알바 퇴사 통보 받은 날,
급여 계산보다 근태 기록 정정부터 한 사례

시급제 알바가 퇴사를 알려 온 날,
이 빵집 사장이 먼저 한 일은 마지막 달 급여 계산이 아니라 퇴근 누락이나 근무표에 없던 근무처럼 기록이 비어 있는 날을 직원과 함께 정정 신청으로 닫는 일이었습니다.
기록이 비어 있는 날의 사정은 그날 일한 직원이 가장 잘 알고,
퇴사한 뒤에는 다시 연락해 확인을 부탁해야 하기 때문입니다.
그렇게 기록을 닫고 연차 잔여를 화면으로 같이 맞추자 정산 이야기는 한 번에 끝났지만,
미사용 연차와 퇴직급여를 어떻게 처리할지는 사람이 기준을 확인할 항목으로 남았습니다.
아래 빵집은 설명을 위해 만든 가상의 예시 사업장입니다.

이 글이 답하는 질문 — 퇴사 통보를 받으면 무엇부터 확인하나

「알바 퇴사하면 뭐부터 정리하나」,
「퇴사 전에 출퇴근 기록을 고쳐야 하나」를 찾는 사장님을 위한 글입니다.
퇴사 처리 전반의 목록보다,
시급제 매장 직원에게 특히 자주 틀어지는 근태 기록과 연차 잔여 두 가지를 먼저 닫는 순서에 집중합니다.
법정 기준으로는 퇴직한 근로자에게 임금 등을 청산하는 기한이 근로기준법 제36조(금품 청산)에,
근로계약 관련 서류를 보존할 의무가 제42조(계약 서류의 보존)에 있습니다.
구체적인 기한과 대상 서류는 조문과 시행령,
고용노동부 안내로 확인해야 합니다.
이 글은 기한을 대신 계산해 주지 않고,
그 기한 안에 정확한 숫자를 내기 위한 준비를 다룹니다.

가상 빵집 — 새벽 제빵과 오후 판매,
알바 한 명이 이달 말 퇴사

동네 빵집 한 곳입니다.
사장이 새벽 제빵을 맡고,
월급제 제빵 직원 한 명과 시급제 판매 알바 세 명이 있습니다.
판매 알바 가운데 1년 2개월 일한 한 명이 11월 10일에 이달 말까지만 일하겠다고 알려 왔습니다.
계약은 화·목·금·토 13:00~18:00입니다.
마지막 근무일은 11월 28일 토요일로 정했습니다.

첫 이틀에 틀어진 것 — 금액부터 계산하자 숫자가 세 번 바뀌었다

사장은 통보를 받은 날 저녁 바로 마지막 달 급여를 계산했습니다.
다음 날 아침,
계산이 흔들리기 시작했습니다.
11월 6일에 퇴근을 누르지 않아 기록이 규칙에 따라 보강돼 있었고,
보강된 시각은 실제로 퇴근한 시각보다 늦었습니다.
10월 23일에는 다른 알바 대신 두 시간 더 있었는데 근무표에는 그 칸이 없었습니다.
남은 연차를 두고 사장은 사흘,
직원은 사흘 반이라고 기억했습니다.
사장은 계산을 세 번 고쳤고,
그때마다 직원에게 다른 숫자를 말한 셈이 됐습니다.

알아챈 계기는 직원이 보여 준 휴대폰 화면이었습니다.
직원의 기록 화면과 사장의 메모가 서로 달랐고,
누구 숫자가 맞는지 따지기 전에 기록부터 고쳐야 한다는 것이 분명해졌습니다.

바꾼 순서 1 — 재직 중에 기록을 닫았다

사장은 계산을 멈추고 직원과 나란히 앉아 지난 석 달 기록을 날짜순으로 넘겼습니다.
출퇴근 기록이 빠졌거나 틀린 날은 직원이 정정을 신청하고 결재권자가 승인해 바로잡습니다.
관리자가 혼자 흔적 없이 고치는 방식이 아니라 누가 무엇을 신청하고 승인했는지가 남는 방식이라,
나중에 그 시각이 왜 그렇게 됐는지 설명할 수 있습니다.
퇴근을 누르지 않은 날 보강되는 기록은 회사가 끌 수 있지만,
보강된 시각이 실제 퇴근 시각이라는 뜻은 아니므로 그런 날을 먼저 찾았습니다.

