출퇴근 관리 시스템,
도입 전에 정할 6가지 — 인증 방식·반경 밖 처리·정정 승인·내보내기

출퇴근 관리 시스템을 도입할 때 가장 먼저 할 일은 제품 비교가 아니라 우리 회사 규칙을 적어 보는 것입니다.
인증 방식,
위치 확인 강도,
반경 밖 처리,
정정 승인자,
근무표 연결,
내보내기와 보관,
이 여섯 가지만 정해 두면 어떤 시스템이든 설정이 빨라집니다.
이 글은 여섯 가지를 차례로 묻고,
인사책에서는 어디에 입력하는지 짚어 드립니다.

제품보다 규칙을 먼저 적어 두는 이유

시스템을 고르는 기준은 이미 근태관리 프로그램 고르는 기준 7가지 글에 정리돼 있습니다.
화면 형태는 출퇴근 기록 프로그램, 설치형·웹·앱 차이에서 다뤘습니다.
이 글은 그다음 단계입니다.
제품이 정해졌다고 가정하고,
켜기 전에 사장님이 답해야 하는 질문만 모았습니다.

규칙 없이 시작하면 첫 주에 직원이 "반경 밖이라 출근이 안 눌려요"라고 연락하고,
설정을 급히 바꾸다 보면 어제와 오늘의 기준이 달라집니다.

아래 표가 이 글의 전체 지도입니다.

관리자 화면에서는 톱니 모양 설정 아이콘을 눌러 설정,
출퇴근,
출근 확인 순서로 들어갑니다.
1)부터 3)까지는 대부분 이 한 화면 근처에서 정해집니다.

1) 사업장별 인증 방식 — 어떻게 출근을 확인할까

인사책이 지원하는 확인 수단은 위치(GPS),
회사 Wi-Fi 이름,
회사 IP,
QR,
NFC,
그리고 확인 없이 누르는 수동 출퇴근 버튼입니다.
사업장마다 다른 조합을 쓸 수 있습니다.
먼저 사업장 성격을 보세요.

여기서 놓치기 쉬운 것이 직원 기기입니다.
회사 Wi-Fi와 NFC는 안드로이드 앱에서만 됩니다.
직원 중에 아이폰 사용자가 있다면 그 직원에게는 위치나 QR을 쓰게 하는 것이 현실적입니다.
사업장 한 곳에 Wi-Fi 이름은 10개,
허용 IP는 20개까지 등록할 수 있어서 공유기가 여러 대여도 걱정하지 않아도 됩니다.

지문 단말기는 인사책에 없습니다.
이미 지문 기기를 쓰고 있다면 과거 기록을 CSV로 옮기는 정도만 가능하고 자동 연동은 되지 않습니다.

2) 위치 확인 강도와 반경 — 얼마나 엄격하게 볼까

위치를 쓰기로 했다면 두 가지를 정합니다.
확인 강도와 반경입니다.

확인 강도는 세 단계로 생각하면 쉽습니다.

• 끔: 위치를 보지 않고 버튼만 누르면 기록됩니다.
  신규 회사의 기본값이 이것입니다.
• 완화: 반경 밖에서도 기록은 되지만 「반경 밖」 표시가 붙습니다.
• 엄격: 반경 밖에서는 기록이 막힙니다.

처음에는 완화로 운영하며 「반경 밖」 표시가 얼마나 붙는지 보고,
문제가 없으면 엄격으로 올리는 순서를 권합니다.

반경은 사업장별로 정합니다.
기본값은 200m이고,
가장 작게는 20m,
가장 크게는 5000m까지 정할 수 있습니다.
50m보다 작게 입력하면 「GPS 오차로 자주 막힐 수 있어요」라는 경고가 뜹니다.
위치는 출근·퇴근 버튼을 누르는 순간에만 확인합니다.
근무 중에 따라다니며 추적하지 않습니다.
직원은 처음 한 번 위치정보 수집 안내에 동의하고,
동의한 시각은 서버에 기록됩니다.
개인정보 보호법 제15조는 동의를 받을 때 목적·항목·보유 기간 등을 알리도록 하고,
같은 법 제22조는 동의 사항을 구분해 명확히 알리고 각각 동의를 받도록 합니다.
위치 수집의 적법성 자체는 GPS 출퇴근 위치추적 합법성 글에서 따로 다룹니다.
오차 때문에 반경을 정하기 어렵다면 GPS 출퇴근 오차 원인과 반경 설정을 먼저 보세요.

