비영리단체 인사관리 방법,
근로계약서부터 출퇴근·연차·경비 결재선·증명서까지 순서대로 돌려 본 기록

비영리단체 인사관리는 법인의 성격이 아니라 근로자를 쓰고 있는지에서 출발합니다.
근로기준법 제11조 문장에는 영리인지 비영리인지를 가르는 말이 없고,
상시 5명 이상이냐 4명 이하냐에 따라 적용되는 조항이 갈립니다.
그래서 근로계약서, 출퇴근 기록,
연차,
경비 결재선,
증명서를 이 순서로 정해 두면 대부분의 일이 풀립니다.
인사책에서는 이 다섯 가지를 관리자 화면 몇 곳에서 차례로 정할 수 있습니다.

활용 예시 · 비영리단체 인사관리 — 2026년 10월 24일,
인사책 팀이 시험용 회사를 만들어 두고 관리자 계정과 직원 계정으로 근로계약서·출퇴근 확인·연차 기준·경비 결재선·증명서 발급을 직접 돌려 본 기록입니다.
지어낸 후기나 실제 단체는 없으며,
화면 속 이름은 시험 계정 이름이고 단추 이름은 그날 화면 그대로입니다.

이런 분께: 사무국장이나 총무를 겸하면서 직원 몇 명의 계약,
출근,
휴가,
경비를 기억과 개인 파일에 맡겨 온 분.
그리고 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 이어 가고 싶은 단체 대표.

비영리단체도 근로기준법을 따라야 하나요?

근로기준법 제11조 제1항은 「이 법은 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 모든 사업 또는 사업장에 적용한다.
다만,
동거하는 친족만을 사용하는 사업 또는 사업장과 가사(家事) 사용인에 대하여는 적용하지 아니한다.」라고 적고 있습니다.
제2항은 「상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 대하여는 대통령령으로 정하는 바에 따라 이 법의 일부 규정을 적용할 수 있다.」입니다(2026년 10월 24일 확인 기준).
여기서 기준이 되는 것은 근로자를 몇 명 쓰느냐이고,
단체의 영리 여부를 나누는 말은 보이지 않습니다.
이 글이 옮긴 제11조 본문은 법제처 조문 페이지에 시행 2012년 8월 2일로 표시된 것이므로,
지금 시행 중인 문장은 법제처에서 한 번 더 열어 보세요.
이 글은 법률 판단이 아니라 인사책 화면을 쓰는 순서의 기록이고,
상시 근로자를 어떻게 세는지는 사업장 사정에 따라 다르니 노무사나 관할 고용노동부에 확인하세요.

상시 5명을 기준으로 무엇이 갈리나요?

시행령 별표 1은 상시 4명 이하의 사업장에 적용하는 법 규정을 조문 번호로 늘어놓은 표입니다.
이 표에서 이름이 보이는지만 옮기면 아래와 같습니다.

표 머리의 개정 표기는 2018년 6월 29일이어서 그 뒤 바뀐 부분이 있을 수 있고,
표에 이름이 없다는 것과 실제로 어떻게 적용되는지는 별개의 문제입니다.
단체가 5명 안팎이라면 더더욱 숫자를 직접 판단하지 말고 확인을 받아 두세요.

비영리단체의 인사 업무는 어디서 꼬이나요?

첫째,
기준이 사람에게 붙어 있습니다.
출근은 어떻게 알리고 휴가는 누구에게 말하고 경비는 누구 도장을 받는지가 담당자의 기억에 있어서,
담당자가 바뀌면 처음부터 다시 물어야 합니다.

둘째,
일하는 장소가 사무실만이 아닙니다.
행사장,
현장 방문,
외부 회의가 많은 단체는 출근을 어디서 확인하는지 정해 두지 않으면 기록이 비거나 구두 보고에 의존하게 됩니다.

셋째,
경비를 쓰는 사람과 승인하는 사람이 가깝습니다.
규모가 작을수록 금액이 얼마든 같은 사람이 결정하기 쉬운데,
금액에 따라 결재하는 사람이 달라지게 정해 두면 나중에 외부에 설명할 때도 근거가 생깁니다.

따라 하기: 근로계약서에서 증명서까지 다섯 단계

먼저 순서를 표로 보면 이렇습니다.

