동아리 회장이 바뀌는 날,
관리 권한을 다음 기수에 넘기고 졸업 회원을 정리한 인수인계 기록

동아리 회장이 바뀔 때는 관리 권한을 「대표관리자 이전」으로 다음 회장에게 넘기고,
총무·기획처럼 실제로 관리를 나눠 맡을 사람은 「회사관리자」로 지정한 뒤,
졸업 회원은 마지막에 정리하면 단체가 한 사람의 계정에 묶이지 않습니다.
인사책에서는 다음 회장이 초대를 수락하는 순간 권한이 넘어가고,
그 전에는 새 사람에게 아무 권한도 주어지지 않습니다.

활용 예시 · 회원 수십 명의 대학 동아리 — 2026년 10월 25일,
인사책 팀이 개발용 체험 단체의 대표 계정과 회원 계정으로 대표관리자 이전 창,
회사관리자 지정,
신입 오리엔테이션 일정 만들기,
인사카드 주소를 직접 열어 본 기록입니다.
이전은 되돌리기 어려워 단추를 누르지 않고 창까지만 확인했고,
인사카드 상세는 기본 비공개라 안내 화면까지만 봤습니다.
지어낸 후기나 실제 동아리는 없으며,
단추 이름은 그날 화면 그대로입니다.

이런 분께: 졸업을 앞두고 다음 기수 회장에게 동아리를 넘겨야 하는데,
단체 계정과 회원 명단을 어디서부터 정리해야 할지 막막한 동아리 회장.

동아리 회장이 바뀔 때 무엇이 사라질까요?

2월 말,
졸업하는 회장이 단체방에 "다음 학기는 새 운영진이 맡습니다"를 남기고 나갑니다.
3월 첫 주,
새 회장이 신입 모집 공지를 올리려다 멈춥니다.
동아리 계정의 관리자가 아직 졸업한 선배 이름으로 되어 있고,
선배는 취업 준비로 연락이 잘 닿지 않습니다.

두 번째는 명단입니다.
지난 4년 동안 들어온 회원이 그대로 남아 있어서,
공지를 보내면 졸업생까지 알림을 받습니다.
누가 휴학 중이고 누가 졸업했는지 아는 사람은 떠난 회장뿐입니다.

세 번째는 일정입니다.
새 운영진은 3월 둘째 주 신입 기수 오리엔테이션을 잡아야 하는데,
지난해 오리엔테이션이 어디서 몇 시였는지 남은 기록이 없습니다.

인수인계는 어떤 순서로 하면 될까요?

이번 시험에서는 되돌릴 수 있는 일을 먼저,
되돌릴 수 없는 일을 나중에 두었습니다.

순서를 이렇게 둔 까닭은 하나입니다.
대표관리자를 먼저 넘기면 떠나는 회장이 나머지 정리를 할 권한을 잃을 수 있습니다.
운영진을 먼저 세워 두고,
새 운영진이 실제로 화면을 써 본 것을 확인한 뒤에 마지막으로 넘겼습니다.

따라 하기: 권한을 넘기고 명단을 정리하는 순서

1단계.
「관리권 이전」을 눌러 이전 창을 열어 봅니다

대표 계정으로 관리자 화면의 관리자 지정 화면에 들어가면 위에 「대표관리자 1명 + 회사관리자 최대 3명」이라는 안내가 있고,
대표관리자는 회사당 정확히 1명이라고 적혀 있었습니다.
「관리권 이전」을 누르면 「대표관리자 이전」 창이 열립니다.

받을 사람은 「직원 중에서 선택」과 「외부 이메일로 초대」 가운데 고릅니다.
다음 회장이 이미 회원으로 가입해 있다면 직원 중에서 고르면 됩니다.
아래 「이전 후 내 권한 처리」에서는 「내 모든 관리 역할을 해제합니다」와 「소유권을 넘겨주고 회사관리자 자리로 내려갑니다」 가운데 하나를 고릅니다.
졸업하는 회장이 한 학기 동안 새 회장을 도와줄 생각이라면 두 번째가 맞습니다.

창 안내에는 새 대표관리자가 초대를 수락하는 순간 소유권과 전체 관리자 권한이 함께 넘어가고,
수락 전에는 아무 권한도 주어지지 않는다고 적혀 있었습니다.
이번 시험에서는 「소유권 이전」을 누르지 않고 창만 확인했습니다.

2단계.
총무와 기획을 회사관리자로 지정합니다

같은 화면에서 「회사관리자 지정」을 누르고 다음 기수 총무를 고른 뒤 「회사관리자로 지정」을 누릅니다.
화면 안내대로 선택한 팀원에게 소유권을 뺀 모든 회사 관리가 바로 열립니다.
공지 발행,
가입 승인,
일정 관리를 회장 혼자 하지 않아도 됩니다.