3) 반경 밖 출근 요청 — 받을지,
누가 승인할지

거래처 방문이나 지점 지원 같은 날은 반경 밖 출근이 생깁니다.
두 가지 중 하나를 고릅니다.

1. 요청을 받는다: 직원이 「출근 요청」 또는 「퇴근 요청」을 보내고 사유를 적습니다.
   사유는 최대 500자까지 쓸 수 있고,
   조직장이 승인하면 기록으로 남습니다.
2. 요청을 받지 않는다: 반경 밖에서는 기록이 막힙니다.
   규칙은 단순하지만 외근이 잦은 회사에는 맞지 않습니다.

요청을 받기로 했다면 승인자를 미리 정해 두세요.
부서장이 자리에 없을 때 누가 대신 볼지까지 정해 두면 직원이 길에서 기다리는 일이 줄어듭니다.
외근이 많은 팀이라면 외근팀 GPS 출장신청 연동 세팅을 함께 보면 좋습니다.

4) 정정 신청 승인자 — 잘못 누른 기록은 누가 고치나

퇴근을 깜빡하고 다음 날 아침에 알아차리는 일은 흔합니다.
그래서 정정 규칙이 필요합니다.

인사책의 방식은 이렇습니다.

• 직원이 본인 기록 화면(출퇴근 기록의 「내 기록」)에서 「정정」을 눌러 신청합니다.
• 신청에는 원래 시각,
  바꿀 시각,
  사유가 들어갑니다.
• 기본 결정자는 부서장입니다.
• 승인되면 기존 줄을 덮어쓰지 않고 새 줄이 추가되고,
  원래 줄은 표시만 바뀌어 원래 시각이 남습니다.
• 부서장은 그 자리에서 기록을 바꿀 수 없고 정정 기안으로만 올립니다.
  대표관리자가 직원 기록을 고칠 때도 원래 시각과 처리자가 정정 기록으로 남고,
  급여가 잠긴 달은 바꿀 수 없습니다.
  관리자가 직접 넣은 줄도 지우지 않고 무효로 표시하며,
  사유와 처리자가 남습니다.
• 마감했거나 급여를 확정한 달의 기록은 바꿀 수 없습니다.

사장님이 정할 것은 승인자를 부서장 그대로 둘지,
그리고 잘못 누른 날은 언제까지 신청하라고 안내할지입니다.
급여를 확정하기 전에 신청을 마치도록 회사 공지로 정해 두세요.

5) 근무표(예정)와 연결 — 계획과 실제를 같이 볼까

출퇴근 기록은 실제로 일한 시각이고 근무표는 일하기로 한 계획입니다.
둘을 연결하면 지각,
조퇴,
대타 같은 차이가 눈에 보입니다.

근무표는 관리자 화면의 근무표 메뉴에서 만들고,
반복되는 근무 시간대는 근무 틀로 저장해 둡니다.
직원이 적고 근무 시간이 늘 같다면 근무표 없이 시작해도 됩니다.
교대 근무나 파트타임이 섞이면 처음부터 연결하는 편이 낫습니다.

근무표를 쓰든 안 쓰든 정해 둘 것이 있습니다.
휴게 처리입니다.
근로기준법 제54조는 근로시간이 4시간인 경우 30분 이상,
8시간인 경우 1시간 이상의 휴게시간을 근로시간 도중에 주도록 합니다.
인사책은 4시간을 넘으면 30분,
8시간을 넘으면 60분을 자동으로 빼도록 되어 있습니다.
휴게를 따로 관리하는 회사는 이 자동 빼기를 끌 수 있으니,
우리 회사가 어느 쪽인지 정해 두세요.
야간 계산이나 주휴 기준은 알바 출퇴근 기록, 주휴·휴게·야간 남기는 법에서 이어서 보실 수 있습니다.

