첫 직원 채용,
출근 전에 초대 링크·근로계약서·회사메일 주소를 정리한 1인 사업장의 한 주

첫 직원 채용에 필요한 준비는 초대 링크,
근로계약서,
메일 주소 순서로 끝낼 수 있습니다

혼자 일하던 대표가 첫 직원을 뽑았다면 출근 전에 정할 것은 세 가지입니다.
직원이 회사에 들어오는 길,
근로조건을 적은 계약서,
그리고 일할 때 쓸 주소입니다.
인사책에서는 대표가 초대 링크를 보내고 「소속 승인」을 누르면 직원이 회사에 들어오고,
「근로계약서」를 앱 안에서 보내 서명을 받고,
「회사메일」에서 직원 주소를 발급하는 순서로 이어집니다.
종이 계약서를 인쇄하고 만나서 도장 찍는 일 없이,
출근 첫날 전에 이 세 가지를 끝내 둘 수 있습니다.

활용 예시 · 1인 창업 → 첫 직원 1~4인 — 대표가 겪는 첫 직원 채용 절차의 막막함을 인사책으로 바꾼 흐름을 따라갑니다.
등장하는 회사와 사람은 설명을 위해 구성한 예시이며,
화면과 단추 이름은 2026년 10월 인사책 화면 그대로입니다.

이런 분께: 처음으로 직원을 뽑게 되어 계약서와 가입 절차를 어디서부터 해야 할지 모르는 대표님.
이미 직원이 한두 명 있지만 계약서를 말로만 정해 두었다가 이번 기회에 정리하려는 대표님.

택배 송장을 붙이던 토요일 오후,
새 직원의 문자에 답을 못 한 대표

디자인 소품을 직접 만들어 온라인으로 파는 대표가 있습니다.
3년 동안 혼자 포장하고 혼자 발송했는데,
이번 달 주문이 밀려 포장과 고객 응대를 맡길 직원 한 명을 뽑았습니다.
다음 주 월요일 출근이 확정된 토요일 오후,
대표는 송장을 붙이던 손을 멈추고 포장 테이블에 휴대폰을 세워 직원의 문자에 답을 쓰기 시작했습니다.

직원이 보낸 문자는 두 줄이었습니다.
"대표님,
출근 첫날 뭘 설치해 가면 되나요? 계약서는 언제 쓰나요?" 대표는 답을 쓰다 말고 자기에게 되물었습니다.
계약서는 어디서 받지,
출근 기록은 어떻게 하지,
직원에게도 회사 메일 주소를 줘야 하나.

인터넷에서 근로계약서 양식을 내려받아 보니 칸이 열 개가 넘었습니다.
시작일,
근무 장소,
담당 업무,
근로일,
소정근로시간, 휴게시간,
임금 구성까지 적어야 하는데,
어느 칸이 꼭 필요하고 어느 칸이 선택인지 알 수 없습니다.
프린터는 작업실에 없고,
직원에게는 월요일 아침 출근하자마자 사인해 달라고 하는 수밖에 없어 보였습니다.

대표는 지금까지 거래처와만 일해 와서,
직원에게 보낼 안내문이 따로 없습니다.
개인 휴대폰 번호로 문자 몇 줄을 보내고,
계약서는 출근 첫날 작업실에서 같이 쓰자고 답했습니다.
쇼핑몰 주소로 쓰는 도메인은 3년 전 스토어를 열면서 사 두었지만,
그 주소로 직원에게 메일 계정을 줄 수 있는지는 생각해 본 적이 없습니다.

혼자 일하던 사람에게 첫 직원 채용은 겪어 본 적 없는 절차입니다.
계약서는 법이 요구하는 내용이 있고,
가입은 누가 승인하는지가 있고,
메일은 도메인이 필요한 일이라서,
세 가지를 따로 검색하면 정리가 끝나지 않습니다.