회사관리자는 최대 3명이라서,
총무와 기획 두 명만 지정하고 한 자리는 비워 두는 편을 권합니다.
이번 기록에서는 「회사관리자 지정」 단추가 있는 화면까지만 확인하고 실제 지정은 하지 않았습니다.
학기 중간에 운영진이 바뀌면 「해제」로 내리고,
맡은 사람이 스스로 그만둘 때는 「회사관리자 사임」을 누르면 됩니다.

3단계.
새 운영진이 신입 오리엔테이션 일정을 만들어 봅니다

권한을 넘기기 전에 새 운영진이 실제로 화면을 쓸 수 있는지 확인했습니다.
회원 계정으로 휴대폰 캘린더에서 새 일정을 열고 제목에 「신입 기수 오리엔테이션」,
장소에 학생회관 2층 세미나실을 적은 뒤 알림을 「하루 전」으로 골랐습니다.
공개 범위를 「회사 전체」로 두면 신입까지 모두 일정을 봅니다.

이 일정이 캘린더에 남아 있으면 내년 운영진은 올해 오리엔테이션이 언제 어디서 열렸는지 캘린더를 넘겨 보며 확인할 수 있습니다.
인수인계 문서를 따로 만들지 않아도 기록 하나가 남는 셈입니다.

4단계.
휴학 회원과 졸업 회원을 다르게 정리합니다

회원 상태를 바꾸는 단추는 인사카드에 있습니다.
그런데 이번 체험 단체에서 대표 계정으로 시험 회원의 인사카드 주소를 열자,
상세 대신 「인사카드 상세는 기본 비공개예요」라는 안내가 먼저 나왔습니다.
인사카드 상세는 인사 담당 조직장에게만 보이고,
「노출 범위 설정」에서 바로 바꿀 수 있다는 문구와 함께,
직원 비활성화·복구도 인사카드에서 처리한다는 설명이 붙어 있었습니다.
회원 연락처처럼 민감한 정보가 담기는 곳이라 처음에는 닫혀 있는 셈입니다.
동아리라면 인수인계 날 「회원 정리는 누가 하나」를 먼저 정하고,
그 사람에게만 노출 범위를 열어 두는 편이 안전합니다.

그래서 이번 촬영에서는 상태 단추 화면을 직접 보지 못했습니다.
아래는 인사카드를 볼 수 있는 사람에게 나오는 화면 문구를 기준으로 적은 내용입니다.
인사카드 맨 아래 「위험 작업」 칸에 「휴직 처리」「비활성화」「퇴사 처리」가 모여 있고,
누르면 확인창이 먼저 뜹니다.
비활성화는 잠시 숨김이라 되돌릴 수 있고,
퇴사 처리는 퇴사일을 기록하며 되돌릴 수 없다고 나뉘어 적혀 있습니다.

휴학한 회원은 돌아올 수 있으니 휴직 처리나 비활성화로 두면 됩니다.
돌아오면 휴직 처리한 회원은 「복직 처리」로,
비활성화한 회원은 「재직으로 복구」로 되살립니다.
복학 시기가 학기 초에 몰리니,
3월 첫 주에 총무가 명부를 한 번 훑어보는 일을 인수인계 목록에 넣어 두면 좋습니다.
졸업한 회원은 퇴사 처리 대상인데,
퇴사 처리 창 안내에 따르면 퇴사일이 기록되고 다른 단체에 속해 있지 않으면 계정도 비활성화되며 그 화면에서 되돌릴 수 없습니다.
그래서 졸업 회원 정리는 인수인계의 맨 마지막에 둡니다.

어느 쪽을 쓸지는 동아리마다 다르니,
인수인계 날 운영진끼리 기준을 한 문장으로 정해 두면 다음 기수가 헷갈리지 않습니다.
예를 들어 「한 학기 쉬는 회원은 휴직 처리,
연락이 끊긴 회원은 비활성화,
졸업생은 학기 끝에 퇴사 처리」처럼 적어 두면 됩니다.

다음 회장이 초대를 놓치면 어떻게 될까요?

이전 초대를 보내면 관리자 지정 화면에 「대표관리자 이전 초대중」이 표시되고,
받은 사람은 자기 업무 홈의 배너에서 수락합니다.
다음 회장이 시험 기간이라 배너를 놓쳐 기한이 지나면 「초대 만료」로 바뀌는데,
그때는 「링크 재발급」으로 다시 보내면 됩니다.
사람을 잘못 골랐다면 수락 전에 「초대 취소」를 누릅니다.

수락 전까지는 떠나는 회장이 계속 대표관리자이므로,
초대를 보내 놓고 단체방에 "업무 홈 배너에서 수락해 주세요"라고 한 줄 남겨 두는 편이 안전합니다.
임시 프로젝트팀에서 책임자가 바뀔 때 같은 창을 쓴 기록은 임시 프로젝트팀 시작부터 해산까지 정리 활용 예시에 있습니다.

회사관리자를 정할 때 무엇을 조심해야 할까요?

