① 디지털근태관리 이전 — 옮겨 적는 단계가 세 번
현장에서 종이에 적고,
그것을 엑셀로 옮기고,
다시 급여 자료로 옮깁니다.
세 번 옮기는 동안 어긋날 자리가 세 곳 생기고,
어긋나면 어느 단계에서 틀렸는지 되짚어야 합니다.
디지털근태관리,
종이와 엑셀에서 넘어오는 순서
디지털근태관리로 바꾸는 일은 도구를 사는 일이 아니라 지금 쓰는 자료를 어디로 보낼지 정하는 일입니다.
수기 출근부와 엑셀 대장을 무엇은 옮기고 무엇은 보관할지,
첫 달에 어디서 막히는지,
종이는 언제까지 필요한지를 순서대로 적었습니다.
디지털근태관리로 바꾸면 무엇이 달라지나
기능이 늘어난다는 이야기가 아니라,
사람이 옮겨 적는 단계가 없어진다는 이야기입니다.
② 바꾼 뒤 — 처음 남은 자리가 마지막 자리
직원이 누른 그 기록이 그대로 집계와 출력물의 근거가 됩니다.
옮겨 적는 단계가 없어 어긋날 자리도 없어지고,
정정이 필요하면 원본을 남긴 채 사유와 함께 고칩니다.
| 일 | 종이·엑셀로 할 때 | 기록이 한곳에 쌓일 때 |
|---|---|---|
| 출퇴근 모으기 | 현장 종이를 걷어 담당자가 입력 | 누른 순간 그대로 쌓임 |
| 월말 집계 | 수식과 눈으로 합산 · 누락 확인 | 화면에서 기간을 골라 확인 |
| 주 52시간 확인 | 따로 계산하거나 확인하지 않음 | 근무 리포트에서 주간 누적과 초과 대상 확인 |
| 연차 잔여 | 대장을 사람이 차감 | 신청과 승인에 따라 자동 차감 |
| 정정 | 고쳐 쓰면 원본이 사라짐 | 원본 보존 + 수정자·사유·일시 기록 |
| 제출 서류 | 서식에 맞춰 다시 작성 | A4 표준 서식 인쇄와 CSV 내려받기 |
지금 쓰는 자료별로 옮기는 방법
전부 옮기려 하면 전환이 길어집니다.
옮길 것과 보관할 것을 먼저 가르세요.
| 가진 자료 | 어떻게 하나 | 걸리는 시간 |
|---|---|---|
| 수기 출근부 | 옮기지 않고 보관합니다 — 기준 날짜부터 앱 기록을 정본으로 씁니다 | 없음 |
| 직원 명부 엑셀 | 양식을 내려받아 입사일·부서·직책을 채워 올립니다 | 한 번에 처리 |
| 연차 대장 | 엑셀 양식의 연차 칸에 잔여를 넣어 함께 올립니다 | 명부와 같은 회차 |
| 근태 집계 엑셀 | 옮기지 않고 보관합니다 — 새 달부터 화면 집계를 씁니다 | 없음 |
| 근무표 | 조와 시간대를 만들고 기간을 잡아 새로 짭니다 | 한 주치부터 시작 |
| 회사 규칙 | 근무 요일·시각·연차 기준·지각 유예를 값으로 넣습니다 | 설정 한 번 |
명부 화면은 현재 직원이 채워진 양식을 내려주고,
흰색 칸만 채우면 빈칸은 바꾸지 않습니다.
회색 열은 수정하지 않습니다.
사업장·부서마다 시간이 다르면 설정 예시의 표를 그대로 따라 넣으면 됩니다.
디지털근태관리 전환 순서 여섯 단계
한 주 병행하는 단계를 넣은 순서입니다.
그 한 주가 되돌릴 일을 거의 없앱니다.
01
지금 쓰는 자료 늘어놓기
수기 출근부,
직원 명부 엑셀,
근태 집계 엑셀,
연차 대장,
근무표를 한자리에 모읍니다.
옮길 것과 보관만 할 것을 먼저 가르는 것이 전환의 첫 일입니다.
02
기준 날짜 정하기
어느 날부터 인사책 기록을 정본으로 볼지 하루를 정합니다.
대개 다음 달 1일이 편합니다.
그 앞의 기록은 옮기지 않고 기존 파일로 보관합니다.
03
직원 명부 올리기
엑셀 양식을 내려받아 입사일과 부서,
직책을 채워 올립니다.
흰색 칸만 채우고 빈칸은 그대로 두면 바뀌지 않으며,
회색 열은 수정하지 않습니다.
업로드하면 행마다 반영 결과가 나옵니다.
04
회사 규칙 넣기
근무 요일과 출퇴근 시각,
연차를 입사일 기준으로 볼지 회계연도 기준으로 볼지,
지각을 몇 분까지 봐줄지를 정해 넣습니다.
종이로 하던 때 사람 머릿속에 있던 규칙이 이 단계에서 값이 됩니다.
05
직원에게 알리고 한 주 병행
첫 주는 종이나 엑셀과 함께 돌립니다.
