회사 메일 암호화·다중 도메인·백업·퇴사자 보존 — 거래처 보안 점검에 답하는 인사책 메일 실제

거래처가 보낸 보안 점검표를 받고 메일 항목에서 손이 멈춘 담당자를 위한 글입니다.
문항마다 인사책 회사메일에 있는 것과 없는 것을 먼저 적고,
퇴사나 해지 때 무엇이 남는지까지 이어서 정리했습니다.

한눈에 보는 답

인사책 회사메일에는 보내는 구간의 암호화 연결 강제,
여러 도메인 연결,
도메인 인증 설정 안내가 있습니다.
반대로 외부 기관의 정보보호 인증,
국내 전용 저장,
메일함 전체 내려받기 버튼,
법적 보존 잠금은 없습니다.
그래서 점검표에 답할 때는 있는 것은 그대로 쓰고 없는 것은 없다고 적는 편이 안전합니다.

먼저 확인할 질문 6가지

1. 보내고 받는 구간이 암호화되나요? 방향마다 답이 다릅니다.
   보내는 쪽과 받는 쪽을 나눠서 답해야 합니다.
2. 도메인을 여러 개 쓰나요? 본사 주소와 영업용 주소를 따로 쓰는 회사라면 연결 개수와 소유 확인 규칙을 봐야 합니다.
3. 외부 보안 인증이 있나요? 있다고 적었다가 증빙을 요구받는 일이 없도록 사실 그대로 확인합니다.
4. 메일이 어느 지역에 저장되나요? 점검표는 국내 저장 여부를 자주 묻습니다.
   지역 이름으로 답할 수 있어야 합니다.
5. 해지나 퇴사 때 메일을 파일로 받을 수 있나요? 서버 기능과 화면 버튼은 다른 이야기입니다.
6. 소송 대비 보존 잠금이 필요한가요? 필요하다면 인사책 회사메일은 맞지 않습니다.

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인사책에서 하는 법

전송 구간 암호화

거래처가 가장 먼저 묻는 항목이라 방향별 답을 정확히 알아야 합니다.
보내는 메일은 있음,
받는 메일은 상대 서버 선택에 달려 있습니다.
인사책 회사메일의 전송 구간 암호화는 보내는 메일의 중계 구간에서 STARTTLS를 강제하고,
받는 메일은 25번 포트에서 STARTTLS를 제공하되 쓸지는 상대 서버가 고르는 방식이다.

1. 점검표에 보내는 구간은 암호화 연결 강제라고 적습니다.
2. 받는 구간은 상대 서버가 고르면 암호화 연결을 제공한다고 적습니다.
3. 모든 구간 암호화 보장이라는 문구는 쓰지 않습니다.
4. 도메인 인증은 「회사 주소 연결」의 안내 화면에서 DKIM·SPF·DMARC 설정을 따라 합니다.
   DMARC가 p=none이면 quarantine을 권장합니다.

활용 사례: 가상의 건설회사 담당자는 보내는 구간과 받는 구간을 두 줄로 나눠 답했고,
거래처는 추가 질문 없이 받아들였습니다.
맞지 않는 경우: MTA-STS로 상대 서버의 암호화를 강제해야 하는 곳에는 맞지 않습니다.
MTA-STS는 없습니다.

다중 도메인

도메인이 둘 이상이어도 한 회사 안에서 묶어 쓸 수 있는지 묻는 항목입니다.
있음입니다.
인사책 회사메일의 다중 도메인은 한 회사가 도메인 여러 개를 연결하되,
검증 전 도메인은 회사당 5개까지 걸고 다른 회사가 이미 검증한 도메인은 쓸 수 없게 막는 규칙이다.

1. 회사 관리 → 회사메일 → 「회사 주소 연결」을 엽니다.
2. 도메인을 추가하고 안내에 따라 DNS 기록을 넣습니다.
3. 소유 확인이 끝난 도메인으로 직원 주소를 발급합니다.
4. 도메인마다 인증 기록 화면의 안내를 따로 확인합니다.

활용 사례: 가상의 무역회사는 본사 주소와 해외 영업용 주소를 둘 다 연결해 메일함 28개를 운영합니다.
맞지 않는 경우: 이미 다른 회사가 검증한 도메인을 가져와 쓰려는 경우에는 맞지 않습니다.

국내 보안 인증

인증서가 있는지,
있다면 어느 기관 것인지 묻는 항목입니다.
없음입니다.
인사책 회사메일의 국내 보안 인증은 외부 기관의 정보보호 인증 심사를 받지 않았다는 뜻이며,
대신 보안 페이지에 적힌 자체 보호 장치를 설명하는 것으로 답한다.

1. 점검표에 외부 기관 인증 없음이라고 적습니다.
2. 스팸 점수와 바이러스 검사를 하고 있다고 덧붙입니다.
3. 도메인 인증 설정 안내가 있다고 덧붙입니다.