회사관리자는 소유권만 빼고 회사 관리가 모두 열리는 자리입니다.
공지 발행과 가입 승인만 맡기고 싶어도,
이 자리에 앉히면 회원 상태를 바꾸거나 기능 설정을 고치는 화면까지 함께 열립니다.
그래서 "운영진이니까 다 지정하자"가 아니라 "이번 학기에 실제로 관리 화면을 열어야 하는 사람"만 고르는 편이 안전합니다.

신입 모집을 맡은 홍보 담당은 회사관리자로 두지 않았습니다.
홍보 담당이 하는 일은 초대 링크를 퍼뜨리고 신입 오리엔테이션 일정을 알리는 것인데,
일정은 회원 계정으로도 만들 수 있고 가입 승인은 총무가 하면 되기 때문입니다.
자리를 하나 비워 두면 학기 중간에 갑자기 운영진이 바뀌어도 곧바로 한 명을 더 세울 수 있습니다.

지난 기수의 기록은 어디에 남을까요?

인수인계에서 가장 아쉬운 것은 "작년엔 어떻게 했지?"에 답할 사람이 없다는 점입니다.
화면 구조로 보면 기록이 남는 곳은 세 곳입니다.

먼저 공지입니다.
발행한 공지는 공지 목록에 날짜와 함께 그대로 쌓이니,
회칙을 상단 고정 공지로 올려 두면 새 회장은 지난 학기에 어떤 안내를 언제 냈는지 목록을 내려 보며 확인할 수 있습니다.

다음은 캘린더입니다.
지난해 오리엔테이션과 MT 일정을 장소와 함께 적어 두었다면 날짜에 그대로 남으니,
올해 일정을 잡을 때 같은 달을 넘겨 보면 됩니다.

마지막은 사람 명부입니다.
퇴사 처리한 졸업 회원은 명단 맨 아래 「퇴사자 보기」에 따로 모이니,
몇 기에 누가 활동했는지 궁금할 때 찾아볼 수 있습니다.
다만 이 기록들을 한 파일로 묶어 내보내는 기능은 없으니,
필요한 내용은 화면에서 직접 확인해야 합니다.

인사책에 없는 것과 안 맞는 경우는 무엇일까요?

첫째,
단체를 지우는 화면은 없습니다.
동아리가 해체되더라도 단체 자체를 없애는 단추는 찾지 못했습니다.
회원 정리와 관리 권한 정리까지가 이 글의 범위입니다.

둘째,
인수인계 문서를 만들어 주지는 않습니다.
남는 것은 공지,
캘린더 일정,
사람 명부 같은 화면 기록입니다.
회비 잔액이나 비품 목록처럼 화면 밖의 것은 따로 넘겨야 합니다.

셋째,
일정이나 회원 명단을 파일로 내려받는 기능은 없습니다.
내보내기는 출퇴근,
근로시간,
경비 표에만 있어서 동아리 명단을 엑셀로 넘기는 용도에는 맞지 않습니다.

넷째,
졸업생을 퇴사 처리하는 표현이 어색할 수 있습니다.
인사책은 회사용이라 화면 이름이 회사 말투로 되어 있습니다.
졸업 회원 정리의 자세한 흐름은 회사 기준으로 쓴 퇴사자 처리 원스톱 세팅이 참고가 됩니다.

자주 묻는 질문

다음 회장이 초대를 받기 전에 제가 권한을 잃나요?

화면 안내에 따르면 새 대표관리자가 초대를 수락하는 순간 소유권과 전체 관리자 권한이 함께 넘어가고,
수락 전에는 새 사람에게 아무 권한도 주어지지 않습니다.
이전하기 전에 내 권한을 모두 내려놓을지,
회사관리자 자리로 내려갈지를 고릅니다.

운영진 여러 명에게 관리 권한을 줄 수 있나요?

대표관리자 1명과 회사관리자 최대 3명까지 둘 수 있습니다.
회사관리자로 지정하면 소유권을 뺀 회사 관리가 바로 열리므로,
총무와 기획처럼 실제로 공지와 가입 승인을 맡을 사람만 지정하는 편이 안전합니다.

졸업한 회원과 휴학한 회원은 어떻게 다르게 정리하나요?

휴학처럼 돌아올 회원은 휴직 처리나 비활성화로 두면 나중에 되돌릴 수 있습니다.
졸업처럼 돌아오지 않는 회원에게 쓰는 퇴사 처리는 화면 안내대로 그 화면에서 되돌릴 수 없으니 마지막에 합니다.

우리 동아리에서 바로 해 보려면 인사책 시작하기에서 단체를 만들어 보세요.
근거: 2026년 10월 25일 인사책 관리자 지정·팀 캘린더·사람 명부·인사카드 안내 화면을 개발용 체험 단체의 대표 계정과 회원 계정으로 직접 실행한 기록 · 글: 인사책 편집팀(주식회사 브리찌)