폐강·휴강·대강·보강,
학원 강사 근무 기록 나누는 법

학원에서 수업이 사라지는 일은 폐강(앞으로의 시간표에서 반이 없어짐)·휴강(그날 수업만 취소)·대강(다른 강사가 대신 들어감)·보강(없어진 회차를 다른 날로 옮김) 네 가지이고,
강사 시간을 움직이는 방향이 서로 달라 근무표와 출퇴근 기록에서 따로 적어야 월말에 학원과 강사가 같은 숫자를 봅니다.
이 사례의 학원은 네 칸으로 나눠 강사별 시간 차이의 원인을 찾는 데까지는 해결했지만,
줄어든 시간의 임금을 어떻게 볼지는 기록으로 풀리지 않아 전문가 확인으로 넘겼습니다.

아래 학원은 이해를 돕기 위해 꾸민 가상의 예시 사업장이고 실제 고객사가 아닙니다.
이 글은 수업이 줄어든 달의 급여를 얼마로 할지,
시간표를 바꿀 때 동의가 필요한지를 판단하지 않고,
판단에 쓸 기록을 어떻게 나눠 남겼는지만 다룹니다.

사례 설정 — 반 통합,
기말 휴강,
병가가 한 달에 겹친 종합학원

중소도시의 초·중등 종합학원입니다.
원장 1명,
실장 1명,
시급제 강사 5명이 있습니다.
11월 한 달에 이런 일이 겹쳤습니다.

• 인근 중학교가 방과후 일정을 바꾸면서 중2 두 반 학생들이 한 시간대로 몰렸고,
  둘째 주부터 두 반을 한 반으로 합쳤다.
  강사 F가 맡던 반 하나가 없어졌다
• 기말고사 직후 학원 전체가 이틀 휴강했다
• 강사 H가 독감으로 세 번 빠졌고,
  강사 F가 두 번,
  강사 I가 한 번 대신 들어갔다
• 반을 합치며 진도가 뒤처진 학생을 위해 토요일에 보강을 두 번 열었다

월말에 틀어진 것 — 4시간 40분의 차이

11월 말,
실장은 9월에 짠 시간표에서 「수업이 없었던 날」을 한꺼번에 빼는 방식으로 강사별 시간을 계산했습니다.
강사 F는 자기 휴대폰 달력에 적어 둔 시간과 실장의 숫자가 4시간 40분 다르다고 했습니다.

두 숫자를 나란히 놓고 하루씩 짚어 보니 원인은 두 가지였습니다.
실장은 강사 H가 빠진 날을 H의 시간에서만 빼고,
대신 들어간 F의 시간에는 더하지 않았습니다.
그리고 휴강 이틀 가운데 첫날 F는 휴강 문자를 못 보고 학원에 나왔는데,
그날도 「수업 없음」으로 한꺼번에 빠져 있었습니다.

어느 쪽도 거짓말을 하지 않았습니다.
성격이 다른 사건들을 「수업 없음」 한 줄로 뭉쳐 적은 것이 문제였습니다.

1단계 — 「수업 없음」을 네 칸으로 푼다

원장은 11월에 일어난 일을 사건마다 따로 적는 표부터 만들었습니다.

표의 핵심은 넷째 열입니다.
대강은 반드시 두 사람의 칸을 같은 날 함께 봐야 하고,
휴강은 배정을 지운 것으로 끝나지 않고 그날 누가 실제로 나왔는지를 따로 봐야 합니다.

2단계 — 근무표에서 사건을 눈에 보이게 한다

인사책의 근무표는 시간대 템플릿을 만들어 직원별 날짜 칸에 배정하는 방식입니다.
이 학원은 시간대 이름을 「중2 저녁반」 「초등 오후반」처럼 반 이름으로 지어,
반이 합쳐진 주부터 어느 칸이 사라졌는지 알아볼 수 있게 했습니다.
다만 인사책에는 반이나 수업 회차를 따로 관리하는 기능이 없습니다.
근무표가 기억하는 것은 사람과 날짜와 시간대이고,
반 이름은 학원이 붙인 이름표일 뿐입니다.

