세무사무소 신고철 전 연차 사용촉진,
7월과 10월 통보

1월 부가세 확정신고와 5월 종합소득세 신고가 몰리는 세무사무소는 연차가 가을에 남아 있다가 연말에 한꺼번에 몰리거나 수당으로 넘어가기 쉽습니다.
회계연도 기준으로 부여하는 사무소라면 7월 초에 1차 통보를,
10월 말까지 2차 통보를 서면으로 끝내야 사용촉진이 법적 효과를 갖습니다.
인사책에서는 「연차 촉진제」를 시행으로 두고 「사용촉진」 탭에서 통보를 직접 발송해 기록을 남기며,
은행·세무서 방문처럼 짧게 빠지는 일은 반반차로 흡수합니다.

신고철이 네 번 오는 온결세무회계 아홉 명의 연차 달력

이 사업장은 가상 사례입니다.
사무소 이름과 인원,
잔여 연차 숫자는 설명을 위해 꾸민 조건이며 실제 세무사무소의 자료가 아닙니다.

온결세무회계는 세무사 대표 1명 아래 세무사 1명,
기장 담당 6명,
신고 보조 2명이 일하는 사무소입니다.
대표를 뺀 근로자는 아홉 명입니다.
이 사무소의 한 해는 신고 일정으로 쪼개져 있습니다.
1월에는 부가가치세 확정신고,
3월에는 법인세,
5월에는 종합소득세,
7월에는 다시 부가세가 옵니다.
직원들은 이 넉 달 동안 연차를 쓰기 어렵다는 것을 알고 있어서,
남은 연차를 8월 여름휴가와 12월 말에 몰아 쓰는 습관이 붙었습니다.

작년 12월에는 기장 담당 여섯 명 가운데 세 명이 마지막 두 주에 연차를 한꺼번에 냈고,
1월 부가세 준비가 그 두 주 동안 멈췄습니다.
반대로 끝내 쓰지 못한 연차 21일은 연차수당으로 정산해야 했습니다.
대표는 올해부터 연차 사용촉진을 제대로 해 보기로 했고,
그 과정을 인사책에 옮겼습니다.

사용촉진이 효력을 갖는 조건,
근로기준법 제61조의 두 번의 서면

연차는 근로기준법 제60조에 따라 1년간 80% 이상 출근한 직원에게 15일이 생기고,
3년 이상 근속하면 2년마다 하루씩 더해져 25일까지 늘어납니다.
같은 조 제7항은 1년 동안 쓰지 않은 연차가 소멸한다고 정하지만,
휴가를 쓸 권리가 사라져도 쓰지 못한 일수만큼 연차수당을 지급하는 것이 원칙입니다.

근로기준법 제61조는 이 수당 의무를 면하게 해 주는 절차를 정합니다.
회계연도 기준으로 1월부터 12월까지 연차를 쓰는 사무소를 예로 들면 순서는 이렇습니다.

1. 1차 촉구: 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 안에,
   곧 7월 1일부터 7월 10일 사이에 직원마다 남은 연차 일수를 알려 주고 사용 시기를 정해 알려 달라고 서면으로 촉구합니다.
2. 직원의 시기 지정: 직원은 촉구를 받은 날부터 10일 안에 사용 시기를 정해 사용자에게 알립니다.
3. 2차 지정 통보: 직원이 시기를 정하지 않으면 사용 기간이 끝나기 2개월 전인 10월 31일까지 사용자가 사용 시기를 정해 서면으로 통보합니다.

두 번의 서면 가운데 하나라도 빠지거나 늦으면,
12월 31일에 남은 연차를 수당으로 줘야 하는 의무가 그대로 남습니다.
말로 한 안내나 단체 메신저의 공지 한 줄로는 서면을 대신하기 어렵다는 점도 기억해야 합니다.

