회사메일프로그램 없이 웹과 앱으로 쓰는 법

회사메일프로그램을 찾는 분들은 대개 직원 PC마다 무엇을 깔아야 하는지부터 걱정합니다.
인사책 회사메일은 따로 내려받는 프로그램이 없습니다.
PC에서는 브라우저로 /worker/mail을 열고,
휴대폰에서는 이미 쓰고 있는 인사책 앱의 「메일」을 누르면 같은 메일함이 열립니다.
이 글은 인사책 팀이 우리 회사 도메인 주소로 PC와 휴대폰을 오가며 써 본 순서와,
직원에게 안내할 때 짚을 점을 정리했습니다.

도메인 하나로 직원 모두가 무료로 메일을 씁니다.
인원 제한은 없고 기본 10GB입니다.
도메인이 없으면 회사메일 만들기 가이드에서 출발하세요.

내려받을 것이 없는 메일함

설치하는 메일 프로그램은 PC마다 깔고,
계정을 넣고,
버전을 맞추는 손이 갑니다.
직원이 새 PC를 받거나 퇴사할 때마다 그 PC 안에 남은 메일도 신경 써야 합니다.
인사책 회사메일은 메일함이 화면 쪽에 있어서 PC에 남는 것이 없습니다.
직원이 새 PC를 받아도 옮길 메일이 없고,
새 PC의 브라우저로 인사책에 로그인하면 지난 메일이 그대로 보입니다.
관리자 쪽에서도 PC마다 프로그램 버전을 맞추거나 계정 설정을 대신 넣어 줄 일이 없습니다.

직원이 따로 외울 것도 없습니다.
출퇴근을 찍고 휴가를 신청하던 인사책 계정으로 그대로 들어갑니다.
화면 안내 그대로 따로 로그인하거나 비밀번호를 만들 필요가 없고,
관리자가 직원에게 초기 비밀번호를 보내는 일도 없습니다.
메일을 쓰려고 계정이 하나 더 생기지 않으니,
퇴사 때 닫아야 할 계정도 하나 줄어듭니다.

관리자가 미리 할 일은 하나입니다.
관리자 메뉴 「회사메일」 › 「직원 메일 현황」에서 직원을 골라 메일 주소를 발급해 두는 것입니다.
주소가 발급된 직원만 메일함이 열리므로,
안내문을 돌리기 전에 발급을 먼저 끝냅니다.

PC 브라우저에서 여는 순서

1단계 인사책에 로그인하기

PC 브라우저에서 평소처럼 인사책에 로그인합니다.
회사 관리자가 이 직원에게 메일 주소를 발급해 두었어야 메일함이 열립니다.

2단계 메일 화면 열기

메일 화면 주소는 /worker/mail입니다.
PC용 메일 화면이 열리고,
검색 칸에서 「제목·보낸 사람·내용 검색」으로 지난 메일을 찾을 수 있습니다.

3단계 첫 메일 써 보기

「메일 쓰기」를 누르면 받는 사람,
참조,
제목,
본문 칸이 나옵니다.
템플릿과 서명 단추,
「미리보기」,
「발송 예약」도 쓰기 화면에 함께 있습니다.
먼저 「내게 쓰기」로 자기 주소에 한 통 보내 보면 서명과 서식이 어떻게 보이는지 확인할 수 있습니다.

4단계 폴더로 정리하기

메일이 쌓이기 시작하면 폴더를 만들어 거래처별,
프로젝트별로 나눕니다.
폴더는 100개까지 만들 수 있고,
스팸과 휴지통,
주소록도 같은 화면에 있습니다.
PC에서 만든 폴더는 앱에서도 같은 메일함 안에 있으니 한쪽에서만 정리하면 됩니다.

여러 사람이 같이 쓰는 PC에서 메일을 열었다면,
자리를 뜰 때 인사책에서 로그아웃하는 습관을 직원 안내에 넣어 두세요.
설치 프로그램과 달리 PC에 메일이 저장되지 않으니,
로그아웃만 하면 그 PC에 남는 메일이 없습니다.

