사내 문서 권한·게스트·외부 공개·퇴사자 문서 넘기기 — 인사책 문서 관리의 실제 범위

한눈에 보는 답

인사책에는 문서 페이지마다 따로 정하는 권한도,
회사 밖 게스트 계정도,
누구나 보는 공개 페이지도 없습니다.
퇴사자의 문서 소유자를 한 번에 바꾸는 기능이나 문서 검증 표시도 없습니다.
대신 파일드라이브에서 파일과 폴더 단위로 같은 회사 재직 직원에게 공유할 수 있고,
퇴사자의 파일은 지워지지 않고 관리자가 넘겨줄 수 있습니다.

먼저 확인할 질문 6가지

아래 여섯 질문에 답이 정해지면 문서 도구 후보가 빠르게 갈립니다.

1. 문서마다 볼 사람을 따로 정해야 하나요?
2. 회사 밖 사람에게 일부 문서만 열어야 하나요?
3. 고객이 보는 도움말처럼 로그인 없이 누구나 여는 페이지가 필요한가요?
4. 공개 페이지에 회사 도메인을 붙여야 하나요?
5. 퇴사자가 만든 문서의 주인을 바꿔야 하나요? 주인이 바뀌어야 하는지,
   내용을 이어받으면 충분한지를 나눠 보세요.
6. 문서를 올리기 전에 승인이나 검증 표시가 필요한가요?

숫자로 보기

아래 숫자는 이 글에서 다루는 범위를 가르는 값입니다.
모두 2026-11-09 코드 대조 기준입니다.

인사책에서 하는 법

인사책의 문서 관리는 파일드라이브,
공지,
결재 양식,
인사카드의 네 자리에 나뉘어 있습니다.
아래 일곱 조건마다 없는 것을 먼저 밝히고,
그 자리에서 되는 일을 화면 이름으로 안내합니다.

페이지 단위 권한

페이지마다 따로 정하는 권한은 없습니다.
인사책의 문서 권한은 페이지가 아니라 파일과 폴더에 붙는 공유 권한이다.

이 질문이 나오는 이유는 인사 규정은 전 직원이,
급여 관련 문서는 일부만 보게 하고 싶기 때문입니다.
인사책에서는 이렇게 나눕니다.

1. 모두가 봐야 하는 규정과 매뉴얼은 파일드라이브 「회사함」에 올립니다.
   회사함에 올린 파일은 회사 모든 직원이 볼 수 있습니다.
2. 특정 부서만 봐야 하는 자료는 「부서함」에 올립니다.
3. 몇 사람에게만 열 파일은 파일에서 「공유」를 눌러 같은 회사 재직 직원을 고르고 권한을 정합니다.
   권한은 보기(기본)·댓글·편집 세 가지입니다.
4. 열어 둔 것을 닫을 때는 「공유 끄기」를 누릅니다.

여기서 「댓글」과 「편집」은 공유 권한의 이름입니다.
편집은 파일을 바꿔 올릴 수 있는 권한이지 여러 사람이 한 문서를 동시에 고치는 기능이 아니며,
파일에 댓글을 다는 칸이 있다는 뜻도 아닙니다.
「회사 안 링크」도 로그인한 같은 회사 직원 중 권한이 있는 사람만 열 수 있습니다.

활용 사례로,
가상의 렌트·리스 회사는 지점별 계약 서류를 각 지점 부서함에 두고 취업규칙은 회사함에 올려 지점장과 본사 직원이 같은 규정 파일을 보게 했습니다.
맞지 않는 경우는 같은 파일 안에서 문단마다 볼 사람을 다르게 해야 하는 회사입니다.
그래도 페이지 단위 권한이 꼭 필요하면 권한의 단위가 페이지인지 파일인지,
그룹 단위로 줄 수 있는지를 일반 기준으로 확인하세요.

게스트 접근

회사 밖 게스트 계정은 없습니다.
인사책의 공유는 같은 회사 재직 직원에게만 가며,
외부 공유 링크도 없습니다.
거래처나 외주 인력에게 일부 문서만 보여 주는 용도로는 쓸 수 없습니다.

게스트를 묻는 까닭은 계약 서류나 시안을 사외 담당자와 나누는 일이 흔하기 때문입니다.
인사책 안에서 되는 일은 다음과 같습니다.