둘을 맞춰 보고 어긋나는 자리가 있으면 규칙 쪽을 고칩니다.
병행 기간을 두면 기준 날짜 이후에 되돌릴 일이 거의 없습니다.
06
출력물로 마감 한 번 해 보기
한 달이 끝나면 출근부와 근로시간대장을 A4 표준 서식으로 인쇄하고 CSV 로도 내려받아 봅니다.
마감 산출물이 나오는 것을 한 번 확인하면 종이 대장을 접을 수 있습니다.
도입 전에 무엇을 확인해야 하는지 질문으로 정리한 목록은 도입 전 체크리스트에 있습니다.
첫 달에 자주 막히는 자리 네 곳
도구가 아니라 회사 규칙이 안 정해져 있어서 멈추는 자리들입니다.
01
연차 기준이 안 정해져 있다
입사일 기준으로 볼지 회계연도 기준으로 볼지 정해야 잔여가 계산됩니다.
회사마다 관행이 달라 이 자리에서 가장 자주 멈춥니다.
02
지각을 몇 분까지 봐줄지 모른다
유예 분을 정하지 않으면 기본이 0분이라 1분만 늦어도 지각이 됩니다.
종이로 할 때 사람이 봐주던 폭을 값으로 정해 넣어야 합니다.
03
근무 형태가 사람마다 다르다
정해진 시간 근무와 교대조가 섞여 있으면 한 규칙으로 안 덮입니다.
전사에 기본을 두고 부서나 개인만 덮어쓰는 방식으로 풉니다.
04
직원이 앱을 안 깐다
첫 주에 안 깐 사람이 남으면 집계가 반쪽이 됩니다.
현장에 태그를 붙이거나 사내망 IP를 켜서 PC 웹으로도 누를 수 있게 열어 두면 진도가 빨라집니다.
막히는 자리가 규칙 쪽이면 값의 예시를 보고 정하는 편이 빠릅니다 — 설정 예시에 사업장과 부서별 실제 값이 있습니다.
디지털근태관리 자주 묻는 질문
종이와 엑셀에서 넘어오실 때 가장 많이 묻는 것들입니다.
디지털근태관리로 바꾸면 지난 기록은 어떻게 하나요?
지난 기록을 그대로 밀어 넣는 기능은 없습니다. 기준 날짜를 하나 정하고 그 앞은 기존 파일로 보관하는 방식을 권합니다. 근로 관계 서류에는 법정 보존 의무 3년이 있으므로, 옮기지 않은 과거 자료도 그 기간 동안 버리지 마세요. 인사책에 쌓인 기록은 그 의무를 넘는 5년을 보존합니다.
수기 출근부에 받던 직원 서명은 어떻게 되나요?
근로자가 자기 월간 기록을 확인했다는 표기가 남습니다. 출근부와 근로시간대장을 A4 표준 서식으로 인쇄하면 그 확인 표기까지 함께 나오므로, 감독 자료로 제출할 종이가 필요하면 그대로 뽑아 씁니다.
엑셀로 하던 집계는 계속 쓸 수 있나요?
기록을 CSV 로 내려받아 쓰던 엑셀 수식에 붙일 수 있고, 구글 시트로 내보내는 연동도 있습니다. 다만 주간 누적과 초과 대상 확인은 근무 리포트 화면에 이미 있으므로, 그 화면으로 갈음되는 표부터 접는 편이 손이 줄어듭니다.
나이 드신 직원이 앱을 어려워하면 어떻게 하나요?
직원이 하는 일은 출근과 퇴근 버튼을 누르는 것 하나입니다. 현장에 NFC 태그를 붙이면 휴대폰을 대는 동작으로 끝나고, 사내망 IP를 켜면 현장 PC 웹에서도 누를 수 있습니다. 그래도 어려운 자리는 관리자가 기록을 대신 남기고 사유가 함께 남습니다.
디지털근태관리로 바꾸면 무엇이 가장 먼저 편해지나요?
월말 집계입니다. 종이와 엑셀은 사람이 옮겨 적는 단계에서 어긋나는데, 기록이 처음부터 한곳에 쌓이면 옮겨 적는 단계 자체가 없어집니다. 연차 잔여도 신청과 승인에 따라 자동으로 줄어 대장을 따로 맞출 일이 없습니다.
전환 도중에 그만두면 자료가 묶이나요?
출근부와 근로시간대장은 언제든 A4 서식 인쇄와 CSV 내려받기가 됩니다. 인원 제한 없는 무료 플랜이라 기간이 끝나 잠기는 구조도 없습니다.
다음 달 1일부터 바꾸면 됩니다
과거를 옮기지 않으니 준비할 것은 명부 한 장과 회사 규칙 몇 줄입니다.
인원 제한 없는 무료 플랜이라 직원 수에 따른 사용자당 추가 요금이 없고,
기간이 끝나 잠기는 구조도 없습니다.
시작은 회사 등록에서 하고,
다른 회사들이 어떤 기능부터 쓰는지는 기능 기반 활용 예시에서 볼 수 있습니다.