휴대폰 인사책 앱에서 여는 순서

1단계 인사책 앱 열기

안드로이드와 아이폰의 인사책 앱은 PC와 같은 메일 화면을 앱 안에서 띄웁니다.
메일 앱을 하나 더 내려받을 필요가 없습니다.

2단계 하단바 「메일」 누르기

앱 아래쪽 하단바의 「메일」을 누르면 PC에서 보던 그 메일함이 그대로 나옵니다.
쓰기는 휴대폰에서 「쓰기」 단추입니다.

3단계 첨부 받기 확인하기

앱에서도 받은 메일의 첨부를 받을 수 있습니다.
다만 앱에서는 3MB 넘는 첨부를 바로 받을 수 없다는 안내가 나옵니다.
큰 도면이나 사진 묶음은 PC에서 받는 것이 편합니다.
현장에서 휴대폰으로만 메일을 보는 직원이 많다면,
거래처에 큰 파일은 나눠 보내 달라고 미리 부탁해 두는 것도 방법입니다.

아웃룩 같은 메일 프로그램에 연결할 수 있나요?

연결할 수 없습니다.
인사책 회사메일은 아웃룩이나 썬더버드 같은 메일 프로그램에 계정을 넣는 데 필요한 IMAP·POP3·SMTP 연결을 제공하지 않습니다.
회사 메일을 인사책 화면 안에서만 쓰는 구조라,
직원 개인 프로그램에 회사 메일이 따로 쌓이지 않고 퇴사 처리를 하면 메일 사용도 인사 기록을 따라 자동으로 제한됩니다.
이미 메일 프로그램에 익숙한 직원에게는 이 점을 처음에 알려 두는 편이 좋습니다.
메일 프로그램에서 자주 쓰던 일은 대부분 PC 메일 화면에 있습니다.
지난 메일은 검색 칸으로 찾고,
거래처별로는 폴더로 나누고,
자주 보내는 안내는 템플릿으로 저장하고,
끝인사는 서명으로 붙이고,
나중에 보낼 메일은 「발송 예약」으로 걸어 두면 됩니다.

직원 안내문에 넣을 다섯 줄

관리자가 직원에게 보낼 안내는 짧을수록 좋습니다.
위 순서를 다섯 줄로 줄이면 이렇습니다.

• PC는 브라우저로 인사책에 로그인한 뒤 /worker/mail을 엽니다.
• 휴대폰은 인사책 앱 하단바 「메일」을 누릅니다.
• 로그인은 인사책 계정 그대로이고 메일용 비밀번호는 없습니다.
• 첨부 한도는 이용약관 제5조의2에 적힌 값을 따릅니다.
• 앱에서 3MB 넘는 첨부는 PC에서 받습니다.

안내문 끝에는 회사메일을 맡은 관리자의 연락처를 함께 적어 두세요.
메일함이 열리지 않는다는 문의가 오면 먼저 「직원 메일 현황」에서 그 직원에게 주소가 발급되어 있는지 확인하면 됩니다.
발급 전이라면 그 자리에서 발급하고,
직원에게는 다시 하단바 「메일」을 눌러 보라고 알리면 됩니다.

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PC와 앱 어느 쪽에서든 쓰는 요령은 회사 메일 쓰는법에,
자주 보내는 안내를 저장하는 법은 회사 메일 양식 템플릿에,
관리자가 서비스를 꾸리는 순서는 회사메일서비스 무료로 시작하기에 있습니다.
직원 휴대폰 화면이 어떻게 바뀌는지는 회사메일 휴대폰 화면에서 볼 수 있습니다.
인사책 회사메일은 직원 수 제한 없이 무료이며, 회원가입 뒤 관리자 메뉴 「회사메일」에서 시작합니다.

설치할 것 없이 도메인만 있으면 모두 무료이고,
도메인이 없다면 회사메일 만들기 가이드에서 시작하면 됩니다.