1. 사내 검토 문서는 파일드라이브 공유로 직원에게 돌립니다.
2. 사외로 보낼 최종본은 내려받은 뒤 회사메일 첨부 등 회사가 쓰는 다른 길로 전달합니다.
3. 계약처럼 상대방의 서명이 필요한 문서는 전자계약 기능에서 다룹니다.

보기 권한만 있어도 내려받을 수 있으므로,
사외로 나가면 곤란한 파일은 공유 대상을 좁게 잡으세요.
활용 사례로 가상의 병원은 협력 업체에 낼 자료를 부서함에서 내려받아 메일로 보내는 방식을 씁니다.
맞지 않는 경우는 외부 인력이 우리 문서를 상시 열람하고 직접 고쳐야 하는 회사입니다.
그래도 게스트가 필요하면 게스트에게 줄 수 있는 권한의 폭과 유효 기간,
접근 기록이 남는지를 보세요.

외부 공개 페이지

누구나 보는 공개 페이지는 없습니다.
인사책에는 로그인 없이 누구나 열람하는 문서 페이지를 만드는 기능이 없습니다.
고객 도움말이나 채용 안내문 같은 공개 문서를 인사책 안에서 발행하는 길은 없습니다.

공개 페이지를 묻는 것은 회사 안 문서와 고객에게 보이는 문서를 한곳에서 관리하고 싶어서입니다.
인사책에서는 다음 순서를 권합니다.

1. 공개할 문서의 초안과 최종본을 파일드라이브에 두고 판 기록을 남깁니다.
2. 최종본을 승인받은 뒤 회사가 공개용으로 쓰는 별도 도구로 올립니다.
3. 사내 직원에게 바뀐 내용을 알릴 때는 공지를 씁니다.

활용 사례로 가상의 금속 부품 공장은 안전 수칙을 사내 공지로만 알리고 외부용 안내는 별도로 만듭니다.
맞지 않는 경우는 고객용 도움말이 업무의 핵심인 회사입니다.
그래도 공개 발행이 필요하면 공개 범위 설정,
검색 노출 조절,
비공개 전환이 쉬운지를 보세요.

공개 페이지 도메인 연결

공개 페이지에 회사 도메인을 붙이는 설정은 없습니다.
인사책의 도메인 연결은 회사메일용이며 문서 공개 페이지용이 아닙니다.
두 가지는 이름이 비슷해 헷갈리기 쉽지만 서로 이어지지 않습니다.

인사책에는 연결할 공개 페이지 자체가 없으므로 도메인 설정 화면도 없습니다.
회사메일 도메인 연결은 직원 주소를 발급하는 용도이니 두 용도를 섞어 안내하지 마세요.

해야 할 일은 이렇습니다.

1. 공개 페이지가 정말 필요한지 먼저 정합니다.
2. 필요하면 그 도구를 따로 고르고 도메인은 그 도구에서 설정합니다.
3. 인사책의 회사 문서는 사내 자료로 두고 공개 문서와 구분합니다.

활용 사례로 가상의 연구소는 실험 절차서를 사내에만 두고 연구 결과 공개는 다른 곳에서 합니다.
맞지 않는 경우는 문서 주소를 회사 도메인으로 통일해야 하는 회사입니다.
그래도 필요하면 도메인 연결 방식과 인증서 갱신이 자동인지,
도메인을 바꿀 때 기존 주소가 이어지는지를 확인하세요.

문서 소유권 이전

결재 문서의 소유자를 바꾸는 기능은 없습니다.
반면 파일드라이브 파일과 업무,
일정은 퇴사자에게서 넘겨받는 길이 있어서 인사책의 소유권 이전은 자리마다 다릅니다.
퇴사해도 결재 기록은 그대로 남습니다.

자리별로 정리하면 아래와 같습니다.

1. 파일드라이브: 퇴사 처리 뒤 30일을 기다렸다가 그 사람의 「내 드라이브」가 「퇴사자 보관함」으로 옮겨집니다.
   지우지 않습니다.
   관리자는 30일 전에도 인사카드의 퇴사 소속 카드에서 「파일드라이브 파일 넘겨주기」로 직접 넘길 수 있습니다.

