근로계약서 안 쓰면? 과태료와 작성 의무

이런 분께 — "아는 사이라 구두로 하자"는 분위기에 계약서를 미룬 사장님, 아르바이트·단시간 직원에게도 계약서가 필요한지 헷갈리는 인사 담당자께.

결론부터

근로계약서 작성·교부는 모든 사업장(5인 미만 포함)의 법적 의무입니다. 근로기준법 제17조는 임금·근로시간 등 핵심 근로조건을 서면으로 명시하고 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 작성하지 않거나 교부하지 않으면 사업주가 처벌받습니다. 정규직은 위반 시 500만 원 이하의 벌금, 기간제·단시간 근로자는 과태료 대상으로 규율됩니다(기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조·제24조). "구두 약속"이나 "입사 후 천천히"는 모두 위반입니다. 계약서는 첫 출근 전·시작 시점에 써서 한 부를 줘야 합니다.

처벌 기준

• 정규직 등 일반 근로자: 근로조건 서면 명시·교부 위반 시 근로기준법에 따라 500만 원 이하의 벌금.
• 기간제·단시간 근로자: 서면 명시 의무 위반 시 기간제법에 따라 과태료(항목별로 부과, 최대 한도가 정해져 있음).

핵심은 "작성"만으로 끝나지 않고 교부(근로자에게 한 부 줌)까지 해야 의무를 다한다는 점입니다. 작성해 놓고 안 줬다면 여전히 위반입니다.

반드시 서면으로 명시할 항목 (제17조)

1. 임금 — 구성항목, 계산방법, 지급방법
2. 소정근로시간
3. 휴일 (주휴일 등)
4. 연차유급휴가 (5인 이상 사업장에 해당하는 경우)
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건

특히 1~4번 중 임금의 구성·계산·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차는 반드시 서면으로 적고 교부해야 합니다.

계산 예시 (위반 시 부담)

예시로 정규직 직원 1명과 계약서를 쓰지 않은 채로 일을 시키다 적발됐다고 합시다.

• 정규직 서면 명시·교부 위반 → 근로기준법상 500만 원 이하 벌금 대상.
• 만약 단시간 아르바이트 3명에게도 서면 명시를 안 했다면, 기간제법상 인별·항목별 과태료가 더해질 수 있습니다.
• 계약서 한 장 쓰는 비용은 사실상 0원이지만, 미작성의 대가는 수백만 원 단위로 커집니다.

이 예시처럼 "안 쓰는 것"이 가장 비싼 선택이 됩니다.

정규직 vs 기간제·단시간 — 위반 처벌 비교

기간제·단시간은 근로계약기간과 근로일 및 근로일별 근로시간까지 추가로 명시해야 합니다.

자주 빠뜨리는 항목 / 실수

• 임금 "계산방법"을 안 적음: 월급 총액만 적고 기본급·수당 구성, 연장수당 계산법을 빠뜨림.
• 교부를 안 함: 작성만 하고 근로자에게 사본을 안 주면 위반.
• 아르바이트·단시간이라 생략: 단시간 근로자는 오히려 명시 항목이 더 많습니다.
• 수습·시용기간 조건 누락: 수습 적용 여부·기간·임금을 명확히 하지 않아 분쟁 발생.
• 변경 시 갱신 안 함: 임금·근로시간 등 핵심 조건이 바뀌면 다시 서면화하는 것이 안전합니다.

인사책으로 간단히

인사책은 직원 정보를 텍스트 기반으로 관리하고 전자결재로 근로조건 합의 내역을 기록으로 남길 수 있어, 누구와 어떤 조건으로 계약했는지를 정리하고 보관하는 데 도움이 됩니다. 임금 구성·소정근로시간·휴일·연차 등 제17조 필수 명시 항목을 빠짐없이 정리하고, 출퇴근·근로시간 기록과 연결해 계약 조건과 실제 운영이 어긋나지 않는지 점검하기 쉽습니다. 계약서 작성·교부 자체를 대신해 주지는 않지만, 그 근거가 되는 인사 데이터를 일관되게 관리할 수 있습니다.