교습소 첫 직원 첫 달,
계약서와 실제가 어긋난 네 곳

교습소가 첫 직원을 들인 뒤 첫 달에 할 일은 계약서에 적은 근무시간·휴게와 실제 기록이 같은 모습인지 매주 한 번 대조하는 것입니다.
이 사례의 교습소는 4주 동안 퇴근 누락,
휴게 중 전화,
시험 대비 토요일,
퇴근 전 20분이라는 네 곳에서 어긋남을 찾아 셋은 첫 달 안에 고쳤고,
퇴근 전 정리 시간과 4대보험 가입 확인은 둘째 달로 넘어갔습니다.

이 글은 교습소가 어떤 인력을 둘 수 있는지,
채용을 어떻게 신고하는지를 다루지 않습니다.
그 범위는 「학원의 설립·운영 및 과외교습에 관한 법률」과 시·도 조례,
관할 교육지원청 안내에 따라 달라지므로 뽑기 전에 교육지원청에 확인해야 합니다.
여기서는 뽑기로 하고 계약서까지 쓴 다음,
첫 출근부터 4주 동안 무엇이 어긋났는지를 따라갑니다.
아래 교습소는 이해를 돕기 위해 꾸민 가상의 예시 사업장이며 실제 고객사가 아닙니다.

사례 설정 — 원생 40명,
혼자 4년,
데스크 직원 한 명

주택가 상가 2층의 영어 교습소입니다.
원장이 혼자 4년을 운영했고 원생은 40명 남짓입니다.
수업 중에 걸려 오는 상담 전화와 출결·수납 안내를 혼자 감당하기 어려워져,
데스크 업무와 자료 준비를 맡을 직원 한 명을 뽑았습니다.
직원에게 맡길 일이 교습에 해당하지 않는지도 뽑기 전에 교육지원청에 확인했습니다.

근로계약서에 적은 조건은 이렇습니다.

• 화~금 15:00~20:00,
  휴게 30분(17:30~18:00)
• 토요일 10:00~13:00,
  휴게 없음
• 주 소정근로시간 21시간,
  시급제

첫 출근 전에 한 일은 세 가지였습니다.
계약서에 서명을 받았고,
인사책에 회사를 만들어 교습소 주소를 사업장으로 등록했으며,
초대 링크를 보내 직원이 자기 휴대폰으로 들어오게 했습니다.
부서 하나를 만들고 조직장을 원장으로 지정하면 휴가 결재가 원장에게 옵니다.
인사책은 가입한 회사에 출퇴근·휴가·공지·결재가 처음부터 켜져 있고,
나머지 기능은 필요할 때 켭니다.
꺼도 데이터는 지워지지 않습니다.

기록 방식은 버튼만 쓰기로 했습니다.
인사책에서는 웹 브라우저와 iOS·Android 앱에서 출퇴근을 기록하고,
처음에는 버튼만으로 기록되며,
회사가 GPS·Wi-Fi·사내망 IP·NFC·QR 가운데 인증 방식을 켜면 그 방식으로 확인합니다.
원장과 직원이 한 공간에 있는 교습소에서 첫 달부터 인증을 세게 걸 이유가 없었습니다.

그리고 원장은 규칙 하나를 정했습니다.
매주 금요일 수업이 끝나면 5분 동안 직원과 함께 그 주 기록을 계약서와 나란히 본다는 것입니다.
아래 네 가지는 모두 이 5분에서 나왔습니다.

1주차 — 퇴근 버튼을 이틀 빠뜨렸다

첫 금요일,
기록을 함께 보던 직원이 말했습니다.
「화요일이랑 목요일은 마지막 원생 배웅하고 바로 나가느라 퇴근을 안 누른 것 같아요.」 인사책은 퇴근을 누르지 않은 날 규칙에 따라 퇴근 기록을 보강하는데(회사가 이 기능을 끌 수 있습니다),
보강된 시각은 실제로 나간 시각이 아닙니다.
기록만 봐서는 멀쩡해 보이는 날이었습니다.

고치는 방법은 원장이 직접 시각을 바꾸는 것이 아니었습니다.
직원이 실제 퇴근 시각으로 정정을 신청하고,
결재권자인 원장이 승인했습니다.
누가 언제 무엇을 고쳤는지가 신청과 승인으로 남기 때문에,
나중에 「그날 몇 시에 갔더라」라는 대화가 나와도 기억에 기대지 않습니다.
둘째 주부터 직원은 마지막 원생을 배웅한 직후를 퇴근 버튼 누르는 때로 정했습니다.

2주차 — 휴게 30분에 전화가 울렸다

둘째 주 수요일,
수업 사이에 복도로 나온 원장은 직원이 도시락을 앞에 두고 학부모 전화를 받는 모습을 봤습니다.
17:30~18:00은 원장이 수업 중인 시간이라,
전화가 울리면 받을 사람이 직원뿐이었습니다.

근로기준법 제54조는 휴게시간을 근로자가 자유롭게 이용할 수 있어야 한다고 정합니다.
인사책은 제54조 기준 휴게시간을 근무시간에서 자동으로 뺍니다(회사가 끌 수 있습니다).
그러나 자동 차감은 계산일 뿐이어서,
휴게라고 적어 두고 전화를 받게 하면 기록에서는 쉰 시간으로 빠지고 실제로는 일한 시간이 됩니다.

원장이 고른 방법은 휴게 시각을 원장 수업이 비는 18:00~18:30으로 옮기고,
그 30분 동안 오는 전화는 원장이 받는 것이었습니다.
휴게 시각이 바뀌므로 직원과 합의해 계약서의 휴게 칸을 고치고 다시 서명했습니다.
이미 전화를 받으며 보낸 그 수요일의 30분은 원장이 날짜와 사정을 메모로 남겨 두었습니다.