6) 내보내기와 보관 — 기록을 꺼내고 얼마나 둘까

도입 전에 꼭 확인해야 할 마지막 질문은 기록이 나갈 길과 머물 기간입니다.

내보내기는 출퇴근 현황 화면 오른쪽 위의 점 세 개 메뉴에서 시작합니다.
「출근부 · 근로시간대장 (증빙 출력)」을 고르면 근로시간 대장을 CSV로 받거나 인쇄할 수 있습니다.
열에는 직원,
부서,
날짜,
출근,
퇴근,
근로시간,
비고,
휴식·식사 시간과 내역이 들어갑니다.
내보낼 때마다 감사 기록이 남습니다.

CSV는 한 번에 한 달 범위로 받습니다.
횟수 제한은 없으니 여러 달이 필요하면 달마다 나눠 받으면 됩니다.

보관은 이렇게 생각하세요.

자동 삭제는 매일 한 번 돌고,
법적 보존이 걸린 줄과 진행 중인 출근은 건너뜁니다.
5년이 우리 회사 기준에 충분한지는 사장님이 정하세요.
더 오래 가져가야 한다면 삭제 전에 CSV로 받아 두면 됩니다.
기록을 분쟁 때 어떻게 꺼내는지는 출퇴근 기록 증거, 남길 자료와 보관 기간에서 설명합니다.

여섯 가지를 정한 뒤 인사책에서 하는 순서

규칙이 적혀 있다면 설정은 길지 않습니다.

1. 회원가입 후 회사와 사업장을 만들고 사업장 위치를 입력합니다.
2. 설정 → 출퇴근 → 출근 확인에서 사업장별 확인 수단을 켭니다.
3. 위치를 쓰는 곳은 확인 강도와 반경을 정합니다.
   처음에는 완화가 안전합니다.
4. 반경 밖 요청을 받을지 정하고 승인자를 확인합니다.
5. 직원을 일괄 등록(CSV)하거나 한 명씩 초대합니다.
   기존 단말기 기록이 있다면 출퇴근 기록 가져오기로 5년 안의 기록을 옮깁니다.
   한 번에 최대 10,000줄,
   5MB까지입니다.
6. 근무표를 쓸 회사는 근무 틀부터 만듭니다.

사업장이 여러 곳이면 곳마다 위치,
반경,
QR,
NFC를 따로 둡니다.
2호점을 낼 때의 순서는 2호점 다중사업장 GPS 출퇴근 세팅에 있습니다.
출퇴근 외의 휴가,
결재,
급여까지 한 곳에서 보고 싶다면 인사책 인사관리 소개도 보세요.
출퇴근 기능 자체는 인사책 출퇴근 관리에서 살펴볼 수 있습니다.
직원 수 제한 없이,
기간 제한 없이 무료로 시작할 수 있습니다.

인사책이 맞지 않을 수 있는 경우

솔직하게 말씀드립니다.
아래에 해당하면 다른 방법을 함께 보세요.

• 지문 인식 단말기가 꼭 필요한 곳: 지문 단말기는 지원하지 않습니다.
  과거 기록만 CSV로 옮길 수 있고 자동 연동은 없습니다.
• 직원 대부분이 아이폰이고 회사 Wi-Fi 확인이 핵심인 곳: 아이폰 Wi-Fi 확인은 순차 제공 예정으로 아직 없습니다.
  위치나 QR로 대신해야 합니다.
• 부서장이 근태 점검 화면에서 바로 시각을 바꿔 넣어야 하는 운영: 인사책에서 부서장은 정정 기안으로만 올리고 결정자가 승인합니다.
• 법률 판단까지 맡기고 싶은 곳: 기록과 계산은 돕지만 판단은 사건마다 노동청·법원이 합니다.

근거와 확인일

• 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존): 근로자 명부와 근로계약 중요 서류 3년 보존
• 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서): 임금대장 작성과 임금명세서 교부
• 근로기준법 제54조(휴게): 4시간 30분 이상,
  8시간 1시간 이상
• 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집·이용),
  제22조(동의를 받는 방법)

국가법령정보센터(law.go.kr) 기준 · 확인일 2026-11-16

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