근태 관리 프로그램 만들기 — 엑셀·구글 시트로 직접 만들 때 되는 것과 한계

근태 관리 프로그램 만들기는 엑셀이나 구글 시트로도 할 수 있습니다.
날짜·이름·출근·퇴근 칸을 만들고 계산식을 넣으면 근로시간과 야간 시간,
주 합계까지 나옵니다.
다만 시트는 본인이 적은 시각을 그대로 받을 뿐이라서,
위치 확인이나 정정 승인은 없습니다.
직원이 한두 명이면 충분하고,
늘어나면 한계가 먼저 보입니다.

시트로 만들기 전에 정할 것

먼저 무엇을 남길지 정합니다.
근로시간은 근로기준법 제50조에 따라 1주 40시간,
1일 8시간을 넘길 수 없고,
이때 휴게시간은 근로시간에서 뺍니다.
그래서 시트에는 출근·퇴근 시각만이 아니라 휴게도 따로 있어야 합니다.

• 누가 적을지: 직원 본인이 적을지,
  사장님이 대신 적을지
• 어디에 적을지: PC 엑셀 파일인지,
  휴대폰으로도 여는 구글 시트인지
• 얼마나 쌓을지: 달마다 파일을 나눌지,
  한 파일에 계속 이어 붙일지
• 누가 고칠 수 있는지: 모두가 고칠 수 있으면 나중에 기록을 믿기 어렵습니다

양식에 어떤 항목을 넣는지는 출퇴근기록부 양식 작성항목에서 자세히 다룹니다.
이 글은 그 양식을 시트로 옮길 때의 계산 순서와 한계에 집중합니다.

칸은 이렇게 짭니다

시트 한 줄이 하루 한 사람입니다.
가장 단순한 칸 구성은 아래와 같습니다.

이름은 목록(드롭다운)으로 고르게 하면 오타로 사람이 둘로 갈라지는 일을 막을 수 있습니다.
시각 칸은 시각 서식으로 맞춰 두세요.
서식이 글자로 되어 있으면 계산식이 오류를 냅니다.

근로시간 계산식 만들기

기본 근로시간

근로시간은 퇴근 시각에서 출근 시각을 빼고,
휴게시간을 다시 빼서 구합니다.
휴게가 분 단위로 적혀 있으면 시간 단위로 바꿔서 빼야 합니다.
시트에서는 날짜와 시각이 하루를 한 덩어리로 보는 숫자라서,
분을 시간으로 바꾸는 나눗셈이 한 번 들어갑니다.

밤을 넘겨 일하는 사람이 있으면 퇴근이 출근보다 작게 나옵니다.
이때는 퇴근이 출근보다 이르면 하루를 더해 주는 조건식(IF 함수)을 넣어야 계산이 맞습니다.

휴게 자동 빼기

근로기준법 제54조는 근로시간이 4시간이면 30분 이상,
8시간이면 1시간 이상의 휴게시간을 근로시간 도중에 주라고 정합니다.
시트에서는 IF 함수로 "근무가 8시간 이상이면 1시간,
4시간 이상이면 30분"을 휴게 칸에 채우게 만들 수 있습니다.

다만 이 계산은 규칙을 흉내 낼 뿐입니다.
실제로 쉬었는지는 시트가 알 수 없습니다.
쉬지 못한 날이 있으면 사람이 그 칸을 고쳐야 합니다.

야간 시간 칸

야간근로는 오후 10시부터 다음 날 오전 6시 사이입니다.
근로기준법 제56조는 이 시간에 통상임금의 50% 이상을 더 주도록 합니다.
시트에서는 근무 구간과 야간 구간이 겹치는 만큼만 계산해야 하므로,
시작은 둘 중 늦은 쪽,
끝은 둘 중 이른 쪽을 고르는 MAX·MIN 함수를 씁니다.
근무가 22시 전에 끝나는 날은 겹침이 없으니 0이 되도록 막아야 합니다.

상시 근로자가 4명 이하인 사업장은 근로기준법 시행령 제7조에 따라 제56조 가산이 적용되지 않습니다.
사업장 규모를 먼저 확인하고 이 칸을 넣을지 정하세요.
상시 5명 이상이면 근로기준법 제11조에 따라 모두 적용됩니다.

주 합계와 15시간 확인

알바를 쓴다면 주 합계 칸이 꼭 필요합니다.
근로기준법 제18조 제3항은 4주 동안 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에게 제55조(휴일)와 제60조(연차)를 적용하지 않는다고 정합니다.
그러니 한 사람이 일주일에 몇 시간 일했는지 늘 보여야 합니다.

시트에서는 두 가지 방법이 있습니다.

1. 주마다 소계 줄을 넣고 그 주의 근로시간을 합칩니다.
2. 날짜로 주 번호를 계산하는 칸을 두고,
   이름과 주 번호가 같은 줄을 합치는 조건부 합계(SUMIFS 함수)를 씁니다.

두 번째 방법이 줄을 늘려도 깨지지 않아서 낫습니다.
합계가 15시간 근처인 사람은 칸 색이 바뀌게 서식을 걸어 두면 놓치지 않습니다.
단,
이 합계는 참고용입니다.
4주 평균과 계약된 소정근로시간으로 판단하는 문제라서,
헷갈리면 알바 기록 글을 참고하세요. 알바 출퇴근 기록, 주휴·휴게·야간 계산까지 남기는 법에 정리했습니다.