신고철과 겹치는 신청은 어떻게 할까요.
근로기준법 제60조는 직원이 청구한 시기에 연차를 주되,
그 시기가 사업 운영에 막대한 지장을 주는 경우에만 사용자가 시기를 바꿀 수 있게 합니다.
5월 마지막 주 신고 마감처럼 대체 인력이 없는 기간이라면 시기를 바꿀 여지가 있지만,
5월 한 달 전체를 막는 것은 지나칩니다.
그래서 온결세무회계는 신고철에는 반반차처럼 짧게 쓰는 길을 열어 두고,
긴 휴가는 사용촉진으로 8월부터 11월 사이에 끌어오는 방식을 골랐습니다.

온결세무회계가 인사책에 옮긴 사용촉진 절차

휴가 규정 관리 화면에서 회계연도 기준과 촉진 시행 정하기

톱니바퀴 → 「회사 관리」 → 「휴가」 묶음 → 「휴가·야근 규정」으로 들어가 「휴가 규정 관리」의 「기본 설정」 탭을 엽니다.

「연차 촉진제」를 시행으로 두면 이월이나 수당 지급을 골라 두었더라도 촉진이 우선해 회계연도 말에 남은 연차가 소멸합니다.
이 효과는 장부 처리일 뿐이고,
법적으로 수당 의무가 사라지려면 위의 두 번의 서면이 실제로 있어야 합니다.
대표를 뺀 근로자가 아홉 명이니 PC 왼쪽 「수당·휴게」 그룹의 「5인 미만 사업장」 칸은 기본값 「5인 이상」에서 건드리지 않았습니다.
값을 정한 뒤 「변경사항 저장」을 누릅니다.

7월 첫 주,
사용촉진 탭에서 1차 통보 발송하기

「휴가」 묶음의 「직원별 휴가 설정」에서 화면 상단 「사용촉진」 탭을 누르면 제목이 「연차 사용촉진」인 화면이 열립니다.
위쪽 카드 세 장이 「10일 이상 미사용」「5~9일 미사용」「5일 미만」 인원수를 보여 주고,
아래에는 잔여가 많은 순으로 직원 목록이 붙습니다.
온결세무회계의 7월 2일 화면은 이랬습니다.

「단계별 공식 통보」 칸의 「1차 통보 발송」을 누르면 통보 본문을 확인하는 창이 뜨고,
발송 대상은 남은 연차가 5일 이상인 직원으로 정해집니다.
온결세무회계에서는 일곱 명이 대상이 되었고,
3일과 2.5일이 남은 두 명은 버튼 대상에서 빠졌습니다.
법의 촉구는 남은 일수가 적은 직원에게도 해당하므로,
대표는 이 두 사람에게 같은 문구의 서면 촉구서를 따로 건네고 사본을 보관했습니다.
통보는 인사책이 스스로 보내지 않으며 관리자가 이 버튼을 눌러야만 나갑니다.
발송 기록과 직원별 열람 여부는 접이식 「최근 통보 이력 보기」에서 확인할 수 있습니다.
온결세무회계는 7월 7일에 열람하지 않은 두 명을 따로 불러 화면을 함께 열어 보게 했습니다.

직원이 시기를 정하는 열흘,
신청은 직원 앱에서

통보를 받은 직원은 직원 앱 메뉴(줄 세 개)에서 「근무」 → 「휴가」로 가 오른쪽 아래 + 를 누르고,
「새 휴가 신청」 창에서 「휴가 종류」「시작일」「종료일」「사유」를 넣어 「휴가 신청」을 누릅니다.
온결세무회계는 부서장을 따로 두지 않았습니다.
「결재권자·처리자」 → 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」의 「휴가」 탭 설명대로 부서장이 지정되지 않은 직원의 휴가는 회사 관리자가 승인하므로,
신청은 모두 관리자 계정을 가진 대표에게 올라가고 대표는 「직원별 휴가 설정」의 「연차 결재」 탭에서 승인합니다.

