전세버스 운수회사 결재선 설정,
정비일마다 휴가·운행기록 수정을 대표에게 묻던 길을 종류별로 나눈 순서

정비일마다 몰리는 휴가·기록 수정 문의는 결재선을 어디서 정하면 나뉘나요?

전세버스 운수회사에서 누가 무엇을 승인하는지는 관리자 화면의 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」에서 탭별로 정합니다.
휴가는 아무것도 고르지 않아도 소속 부서장까지 올라가는 것이 기본이므로,
가장 먼저 할 일은 운행팀과 정비팀의 부서장이 제대로 지정되어 있는지 보는 것입니다.
그 위에 휴가 결재선,
보기만 할 사람,
운행기록 수정을 승인할 사람을 얹으면 대표 한 명에게 묻던 길이 종류별로 갈라집니다.

활용 예시 · 전세버스 운수회사 30~99인 — 대표가 겪는 누가 무엇을 승인하는지 정해져 있지 않음을 인사책으로 바꾼 흐름을 따라갑니다.
등장하는 회사와 사람은 설명을 위해 구성한 예시이며,
화면과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 화면 그대로입니다.

이런 분께: 기사와 정비 직원이 차고지 안팎으로 흩어져 있어 승인 문의가 대표 휴대폰으로 모이는 운수회사 대표님,
그리고 휴가가 승인됐는지 몰라 배차표를 못 확정하는 배차 담당자님.

버스 세 대가 정비동에 들어간 수요일 오후 2시,
같은 질문이 세 번 나왔다

직원 마흔여덟 명이 일하는 전세버스 회사입니다.
보유한 버스 열한 대 가운데 세 대가 정비동에 들어가는 날이면 차고지 한쪽이 종일 시끄럽습니다.
대표는 아침부터 학교 현장 체험 운행에 동승해 고속도로 위에 있었고,
사무실에는 배차 담당 한 명과 정비 반장만 남아 있었습니다.

오후 2시,
정비 반장이 부품 업체의 견적서를 들고 와서 물었습니다.
"필터류는 제가 그냥 주문해도 되나요,
대표님께 여쭤야 하나요?" 배차 담당은 대답을 못 했습니다.
같은 시각 기사 A가 다음 주 연차를 쓰고 싶다는 문자를 배차 담당에게 보냈습니다.
그 주에는 단체 예약이 두 건 있었는데,
배차표를 짜는 사람은 승인 권한이 없었고 승인하는 사람은 운행 중이라 문자에 답이 없었습니다.

세 번째는 기사 B의 전화였습니다.
어젯밤 회차가 늦어져 차고지에 들어온 시각이 자정을 넘겼고,
퇴근 단추를 누르지 못했다는 것입니다.
운행일지에는 시각이 남아 있지만 출퇴근 기록에는 빠져 있었습니다.
"이건 누구한테 말하면 고쳐 주나요?" 배차 담당은 "대표님이 보셔야 하는데요"라고 답했습니다.
세 질문의 답은 모두 같았습니다.
대표님께 여쭤봐야 한다는 것입니다.

대표는 그날 저녁 8시가 넘어 통화가 됐습니다.
필터는 이미 정비 반장이 먼저 주문한 뒤였고,
기사 A의 연차는 다른 기사의 같은 날 휴가와 겹쳐 하나를 조정해야 했으며,
기사 B의 기록은 다음 날 아침에야 손을 봤습니다.
문의는 하나도 틀리지 않았는데 답이 한 사람의 휴대폰에만 있었습니다.

운수회사의 승인은 왜 사람 머릿속에서만 도는가

첫째,
일하는 자리가 흩어져 있습니다.
기사는 차고지 밖에서 하루를 보내고,
정비 직원은 정비동에,
배차 담당은 사무실에 있습니다.
서로 얼굴을 보는 시간이 길지 않아서 "이건 누구에게 가나"를 그때그때 말로 정하게 됩니다.

