 휴가 규정 화면 하나로 맞춘 학원

학원 강사마다 입사일이 달라 연차가 며칠 남았는지 매번 계산해야 한다면,
휴가 적용 기준을 「입사일 기준」으로 정해 두고 강사별 잔여를 대장에서 바로 보는 방식으로 바꿀 수 있습니다.
인사책에서는 「휴가·야근 규정」에서 기준을 한 번 정하고,
강사가 앱의 「휴가」에서 신청하면 원장이나 부서장이 승인하고 잔여가 대장에 반영됩니다.
상시 근로자 5명 이상 학원은 근로기준법 제60조가 적용되는 사업장입니다.

활용 예시 · 학원 5~29인 — 원장이 겪는 강사별 연차 잔여 수기 계산을 인사책으로 바꾼 흐름을 따라갑니다.
등장하는 회사와 사람은 설명을 위해 구성한 예시이며,
화면과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 화면 그대로입니다.

이런 분께: 강사와 데스크 직원이 열 명 안팎이고 입사 시기가 제각각이라,
연차 잔여를 엑셀과 기억으로 관리하는 학원 원장.
그리고 연차 신청이 방학 직전에 몰려 곤란했던 분.

방학 3주 전,
강사실 문 앞에서 받은 질문

원장은 수업이 끝난 저녁에 강사실 앞 복도에서 붙잡힙니다.
입사 2년 차 수학 강사가 묻습니다.
"원장님,
저 올해 연차 며칠 남았죠? 방학 때 이틀 붙여서 쓰고 싶은데요." 원장은 대답하지 못하고 "내일 알려 줄게"라고 말합니다.
사무실로 돌아가 노트북에서 엑셀 파일을 엽니다.
시트에는 강사 이름과 입사일,
그리고 지난 두 해 동안 손으로 적은 사용 일수가 있습니다.

문제는 입사일이 모두 다르다는 것입니다.
영어 강사는 지난봄에 들어와 아직 1년이 안 됐고,
국어 강사는 오 년째이며,
데스크 실장은 삼 년 전 가을에 입사했습니다.
원장은 달력을 펴 놓고 "3월 입사니까 이번 3월에 1년이고,
그 전까지는 달마다 하루씩 생기고,
근속이 길면 하나씩 더 붙고…" 하며 하나씩 손으로 셉니다.
올해 기준으로 다시 계산하다 보면 지난달 반차 두 번을 어디에 적었는지 찾느라 이십 분이 지나갑니다.

다음 날 아침에 수학 강사에게 알려 준 숫자는 계산 과정에서 하루를 빠뜨린 값이었습니다.
방학 중 대체 수업을 짜 둔 뒤에야 그 사실을 알고,
강사에게 번복 이야기를 꺼내야 하는 처지가 됩니다.
연차 신청은 단톡방에 "그날 쉴게요" 한 줄로 오기 때문에,
승인했는지 안 했는지도 나중에 보면 기록에 남아 있지 않습니다.

왜 학원 연차 계산은 해마다 헷갈릴까요?

원인은 연차가 사람마다 다른 날짜에서 출발하는 제도이기 때문입니다.
근로기준법 제60조 제1항은 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주도록 하고,
제2항은 계속 근로 기간이 1년 미만인 근로자에게는 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 주도록 합니다.
제4항은 3년 이상 계속 근로한 근로자에게 최초 1년을 초과하는 계속 근로 연수 매 2년에 1일을 더해 주되 총 휴가 일수는 25일을 한도로 합니다.
같은 학원에서도 입사일이 다르면 지금 받아야 할 일수가 모두 다릅니다.

둘째,
소멸 시점이 있습니다.
같은 조 제7항은 이 휴가를 1년간 행사하지 않으면 소멸한다고 정합니다.
그리고 연차를 쓰는 시기는 근로자가 청구한 때에 주는 것이 원칙이며,
사업 운영에 막대한 지장이 있으면 사용자가 시기를 바꿀 수 있습니다(제5항).
방학 직전에 신청이 몰리는 학원은 이 균형을 매번 따로 생각해야 합니다.