파일드라이브 쪽 자세한 순서입니다.
인사카드의 「기록」 구획에서 퇴사 소속 카드를 열면 맨 위에 「파일 넘겨주기」 단추가 있고,
누르면 파일드라이브의 「퇴사자 보관함」으로 이동합니다.
이 단추는 관리자 본인만 쓸 수 있고,
회사가 파일드라이브를 켠 경우에만 보입니다.
보관함의 넘겨주기 카드에서 받을 사람을 고릅니다.
기본은 그 부서의 관리자이고,
「다른 사람 고르기」로 재직 중인 다른 직원을 정할 수도 있습니다.
넘기면 파일을 복사하지 않고 주인만 바뀌며,
받는 사람의 「내 드라이브」에 「○○님에게서 받은 파일」 폴더로 들어옵니다.
지금 정하지 않으면 30일 뒤 회사 「퇴사자 보관함」의 그 사람 이름 폴더로 옮겨지고,
이 폴더는 읽기만 되며 지워지지 않습니다.
부서 드라이브와 회사 공용함의 파일은 그 자리에 그대로 남습니다.
내 드라이브를 한 번도 연 적이 없는 직원은 넘길 파일이 없어 대기 목록에 오르지 않습니다.
30일 안에 같은 직원이 다시 재직 상태가 되면 대기가 취소되고 자기 파일을 그대로 돌려받습니다.

1. 업무 요청(회사 메뉴에 「업무」가 보이는 회사만): 넘기는 본인이나 요청한 사람이 「담당자 넘기기」를 합니다.
   관리자가 대신 넘기는 기능은 없고 퇴사 처리와 자동으로 이어지지도 않습니다.

업무 상세 화면의 ⋯ 메뉴에서 「다른 사람에게 넘기기」를 고르면 「넘길 사람 고르기」 판이 열리고,
같은 회사 재직자 한 명을 고른 뒤 한 번 더 확인하면 넘어갑니다.
아직 끝나지 않은 업무만 넘길 수 있고,
이미 그 업무에 어떤 역할로든 들어 있는 사람에게는 넘길 수 없습니다.
맡은 일은 그대로 이어지고 마감 알림은 새 사람 몫으로 다시 잡힙니다.
넘긴 사람의 줄은 지워지지 않고 「A → B 넘김」 기록으로 남으며,
새 담당자에게 「업무 요청」 알림이 갑니다.
그래서 퇴사하는 사람의 업무는 퇴사 전에 본인이나 요청한 사람이 넘겨 두어야 합니다.

1. 팀 캘린더 일정은 넘겨줄 수 있고,
   결재는 소유자를 바꾸지 않고 기록을 보존합니다.

일정은 만든 사람이 더 이상 이 회사에 재직 소속이 없을 때만 넘길 수 있고,
넘기는 사람은 대표나 회사관리자입니다.
만든 사람이 아직 재직 중이면 넘겨줄 수 없다는 안내가 나옵니다.
받을 사람은 같은 회사 재직자여야 하고,
넘기면 새 주인이 참석자로 들어가며 기록과 알림이 남습니다.

이 글에 적지 않은 자료는 이 길로 넘어가지 않습니다.
회사 메일은 별도의 길이 있습니다.
메일 서비스를 쓰는 회사는 직원 현황의 「퇴사자 메일 인계」에서 관리자가 퇴사자와 후임을 직접 골라 공용 메일함으로 넘기며,
자동으로 넘어가지는 않습니다.
이 기능이 아직 켜지지 않은 회사에서는 「아직 켜지지 않은 기능」이라는 안내가 나옵니다.
화면에서 막히거나 넘길 대상이 어디에도 없으면 퇴사 전에 담당자에게 파일을 직접 정리해 달라고 요청하고,
그래도 안 되면 인사책에 문의해 주세요.

개인정보가 든 파일을 정리할 때는 개인정보 보호법 제21조의 파기 의무도 같이 점검하세요.
조문은 개인정보 보호법에서 확인할 수 있습니다.
활용 사례로 가상의 렌트·리스 회사는 지점장이 퇴사하기 전에 인사카드에서 지점 계약 서류를 후임에게 넘깁니다.
맞지 않는 경우는 결재 문서의 작성자 자체를 바꿔야 하는 회사입니다.
그래도 필요하면 이전 대상이 문서·권한·기록 중 무엇인지,
이전 기록이 남는지를 보세요.

문서 승인 흐름

공지 게시 전 승인은 없습니다.
인사책의 공지는 관리자가 올리면 바로 게시되는 글이며,
올린 뒤 고치는 화면도 없어 지우고 다시 올리는 방식입니다.
문서가 게시되기 전에 검토자가 승인하는 단계를 공지에 끼울 수 없습니다.