왜 첫 직원일수록 계약서가 월요일 아침으로 밀리는가

계약서가 뒤로 밀리는 데에는 쓰는 시점,
법의 적용 범위,
서명 방식이 얽혀 있습니다.

먼저,
계약서를 쓸 때와 일을 시작할 때가 같은 날이라고 생각하기 쉽습니다.
근로기준법 제17조는 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금,
소정근로시간,
휴일,
연차 유급휴가 같은 근로조건을 명시하도록 정하고 있고,
임금의 구성항목과 계산방법,
지급방법,
소정근로시간 같은 핵심 사항은 서면으로 적어 근로자에게 내주도록 합니다.
계약을 체결하는 때에 맞춘 의무이므로,
출근 후에 몰아서 쓰기보다 출근 전에 끝내 두는 편이 안전합니다.

다음으로,
5명 미만이면 법이 적용되지 않는다는 오해가 있습니다.
근로기준법 제11조는 상시 5명 이상의 사업장에 법을 적용하되,
4명 이하 사업장에는 대통령령으로 정하는 규정만 적용한다고 정합니다.
그 목록이 근로기준법 시행령 별표 1이고,
근로조건 명시를 정한 제17조는 이 목록에 들어 있어 첫 직원을 뽑는 1인 사업장에도 적용됩니다.

반대로 연차 유급휴가를 정한 제60조나 연장·야간·휴일 가산수당을 정한 제56조는 5명 미만에는 적용되지 않습니다.
그렇다고 직원과 합의한 휴가나 수당을 계약서에 적지 못하는 것은 아니니,
합의한 내용은 그대로 적어 두면 됩니다.

마지막으로,
종이 계약서는 두 사람이 한 자리에 있어야 합니다.
대표 한 명이 주문을 받고 있는 작업실에서는 계약서 설명과 서명을 위해 시간을 따로 내기가 어렵습니다.
결국 월요일 오전,
포장 일을 가르치는 사이에 사인만 받고 내용을 읽을 시간은 없는 계약서가 만들어집니다.

종이와 메신저로 하던 것과 인사책으로 바꾼 뒤는 무엇이 다른가

표에서 달라지는 것은 속도보다 기록입니다.
누가 언제 들어왔고,
계약서는 누가 언제 서명했는지가 한곳에 남기 때문에 월요일 아침에 서랍을 뒤질 일이 없어집니다.

따라 하기: 첫 직원이 출근하기 전에 끝내는 순서

1단계.
회사 정보와 출퇴근 장소를 먼저 정합니다

초대 링크를 보내기 전에 회사 쪽 기본값부터 정합니다.
대표는 톱니 아이콘에서 「회사 설정」으로 들어가 「출퇴근 방식」 묶음의 「GPS·사무실 위치」를 엽니다.
「새 사무실 추가」를 누르고 「주소로 검색」에서 작업실 주소를 찾은 뒤 「저장」을 누르면 「추가됨」 표시가 나옵니다.
출퇴근을 사무실 위치로 확인하는 방식이라면,
월요일 전에 장소를 정해 두는 것으로 첫날 출근 기록을 시작할 준비가 됩니다.
이 글의 주제는 아니므로 자세한 방식은 건너뜁니다.

2단계.
초대 링크를 만들어 직원에게 보냅니다

PC에서는 「회사 관리」 메뉴의 「조직·사람」 묶음에서 「직원 초대·승인」으로 들어가 「초대 링크 만들기」를 누릅니다.
휴대폰에서는 서랍 메뉴의 「직원 초대하기」로 들어갑니다.
「○○로 초대하기」라는 화면이 열리면 회사 이름이 들어간 제목 아래에 「초대 링크」가 보입니다.
「링크만 복사」를 눌러 직원에게 보내면 됩니다.
직원 폰 종류에 맞춰 보내고 싶다면 「받는 분 폰에 맞춰 보내기」를 쓸 수 있습니다.