그 자리에서 정정 신청 세 건이 올라왔고 사장이 모두 승인했습니다.
퇴근 누락 한 건,
근무표 밖 추가 근무 한 건,
출근을 늦게 누른 날 한 건입니다.
정정 신청은 출근·퇴근을 누른 시각을 고치는 방식입니다.
이 작업을 마지막 주로 미루지 않은 이유는 단순합니다.
마지막 주에는 인수인계로 바쁘고,
퇴사 뒤에는 그날 사정을 확인해 줄 사람이 매장에 없습니다.

바꾼 순서 2 — 연차 잔여를 화면으로 같이 맞췄다

인사책에서는 연차,
오전·오후 반차,
반반차,
시간 단위 연차(1~8시간)를 휴대폰에서 신청하고 같은 잔여에서 차감하며,
조직장이 승인합니다.
연차를 입사일 기준으로 줄지 회계연도 기준으로 줄지,
남은 연차를 소멸·수당·이월 가운데 어떻게 처리할지는 회사가 설정으로 정합니다.
이 빵집은 입사일 기준이었습니다.

잔여 화면을 함께 열자 반나절 차이의 이유가 바로 보였습니다.
8월에 병원 때문에 시간 단위로 세 시간을 쓴 기록이 0.375일로 차감돼 있었는데,
사장은 그날을 하루 연차로,
직원은 반차로 기억하고 있었습니다.
실제 잔여는 두 사람의 기억 어느 쪽과도 달랐습니다.
숫자를 같이 보니 이야기는 5분 만에 끝났습니다.
남은 연차를 수당으로 정리할지,
그 금액이 얼마인지는 기준 확인이 필요한 사항입니다.

바꾼 순서 3 — 마지막 주를 따로 떼어 봤다

퇴사하는 달의 마지막 주는 온전한 한 주가 아닙니다.
11월 마지막 주에 이 직원은 화·목·금·토 네 번,
하루 5시간씩 나오기로 되어 있었습니다.
주별 근무시간이 집계되므로 주휴수당 요건인 주 15시간 판단의 근거가 되는 숫자를 기록에서 확인할 수 있습니다.
다만 퇴사 주의 주휴를 어떻게 볼지는 마지막 근무일과 소정근로일의 관계에 따른 판단이라 이 글에서 단정하지 않고,
사장은 그 주 숫자를 따로 적어 확인 자료로 챙겼습니다.

바꾼 순서 4 — 서류를 뽑고 둘 자리를 셋으로 정했다

기록이 닫힌 뒤에야 서류를 뽑았습니다.
월별 출근부는 A4로 인쇄하고 근로시간 대장은 엑셀(CSV)로 내려받습니다.
근로기준법 제41조 근로자명부 항목은 직원 정보에서 뽑아 봅니다.
직원·계약 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 체결한 근로계약서를 인사책에서 다시 열어 볼 수 있습니다.
급여·보험 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 상실 신고 내역을 사내 기록으로 남기지만,
공단에 대신 신고해 주는 기능은 없어 신고는 기존에 쓰던 경로로 합니다.

사장이 정한 보관 자리는 셋입니다.
인쇄한 출근부는 매장 사무실 파일철,
내려받은 대장은 회사 계정 폴더,
체결한 계약서는 계약 기능을 켜 둔 인사책입니다.
개인정보가 담긴 서류라 보존 기간이 끝난 뒤 어떻게 폐기할지도 같은 메모에 적었습니다.

해결된 것과 남은 것

해결된 것은 기록과 연차 잔여를 두고 사장과 직원의 숫자가 하나로 맞았다는 점입니다.
급여 계산은 그 뒤에 한 번만 했습니다.
인사책에서 급여 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 출퇴근 기록과 임금 조건으로 급여를 계산하고 결재 승인을 거쳐 확정한 뒤 직원이 명세서를 보는데,
이 빵집은 급여를 켜지 않아 기존 방식으로 계산했습니다.