셋째,
적용 여부가 규모에 달려 있습니다.
상시 근로자가 5명 미만이면 제11조에 따라 제60조가 적용되지 않고,
5명 이상이면 적용됩니다.
이 학원은 강사와 직원을 합해 5명 이상이므로 대상입니다.
다만 강사가 근로자인지,
수강생 수에 따라 강사료를 받는 계약인지는 계약 이름이 아니라 실제 일하는 모습으로 판단하므로,
애매한 강사가 있다면 노무 전문가에게 따로 확인하세요.
이 글은 근로자로 일하는 강사를 기준으로 합니다.

엑셀과 규정 화면을 쓰면 연차 관리는 어떻게 달라질까요?

따라 하기: 강사별 연차를 규정 화면으로 맞추는 순서

1단계.
입사일 기준과 1년 미만 부여 방식을 정합니다

화면 오른쪽 위 톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「휴가」 묶음 → 「휴가·야근 규정」을 엽니다.
「기본 설정」 화면에서 「연차 부여」 그룹의 「휴가 적용 기준」을 고릅니다.
「회계연도 기준」은 매년 1월 1일에 모두 함께 받고,
「입사일 기준」은 사람마다 입사한 날에 받습니다.
입사 시기가 제각각인 이 학원은 「입사일 기준」을 고릅니다.
회계연도 기준으로 일괄 부여하려면 어느 강사에게도 법에서 정한 일수보다 불리하지 않게 설계되어야 하므로 노무 전문가와 먼저 상의하세요.

이어서 「1년 미만 근무자의 연차 부여 방식」에서 「매월 1개씩 증가」를 고릅니다.
한 달 일할 때마다 하루씩 생깁니다.
「연말까지 선부여」와 「1년 후 일괄」도 있지만,
「1년 후 일괄」을 고르면 입사 1년 미만 강사의 부여가 0일이 되고 화면 설명도 법정 최소에 못 미친다고 알려 줍니다.
값을 바꾸면 나타나는 「변경사항 저장」을 반드시 누릅니다.

2단계.
5인 이상 선택과 신청 규칙을 확인합니다

같은 화면의 「수당·휴게」 그룹에는 「5인 미만 사업장」 항목이 있고 선택지는 「5인 이상」과 「5인 미만」입니다.
이 학원은 「5인 이상」으로 둡니다.
상시 근로자 수는 사업주가 판단해 고르는 값이며,
「5인 미만」을 고르면 연장·야간·휴일 가산수당 세 가지가 지급되지 않는다는 경고가 나타납니다.
5인 미만 사업장에는 연차(제60조)가 적용되지 않아 법정 지급 의무가 없다는 안내도 함께 보입니다.

다음으로 「사용·소진」 그룹을 살핍니다.
「최소 사전 신청 기한 (일)」에 학원 사정에 맞는 날수를 넣으면 방학 직전 급한 신청을 신청 단계에서 막을 수 있습니다.
「마이너스 연차 허용」은 기본이 「미허용」이어서 잔여가 모자라면 신청이 거절됩니다.
「반차 사용」과 「반반차 사용」은 수업 시간표에 맞춰 켜고 끕니다.
「미사용 잔여 연차 관리 방식」은 「당해 소멸」,
「수당 지급」,
「다음 해 이월」 중에서 고릅니다.
기본은 「당해 소멸」입니다.
수당 지급은 일수만 집계하며 금액이 급여에 자동으로 들어가지는 않습니다.

3단계.
직원별 휴가 설정에서 강사별 부여를 확인합니다

규정을 저장했으면 「휴가」 묶음의 「직원별 휴가 설정」을 엽니다.
위쪽에서 「회계연도」를 고르고 「전체」,
「사용」,
「잔여」로 바꿔 가며 강사별 숫자를 봅니다.
「표로 보기」를 누르면 「연차 대장 표」가 열려 한 화면에서 강사 전체를 비교할 수 있습니다.
원장이 엑셀로 하던 일이 여기에서 끝납니다.

여기서 꼭 볼 것이 입사일입니다.
입사일이 입력되지 않은 직원은 부여와 잔여가 0으로 나옵니다.
숫자가 이상한 강사가 있다면 인사 정보의 입사일부터 확인하세요.
시간 강사처럼 일정에 따라 부여 일수를 따로 조정해야 하는 경우에는 이 화면에서 직원별로 일수를 늘리거나 줄일 수 있습니다.
급여 명세서가 이미 잠긴 달의 조정은 거절됩니다.