승인 흐름을 묻는 이유는 취업규칙 같은 문서는 잘못 알리면 문제가 되기 때문입니다.
근로기준법 제93조는 상시 10명 이상 사업장에 취업규칙의 작성과 신고를 요구하고,
제14조는 법령 요지와 취업규칙을 근로자가 자유롭게 볼 수 있는 곳에 늘 게시하거나 비치하라고 합니다.
인사책에서는 아래 순서로 운영합니다.

1. 관리자가 「결재 양식」에서 「규정 개정안」 양식을 만듭니다.
   입력 칸은 8종이며 회사당 양식은 최대 100개까지입니다.
2. 개정안을 결재선에 올려 순서대로 승인받습니다.
3. 승인된 판만 파일드라이브 회사함에 올리고,
   파일 이름에 날짜를 붙입니다.
4. 공지로 바뀐 사실과 파일 위치를 알립니다.
   공지는 글만 담기고 첨부가 없으므로 「회사함의 ○○ 폴더」처럼 위치를 적습니다.
5. 공지는 「읽은 사람 N/M」으로 수만 보이고 명단은 보이지 않습니다.

활용 사례로 가상의 병원은 감염 관리 지침 개정을 결재로 확정한 뒤 병동 세 곳에 공지합니다.
맞지 않는 경우는 문서 한 장마다 승인 단계를 자동으로 걸어야 하는 회사입니다.
그래도 필요하면 승인자 지정 방식,
반려 시 처리,
승인 기록 보존을 보세요.

문서 검증 표시

문서 검증 표시는 없습니다.
인사책의 파일에는 담당자 이름이나 최신 확인 여부를 알리는 배지가 없고,
이 부분은 회사가 규칙으로 메우는 영역입니다.

낡은 문서를 믿고 일하는 사고를 막으려는 질문입니다.
운영으로는 이렇게 합니다.

1. 파일 이름에 「검토일」을 붙입니다.
   날짜는 파일을 고칠 때마다 바꿉니다.
2. 담당자를 정해 정기적으로 회사함을 점검하게 하고,
   점검 일정은 팀 캘린더에 올립니다.
3. 판 기록으로 언제 바뀌었는지 확인합니다.
   정보 칸에 「N판 · 30일 보관」이 보이고,
   넓은 PC 화면의 「판 기록」에서 옛 판을 받거나 되돌릴 수 있습니다.

활용 사례로 가상의 연구소는 실험 절차서 파일 이름 끝에 검토일을 붙이고 분기마다 목록을 확인합니다.
맞지 않는 경우는 문서마다 최신 확인 표시를 화면이 자동으로 관리해야 하는 회사입니다.
그래도 필요하면 만료일 알림,
담당자 지정,
검토 이력이 남는지를 보세요.

업종별 활용 예시

이 사업장은 가상 사례입니다.
숫자는 체험 회사 설정의 값이며 실제 회사의 사례가 아닙니다.

렌트·리스 회사 40명

본사와 지점 3곳을 가진 40명 회사입니다.
지점장이 퇴사하는 날 서류는 지점 부서함에 있었고 지점장의 내 드라이브에는 개인 메모만 남아 있었습니다.
인사 담당자는 인사카드의 퇴사 소속 카드에서 「파일드라이브 파일 넘겨주기」를 눌러 후임에게 넘겼고,
회사 메뉴에 「업무」가 보이는 회사라 업무 요청은 지점장 본인이 「담당자 넘기기」로 넘기게 했습니다.
결재 기록은 그대로 남았습니다.
거래처에 보낼 서류는 내려받아 회사메일로 전달했습니다.

병원 간호 인력 32명

병동 3곳에서 3교대로 일하는 간호 인력 32명이 있고 감염 관리 지침은 전 직원이 같은 판을 봐야 합니다.
이 병원은 개정안을 결재 양식으로 승인받고 회사함에 올린 뒤 공지로 알렸습니다.
공지의 「읽은 사람 N/M」으로 몇 명이 확인했는지 점검했습니다.

인사책이 맞지 않는 경우

아래 중 하나가 필수라면 인사책을 문서 관리 도구로 쓰기는 어렵습니다.
대신 되는 것을 각 항목에 함께 적었습니다.