링크와 함께 가는 안내문에는 「아래 링크를 눌러 로그인하면 소속 신청이 자동으로 접수됩니다.」라고 적혀 있고,
「앱을 설치하지 않아도 링크만으로 신청됩니다.
입사는 관리자 승인 후 확정돼요.」라는 줄도 붙습니다.
링크는 14일 동안 유효합니다.
잘못된 사람에게 보냈다면 「이전에 보낸 링크 모두 폐기하고 새로 만들기」를 눌러 정리하세요.
이 화면을 다시 열면 새 링크가 만들어진다는 안내가 있으므로,
보낸 링크는 다시 열기 전에 복사해 두는 편이 좋습니다.

3단계.
직원이 링크로 들어오면 「소속 승인」을 눌러 입사를 확정합니다

직원은 링크를 눌러 로그인하면 「승인 대기」 상태로 회사에 접수됩니다.
대표는 같은 「직원 초대·승인」 화면에서 「소속 승인」을 누릅니다.
「소속 승인 — 부서 배정과 입사일 지정」 창이 열리면 「배정 부서」를 고르고,
아직 부서가 없다면 「부서 미지정 (나중에 배정)」으로 둘 수 있습니다.
「실제 입사일」은 기본으로 비어 있으므로 직원이 처음 출근하는 날짜를 직접 넣습니다.
화면에는 연차와 근속 기준이 이 날짜에서 계산된다는 안내가 함께 나옵니다.
마지막으로 「승인 완료」를 누르면 입사가 확정됩니다.

링크만으로는 입사가 되지 않는다는 점이 이 단계의 핵심입니다.
초대 화면에도 「입사는 관리자 승인으로 확정됩니다 — 링크만으로 입사되지 않아요.」라고 적혀 있어서,
링크가 다른 사람에게 흘러가도 대표가 승인하지 않으면 회사에 들어올 수 없습니다.

4단계.
직원 쪽 값을 먼저 확인하고,
근로계약서를 작성해 보냅니다

근로계약서 창은 계약 종류와 임금을 직접 입력받지 않고 직원 쪽에 이미 있는 값을 읽어 옵니다.
그래서 쓰기 전에 두 가지가 정해져 있어야 합니다.
하나는 직원 설정의 고용형태입니다.
창의 「계약 유형」은 고르는 칸이 아니라 고용형태대로 자동으로 보이는 칸이고,
고용형태가 비어 있으면 작성할 수 없습니다.
다른 하나는 근로조건입니다.
「기본급」「단위」「주 근무」는 읽기만 되는 칸이라 이 창에서 고칠 수 없고,
근로조건이 아직 없으면 「초안 저장」과 「보내기」가 눌리지 않으면서 「근로조건 입력하러 가기」 단추가 나타납니다.
값을 바꿔야 할 때는 그쪽에서 바꾼 뒤 돌아옵니다.

두 값이 준비됐으면 「계약서·제증명」 묶음의 「근로계약서」로 들어가 「＋ 새로 작성」을 누릅니다.
급여 열람 권한이 있는 계정만 쓸 수 있으니,
관리자를 따로 두었다면 권한도 확인하세요.
「새 근로계약서」 창에서 근로자를 고르면 「계약 유형」이 자동으로 정해지고,
「제목」을 적습니다.
제목 칸에는 「2026년 정규직 근로계약서」 같은 예시 글자가 안내로 나와 있습니다.
이어서 「시작일」,
「근무 장소」,
「담당 업무」,
근로일과 근무 시작·종료 시각,
휴게 시작·종료 시각을 채우고,
「임금·수당」 묶음에서는 읽어 온 기본급을 확인한 뒤 입력 칸이 있는 식대·교통비·기타 수당만 채웁니다.

항목을 다 채운 뒤 「표준 양식 자동 채우기」를 누르면 제1조부터 제12조까지 계약서 본문이 만들어집니다.
오른쪽 「미리보기」에서 본문을 읽어 보고,
고칠 곳은 「계약서 본문」 칸에서 바로 고칩니다.
아직 확정이 어렵다면 「초안 저장」으로 두었다가 나중에 이어서 쓸 수 있고,
준비가 되면 「보내기」를 누릅니다.
서명은 직원의 인사책 앱 안에서 이어집니다.