직접 만들었을 때 생기는 한계

시트는 계산을 해 주지만 기록을 지켜 주지는 않습니다.
사실대로 짚어 보면 다음과 같습니다.

구글 시트는 파일의 변경 기록을 볼 수 있습니다.
하지만 그 기록은 파일 단위의 변경 이력일 뿐,
직원이 "이 시각을 이렇게 바꿔 주세요"라고 신청하고 승인자가 결정하는 흐름은 아닙니다.
둘은 다른 기능입니다.

증거로서의 무게는 이 글의 범위를 넘습니다.
시트에 적은 기록은 증거로 쓰일 수 있지만,
어떻게 판단할지는 사건마다 노동청과 법원이 결정합니다.
수기·엑셀·앱을 비교한 내용은 출퇴근 기록 노동청 증거력 글에 있습니다.

만들기보다 무료 프로그램이 빠른 경우

다음 중 하나라도 해당하면 시트를 만들기보다 무료 프로그램을 쓰는 편이 빠릅니다.

• 직원이 여러 명이라 시트가 하루에도 여러 번 열리는 곳
• 사업장이나 매장이 둘 이상인 곳
• 직원이 현장이나 외근으로 흩어져 일하는 곳
• 정정할 때 누가 고쳤는지를 남겨야 하는 곳
• 시트 계산식을 관리할 사람이 사장님 한 명뿐인 곳

고용노동부가 내는 PC 설치형 프로그램도 있습니다.
설치한 PC에서만 열린다는 점이 어떤지는 고용노동부 출퇴근 기록관리 프로그램 글에서 다룹니다.
프로그램 형태(설치형·웹·앱)의 차이는 출퇴근 기록 프로그램 형태별 차이에 있습니다.

인사책으로 하는 법

인사책은 직원 수와 사용 기간에 제한 없이 출퇴근 기록을 무료로 남길 수 있습니다.
시트에서 손으로 하던 일을 아래처럼 대신합니다.

• 직원이 휴대폰이나 웹 브라우저에서 직접 출근·퇴근을 누릅니다.
  위치는 누르는 순간에만 확인하고,
  근무 중 계속 추적하지 않습니다.
• 인증 수단은 GPS,
  회사 Wi-Fi,
  회사 IP,
  QR,
  NFC,
  버튼 중에서 사업장별로 정합니다.
  Wi-Fi와 NFC는 안드로이드 앱에서만 되고,
  아이폰의 Wi-Fi 방식은 아직 없습니다.
• 휴게는 4시간을 넘으면 30분,
  8시간을 넘으면 60분을 자동으로 뺍니다.
• 야간(22시~06시)과 겹친 시간을 계산합니다.
• 정정은 덮어쓰지 않습니다.
  직원이 「출퇴근 기록」 → 「내 기록」에서 정정을 신청하면 부서장이 승인하고,
  원래 시각과 사유가 그대로 남습니다.
• 달 기록은 출퇴근 현황의 오른쪽 위 ⋮ → 「출근부 · 근로시간대장 (증빙 출력)」에서 CSV나 인쇄로 뽑습니다.

이미 엑셀로 쌓아 둔 기록이 있으면 관리자 화면의 과거 출퇴근 기록 가져오기에서 CSV로 올릴 수 있습니다.
미리보기를 본 뒤 적용하고,
마음에 안 들면 되돌릴 수 있습니다.
엑셀 양식으로 받아 보는 방법은 엑셀 출퇴근 기록 화면에서 안내합니다.

인사책이 맞지 않는 경우

모든 곳에 맞지는 않습니다.

• 지문 단말기는 없습니다.
  지문으로 출퇴근을 찍는 방식을 원하면 맞지 않습니다.
• 단말기 기록을 자동으로 받아 오는 연동은 없습니다.
  기존 기록은 CSV 가져오기로 옮깁니다.
• 무료 회사의 CSV 내보내기는 한 번에 한 달 범위입니다.
  횟수 제한은 없지만,
  한 해를 통째로 한 파일로 받을 수는 없습니다.
• 화면에서 조회하는 범위는 12개월입니다.
  지워지는 것은 아니고 데이터는 남습니다.
• 출퇴근 기록은 5년이 지나면 자동으로 삭제됩니다.
  근로기준법 제42조의 3년보다 길지만,
  더 오래 보관해야 하면 그 전에 내려받으세요.
• 관리자가 기록을 즉시 고쳐 넣는 길은 없습니다.
  정정 신청과 승인을 거쳐야 하고,
  마감·급여 확정이 끝난 달은 바꿀 수 없습니다.

근거와 확인일

• 근로기준법 제11조(적용 범위)
• 근로기준법 시행령 제7조(적용범위)
• 근로기준법 제18조(단시간근로자의 근로조건) 제3항
• 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)
• 근로기준법 제50조(근로시간)
• 근로기준법 제54조(휴게)
• 근로기준법 제55조(휴일)
• 근로기준법 제56조(연장·야간 및 휴일 근로)
• 근로기준법 제60조(연차 유급휴가)

국가법령정보센터(law.go.kr) 기준 · 확인일 2026-11-16

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