10월 넷째 주,
2차 통보 발송과 보관

10월 23일,
사용 시기를 정하지 않은 직원 네 명은 여전히 남은 연차가 5일 이상이었고,
나머지는 신청이 승인되어 잔여가 5일 아래로 내려가 있었습니다.
「2차 통보 발송」을 누르면 본문 다음에 「사용 시기 지정」 창이 떠서 회사가 정하는 사용일을 쉼표로 이어 적게 되는데,
이 날짜 목록은 대상자 전원에게 똑같이 실립니다.
대표는 네 명을 같은 날 모두 쉬게 할 수 없어,
버튼 통보에는 네 명이 함께 쉬어도 되는 11월 둘째 주 금요일 하루만 적고,
나머지 날짜는 사람마다 따로 정한 서면 통보서를 10월 27일에 건네 서명을 받았습니다.
사람별 날짜를 11월과 12월 초에서 고르고 12월 중순 이후를 피한 것은 1월 부가세 준비와 겹치지 않게 하려는 뜻입니다.
목록 위의 「일반 알림」 버튼은 공식 통보가 아니라 연차 사용을 권하는 알림을 한꺼번에 보내는 기능이라,
대표는 11월 중순에 날짜를 받아 놓고도 신청을 미룬 직원들을 챙기는 데만 썼습니다.

1월 첫 주,
부가세 마감 전에 자동부여 실행 누르기

회계연도 기준이라 매년 1월 1일부터 31일 사이에만 「직원별 휴가 설정」 연차 탭에 「자동부여 실행」 버튼이 나타납니다.
누르면 아홉 명의 새해 연차가 정책의 기본 일수와 근속 가산대로 한꺼번에 잡히고,
지난해 남은 연차는 「당해 소멸」 설정대로 넘어오지 않습니다.
버튼은 사람이 눌러야 하므로 온결세무회계는 부가세 확정신고 마감인 25일보다 한참 앞선 1월 둘째 영업일을 실행일로 못 박았습니다.
손으로 일수를 맞춰 둔 직원은 이 실행이 건드리지 않습니다.

5월 종합소득세 마감 주,
반반차로 버틴 온결세무회계 기록

사용촉진이 긴 휴가를 가을로 옮기는 장치라면,
신고철의 짧은 공백은 반반차가 메웁니다.
5월 마지막 주의 기록입니다.

다섯 날 동안 빠진 시간은 모두 합쳐 1.25일어치였고,
마감 업무는 멈추지 않았습니다.
반반차는 2시간·0.25일로 차감되어 직원이 하루를 통째로 쓰지 않고도 볼일을 볼 수 있었습니다.

온결세무회계가 사용촉진에서 놓칠 뻔한 것들

• 통보가 저절로 나간다고 여기는 착각: 인사책은 통보 기록을 남기는 도구이지,
  법이 정한 촉진 절차를 대신 이행해 주지 않습니다.
  7월과 10월의 발송 버튼은 사람이 눌러야 합니다.
• 1차 통보만 하고 2차를 잊는 실수: 시기를 정하지 않은 직원에게 10월 31일까지 날짜를 정해 서면으로 알리지 않으면 수당 의무가 남습니다.
• 촉진으로 정한 날에 출근한 직원을 그대로 두는 실수: 지정한 휴가일에 나와 일하는데 거부 의사를 분명히 하지 않으면 노무를 받은 것으로 볼 여지가 생깁니다.
  대표가 그날 업무 지시를 하지 않았는지도 함께 살핍니다.
• 신고철 전체를 연차 금지 기간으로 묶는 실수: 시기 변경은 막대한 지장이 있을 때 쓰는 예외라,
  반반차까지 막으면 오히려 분쟁의 씨앗이 됩니다.

매년 달력에 세 줄을 적어 둡니다.
7월 1일부터 10일 사이 「1차 통보 발송」,
10월 20일 무렵 미지정자 확인,
10월 31일 전 「2차 통보 발송」입니다.
이 세 날짜만 지켜도 온결세무회계의 연말 연차 몰림은 눈에 띄게 줄어듭니다.