활용 사례: 가상의 건설회사는 인증 칸을 비워 두지 않고 없음과 대체 설명을 함께 제출했습니다.
맞지 않는 경우: 인증서 사본이 계약 필수 조건인 거래처에는 맞지 않습니다.

국내 데이터 저장

저장 위치를 지역 이름으로 답해야 하는 항목입니다.
인사책 회사메일의 국내 데이터 저장은 제공하지 않는다.
메일 본문과 첨부 파일은 아시아·태평양 지역 클라우드 저장소에 보관하고,
서비스 데이터 저장소는 북미 서부에 있다.

1. 메일 본문·첨부 파일은 아시아·태평양 지역 저장소라고 적습니다.
2. 서비스 데이터는 북미 서부라고 적습니다.
3. 국외 이전으로 개인정보처리방침에 고지되어 있다고 적습니다.
4. 발송 중계 수탁자가 2026-10-03 개정으로 추가되었다는 점도 확인합니다.

활용 사례: 가상의 건설회사는 개인정보처리방침의 해당 고지 위치를 점검표에 함께 적었습니다.
맞지 않는 경우: 국내 전용 저장이 필수인 곳에는 맞지 않습니다.

메일함 백업

해지나 이전 전에 메일을 파일로 받을 수 있는지 묻는 항목입니다.
화면 버튼은 없음,
서버 기능은 있음입니다.
인사책 회사메일의 메일함 백업은 메일함 내보내기(mbox와 목록)를 서버에서 처리하되,
화면에서는 개인정보처리방침의 요청 절차로 요청하는 방식이다.

1. 회사 관리자가 요청 사유와 요청자를 정합니다.
2. 개인정보처리방침에 안내된 요청 절차로 요청합니다.
3. 해지 전에 미리 요청해 두는 편이 좋습니다.

활용 사례: 가상의 디자인 사무소는 해지 검토 단계에서 요청 절차를 먼저 확인했습니다.
맞지 않는 경우: 직원이 누르는 즉시 전체를 내려받는 버튼이 필요하면 맞지 않습니다.

퇴사자 메일 보관

퇴사자의 메일을 누가 어떻게 볼 수 있는지 묻는 항목입니다.
대신 열어 보기는 없음,
이어받기는 있음입니다.
인사책 회사메일의 퇴사자 메일 보관은 퇴사 처리로 그 직원의 메일 화면 접근을 끊되 메일함을 자동으로 지우지는 않고,
후임자나 관리자가 대신 열어 보는 모드는 두지 않는 방식이다.
퇴사자 메일함을 공용 메일함으로 바꾸는 기능은 기본으로 꺼져 있습니다.

1. 인사 기록에서 「퇴사 처리」를 하면 그 직원의 인사책 메일 화면 접근은 최대 5분 안에 끝납니다.
2. 거래처 안내처럼 이어받아야 하는 주소는 평소에 공용 주소로 받게 해 둡니다.
3. 퇴사 뒤 공용 주소로 온 메일은 남은 담당자가 이어받습니다.
4. 회사 관리 → 회사메일 → 「직원 메일」에서 메일함을 지우면 되돌릴 수 없으므로 지우기 전에 확인합니다.

활용 사례: 가상의 디자인 사무소는 퇴사자 1명이 나왔지만 거래처 안내를 공용 주소로 받고 있어 끊기지 않았습니다.
맞지 않는 경우: 퇴사자의 개인 메일을 후임자가 열람해야 하는 곳에는 맞지 않습니다.

아카이브 범위

무엇이 얼마나 남는지 묻는 항목입니다.
남는 범위가 정해져 있습니다.
인사책 회사메일의 아카이브 범위는 메일함 안의 메일과 첨부를 지우기 전까지 그대로 두는 것이며,
퇴사자 메일 자동 삭제는 운영 설정에서 꺼져 있다.

1. 자동 삭제가 꺼져 있으므로 퇴사자 메일함도 누가 지우기 전에는 남습니다.
2. 자동 삭제가 켜지는 경우에도 삭제 7일 전에 먼저 알립니다.
3. 그때도 삭제는 내보내기가 성공한 뒤에만 진행됩니다.
4. 대용량 링크 파일은 발송 뒤 30일 동안만 보관합니다.
5. 삭제한 메일함은 복구할 수 없고,
   그 주소는 30일 동안 다시 발급하지 않습니다.

활용 사례: 가상의 건설회사는 현장 소장 6명이 바뀌어도 메일함을 지우지 않고 두는 것으로 보관 범위를 답했습니다.
맞지 않는 경우: 삭제한 메일함을 되살려야 하는 곳에는 맞지 않습니다.

메일 법적 보존

소송이나 감사에 대비해 지워지지 않게 잠그는 기능을 묻는 항목입니다.
없음입니다.
인사책 회사메일의 메일 법적 보존은 회사가 켜서 쓰는 기능으로 제공하지 않으며 기본으로 꺼져 있다.

1. 점검표에는 법적 보존 잠금 없음이라고 적습니다.
2. 보관 범위는 앞의 아카이브 범위 답을 그대로 옮깁니다.
3. 보존이 계약 필수 조건이면 도입 전에 문의합니다.