3주차 — 시험 대비 토요일,
계약에 없던 시간

셋째 주는 인근 중학교 중간고사 직전이었습니다.
원장은 토요일 보충 수업을 10시부터 15시까지 늘리면서 직원에게도 그만큼 더 나와 줄 수 있는지 물었습니다.
계약서에 없던 시간이라 먼저 묻고 동의를 받은 뒤 정했습니다.
그날은 근무가 4시간을 넘기므로 제54조에 맞춰 12:30~13:00에 휴게 30분을 넣었습니다.
이런 추가 근무에 어떤 조항이 더 적용되는지는 상시 근로자 수에 따라 달라지므로,
원장은 기준을 단정하지 않고 확인할 목록에 올렸습니다.

인사책에서는 요일마다 다른 시각을 입력해 둘 수 있지만 그 시각이 지각이나 근무시간 판정 기준으로 쓰이지는 않고,
특정 날짜만 시각이 다른 날은 그 날짜만 따로 지정할 수 있습니다.
원장은 그 토요일 하루만 10:00~15:00으로 지정했습니다.
늘어난 한 시간 반은 출퇴근 기록에 그대로 찍혔고,
그 주 합계는 계약서의 21시간보다 길게 나왔습니다.
원장은 늘어난 시간을 그달 급여에 넣었습니다.

4주차 — 매일 20분,
퇴근 전 정리

넷째 주 금요일,
네 주치 합계를 계약서와 나란히 놓자 토요일 보충을 빼고도 주마다 1시간 안팎이 길었습니다.
날짜별로 내려가 보니 퇴근 시각이 20:15~20:25에 몰려 있었습니다.
원장이 수업을 마치며 「내일 자료만 복사해 두고 가요」라고 부탁한 날들이었습니다.

원장이 부탁해서 남은 시간이니 일한 시간입니다.
원장은 이 20분을 기록에서 빼지 않았고,
두 갈래를 놓고 골랐습니다.
계약서의 퇴근 시각을 늦추는 방법과,
복사 업무를 수업이 끝나기 전인 19:40~20:00으로 옮기는 방법입니다.
이 교습소는 뒤쪽을 골랐고,
그래도 넘친 날은 넘친 대로 기록에 남기기로 했습니다.
다만 이 네 번째 어긋남이 정말 고쳐졌는지는 다섯째 주 기록이 나와야 알 수 있어서 첫 달 안에는 닫지 못했습니다.

첫 달 말에 남긴 것

• 월별 출근부를 A4로 인쇄하고 근로시간 대장을 엑셀에서 열리는 CSV로 내려받았다
• 네 주의 주별 합계를 계약서의 21시간과 나란히 적은 표를 만들었다
• 정정 신청과 승인 2건이 남아 있는지 확인했다
• 근로기준법 제41조 근로자명부 항목을 직원 정보에서 뽑아 봤다

주별 근무시간이 집계되므로 주휴수당 요건(주 15시간) 판단 근거도 확인할 수 있습니다.
금액은 주휴수당 계산기에 시간과 시급을 넣어 직접 확인했습니다.

급여 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 출퇴근 기록과 임금 조건으로 급여를 계산하고,
결재 승인을 거쳐 확정한 뒤 직원이 명세서를 봅니다.
이 교습소는 첫 달에는 켜지 않고 근로시간 대장으로 급여를 따로 계산했습니다.
다만 급여 기능을 켜지 않았더라도 임금을 줄 때는 임금명세서를 교부해야 하므로(근로기준법 제48조),
원장은 명세서를 따로 만들어 전했습니다.

인사책이 대신하지 못한 것

• 교습소에 둘 수 있는 인력과 맡길 수 있는 업무의 범위는 관할 교육지원청이 답할 일입니다.
• 4대보험 가입 여부와 기준은 공단·고시 확인 사항입니다.
  급여·보험 기능을 사용기능관리에서 켠 회사는 취득·상실·변경 신고 내역을 사내 기록으로 남기지만,
  공단 신고는 기존에 쓰던 경로로 해야 하고 인사책이 공단에 보내지 않습니다.
  이 교습소는 둘째 달 첫 주에 공단에 확인하기로 했습니다.
• 추가 근무와 휴게 운용에 어떤 조항이 적용되는지는 상시 근로자 수에 따라 달라집니다.
  원장 본인을 어떻게 세는지를 포함해 확인이 필요합니다.
• 기록은 시각만 보여 줍니다.
  휴게 중에 실제로 쉬었는지,
  남은 20분에 무슨 일을 했는지는 원장과 직원이 말로 확인해야 했습니다.

인사책은 인원 제한 없는 무료 플랜으로 모든 기능을 씁니다.
직원 한 명인 교습소도 스무 명인 학원과 같은 화면을 씁니다.

이 사례에서 가져갈 것

• 매주 금요일 5분,
  직원과 함께 그 주 기록을 계약서와 나란히 본다
• 퇴근 누락은 원장이 고치지 않고,
  직원의 정정 신청과 원장의 승인으로 고친다
• 휴게 시각에 전화나 원생 응대가 겹치지 않는지 실제로 보고,
  겹치면 시각이나 담당을 옮긴다
• 계약에 없던 시간은 먼저 묻고,
  그 날짜만 따로 지정하고,
  휴게 기준도 다시 본다
• 부탁해서 늘어난 시간은 기록에서 빼지 않는다
• 첫 달 말에는 출근부·근로시간 대장·임금명세서를 남기고,
  4대보험은 공단에 확인한다