법에서 요구하는 내용을 칸마다 어떻게 채울지는 사업마다 달라서,
임금 구성이나 근로일처럼 의미를 잘 모르는 칸은 계약 당사자가 합의한 대로 적고 불안하면 전문가에게 확인받으세요.
화면은 입력을 도울 뿐이고 내용이 법에 맞는지는 대표가 판단합니다.

5단계.
직원이 앱에서 읽고 서명하고,
대표가 마지막으로 서명합니다

계약서를 보내면 직원에게 「근로계약서 도착」 알림이 가고,
본문에는 계약서가 도착했으니 앱에서 확인 후 전자서명해 달라는 안내가 들어 있습니다.
직원 앱의 「근로계약서」 화면에서는 이 계약서가 「서명 대기」 상태로 보이고 「● 서명 필요」 표시가 붙습니다.
직원은 본문을 읽고 「본인 서명」 칸에 서명한 뒤 「동의하고 서명」을 누릅니다.
내용이 맞지 않는다면 「거절」을 누를 수도 있고,
이 경우 대표가 고쳐서 다시 보내야 합니다.

직원이 서명하면 상태가 「기업 서명 대기」로 바뀝니다.
대표는 계약서 상세의 「기업 서명」에서 서명자 이름을 적고 「서명 완료」를 누릅니다.
화면에는 「양쪽 서명 후 효력 발생」이라고 적혀 있고,
「계약 취소는 양쪽 서명 완료 전까지만 가능.」이라는 안내도 있으니 서명 전에 내용을 한 번 더 확인하세요.
직원이 서명할 때는 시각과 접속 정보가 함께 기록된다는 안내가 직원 화면에 나옵니다.

6단계.
도메인이 있다면 회사메일 주소를 발급해 하단바에 「메일」 칸을 엽니다

회사 도메인으로 직원 주소를 쓰고 싶다면 관리자 메뉴의 「회사메일」 묶음을 엽니다.
먼저 「회사메일 연동」에서 회사 도메인을 연결해야 합니다.
이 대표는 쇼핑몰 주소로 쓰는 도메인이 이미 있어 바로 이어 가지만,
도메인이 없는 회사라면 이 단계는 미뤄 두어도 1~5단계는 그대로 쓸 수 있습니다.
도메인 연결에는 시간이 걸릴 수 있습니다.
연결이 끝나면 「직원 메일 현황」에서 아직 메일이 없는 직원이 보이고,
직원을 고르지 않았다면 「미발급 1명 모두 발급」,
고르면 「1명 메일 발급」 단추가 나옵니다.
누르면 만들 주소 목록이 있는 확인 시트가 열리고,
주소는 여기서 고칠 수 있습니다.
맞으면 「발급하기」를 누릅니다.

발급이 끝나면 직원 하단바에 「메일」 칸이 생깁니다.
직원은 인사책 로그인 그대로 쓰므로 비밀번호를 따로 전달할 일이 없고,
기존 개인 메일을 옮겨 오는 기능도 없습니다.
주소가 발급되지 않은 직원의 하단바에는 「메일」 칸이 나타나지 않으니,
직원이 메일을 못 찾는다면 발급 여부를 먼저 확인하세요.
외부 메일 앱에 연결해서 쓰는 방식은 이 글에서 다루지 않습니다.

월요일 아침 이후에 남는 기록은 무엇인가

이 순서대로 마치면 월요일 아침에는 확인만 하면 됩니다.
소속 승인 때 정한 입사일과 배정 부서가 직원 정보에 남고,
「근로계약서」 목록에는 계약서의 상태가 「서명 대기」,
「기업 서명 대기」,
서명 완료 순서로 바뀌며 남습니다.
직원이 서명한 시각과 접속 정보도 기록됩니다.