둘째,
대표가 운행도 영업도 겸합니다.
30~99인 규모의 운수회사에서 대표가 직접 현장에 나가면 승인은 대표 한 사람의 이동 시간에 걸립니다.
승인의 기준도 대표 기억에 있어서,
부서장이 있어도 어디까지 맡겨도 되는지 알 수 없습니다.

셋째,
연차의 시기는 마음대로 바꿀 수 있는 것이 아닙니다.
근로기준법 제60조 제5항은 사용자가 근로자가 청구한 시기에 연차 유급휴가를 주어야 하고,
그 시기에 주는 것이 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에만 시기를 변경할 수 있다고 정합니다.
단체 예약이 몰린 주에 누가 어떤 기준으로 시기를 조정할지 정해지지 않았다면 승인자마다 판단이 달라질 수 있습니다.
어떤 경우가 막대한 지장에 해당하는지는 사안마다 다르니 필요하면 노무 전문가에게 확인하세요.

대표 휴대폰으로 모이던 때와 종류별로 길을 나눈 뒤에는 무엇이 다른가요?

표에서 바뀌는 것은 사람이 아니라 길입니다.
대표가 현장에 있어도 부서장이 승인하고,
배차 담당은 승인 권한 없이 알림만 받습니다.
어디까지 부서장에게 맡길지는 여전히 회사가 정해야 하는 일입니다.

따라 하기: 정비일 전날 대표가 승인 길을 종류별로 정하는 순서

1단계.
「조직도 설정」에서 운행팀과 정비팀의 부서장을 먼저 봅니다

휴가와 근무기록 결재는 모두 부서장을 따라갑니다.
그래서 대표는 톱니바퀴를 눌러 「회사 관리」로 들어가 「조직·사람」 묶음의 「조직도 설정」을 열고,
운행팀 · 정비팀 · 관리팀 각각에 부서장이 지정되어 있는지 훑습니다.
부서장이 지정되지 않은 직원의 휴가는 회사 관리자가 승인하는 것으로 안내되므로,
비어 있는 부서가 있으면 대표 본인에게 계속 몰립니다.
지정 방법은 조직도 부서 직원 부서장 설정 가이드에서 이어 볼 수 있습니다.

2단계.
「휴가」 탭에서 휴가 결재선과 참고인을 정합니다

「회사 관리」의 「결재권자·처리자」 묶음에서 「휴가/근무/경비/전자 결재권자 수정」을 열면 「휴가」 「근무기록」 「경비 금액별」 「전자결재」 탭이 보입니다.
「휴가」 탭의 「휴가 결재선」에서 「소속 부서장까지」를 고르고 「저장」을 누릅니다.
이 줄은 부서장이 승인하면 끝나고,
「소속 부서장 + 상위 부서장」은 부서장이 승인한 뒤 상위 부서장이 한 번 더 승인합니다.
이 회사는 팀이 세 개뿐이라 한 단계로 정했습니다.

저장하면 「부서장 본인 휴가는?」 칸이 나타납니다.
운행팀장이 자기 휴가를 올릴 때를 정하는 칸으로 「셀프 승인」 「상위 부서장」 「대표관리자·회사관리자」 가운데 하나를 고릅니다.
화면에는 「셀프 승인」이 기본으로 적혀 있으니,
운행팀장 휴가를 팀장 혼자 정하지 않게 하려면 「상위 부서장」이나 「대표관리자·회사관리자」를 고릅니다.
「상위 부서장」은 상위 부서가 없으면 대표관리자·회사관리자가 승인한다는 설명이 함께 나옵니다.

같은 탭의 「휴가 필수 참고인」에서 「휴가 참고인 추가」를 눌러 배차 담당을 넣습니다.
참고인은 앞으로 올라오는 휴가 문서에 자동으로 참조가 붙고 알림을 받지만 승인과 반려는 못 합니다.
등록한 뒤에 올라오는 문서부터 적용됩니다.