1단계.
근로계약서를 먼저 보냅니다

제17조가 적어 둔 명시 항목(임금,
소정근로시간,
휴일,
연차 유급휴가)을 계약서에 담았는지 먼저 봅니다.
인사책에서는 메뉴 「문서 보내기」 안의 「근로계약서」에서 직원에게 계약서를 보내고,
직원이 앱에서 서명하면 「서명 완료」로 남습니다.
근로계약서 기능은 회사 기능 설정에서 켜 두어야 보이므로 메뉴에 없다면 설정부터 확인합니다.

맨 앞에 둔 까닭은 뒤의 출퇴근과 연차 설정이 계약 내용을 기준으로 삼기 때문입니다.
계약서의 근무시간과 휴일이 비어 있으면 뒤에서 무엇을 정해도 기준이 흔들립니다.

2단계.
출근을 어디서 확인할지 정합니다

관리자 화면의 「출근 확인」에는 「GPS(위치) · Wi-Fi·IP · NFC 스티커 · QR」 방식이 카드로 나옵니다.
위치 기준을 아직 등록하지 않았다면 「위치 검증이 설정되지 않아 어디서나 기록됩니다」라는 안내가 보이고,
「사업장 좌표 등록하기」로 사무실 위치를 넣습니다.
「일하는 곳」에서는 GPS 인증 모드를 「엄격 — 반경 밖 차단 (기본)」,
「완화 — 출근 허용 · 반경 밖 표시 남김」,
「비활성 — 위치 검증 완전 우회」 가운데 고릅니다.
행사장이나 외부 회의가 잦은 단체는 「반경 밖 출퇴근 요청」을 「사용 (기본) — 반경 밖 = 조직장 승인 신청」으로 두면,
반경 밖에서 찍으려는 직원이 막히는 대신 조직장에게 승인을 요청하는 길이 생깁니다.

관리자가 위치를 정해 두면 직원 휴대폰 홈에는 「출근하기」 단추 아래 「사무실 주소 등록됨」과 「현재 위치 다시 확인」이 보이고,
퇴근을 찍지 않은 날은 「확인이 필요한 내 근무기록」에 「퇴근 기록 없음」처럼 남아 직원이 「정정」을 누를 수 있습니다.

3단계.
연차 기준과 5인 미만 칸을 정합니다

「휴가 규칙」 화면은 「연차 부여 / 사용·소진 / 야근 운영 / 수당·휴게 / 승인 흐름」 그룹으로 나뉩니다.
연차 부여 쪽에서는 「휴가 적용 기준」을 「회계연도 기준」이나 「입사일 기준」 중에서 고르고,
「1년 미만 근무자의 연차 부여 방식」은 「매월 1개씩 증가 / 연말까지 선부여 / 1년 후 일괄」 가운데서 고릅니다.

비영리단체에서 가장 먼저 눈여겨볼 곳은 수당·휴게 그룹의 「5인 미만 사업장」 칸입니다.
화면에는 「상시 근로자가 5명 미만인 사업장입니다.
근로기준법 제11조에 따라 일부 조항이 적용되지 않습니다.
상시 근로자 수는 사업주가 판단해 선택하는 값입니다.」라는 설명과 「확실하지 않으면 노무 전문가에게 확인하세요.」라는 안내가 같이 있습니다.
이 칸 아래에 「연장근로 가산율」과 「야간근로 가산율」이 이어지므로,
칸을 고른 뒤 그 가산율 칸도 같이 훑어 보세요.

4단계.
경비는 금액에 따라 결재선을 나눕니다

경비 청구나 지출결의를 쓰려면 회사 기능 설정에서 경비 관련 스위치를 먼저 켜야 합니다.
그다음 「결재하는 사람」 화면의 「경비 금액별」 탭에 들어가면 「금액별 결재선 — 경비 · 금액이 커질수록 더 많은 사람의 승인을 받게 합니다.
1차는 부서장이 자동이고,
2차부터 여기서 지정합니다.」라는 설명이 나옵니다.
「금액 구간 추가」를 눌러 구간을 늘리고 구간마다 2차 결재자를 지정합니다.

구간의 금액은 단체가 스스로 정하는 값이라 이 글에는 예시 금액을 적지 않았습니다.
구간을 정한 뒤에는 시험 신청을 하나 올려 결재 순서가 뜻대로 나오는지 눈으로 확인하세요.

