근태관리엑셀,
시트에 갖춰야 할 칸
시트를 계속 쓰기로 하셨다면 필요한 것은 파일 한 벌이 아니라 열 목록과 규칙입니다.
출퇴근 시트에 갖출 열,
계산식이 깨지는 다섯 자리,
연차 대장에 필요한 네 칸,
그리고 엑셀이 구조적으로 못 하는 세 가지를 적었습니다.
출퇴근 시트에 갖춰야 할 열
한 행이 하루 한 사람입니다.
아래 열 이름을 그대로 옮겨 쓰면 달이 바뀌어도 표 모양이 변하지 않습니다.
| 열 이름 | 값의 형태 | 왜 이 형태인가 |
|---|---|---|
| 직원 | 이름 그대로 | 동명이인이 있으면 사번 열을 하나 더 두고 집계는 사번으로 겁니다 |
| 부서 | 부서 이름 | 부서 합계를 조건 합계로 낼 때 거는 축입니다 |
| 날짜 | 날짜 형식(텍스트가 아닌 날짜 값) | 텍스트로 넣으면 정렬과 요일 계산이 전부 어긋납니다 |
| 출근 | 시각 형식 | 따옴표가 앞에 붙은 텍스트 시각은 뺄셈이 되지 않습니다 |
| 퇴근 | 시각 형식 | 자정을 넘긴 날은 다음 날 날짜를 함께 적는 열을 하나 더 둡니다 |
| 휴게(분) | 숫자 | 상수로 한 시간을 빼면 반차와 조퇴한 날이 어긋납니다 |
| 근로시간 | 숫자(시간) | 표시용 시각이 아니라 계산용 숫자여야 월 합계가 24시간에서 접히지 않습니다 |
| 구분 | 정상 · 지각 · 조퇴 · 결근 · 휴가 중 하나 | 자유 입력이면 집계가 안 되므로 목록에서 고르게 잠급니다 |
| 원래 시각 | 시각 형식(고친 날만) | 셀을 덧쓰지 않고 원래 값을 남기는 자리입니다 |
| 정정 사유 | 문장 | 누가 왜 고쳤는지를 남기는 자리로, 비워 두면 정정이 아닌 줄과 구분되지 않습니다 |
열 이름은 회사 서식에 맞춰 바꿔도 되지만 ★한 행이 하루 한 사람★ 이라는 형태는 바꾸지 마세요.
이 형태로 쌓아 두면 나중에 다른 도구로 옮길 때도 열 이름만 맞추면 그대로 들어갑니다.
인사책이 내려주는 대장 파일도 같은 형태로 직원·부서·날짜·출근·퇴근·근로시간·비고 순서입니다.
근무시간 계산식이 깨지는 자리
아래 다섯은 시트로 근태를 집계할 때 거의 반드시 만나는 자리입니다.
증상만 보면 원인을 찾기 어려워 함께 적습니다.
| 증상 | 원인 | 시트에서 하는 처방 |
|---|---|---|
| 야간 근무한 날이 0시간으로 나옵니다 | 퇴근에서 출근을 그냥 빼면 자정을 넘긴 날은 음수가 되고, 음수를 0으로 접으면 그 하루가 통째로 사라집니다 | 종료 날짜 열을 따로 두고 날짜와 시각을 합쳐 뺀 뒤 그 값을 시간으로 환산합니다 |
| 뺄셈이 아예 계산되지 않습니다 | 시각이 텍스트로 들어와 있습니다. 앞뒤 공백이나 전각 기호가 섞이면 겉보기는 같아도 값이 아닙니다 | 입력 열을 시각 형식으로 잠그고 붙여 넣을 때 값만 붙여 넣습니다 |
| 월 합계가 24시간을 넘으면 이상해집니다 | 합계 칸이 시각 형식이라 24시간마다 하루로 넘어가고 나머지만 보입니다 | 합계 칸을 누적 시간 형식으로 바꾸거나 숫자 열을 따로 두고 그 열을 더합니다 |
| 반차와 조퇴한 날만 시간이 안 맞습니다 | 휴게를 상수 한 시간으로 빼고 있습니다 | 휴게를 분 단위 열로 두고 그날 실제 값을 넣습니다. 비운 날은 0으로 읽히게 둡니다 |
| 사람마다 지각 기준이 다릅니다 | 시업 시각을 식 안에 숫자로 박아 두었습니다 | 사람별 시업 시각과 유예 분을 명부 시트에 두고 계산식이 그 값을 찾아 쓰게 합니다 |
여기까지는 시트 안에서 풀 수 있는 자리입니다.
주 단위로 다시 세어야 하는 것(주간 합계와 연장 판정)은 행 단위 식으로 풀리지 않아 사람 수만큼 보조 시트가 늘어나는데,
그 축의 계산 규칙은 근무리포트에 정리돼 있습니다.
연차 대장에 필요한 네 칸
연차 시트가 어긋나는 이유는 대개 칸이 모자라서입니다.