남은 것은 세 가지입니다.
1년 넘게 일한 이 직원이 퇴직급여 대상인지는 계속근로 기간과 소정근로시간에 따른 판단이라 기준 확인이 필요합니다.
미사용 연차의 정리 방식과 금액,
그리고 퇴사 주 주휴의 처리도 확인할 항목입니다.
청산 기한은 조문으로 직접 확인합니다.
이 빵집은 인원 제한 없는 무료 플랜으로 인사책을 씁니다.

11월 28일 18시,
마지막 퇴근 기록을 매장에서 같이 확인한 이유

마지막 근무일인 11월 28일 토요일 18시,
사장은 직원이 퇴근을 누르는 것을 옆에서 기다렸다가 기록 화면에 몇 시 몇 분으로 찍혔는지를 함께 확인했습니다.
이 한 번을 챙긴 것은 11월 6일 때문입니다.
재직 중인 직원은 퇴근을 잊어도 다음 근무 때 정정을 신청하면 되지만,
마지막 날에는 그 다음 근무가 없습니다.
보강된 시각이 남은 채 직원이 떠나면,
그 하루를 바로잡으려고 이미 그만둔 사람에게 다시 연락해야 합니다.

그날 확인한 것은 세 가지였습니다.

• 마지막 퇴근이 실제 시각으로 찍혔는가
• 11월 10일 이후 올라온 정정 신청 가운데 승인하지 않고 남은 것이 없는가
• 마지막 주 화·목·금·토 네 날의 출근과 퇴근이 모두 짝을 이루는가

세 가지가 모두 확인된 뒤에야 사장은 앞치마와 매장 뒷문 열쇠를 돌려받았습니다.
순서를 거꾸로 하면 열쇠를 주고받고 인사를 나누는 사이 직원이 퇴근 버튼을 잊은 채 매장을 나설 수 있다고 봤기 때문입니다.

남은 판매 알바 둘의 석 달치도 그날 저녁 넘겨 본 까닭

퇴사하는 직원과 기록을 닫은 날 저녁,
사장은 남은 판매 알바 두 명과 월급제 제빵 직원의 석 달치 기록도 같은 방식으로 넘겼습니다.
판매 알바 한 명에게 퇴근이 보강된 날이 두 번 있었고,
두 번 모두 빵이 일찍 떨어져 17시 전에 정리하고 나간 날이었습니다.
평소와 다른 시각에 나가다 보니 버튼을 잊은 것입니다.
이 두 건은 그 알바가 다음 근무 때 정정을 신청하고 사장이 승인해 닫았습니다.
새벽 출근 시각이 일정한 제빵 직원의 기록에는 빠진 날이 없었습니다.

이 일로 사장은 규칙을 하나 더 만들었습니다.
매달 마지막 토요일 마감 뒤 10분 동안 전원의 기록을 훑어 퇴근이 보강된 날이 있는지 보고,
있으면 그 직원이 다음 근무 때 정정을 올리게 합니다.
퇴사 통보가 언제 올지는 모르니,
통보를 받은 뒤 석 달치를 몰아 넘기는 대신 달마다 닫아 두면 다음번에는 연차 잔여와 퇴사하는 주의 숫자만 맞추면 된다고 본 것입니다.
이 기록이 퇴직급여나 미사용 연차 금액을 정할 때 어떤 근거가 되는지는 여전히 조문과 고용노동부 안내로 따로 확인합니다.

이 사례에서 가져갈 것 — 퇴사 통보 당일 점검표

• 급여 계산기를 열기 전에,
  직원이 재직 중일 때 정정 신청으로 기록을 닫았는가
• 보강된 퇴근 기록과 근무표에 없던 근무를 날짜별로 찾아냈는가
• 연차 잔여를 직원과 같은 화면으로 확인하고,
  시간 단위로 쓴 기록까지 봤는가
• 퇴사하는 주의 근무시간을 따로 떼어 확인 자료로 남겼는가
• 출근부·대장·계약서를 둘 자리와 폐기 시점을 정했고,
  금액과 기한은 조문과 기준으로 확인하는가