5단계.
재직증명서는 관리자 화면에서 발급합니다

「재직/해촉/위촉 증명서 발급」 화면에는 「발급신청」과 「발급완료」 탭이 있습니다.
직원이 신청하면 관리자가 발급하고,
관리자가 「＋ 새로 발급」을 눌러 바로 만들 수도 있습니다.
해촉이나 위촉 증명서가 필요한 분이 있는 단체도 같은 화면에서 종류를 고릅니다.
한 번에 여러 명이 필요할 때는 「여러 명에게」를 쓰고,
어떤 양식과 직인이 찍혀 나가는지는 「양식(템플릿)·직인 보기」에서 미리 봅니다.

돌려 보고 나면 어떤 기록이 남나요?

계약서에는 서명 완료 표시가,
출퇴근에는 단추를 누른 시점의 기록이,
휴가에는 신청과 승인의 이력이,
경비에는 금액 구간에 따른 결재 순서가,
증명서에는 발급 내역이 남습니다.
화면은 다르지만 같은 직원 이름으로 이어지므로,
서류를 요청받았을 때 어디를 열어야 하는지가 분명해집니다.

여기서 말할 수 있는 것은 증빙 자료를 정리해 둘 수 있다는 것까지입니다.
어떤 서류가 필요한지는 요청하는 기관과 사업 성격에 따라 다르니 해당 기관이나 노무사에게 확인하세요.

도입하기 전에 확인할 점

첫째,
상시 근로자 수는 사업주가 판단하는 값입니다.
화면의 칸을 고르기 전에 단체의 상시 인원을 노무사와 함께 세어 보세요.

둘째,
과거 출퇴근 기록은 인사책으로 옮겨지지 않습니다.
이전 기록은 파일로 따로 보관하고,
도입한 날부터의 기록을 쌓는다고 생각하세요.

셋째,
직원에게 먼저 알립니다.
위치 확인을 켜는 일,
경비 금액에 따라 결재선이 달라지는 일은 직원의 일상을 바꾸므로,
시작하는 날과 이유를 한 번 설명해 두세요.
설명이 없으면 위치 확인이나 결재 단계가 갑자기 늘었다고 느끼기 쉽습니다.

자주 묻는 질문

비영리단체는 근로기준법 적용 대상이 아닌가요?

제11조 제1항 문장에는 영리 사업장인지 비영리 단체인지를 가르는 말이 없고,
상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장이라는 기준이 적혀 있습니다.
4명 이하는 대통령령으로 정하는 바에 따라 일부 규정을 적용할 수 있다고 적혀 있습니다.
단체가 실제로 어디에 해당하는지는 사업장 사정에 따라 다르니 노무사나 관할 고용노동부에 확인하세요.

상시 근로자가 5명 미만이면 인사책에서 무엇을 따로 정하나요?

휴가 규칙의 수당·휴게 그룹에 「5인 미만 사업장」 칸이 있습니다.
상시 근로자 수는 사업주가 판단해 선택하는 값이고,
확실하지 않으면 노무 전문가에게 확인하라는 안내가 같이 보입니다.
이 칸을 고른 뒤에는 연장·야간 가산율 칸도 함께 살펴보세요.

직원이 재직증명서가 필요하다고 하면 어떻게 하나요?

관리자 화면의 「재직/해촉/위촉 증명서 발급」에 「발급신청」과 「발급완료」 탭이 있고,
관리자가 「＋ 새로 발급」으로 바로 만들 수도 있습니다.
여러 명이 필요할 때는 「여러 명에게」를 쓰고,
양식과 직인은 「양식(템플릿)·직인 보기」에서 확인합니다.

행사나 주말 근무가 잦은 사무국이라면 협회 사무국 주말 행사 근무와 대체휴일 결재 글을,
출퇴근 기록 쪽은 요양원 출퇴근 기록 정리 글을 이어서 보세요.

근거: 근로기준법 제11조(적용 범위) 법령 원문 · 근로기준법 제17조·제42조·제48조·제50조·제53조·제56조·제60조·제61조 · 근로기준법 시행령 별표 1 상시 4명 이하 적용 법 규정 · 2026년 10월 24일 인사책 관리자 화면을 시험용 회사에서 직접 확인한 기록