세무사무소 출퇴근 기록 관리 방법 — 시즌 야근 입증자료 만들기 5단계

신고시즌이 끝나고 두어 달 뒤에 걸려오는 전화가 있습니다.
3월에 그만둔 직원이 "그때 야근한 거 수당으로 못 받았다"며 노동청에 진정을 넣었다는 연락이죠.
사장님은 억울해합니다.
"다들 그 시즌엔 원래 늦게까지 하는 거고,
밥도 사줬는데." 그런데 조사관이 묻는 첫 질문은 하나입니다.
"근로시간 기록 있으세요?" 세무사무소가 가장 취약한 지점이 바로 여기입니다.

왜 기록이 없으면 사업주가 진다

임금체불 분쟁에서 근로시간은 원칙적으로 근로자가 주장하지만,
실무에서는 사용자가 반박 자료를 내지 못하면 근로자의 주장이 상당 부분 인정되는 방향으로 흐릅니다.
출퇴근을 관리하고 기록할 위치에 있는 쪽이 사업주이기 때문입니다.
직원이 카카오톡으로 "오늘도 11시"라고 남긴 메시지,
사무실 소등 시각,
프로그램 로그인 기록 같은 정황이 쌓이면,
정작 사업주 손에 아무 기록이 없을 때 방어가 무너집니다.

근로기준법 제50조는 근로시간의 기준을,
제56조는 연장·야간·휴일근로 가산을 정하고 있습니다.
시즌에 실제로 연장근로가 있었다면 가산수당 지급의무는 존재하고,
남는 건 '몇 시간이었나'의 다툼입니다.
이 다툼을 숫자로 정리해 두는 게 근태기록의 목적입니다.

5단계로 만드는 입증자료

첫째,
소정근로시간부터 계약서에 못 박습니다.
근로기준법 제17조에 따라 근로계약서에 시업·종업 시각과 휴게시간을 명시하고,
이 시간을 넘는 근무가 연장근로라는 기준선을 세웁니다.
기준선이 없으면 무엇이 초과인지도 정할 수 없습니다.

둘째,
매일의 실제 출퇴근을 기록합니다.
수기 출근부라도 없는 것보다 낫지만,
사후에 몰아 적은 대장은 신뢰도가 떨어집니다.
그날그날 본인이 직접 남기는 방식이어야 합니다.

셋째,
시즌 연장근로는 동의와 함께 남깁니다.
주 12시간 연장 한도(제53조)를 지키는지 주 단위로 확인하고,
야근이 필요한 날은 간단한 연장근로 신청·승인 흔적을 남겨 두면 나중에 '시켰다/안 시켰다' 다툼이 줄어듭니다.

넷째,
기록을 보존합니다.
근로계약서, 임금대장,
근로시간 관련 서류는 3년간 보존 의무가 있습니다.
퇴사자 자료를 그때그때 지우지 마세요.

다섯째,
수기의 한계를 앱으로 넘깁니다.
손으로 적는 대장은 '진짜 그 시각에 찍었나'를 증명하기 어렵습니다.
GPS나 사무실 위치 기반으로 출퇴근 시각이 자동 기록되고 연장근로가 집계되는 도구를 쓰면,
시즌 야근이 그대로 데이터로 남습니다.
인사책 같은 무료 근태 도구는 출퇴근 시각과 주 52시간 초과 여부,
연장·야간 가산 시간을 자동으로 계산해 두므로,
분쟁이 생겨도 '기록이 없어서' 지는 상황은 피할 수 있습니다.

물론 사무소 규모나 근무 형태에 따라 필요한 수준은 다를 수 있습니다.
다만 순서는 같습니다.
오늘 당장 할 일은 두 가지입니다.
근로계약서에 소정근로시간이 적혀 있는지 확인하고,
이번 시즌부터는 출퇴근 시각을 그날그날 남기는 방식으로 바꾸는 것.
이 두 개만 갖춰도 사후 진정의 절반은 방어됩니다.