근로계약서 작성만 하고 안 줘도 처벌받나

이런 분께 — "근로계약서는 회사 캐비닛에 보관 중인데 직원한테 사본은 안 줬다"는 사장님,
"근로계약서를 한 부 달라"고 했는데 안 주는 회사에 다니는 직원.

결론부터

근로계약서는 작성만으로 끝이 아니라 근로자에게 교부해야 합니다.
근로기준법 제17조는 임금·소정근로시간·휴일·연차 유급휴가 등 주요 근로조건을 서면으로 명시하고,
그 서면을 근로자에게 내주도록 정하고 있습니다.
작성해서 회사만 보관하고 직원에게 사본을 주지 않으면 이 교부 의무를 위반한 것이며,
처벌 대상입니다.

중요한 점은 "임금을 제대로 줬는지"와 "근로계약서를 교부했는지"는 별개의 의무라는 것입니다.
임금을 정확히 지급했더라도 근로계약서를 교부하지 않았다면 그 자체로 위반이 성립할 수 있습니다.

교부 의무의 내용 (근로기준법 제17조)

• 사용자는 근로계약 체결 시 임금의 구성항목·계산방법·지급방법,
  소정근로시간,
  휴일,
  연차 유급휴가 등을 서면으로 명시해야 합니다.
• 그 서면은 근로자에게 교부해야 합니다.
  보관용 1부만 만들고 직원에게 주지 않으면 미교부입니다.
• 근로조건이 변경되었을 때도,
  변경된 내용을 반영한 서면을 다시 교부하는 것이 안전합니다(근로자가 요구하는 경우 등).
• 전자문서로 교부하는 것도 인정됩니다.
  이메일·전자서명·사내 시스템 등을 통해 근로자가 출력·보관할 수 있는 형태로 전달하면 됩니다.

흔한 오해와 사실

• "작성해서 잘 보관하고 있으니 됐다" → 보관과 교부는 다릅니다.
  교부하지 않으면 위반.
• "직원이 달라고 안 했으니 안 줘도 된다" → 교부는 근로자 요구와 무관한 사용자의 의무입니다.
• "전자로 보내면 무효다" → 근로자가 보관·확인할 수 있는 전자문서 교부는 인정됩니다.

작성만 vs 교부까지 비교

자주 하는 실수

• 근로계약서를 1부만 만들어 회사가 보관하고 직원에게는 주지 않는다.
• 직원이 요청하지 않았다는 이유로 사본 교부를 생략한다.
• 근로조건이 바뀌었는데(임금 인상,
  근무시간 변경) 변경 서면을 다시 교부하지 않는다.
• 구두로만 설명하고 서면 교부를 미룬다.

체크리스트

1. 근로계약서를 2부 작성(또는 사본 마련)했는가
2. 근로자에게 실제로 교부했는가
3. 전자교부라면 근로자가 보관·출력 가능한 형태인가
4. 근로조건 변경 시 변경 서면을 다시 교부했는가
5. 교부 사실을 남길 방법(수령 확인 등)을 마련했는가

인사책으로 간단히

인사책은 직원별 근로계약 정보를 텍스트 데이터로 관리하고 전자결재·문서 흐름으로 다룰 수 있어,
"작성은 했는데 교부를 빠뜨리는" 단계를 줄여 줍니다.
누구에게 어떤 근로조건이 언제 갱신되었는지 이력으로 남길 수 있어,
교부 누락과 변경 미반영을 점검하는 기준이 됩니다.
(전자교부의 구체 효력 요건은 노무 전문가 확인을 권합니다.)