회사출퇴근기록,
무엇을 어디까지 남기나
회사가 직원의 출퇴근을 기록으로 남길 때 실제로 정해야 하는 것은 네 가지입니다.
어떤 항목을 남기는가,
얼마나 보관하는가,
고쳤을 때 무엇이 남는가,
요청이 왔을 때 어떤 서식으로 꺼내는가.
인사책이 그 넷을 각각 어떻게 다루는지 값 그대로 적었습니다.
회사출퇴근기록에 남는 것 — 항목 네 갈래
한 번의 기록 요청에 넷이 함께 남습니다.
따로 켜고 끄는 항목이 아니라 한 벌입니다.
| 남는 것 | 무엇이 들어가나 | 어디에 쓰이나 |
|---|---|---|
| 기록 시각 | 서버가 받은 시각을 표준 형식으로 저장합니다 | 근로시간 계산의 기초 자료 |
| 기록 유형 | 출근·퇴근·외출·복귀를 각각 다른 유형으로 남깁니다 | 외출을 뺀 실근로시간 계산 |
| 인증 수단 | GPS 좌표·회사 Wi-Fi 이름·사내망 IP·NFC 태그·보안 QR 중 그때 쓴 것 | 기록이 어디서 남았는지 사후 대조 |
| 기록 주체 | 카카오·네이버·구글·애플 계정으로 로그인한 본인 | 누가 남긴 기록인지 계정 단위로 확정 |
네 갈래는 기록 한 건 안에 함께 들어갑니다.
그래서 나중에 「이 사람이 그날 여기 있었나」를 물었을 때 시각만 있는 기록보다 대조할 근거가 많습니다.
방식을 고르는 기준은 출퇴근기록기 선택 기준에,
직원이 실제로 누르는 화면은 출퇴근기록기 기능에 있습니다.
회사출퇴근기록의 보존 기간 — 두 축을 갈라 봅니다
법이 정한 하한과 제품이 실제로 지우는 시점은 다른 축입니다.
합쳐 적으면 둘 다 틀립니다.
| 축 | 기준 | 실제 동작 |
|---|---|---|
| 법정 하한 | 근로기준법 제42조 — 근로계약에 관한 중요한 서류 3년 보존 | 3년의 기산점이 작성일이 아니라 근로관계가 끝난 날입니다 |
| 제품 기본값 | 출퇴근 기록 5년 | 기록이 발생한 날을 기준으로 5년이 지난 것만 정리 대상이 됩니다 |
| 보존 지정 | 법적 보존이 걸린 기록 | 지정이 풀리기 전에는 정리 대상에서 빠집니다 |
| 퇴사자 | 그만둔 사람의 지난 기록 | 재직 여부로 거르지 않으므로 그대로 남습니다 |
5년은 제품의 보수적 기본값이며 법정 보존 기간의 확정을 대신하지 않습니다.
기산점이 왜 퇴직일인지와 인사서류별 보존 기간 표는 출퇴근기록부 보존기간 가이드에,
기록 의무의 법적 근거는 출퇴근 기록 의무 가이드에 있습니다.
기록을 고쳤을 때 무엇이 남나
분쟁에서 힘이 없는 기록은 「고칠 수 없는 기록」이 아니라 「고친 흔적이 없는 기록」입니다.
원래 시각을 지우지 않습니다
정정은 값을 덮어쓰는 것이 아니라 원래 시각과 바꾸려는 시각을 함께 남기는 방식입니다.
승인이 끝난 뒤에도 두 값이 그대로 붙어 있습니다.
누가·왜·언제가 함께
정정 사유와 기안한 사람,
승인 상태가 기록에 붙습니다.
본인이 요청한 건인지 부서장이 기안한 건인지도 갈라 남습니다.
서식에는 고친 줄임이 표시됩니다
인쇄 서식의 비고 칸은 그 줄이 고쳐진 줄임을 표시하고,
원래 시각과 바뀐 시각,
승인 주체는 그 기록의 비고 원문과 정정 원장에 남습니다.
자리를 갈라 적는 이유는 제출 서식이 한 장으로 읽히게 하기 위해서입니다.
정정을 누가 올리고 누가 승인하는지,
회사가 정정 가능 기간을 어떻게 제한하는지는 출퇴근기록 정정에서 다룹니다.