아래 넷이 있어야 뺄셈이 표 위에서 그대로 맞습니다.
| 칸 | 무엇을 담나 | 빠뜨리면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 발생 | 그 해에 새로 생긴 일수. 1년 미만 월 단위 연차와 중도 입사자의 비례 연차, 장기근속 가산이 모두 이 칸으로 들어옵니다 | 「부여」라고만 적으면 관리자가 손으로 준 것만 담기고 나머지가 어디에도 없습니다 |
| 이월 | 지난 해에서 넘어온 일수 | 이월이 없으면 잔여가 발생보다 커 보이고 왜 그런지 설명이 안 됩니다 |
| 사용 | 실제로 쓴 일수. 반차와 반반차는 0.5와 0.25처럼 소수로 적습니다 | 하루 단위로만 세면 반차를 쓴 사람의 잔여가 계속 어긋납니다 |
| 잔여 | 발생과 이월을 더한 총가용에서 사용을 뺀 값 | 총가용 칸 없이 발생만 머리에 적으면 뺄셈이 눈으로 안 맞습니다 |
★잔여 = 발생 + 이월 − 사용★ 이 표 위에서 눈으로 맞아야 합니다.
승인을 기다리는 신청은 잔여에서 빼지 말고 따로 표시하는 편이 오해가 적습니다 — 반려될 수 있는 값을 미리 빼면 사람마다 다른 숫자를 들고 대화하게 됩니다.
발생 일수를 세는 기준(입사일이냐 회계연도냐)이 안 정해져 있으면 시트를 아무리 잘 만들어도 첫 칸부터 막히는데,
그 기준을 고르는 자리는 연차관리에 있습니다.
엑셀이 구조적으로 못 하는 세 가지
식을 잘 짜면 해결되는 자리가 아니라 파일이라는 형태에서 오는 자리입니다.
세 가지만 알고 쓰면 됩니다.
같은 시각에 여러 사람이 고칠 수 없습니다
한 파일을 여러 명이 만지면 사본이 갈라지고 어느 것이 정본인지 파일 이름으로만 알게 됩니다.
마감날에 두 사람이 각자 고친 사본을 합치는 일이 매달 생깁니다.
셀을 덧쓰면 이전 값이 남지 않습니다
시각을 고치는 순간 원래 값은 사라집니다.
누가 언제 무엇을 왜 고쳤는지를 파일 스스로 말하지 못하므로 정정 이력을 남기려면 사람이 매번 별도 열에 적어야 합니다.
고쳐지지 않았음을 문서가 증명하지 못합니다
기록이 있다는 것과 그 기록이 손대지지 않았음을 보이는 것은 다른 일입니다.
파일은 언제든 열어 값을 바꾸고 다시 저장할 수 있어 분쟁이 났을 때 증명의 무게가 달라집니다.
이 셋은 시트를 쓰지 말라는 근거가 아니라 ★시트가 맡기에 무거운 자리★ 를 가리키는 것입니다.
인원이 적고 정정이 드물면 아래 규칙만 지켜도 오래 굴러갑니다.
기록이 남는 방식 자체가 필요해지는 시점에 무엇이 달라지는지는 회사출퇴근기록에 적혀 있습니다.
그래도 엑셀로 간다면 지킬 것
옮기지 않기로 하셨다면 아래 여섯을 정해 두세요.
대부분의 사고는 식이 아니라 운영 규칙이 없어서 납니다.
입력하는 사람을 한 명으로 정합니다
여러 명이 같은 파일을 만지면 사본이 갈라집니다.
값을 넣는 사람은 한 명으로 두고 나머지는 보기만 하거나 별도 시트에 요청을 적게 합니다.
한 행은 하루 한 사람으로 쌓습니다
날짜를 가로로 늘리지 않습니다.
세로로 쌓으면 달이 바뀌어도 표가 그대로이고 부서별·기간별 집계가 조건 합계 하나로 끝납니다.
고칠 때는 덧쓰지 말고 옆 칸에 남깁니다
원래 시각 열과 정정 사유 열을 미리 만들어 두고,
값을 바꾼 날은 반드시 두 칸을 함께 채웁니다.
이 두 칸이 나중에 설명할 수 있는 유일한 근거가 됩니다.
구분 칸은 목록에서 고르게 잠급니다
정상·지각·조퇴·결근·휴가처럼 쓸 값을 미리 정해 두고 자유 입력을 막습니다.
같은 뜻을 다르게 적은 값이 섞이면 그달 집계 전체를 손으로 다시 세게 됩니다.
달이 끝나면 그달 시트를 굳혀 보관합니다
월말에 그 달 시트를 고칠 수 없는 형식으로 한 번 내보내 날짜가 들어간 이름으로 따로 둡니다.
나중에 값이 달라졌을 때 어느 시점의 표였는지 말할 수 있어야 합니다.
사람 기준값은 명부 시트로 뺍니다
시업 시각과 지각 유예,
소정근로시간을 계산식 안에 숫자로 박지 않습니다.
명부 시트에 사람별로 두고 식이 찾아 쓰게 해야 규칙이 바뀔 때 한 곳만 고칩니다.
여섯을 다 지켜도 남는 것이 위의 세 가지입니다.
지금 쓰는 시트를 그대로 두고 다음 달 1일부터 나란히 기록만 남겨 보는 방법도 있습니다 — 과거 자료를 옮기지 않는 순서는 디지털근태관리 전환에,
시트를 그대로 쓰면서 기록만 이어 붙이는 방법은 구글시트 출근부에 있습니다.
근태관리엑셀 자주 묻는 질문
양식 파일과 합계가 어긋나는 자리에서 가장 많이 갈립니다.
시트를 그대로 두고 병행하는 방법도 함께 답합니다.