4단계.
휴가 결재선을 정합니다

톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「결재권자·처리자」 묶음 → 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」을 열고 맨 위 「휴가」 탭에서 「소속 부서장까지」 또는 「소속 부서장 + 상위 부서장」을 고르고 「저장」을 누릅니다.
학원처럼 부서가 하나뿐이고 원장이 부서장이라면 원장에게 승인이 모입니다.
부서장이 없는 직원의 휴가는 회사 관리자에게 갑니다.
결재선 없이 7일이 넘게 대기 중인 휴가 신청이 있으면 관리자에게 「결재선 미배정 휴가 신청」 알림이 갑니다.

원장 본인의 휴가는 「부서장 본인 휴가는?」 항목에서 「셀프 승인」,
「상위 부서장」,
「대표관리자·회사관리자」 중에서 고릅니다.

5단계.
강사가 앱에서 휴가를 신청합니다

강사는 앱의 「휴가」 화면을 엽니다.
맨 위에서 이번 달 「팀 휴가 일정」을 보고 다른 강사와 겹치는지 확인한 뒤 「새 휴가 신청」을 누릅니다.
「휴가 종류」 타일에서 「연차」,
「오전 반차」,
「오후 반차」,
「반반차」,
「시간 단위 연차」 중 하나를 고르고 「시작일」과 「종료일」을 넣은 뒤 필요하면 「사유 (선택)」를 적고 「휴가 신청」을 누릅니다.
신청 화면에는 승인할 결재선이 미리 보입니다.

잔여가 모자라면 「잔여 연차가 부족합니다 (잔여 N일,
신청 N일).
회사 정책상 마이너스 연차는 사용할 수 없습니다.」처럼 거절됩니다.
이미 신청했거나 승인된 날과 겹쳐도 거절되지만 오전 반차와 오후 반차처럼 하루 합계가 1일 이하면 통과합니다.
반차와 반반차,
시간 단위는 하루짜리만 가능합니다.
「팀 휴가 일정」에는 이름과 날짜,
승인 또는 대기 상태만 보이고 휴가 종류와 사유는 동료에게 보이지 않습니다.

6단계.
승인하고,
바뀌면 취소 결재를 올립니다

결재선에 지정된 부서장이나 원장이 휴가 신청을 승인하거나 반려합니다.
승인된 휴가는 대장의 사용 일수에 반영됩니다.
결재 전이라면 강사가 「신청 취소」로 바로 거둘 수 있습니다.
결재가 끝난 휴가는 「취소 결재 요청」을 눌러 「취소 사유」를 적으면 대표관리자나 기존 결재권자가 승인해야 취소됩니다.
결재할 사람이 없으면 「결재할 사람이 없어 휴가를 바로 취소했습니다.」로 처리됩니다.
취소 결재가 반려되면 원래 상태로 돌아갑니다.

강사 본인은 「휴가」 화면 맨 위 잔여와 「내 연차 표」에서 자기 부여·사용·잔여를 직접 볼 수 있어서,
원장에게 "저 몇 개 남았죠?" 하고 묻는 일이 줄어듭니다.

7단계.
연말에는 소멸 방식을 정하고 사용 촉진을 확인합니다

「미사용 잔여 연차 관리 방식」을 어떻게 골랐는지에 따라 연말 처리가 달라집니다.
「연차 촉진제」를 「시행」으로 바꾸면 「연차 사용촉진」 화면에서 「1차 통보 발송」과 「2차 통보 발송」,
「최근 통보 이력 보기」를 쓸 수 있습니다.

근로기준법 제61조 제1항의 사용 촉진은 두 단계입니다.
1차는 휴가 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 남은 휴가 일수를 서면으로 알리면서,
근로자가 사용 시기를 정해 알리도록 촉구하는 것입니다.
2차는 근로자가 촉구를 받은 날부터 10일 이내에 시기를 정해 알리지 않았을 때,
기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용 시기를 정해 서면으로 통보하는 것입니다.
사용 시기를 정하는 쪽은 2차 통보입니다.

입사일 기준 학원은 강사마다 사용 기간이 끝나는 날이 달라 통보 시기도 사람마다 다르니,
강사별 날짜를 노무 전문가와 확인하세요.
인사책의 화면은 앱 안의 알림과 절차 기록이며 종이 서면 양식을 출력해 주거나 소멸이 적법하다는 것을 보증하지 않습니다.
절차를 끝까지 밟지 않으면 소멸이 보류됩니다.

