경비 계정과목 분류,
초보 총무를 위한 기초표

이런 분께 — 회계를 처음 맡은 신입 총무·경리 담당자님. 영수증을 받긴 했는데 이게 복리후생비인지 접대비인지,
소모품비인지 비품인지 매번 헷갈린다면 이 기초표로 감을 잡으세요.

결론부터

계정과목 분류의 핵심은 '누구를 위한 지출인가'와 '지출의 성격' 두 가지로 갈라보는 것입니다.
임직원을 위한 복지성 지출은 복리후생비,
외부 거래처를 위한 접대성 지출은 접대비(기업업무추진비),
업무용 소액 소모품은 소모품비입니다.
계정을 정확히 나눠야 한도가 있는 계정(접대비)의 초과 부인을 피하고,
추이 분석과 결산이 깔끔해집니다.

경비 계정과목 기초표

헷갈리기 쉬운 구분 포인트

• 복리후생비 vs 접대비 — 대상이 '우리 직원'이면 복리후생비,
  '외부 거래처'면 접대비입니다.
  접대비는 한도가 있고 3만원 초과 시 적격증빙이 없으면 전액 부인되므로 가장 신중해야 합니다.
• 소모품비 vs 비품 — 금액이 작고 단기 소모면 소모품비,
  일정 금액 이상이고 1년 넘게 쓰는 자산성 물품이면 비품(감가상각 대상)입니다.
• 광고선전비 vs 접대비 — 불특정 다수에게 뿌리는 판촉물은 광고선전비,
  특정 거래처에 주는 선물은 접대비입니다.
• 여비교통비 vs 접대비 — 직원의 업무 출장 교통비는 여비교통비,
  거래처를 접대하기 위한 이동·식사는 접대비입니다.
• 지급수수료 vs 교육훈련비 — 외부 강사·기관에 지급한 용역 대가가 직원 교육 목적이면 교육훈련비,
  일반 업무 위탁이면 지급수수료로 가릅니다.

분류 예시

예시로,
다음 세 건의 영수증을 분류해 봅니다.

1. 직원 전체 회식 200,000원 → 복리후생비 (대상이 우리 직원)
2. 거래처 담당자와 점심 80,000원 → 접대비 (대상이 외부,
   3만원 초과이므로 카드전표 필수)
3. A4용지·토너 45,000원 → 소모품비 (단기 소모 물품)

같은 '식사' 영수증이라도 대상이 직원이냐 거래처냐에 따라 계정이 완전히 달라진다는 점이 핵심입니다.

자주 하는 실수

• 접대비를 복리후생비로 처리 — 한도 관리가 안 되고,
  적발 시 부인됩니다.
• 자산성 비품을 소모품비로 일시 경비화 — 일정 금액 이상은 비품으로 잡아 감가상각해야 합니다.
• 계정을 매번 바꿔 넣기 — 같은 성격 지출은 늘 같은 계정에.
  일관성이 결산·분석의 기본입니다.
• 증빙 종류를 안 남기기 — 계정만 맞춰도 적격증빙이 없으면 부인될 수 있습니다.

인사책으로 간단히

인사책은 경비를 카테고리(계정 성격)별로 등록하고 전자결재로 승인받도록 설계돼 있습니다.
회식·소모품·외주비 등을 카테고리로 미리 나눠 두면 초보 담당자도 '이건 어느 계정?'을 고민하지 않고 일관되게 입력할 수 있고,
카테고리별 누적 금액으로 접대비처럼 관리가 필요한 항목을 한눈에 추적할 수 있습니다.
(정확한 세무 계정 매핑과 신고는 기장 세무사와 함께 확정하세요.)