다만 기록이 남는다는 것과 계약 내용이 법에 맞는다는 것은 다른 이야기입니다.
인사책은 계약서를 쓰고 보내고 서명받고 보관하는 길을 만들어 줄 뿐,
임금이 법정 기준에 맞는지나 어떤 조항이 우리 사업장에 적용되는지는 판단하지 않습니다.
근로감독이나 분쟁이 생겼을 때 서명 기록은 계약을 체결했다는 사실을 보여 주는 자료가 되지만,
그 자료가 모든 문제를 해결한다고 말할 수는 없습니다.

도입 전에 확인할 점

• 적용 법 조항: 직원이 늘어 상시 5명 이상이 되면 연차와 가산수당 같은 조항이 새로 적용될 수 있습니다.
  그때가 오면 계약서와 근무 규정을 다시 점검하세요.
• 계약서 칸의 의미: 계약 유형과 기본급·단위·주 근무는 직원 설정과 근로조건에서 읽어 오므로 거기서 먼저 맞춥니다.
  근로일 같은 칸은 직원과 합의한 대로 적고,
  모르는 칸은 비워 두지 말고 물어보는 편이 낫습니다.
• 직원에게 알릴 것: 초대 링크는 14일 안에 눌러야 하고,
  승인은 대표가 해야 한다는 점을 문자 한 줄로 미리 알려 주세요.
  링크가 만료되면 새로 만들어 다시 보내면 됩니다.
• 회사메일: 도메인 연결과 주소 발급은 관리자만 할 수 있고,
  직원이 주소를 받기 전에는 하단바에 「메일」 칸이 없습니다.
• 서명 방식: 이 글은 인사책 앱 안에서 직원과 대표가 직접 서명하는 방식만 다룹니다.

자주 묻는 질문

직원이 초대 링크만 누르면 바로 입사 처리가 되나요?

아닙니다.
링크를 누르고 로그인하면 소속 신청이 자동으로 접수될 뿐이고,
입사는 관리자가 「소속 승인」에서 「승인 완료」를 눌러야 확정됩니다.
링크는 14일 동안 유효하고,
잘못 보냈다면 「이전에 보낸 링크 모두 폐기하고 새로 만들기」로 정리할 수 있습니다.

직원이 5명도 안 되는데 근로계약서를 꼭 써야 하나요?

네.
근로기준법 제17조의 근로조건 명시와 서면 교부 의무는 근로기준법 시행령 별표 1에 들어 있어 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다.
다만 연차 유급휴가(제60조)나 연장·야간·휴일 가산수당(제56조)처럼 5명 미만에는 적용되지 않는 조항도 있으니,
어떤 조항이 해당하는지는 별표 1에서 조항별로 확인하세요.

회사메일은 직원을 초대하면 자동으로 생기나요?

자동으로 생기지 않습니다.
관리자가 「회사메일」 메뉴에서 회사 도메인을 연결한 뒤 「직원 메일 현황」에서 직원마다 주소를 발급해야 하고,
발급받은 직원의 하단바에 「메일」 칸이 생깁니다.
기존 메일의 이전이나 비밀번호 발송은 없으며,
직원은 인사책 로그인 그대로 씁니다.

첫 직원을 뽑는 날은 회사가 처음으로 사람을 책임지는 날이기도 합니다.
가입 승인과 계약서를 출근 전에 정리해 두면 첫날은 일 가르치는 데 쓸 수 있습니다.
가입 절차는 초대 링크 가입과 소속 승인 가이드에서,
계약서에 꼭 들어갈 항목은 근로계약서 필수기재사항 가이드에서 이어서 볼 수 있습니다.

근거: 근로기준법 제11조(적용 범위),
제17조(근로조건의 명시),
제56조(연장·야간 및 휴일 근로),
제60조(연차 유급휴가) · 근로기준법 시행령 별표 1(상시 4명 이하 사업장에 적용하는 규정).
어느 조항이 우리 사업장에 적용되는지는 법령 원문에서 확인하세요.