• 페이지마다 따로 정하는 권한이 필요한 경우. 대신 파일과 폴더 단위 공유,
  회사함·부서함 구분으로 나눌 수 있습니다.
• 회사 밖 게스트 계정이 필요한 경우. 대신 최종본을 내려받아 회사메일 첨부 등 다른 길로 전달합니다.
• 누구나 보는 공개 페이지가 필요한 경우. 대신 사내용 문서는 인사책에 두고 공개용은 따로 고른 도구에서 발행합니다.
• 공개 페이지 도메인 연결이 필요한 경우. 대신 도메인은 회사메일 주소를 만드는 데 쓰고,
  공개용 주소는 그 도구에서 정합니다.
• 결재 문서 소유자 바꾸기가 필요한 경우. 대신 결재 기록이 남는다는 점을 활용하고,
  파일과 업무는 넘겨주기를 씁니다.
• 공지 게시 전 승인이 필요한 경우. 대신 결재 양식으로 승인받은 뒤 승인된 판만 올립니다.
• 문서 검증 표시가 필요한 경우. 대신 파일 이름에 검토일을 붙이고 점검 담당자를 정합니다.

다른 서비스와 비교할 때

특정 서비스를 견주는 대신,
문서 도구를 고를 때 보는 일반 기준을 표로 정리합니다.
시연에서 한 줄씩 확인하세요.

근거와 확인일

본문의 사실은 아래 코드와 법령을 대조해 적었습니다.

• 파일드라이브 공유·판 기록: drivechaek server/src/space.ts의 share,
  copylink,
  housekeeping,
  common.ts의 REV_SEC,
  REV_KEEP
• 퇴사자 보관: drivechaek server/src/org.ts의 markLeaver,
  LEAVER_HOLD_SEC
• 인사카드의 파일 넘겨주기: timesync src/lib/admin-drive-handover.ts
• 공지: timesync src/routes/enterprise/announcements.ts,
  src/routes/api-features/announcements.ts
• 결재 양식: timesync src/lib/approval-form-field-types.ts,
  approval-form-limit.ts
• 결재 소유자: timesync src/lib/approval-admin-seat-approver.ts
• 업무 담당자 넘기기: timesync src/lib/team-calendar-tasks-handover.ts,
  src/lib/work-tasks-feature-switch.ts
• 공동 편집이 없다는 공개 문장: timesync src/lib/marketing-copy-body-groupware.ts
• 법령: 근로기준법 제14조·제93조,
  개인정보 보호법 제21조(law.go.kr)

확인일 2026-11-09 · 검토 인사책 편집팀(코드 대조).
업종별 활용 예시의 사업장과 숫자는 가상이며,
업무 요청 기능은 운영에서 회사 메뉴에 「업무」가 보이는 회사에만 열려 있습니다.

자주 묻는 질문

문서마다 볼 사람을 따로 정할 수 있나요?

페이지 단위 권한은 없습니다.
대신 파일드라이브에서 파일과 폴더마다 같은 회사 재직 직원에게 보기·댓글·편집 권한을 줄 수 있습니다.

외부 사람(게스트)에게 문서를 보여줄 수 있나요?

인사책 안에서는 안 됩니다.
공유는 같은 회사 재직 직원만 받을 수 있고 외부 공유 링크도 없어서,
회사 밖 전달은 회사메일 첨부 같은 다른 길로 해야 합니다.

누구나 보는 공개 도움말 페이지를 만들 수 있나요?

만들 수 없습니다.
로그인 없이 누구나 여는 공개 페이지와 그 주소에 회사 도메인을 붙이는 설정이 모두 없습니다.

퇴사자 파일과 업무는 누구에게 넘어가나요?

퇴사 처리 뒤 30일이 지나면 그 사람의 내 드라이브가 퇴사자 보관함으로 옮겨지고 지워지지 않습니다.
관리자는 인사카드에서 그 전에 직접 넘겨줄 수도 있습니다.

문서 게시 전에 승인을 받게 할 수 있나요?

공지에는 게시 전 승인 단계가 없습니다.
규정 개정안을 결재 양식으로 만들어 결재를 받고,
승인된 판만 회사함에 올리는 운영으로 대신합니다.

문서에 검증이나 최신 확인 표시를 붙일 수 있나요?

그런 표시는 없습니다.
파일 이름에 검토일을 붙이는 식으로 회사가 규칙을 정해 운영해야 합니다.

관련 가이드

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