근무표 배정은 주 52시간 집계와 휴게 차감에 반영되고, 지각 판정 기준으로는 회사가 그렇게 쓰겠다고 켠 경우에만 쓰입니다.
편성한 근무표를 강사가 보게 하려면 대표가 공개를 켜야 합니다.
이 학원은 공개를 켜서 강사들이 다음 주 배정을 미리 보게 했습니다.

3단계 — 나왔는데 수업이 없던 날을 따로 본다

같은 「수업 없음」이라도 강사가 학원에 나왔는데 수업이 취소된 날과 아예 나오지 않은 날은 전혀 다른 사건입니다.
인사책에서는 웹 브라우저와 iOS·Android 앱에서 출퇴근을 기록합니다.
처음에는 버튼만으로 기록되고,
회사가 GPS·Wi-Fi·사내망 IP·NFC·QR 가운데 인증 방식을 켜면 그 방식으로 확인합니다.

휴강 첫날 강사 F의 기록에는 16:00 출근,
16:40 퇴근이 남아 있었습니다.
그 40분을 어떻게 볼지는 사실관계에 따른 판단이지만,
나왔는가 안 나왔는가는 더 이상 기억의 문제가 아니었습니다.
수업 사이에 자리를 비운 시간은 휴식·식사와 업무 복귀로 남깁니다.

휴강을 문자로만 알린 것이 F가 헛걸음한 이유였으므로,
12월부터 휴강은 공지로 보냈습니다.
공지를 전사나 부서에 보내면 앱 알림이 가고 누가 읽었는지 숫자로 보입니다.
읽은 사람 수가 강사 수보다 적으면 실장이 남은 강사에게 직접 전화했습니다.

4단계 — 월말에 근무표와 근로시간 대장을 나란히 놓는다

12월 첫 주,
원장은 두 장을 폈습니다.
하나는 11월 근무표로,
계획된 배정과 반 통합·휴강·대강·보강으로 바뀐 칸이 보입니다.
다른 하나는 실제 출퇴근에서 나온 시간입니다.
월별 출근부는 A4로 인쇄하고,
근로시간 대장은 엑셀에서 열리는 CSV로 내려받았습니다.

두 장을 나란히 놓자 실장의 숫자와 F의 숫자가 왜 달랐는지 설명이 됐습니다.
F는 반 통합으로 둘째 주부터 주마다 시간이 줄었지만,
실장의 계산에서 빠져 있던 대강 두 번의 4시간과 휴강 첫날의 40분이 출퇴근 기록에 남아 있었습니다.
H는 병가로 빠진 세 번만큼 줄었고,
I는 대강 한 번만큼 늘었습니다.

F가 대강을 들어간 날 하루는 퇴근 버튼을 누르지 않아서,
F가 실제 시각으로 정정을 신청하고 결재권자인 원장이 승인했습니다.
원장이 혼자 고친 것이 아니라 신청과 승인이 남는다는 점이 강사와 학원 양쪽에 안전했습니다.
주별 근무시간이 집계되므로 주휴수당 요건(주 15시간) 판단 근거도 확인할 수 있는데,
반 통합이 있던 주에는 이 숫자가 강사마다 크게 흔들렸습니다.

기록으로 풀린 것과 풀리지 않은 것

풀린 것은 숫자입니다.
실장과 강사 F 사이 4시간 40분의 차이가 어디서 왔는지 사건별로 설명됐고,
강사 다섯 명 모두 11월 시간을 같은 표로 확인했습니다.

풀리지 않은 것도 같은 무게로 적어 둡니다.