활용 사례: 가상의 건설회사는 이 문항에 없음이라고 적고 대체 설명을 붙여 제출했습니다.
맞지 않는 경우: 소송 대비 보존 잠금이 필수인 회사에는 맞지 않습니다.

업종별 활용 예시

이 사업장은 가상 사례입니다.

직원 28명 무역회사

도메인 2개(본사 주소와 해외 영업용 주소)를 연결하고 메일함 28개를 회사 합계 10GB 안에서 씁니다.
거래처가 도메인 수를 묻자 연결 개수 규칙으로 답했습니다.

직원 45명 건설회사

현장 소장 6명이 메일을 쓰고,
거래처가 보낸 보안 점검표 12문항에 문항마다 있음과 없음을 적어 회신했습니다.
암호화 문항은 방향별로 나눠 답했습니다.

직원 12명 디자인 사무소

퇴사자 1명이 생겼지만 공용 주소로 거래처 안내를 받고 있어 업무가 끊기지 않았습니다.
대신 열어 보기는 없다는 점을 퇴사 절차 문서에 적어 두었습니다.

인사책이 맞지 않는 경우

다음 중 하나가 필수라면 인사책 회사메일은 맞지 않습니다.

• MTA-STS — 대신 보내는 구간의 암호화 연결 강제와 받는 구간의 암호화 연결 제공이 됩니다.
• 외부 기관 정보보호 인증 — 대신 보안 페이지의 자체 보호 장치 설명으로 답할 수 있습니다.
• 국내 전용 저장 — 대신 저장 지역과 국외 이전 고지를 그대로 밝힐 수 있습니다.
• 메일함 전체 내려받기 버튼 — 대신 개인정보처리방침의 요청 절차로 요청합니다.
• 퇴사자 메일 대신 열어 보기 — 대신 공용 주소로 받은 메일을 이어받을 수 있습니다.
• 삭제한 메일함 되살리기 — 대신 퇴사자 메일함도 자동으로 지우지 않으므로,
  지우기 전에 필요한 메일을 확인할 시간이 있습니다.
• 법적 보존 잠금 — 대신 아카이브 범위의 기본 보관 방식을 설명할 수 있습니다.

다른 서비스와 비교할 때

특정 서비스를 고르는 순위가 아니라,
어떤 서비스를 보든 점검표에 맞춰 물어볼 기준입니다.

근거와 확인일

• 보내는 구간 강제·받는 구간 제공: insachaek-mail-service deploy/stalwart/insachaek-mail-init.sh,
  docs/SES-RELAY.md,
  plan.aws.md
• 도메인 개수·검증 규칙: src/services/domains.ts,
  dns-guide.ts,
  domain-recheck.ts
• 내보내기·보존·이어받기: src/services/export.ts,
  retention.ts,
  handover.ts,
  legal-hold.ts
• 저장 위치와 국외 이전 고지: timesync src/lib/legal-disclosure.ts
• 정보보호 인증 심사 여부: timesync src/routes/marketing/trust-pages.ts
• 메뉴 이름: timesync src/lib/enterprise-navigation.ts
• 주소 재발급 규칙: timesync src/lib/mail-terms.ts

확인일 2026-11-09 · 검토 인사책 편집팀(코드 대조).
가상 예시 사업장은 실제 회사가 아닌 가상의 사례입니다.

자주 묻는 질문

인사책 회사메일은 보내고 받는 모든 구간이 암호화되나요?

모든 구간 암호화를 보장하지는 않습니다.
보내는 메일은 중계 구간에서 암호화 연결을 강제하고,
받는 메일은 상대 서버가 고르면 암호화 연결을 제공합니다.

도메인을 여러 개 연결해도 되나요?

됩니다.
검증 전 도메인은 회사당 5개까지 걸어 둘 수 있고,
다른 회사가 이미 검증한 도메인은 쓸 수 없습니다.

외부 기관의 정보보호 인증이 있나요?

없습니다.
외부 기관의 정보보호 인증 심사는 받지 않았습니다.

메일은 국내에만 저장되나요?

아닙니다.
메일 본문과 첨부 파일은 아시아·태평양 지역 클라우드 저장소에 보관하며,
국외 이전으로 개인정보처리방침에 고지합니다.

해지하기 전에 메일함 전체를 내려받을 수 있나요?

화면에 전체 내려받기 버튼은 없습니다.
개인정보처리방침의 요청 절차로 회사 관리자가 사유와 요청자를 남겨 요청합니다.

퇴사자의 메일을 후임자나 관리자가 대신 열어 볼 수 있나요?

대신 열어 보는 메뉴는 없습니다.
공용 주소로 받은 메일은 퇴사 뒤에도 이어받을 수 있습니다.

소송에 대비한 법적 보존 잠금이 있나요?

회사가 켜서 쓰는 기능으로 제공하지 않습니다.
기본으로 꺼져 있습니다.

관련 가이드

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