회사출퇴근기록을 꺼내는 서식
요청이 오면 바로 내야 하는 것은 화면이 아니라 서식입니다.
| 꺼내는 형태 | 무엇이 나오나 | 쓰는 자리 |
|---|---|---|
| A4 인쇄 서식 | 출근부 겸 근로시간 대장 — 한 달이 한 장입니다 | 근로감독·진정 대응 제출 |
| CSV 파일 | 직원·부서·날짜·출근·퇴근·근로시간·비고 롱포맷 | 세무·노무 자료 전달, 급여 마감 준비 |
| 기간 지정 | 인쇄는 그 달이 한 장이고, CSV 는 받을 달을 골라 내려받습니다 | 여러 달이 필요하면 달마다 받아 모읍니다 |
| 함께 나오는 것 | 근로자 본인의 그 달 확인 표기 | 기록을 본인이 확인했다는 근거 |
서식의 근로시간은 휴게를 뺀 실근로시간이며,
급여 금액은 이 서식이 아니라 별도 임금대장을 따릅니다.
CSV 는 엑셀에서 한글이 깨지지 않는 형태로 내려받습니다.
쌓인 기록을 다른 도구로 이어 보내는 방법은 구글 시트 연동에 있습니다.
회사출퇴근기록을 시작하는 순서
회사 등록부터 첫 서식 출력까지 다섯 단계입니다.
순서를 바꾸면 중간에 막힙니다.
회사를 등록하고 직원을 초대
회사 등록을 마치면 초대 링크 화면에서 링크를 만들 수 있습니다.
받은 사람이 가입하면 그 회사로 가입 승인 신청까지 이어지므로,
직원마다 계정을 대신 만들어 줄 필요가 없습니다.
사업장을 만들고 인증 방식을 고르기
사무실이나 매장을 사업장으로 등록하고 주소와 GPS 좌표,
허용 반경을 넣습니다.
그다음 출퇴근 인증 설정에서 GPS 반경,
회사 Wi-Fi 이름,
사내망 IP,
NFC 태그,
보안 QR 중 무엇을 허용할지 사업장별로 정합니다.
근무 시간 기준을 넣기
전사 기본 출퇴근 시각을 한 줄 넣고,
다른 시간이 필요한 사업장이나 부서만 덮어씁니다.
지각을 판정할 유예 분도 이때 정합니다.
안 넣은 자리는 바로 위 자리를 물려받습니다.
첫 주에 기록이 실제로 쌓이는지 확인
직원들이 출근과 퇴근을 남기고 있는지,
외출과 복귀가 구분되어 들어오는지 회사 현황에서 봅니다.
인증이 막혀 기록이 비는 사람이 있으면 그 사업장의 인증 방식을 다시 봅니다.
서식을 미리 한 번 출력
출근부와 근로시간 대장을 한 달 치 뽑아 보고 CSV 도 한 번 내려받아 둡니다.
요청이 온 뒤에 처음 출력해 보는 것이 가장 위험합니다.
사업장과 부서마다 다른 출퇴근 시각을 넣는 실제 값과 우선순위는 설정 예시에 있고,
도구를 고르기 전에 확인할 것은 도입 전 체크리스트에 있습니다.
회사 형태별로 먼저 볼 곳
같은 기록이라도 회사 형태에 따라 먼저 막히는 자리가 다릅니다.
| 회사 형태 | 먼저 볼 곳 |
|---|---|
| 매장·카페·음식점 | 요일마다 다른 영업시간과 잦은 인원 교체를 다루는 매장근태관리 |
| 교대제 공장·물류 | 조를 만들어 날짜에 배정하는 교대근무표 |
| 지점·법인이 여러 곳 | 계정 하나로 회사를 오가는 다지점 근태관리 |
| 사업장·부서마다 시간이 다른 회사 | 네 자리에 값을 넣는 설정 예시 |
| 근로감독을 앞둔 회사 | 권장 항목 대조표가 있는 고용노동부 권장 준수 |
| 상시 근로자 5인 미만 | 규모별로 무엇이 의무인지 조문과 함께 정리한 5인 미만 사업장 출퇴근 기록 |
회사출퇴근기록 자주 묻는 질문
보관 기간과 퇴사자 처리에서 가장 많이 갈립니다.