• 반 통합으로 줄어든 시간의 임금을 어떻게 볼지,
  시간표를 바꿀 때 동의가 필요했는지는 사유와 계약 내용에 따른 판단입니다.
  휴업수당(근로기준법 제46조)에 해당하는지를 포함해,
  이 학원은 고용노동부 상담과 노무 전문가 확인으로 넘겼습니다.
• 휴강 첫날 나와서 40분 머문 시간을 어떻게 볼지는 사실관계에 따른 판단입니다.
• 인사책은 반이 없어졌다는 사실이나 수업 회차를 급여로 바꾸지 않습니다.
  급여 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 출퇴근 기록과 임금 조건으로 급여를 계산하지만,
  이 학원은 켜지 않았고 인사책이 맡은 일은 근무시간 집계와 증빙까지였습니다.
• 근무표에서 한 강사의 칸을 지우는 일과 다른 강사의 칸에 배정을 넣는 일은 따로 하는 작업이라,
  대강 때 두 칸을 함께 고쳤는지는 사람이 챙겨야 했습니다.

인사책은 인원 제한 없는 무료 플랜으로 모든 기능을 씁니다.
가입한 회사에는 출퇴근·휴가·공지·결재가 처음부터 켜져 있고,
나머지는 필요할 때 켭니다.

토요일 보강 칸과 12월에 처음 보낸 휴강 공지

토요일은 이 학원에 원래 수업이 없어 근무표에 쓸 시간대도 없었습니다.
원장은 「중2 토요 보강」이라는 시간대를 새로 만들어,
남은 중2 반을 맡던 강사 J의 토요일 칸에 두 번 배정했습니다.

첫 토요일에 J는 9시 30분에 출근을 눌렀습니다.
원장이 부탁한 보강용 학습지를 인쇄하느라 배정보다 30분 일찍 온 것이었습니다.
원장은 출근 시각을 배정 시각에 맞춰 정정하라고 하지 않았습니다.
그 준비를 맡긴 사람이 원장 자신이었기 때문입니다.
둘째 토요일에는 부른 학생 아홉 명 가운데 네 명만 와서 수업이 40분 일찍 끝났고,
J는 실제로 나간 시각에 퇴근을 눌렀습니다.
배정보다 짧아진 40분을 어떻게 볼지는 반 통합으로 준 시간과 같은 목록에 올려 전문가 확인으로 넘겼습니다.

휴강을 공지로 바꾼 뒤 처음 보낸 문장은 이랬습니다.
「12월 셋째 주 금요일은 학원 전체 휴강입니다.
이날은 수업도 상담도 없으니 출근하지 않습니다.」 「출근하지 않습니다」를 굳이 넣은 것은 11월에 헛걸음한 F의 설명 때문이었습니다.
휴강이라는 말만 있으면 수업만 없고 상담이나 회의는 있는 날인지 헷갈린다는 것이었습니다.

공지를 보낸 날 저녁까지 읽은 사람은 강사 다섯 명 가운데 넷이었고,
남은 한 명은 H였습니다.
실장이 전화해 보니 H는 독감으로 쉬는 동안 앱 알림을 꺼 두고 다시 켜지 않았다고 했습니다.
실장은 12월 근무표에서 그날 다섯 강사의 배정을 지웠고,
휴강 당일이 지난 뒤에는 그날 출근 기록이 찍힌 강사가 없는지까지 확인했습니다.
11월과 달리 헛걸음은 없었습니다.

이 사례에서 가져갈 것

• 「수업 없음」을 한 줄로 적지 않고 폐강·휴강·대강·보강으로 나눠 적는다
• 폐강은 바뀌는 날짜와 강사에게 알린 날짜를 함께 남긴다
• 휴강한 날에도 누가 실제로 나왔는지 출퇴근 기록을 확인한다
• 대강은 빠진 강사와 들어간 강사의 칸을 같은 날 함께 고친다
• 휴강은 문자 대신 공지로 보내고,
  읽은 사람 수를 확인한다
• 월말에 근무표(계획)와 근로시간 대장(실제)을 나란히 놓고 차이를 사건별로 설명한다
• 줄어든 시간의 임금 판단은 기록을 들고 전문가에게 확인한다