승인한 연차는 어디에 남고,
무엇을 보여 줄 수 있을까요?

신청과 승인,
취소 결재는 휴가 이력에 상태와 함께 남고,
대장에는 부여,
사용,
잔여가 강사별로 쌓입니다.
연차 사용촉진을 했다면 최근 통보 이력을 다시 열어 볼 수 있습니다.
강사가 "그때 승인받았는데요"라고 하거나 원장이 "그 날은 안 된다고 했는데"라고 다툴 때 단톡방 대화를 뒤지지 않고 이력의 날짜와 상태를 기준으로 이야기할 수 있습니다.

다만 이 기록이 법적으로 연차를 정확히 부여했다는 증명은 아닙니다.
인사책이 입사일로 계산한 일수가 출근율 80퍼센트 같은 개별 요건까지 판단해 주는 것은 아니므로,
결근이 많았거나 휴직한 강사처럼 사정이 있는 경우는 대장에서 숫자를 확인하고 필요하면 직접 조정하세요.

도입 전에 확인할 점

첫째,
기준을 정하는 화면은 대표관리자와 근무 설정 권한이 있는 회사관리자만 볼 수 있습니다.
둘째,
입사일이 정확하지 않으면 계산도 정확하지 않습니다.
도입 전에 강사별 입사일을 점검하세요.
셋째,
단시간으로 일하는 시간 강사는 주의가 필요합니다.
4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 제18조 제3항에 따라 제60조가 적용되지 않고,
그 이상이라면 근로시간 비율에 따라 일수가 달라질 수 있어 자동으로 나온 숫자를 그대로 믿지 말고 확인하세요.

넷째,
반차·반반차·시간 단위는 하루짜리 신청만 가능하며 회사가 끌 수 있습니다.
다섯째,
휴가 기능은 회사가 켜 둔 경우에만 직원 화면에 보입니다.
마지막으로 직원에게는 도입 전에 "이제 휴가는 단톡방이 아니라 앱 「휴가」에서 신청한다"는 점과 사전 신청 기한을 먼저 알려야 혼선이 없습니다.

자주 묻는 질문

5인 이상 학원이면 강사에게 법정 연차를 반드시 줘야 하나요?

상시 근로자 5명 이상 사업장은 근로기준법 제60조의 연차유급휴가 규정이 적용됩니다.
5명 미만이면 제11조에 따라 제60조가 적용되지 않습니다.
다만 상시 근로자 수 산정은 법에 정해진 방식이 있어 인사책이 인원으로 자동 판정하지 않고,
원장이 「휴가·야근 규정」의 「5인 미만 사업장」에서 직접 고릅니다.

입사일이 다른 강사마다 연차가 몇 개 남았는지 인사책에서 어디서 보나요?

관리자는 「직원별 휴가 설정」의 「전체」「사용」「잔여」 보기나 「표로 보기」의 「연차 대장 표」에서 봅니다.
강사 본인은 「휴가」 화면에서 잔여를 보고 「내 연차 표」를 열 수 있습니다.
입사일이 입력되지 않은 직원은 부여와 잔여가 0으로 나오니 입사일부터 확인하세요.

방학 전에 연차가 몰려 신청되는 것을 막을 수 있나요?

「휴가·야근 규정」의 「최소 사전 신청 기한 (일)」을 정해 두면 그보다 늦은 신청은 신청 단계에서 막힙니다.
신청 전 「팀 휴가 일정」에서 같은 달의 다른 강사 휴가를 볼 수 있고,
시기를 어떻게 조정할지는 원장이 승인 단계에서 판단합니다.
법적으로 사업 운영에 막대한 지장이 있을 때의 시기 변경은 근로기준법 제60조에 따로 정해져 있어 사안별 확인이 필요합니다.

강사별 입사일 기준 연차가 어떻게 계산되는지 직접 따져 보고 싶다면 입사일 기준 연차 직접 계산 글이 도움이 됩니다.
직접 해 보려면 인사책 시작하기에서 강사 두 명의 입사일부터 넣어 보세요.

근거: 근로기준법 제11조(적용 범위),
제18조 제3항(단시간근로자),
제60조(연차 유급휴가),
제61조 제1항(연차 유급휴가의 사용 촉진) — 국가법령정보센터 근로기준법