3단계.
「근무기록」 탭에서 운행기록 수정을 받을 사람을 고릅니다

「근무기록」 탭의 설명은 부서원의 근태 기록을 누가 수정하고 승인할지 정하는 것이며,
라디오는 「각 부서장」 「상위부서장」 「대표관리자」 「부서장 + 참조자」 네 가지입니다.
화면의 한 줄에 (기본)이라고 적힌 곳이 있지만,
회사가 직접 골라 저장해 두면 어느 것이 적용되는지 헷갈리지 않습니다.
이 회사는 「부서장 + 참조자」를 골랐습니다.
부서장이 승인하고,
결재권자 명부에 추가된 참조자에게도 함께 알림이 가는 방식입니다.

참조자는 「전자결재」 탭의 「추가 결재자」에서 「추가 결재자 지정」으로 넣습니다.
정비 반장처럼 부서장이 아닌 사람을 이 명부에 올려 두면 근무기록 수정 알림을 함께 받습니다.
다만 이 명부는 직원이 결재자를 직접 고르는 전자결재나 경비 같은 문서의 후보에도 함께 들어가므로,
넣을 사람은 그 문서의 결재자로 고를 수 있어도 되는 사람인지 보고 정합니다.
휴가와 근무기록 결재는 이 후보 명부를 읽지 않습니다.

그 아래 「대표관리자 알림」은 누가 수정했든 수정이 확정되면 대표관리자에게 알림이 가는 칸으로,
화면에는 기본 켜짐으로 적혀 있습니다.
운행기록 수정이 잦은 달에 대표가 알림이 많다고 느끼면 이 칸을 보고 정합니다.

4단계.
기사는 휴가 신청 화면에서 승인자를 먼저 봅니다

기사 A가 직원 앱에서 휴가를 신청하면 신청서 안에 읽기 전용 「결재선」 줄이 보입니다.
이 줄은 실제 결재선 계산과 같은 방식으로 만들어져 화면과 실제가 어긋나지 않습니다.
휴가에는 결재자를 고르는 칸이 없으므로,
기사가 할 일은 날짜와 사유를 적고 누구에게 가는지만 확인하는 것입니다.
단체 예약이 있는 주인지는 승인하는 부서장이 알고 있습니다.

5단계.
운행팀 부서장이 폰 결재함에서 처리합니다

부서장은 직원 앱 아래쪽 「결재/요청」에서 「결재요청 내역」으로 들어가 「결재함」 탭을 엽니다.
이 탭은 결재할 권한이 있는 사람에게만 보입니다.
카드의 단추는 「승인」 「반려」 「상세」 순서로 고정되어 있고,
반려할 때는 「반려 사유를 입력해 주세요.」 창에 까닭을 적어야 합니다.
부서장은 단체 예약 일정을 보고 겹치는 날이면 반려 사유에 조정할 날짜를 적습니다.

6단계.
승인자가 운행 중이면 대표나 회사관리자가 한 단계를 처리합니다

부서장이 운행 중이라 처리하지 못한 건은 사라지지 않습니다.
대표와 회사관리자는 관리자 화면 왼쪽 「회사 현황」 바로 아래의 「할 일」에서 멈춘 건을 열어 「승인」이나 「반려」를 누를 수 있습니다.
이때 처리되는 것은 멈춘 그 한 단계이고,
뒤 단계가 있다면 원래 순서대로 이어집니다.
지정 대리인을 두는 설정은 없으므로,
자리를 비우는 날을 아는 부서장에게는 미리 알려 달라고 약속해 두는 편이 낫습니다.

정해 둔 뒤 승인 기록은 어디에 남나요?

