퇴사한 회사가 퇴직증명서를 안 줄 때 대처법

이런 분께 — 이직·실업급여·자격 증빙 때문에 옛 직장에 증명서를 요청했는데 "바쁘다",
"안 해준다"며 미루거나 거부당한 분.
사정하지 않아도 됩니다.
이것은 부탁이 아니라 법으로 보장된 청구권입니다.

결론부터

퇴직 후라도 사용증명서(재직·경력·퇴직 사실 증명) 발급은 근로자의 법적 권리입니다.
근로기준법 제39조는 "계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 청구하면 사용자는 즉시 사용증명서를 발급해야 한다"고 정하고 있고,
이 청구권은 퇴직 후 3년까지 행사할 수 있습니다(시행령 제19조).
회사가 정당한 이유 없이 거부하면 관할 고용노동청에 진정을 넣을 수 있고,
사용자에게는 과태료가 부과될 수 있습니다.

단계별 대응

1단계 — 서면(기록 남는 방식)으로 청구

전화 대신 이메일·문자·내용증명 등 기록이 남는 방식으로 요청합니다.
필요한 항목(재직기간,
직위,
업무 종류 등)과 부수,
회신 기한을 명시하세요.
이 기록 자체가 나중에 진정의 증거가 됩니다.

2단계 — 청구 항목을 명확히

사용증명서는 근로자가 청구한 사항만 기재합니다.
"무엇을 적어달라"를 구체적으로 적으면 회사가 "뭘 적을지 몰라서 못 했다"는 핑계를 댈 수 없습니다.

3단계 — 회사 거부 시 고용노동청 진정

그래도 발급하지 않으면 사업장 관할 고용노동청에 진정을 제기합니다.
온라인(고용노동부 민원마당)으로도 접수할 수 있습니다.
1단계의 청구 기록과 재직을 입증할 자료(급여 입금 내역, 근로계약서 등)를 첨부하세요.

4단계 — 감독관 조사 → 시정지시

근로감독관이 사실관계를 확인하고 회사에 발급을 지시합니다.
정당한 이유 없는 거부는 과태료 대상이 됩니다.

회사가 흔히 대는 핑계와 반박

자주 하는 실수

• 전화로만 요청 — 거부당해도 증거가 남지 않습니다.
  반드시 글로 남기세요.
• 막연한 요청 — "증명서 좀"이 아니라 항목·부수·기한을 특정하세요.
• 3년 경과 — 청구권은 퇴직 후 3년입니다.
  늦추지 말고 필요할 때 바로 청구하세요.
• 재직 증빙 미준비 — 진정 시 급여 내역·계약서 등 근무 사실 자료를 함께 준비하면 처리가 빨라집니다.

인사책으로 간단히

사장님(사용자) 입장에서 이 분쟁은 대부분 "기록이 흩어져 있어서" 발생합니다.
인사책은 직원의 입사일·직위·재직 이력을 텍스트 인사데이터로 보관하므로,
퇴사자가 증명서를 청구해도 입퇴사일·직위를 즉시 확인해 지체 없이 발급할 수 있습니다.
발급 청구·처리 내역을 전자결재로 남기면 "언제 청구받아 언제 발급했는지"가 기록으로 남아 불필요한 진정·분쟁을 예방합니다.

이 글은 일반 정보 안내이며 개별 사건의 법률 자문이 아닙니다.