직원 앱의 결재 화면에는 내가 작성한 문서와 이력(누가 언제 승인·반려했는지,
남긴 의견)이 있습니다.
대표와 회사관리자는 관리자 화면 「전자결재」 묶음의 「전체 결재함」에서 회사의 문서를 모아 봅니다.
반려 사유는 입력해야 넘어가므로 "왜 안 됐는지"를 부서장에게 다시 묻는 일이 줄어듭니다.
다만 인사책이 승인 기준 자체를 정해 주지는 않습니다.
성수기 휴가를 몇 명까지 받을지는 회사의 기준으로 문서에 적어 두어야 합니다.

도입 전에 무엇을 확인해야 하나요?

• 부서장 칸: 「소속 부서장까지」를 저장하기 전에 모든 부서의 부서장이 지정되어 있는지 봅니다.
  부서장을 찾지 못하면 휴가 신청이 막힐 수 있고,
  되돌리는 길은 「설정 해제」입니다.
• 참고인과 후보 명부: 휴가 참고인은 보기와 알림뿐이고,
  「추가 결재자」 명부는 결재자 후보도 됩니다.
  같은 사람을 두 곳에 넣어도 역할이 다르니 이름 옆 설명을 읽고 넣습니다.
• 근무기록 승인자: 네 가지 중 하나를 골라 저장하고,
  2차 결재자를 둘지도 같은 탭에서 정합니다.
  이 글은 한 단계로 설명했습니다.
• 다루지 않은 것: 부품 구입처럼 금액에 따라 결재자를 늘리는 「경비 금액별」 탭은 이 글에서 다루지 않았습니다.
  켜는 방식이 따로 있어 별도 글이 필요합니다.
• 직원에게 알릴 것: 승인 길을 바꾼 날 단체 안내에 "휴가는 운행팀장이 승인하고 배차 담당은 알림만 받는다"는 한 문장을 적어 두면 문의가 줄어듭니다.
• 사람이 판단할 것: 연차 시기를 바꿀 수 있는 사유와 성수기 휴가 기준은 인사책이 정하지 않습니다.

자주 묻는 질문

휴가 참고인으로 등록한 배차 담당이 승인까지 할 수 있나요?

할 수 없습니다.
「휴가 참고인 추가」로 등록된 사람은 앞으로 올라오는 휴가 결재 문서에 자동으로 참조가 붙고 알림을 받지만 결재 권한은 아니어서 승인과 반려는 못 합니다.
등록한 뒤에 올라오는 문서부터 적용되므로 이미 올라와 있는 신청은 따로 알려 주세요.

결재자가 출장 중이면 다음 사람에게 자동으로 넘어가나요?

자동으로 넘어가지 않습니다.
결재자별로 대리인을 지정해 두는 설정이 없고,
멈춘 건은 대표관리자와 회사관리자가 관리자 화면 「할 일」에서 그 한 단계를 처리합니다.
지금 처리할 수 있는 사람에게는 하루 한 번 앱 안 알림으로 다시 알려 주는 장치가 있습니다.

부서장이 지정되지 않은 부서의 기사가 휴가를 신청하면 어떻게 되나요?

화면 안내는 「부서장이 지정되지 않은 직원은 회사 관리자가 승인합니다.」입니다.
그래도 휴가 결재선을 저장하기 전에 모든 부서의 부서장 칸을 채워 두는 편이 안전하고,
신청이 막히는 일이 생기면 「설정 해제」로 되돌릴 수 있습니다.

정비일에 몰리던 문의를 휴가와 기록 수정으로 나누고 나면 대표의 휴대폰은 정말 대표가 정해야 할 일만 받게 됩니다.
휴가 결재를 종이 품의에서 옮기는 흐름은 휴가 결재 자동 연동 가이드에서,
직접 써 보시려면 인사책 가입에서 시작하실 수 있습니다.

근거: 근로기준법 제60조(연차 유급휴가) — https://www.law.go.kr/법령/근로기준법 .
이 글의 화면 이름과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 관리자 화면과 직원 앱을 기준으로 했습니다.
연차 시기 변경 사유와 성수기 휴가 기준은 노무 전문가의 안내를 따로 확인하셔야 합니다.