영문 재직증명서,
회사에 어떻게 요청하나 (양식·기재항목)

이런 분께 — 해외 출장 비자,
워킹홀리데이,
외국계 이직,
자녀 유학 동반 비자 등으로 "영문" 재직증명서가 필요해진 직장인.
회사 인사팀에 어떻게 요청하고,
무엇이 들어가야 하는지 막막하다면 이 순서대로 진행하세요.

결론부터

재직증명서 발급은 근로자의 권리입니다.
근로기준법 제39조는 사용자가 근로자의 청구가 있으면 사용증명서를 발급하도록 정하고 있으며,
영문본 역시 회사가 작성·발급해 줄 수 있습니다.
핵심은 (1) 제출처가 요구하는 정확한 영문 표기를 먼저 확인하고,
(2) 그 항목을 명시해 인사 담당자에게 요청하는 것입니다.
아래 단계대로 진행하면 됩니다.

발급 요청 절차 (단계별)

1단계 — 제출처 요건 확인

대사관·학교·고용주마다 요구 항목이 다릅니다.
비자라면 해당 대사관의 안내문에서 영문명 표기 방식,
연봉 기재 필요 여부,
영문 직인/서명 요구 여부를 먼저 확인합니다.

2단계 — 본인 정보의 영문 표기 통일

여권과 동일한 영문 이름(예: HONG GILDONG)을 사용합니다.
여권 표기와 증명서 이름이 다르면 비자 심사에서 동일인 확인이 지연될 수 있습니다.

3단계 — 인사 담당자에게 요청

필요한 항목과 부수,
제출 기한,
영문 직인/대표 서명 필요 여부를 정리해 전달합니다.
회사 양식이 없으면 아래 4단계의 구성요소를 그대로 제시하세요.

4단계 — 영문 양식 구성요소 확정

영문 재직증명서(Certificate of Employment)에는 보통 다음이 들어갑니다.

• Company name / 회사명 (법인 영문명,
  사업장 주소)
• Employee name / 성명 (여권과 동일 철자)
• Date of birth 또는 직원번호
• Position / Title / 직위·직책
• Department / 부서
• Period of employment / 재직기간 (예: From March 1,
  2022 to Present)
• Employment type / 고용형태 (Full-time 등)
• (요청 시) Annual salary / 연봉
• Date of issue / 발급일,
  회사 직인 및 대표자 서명,
  작성자 연락처

5단계 — 검수 후 수령

영문 회사명·이름 철자,
재직기간,
직위가 제출처 요건과 일치하는지 수령 전 대조합니다.

영문 표기 예시

표기는 회사 직급 체계에 따라 다를 수 있으니,
사내 공식 영문 직급명이 있으면 그것을 우선합니다.

자주 하는 실수

• 여권과 다른 영문 이름 — 가장 흔한 반려 사유입니다.
  반드시 여권 철자와 일치시키세요.
• 연봉 누락/과기재 — 비자 종류에 따라 연봉 기재가 필수이거나 불필요합니다.
  제출처 요건을 먼저 확인하세요.
• "Present" vs 종료일 — 재직 중이면 종료일 대신 to Present로,
  퇴사자면 정확한 마지막 근무일을 적습니다.
• 직인/서명 누락 — 많은 해외 기관이 회사 직인 또는 대표 서명을 요구합니다.
  미리 확인해 한 번에 받으세요.

인사책으로 간단히

인사책은 직원의 입사일·직위·부서·고용형태를 텍스트 인사데이터로 관리하므로,
재직증명서에 들어갈 항목을 한 화면에서 확인해 정확히 옮겨 적을 수 있습니다.
증명서 발급 요청은 전자결재 흐름으로 남겨 "누가 언제 무슨 용도로 발급받았는지" 기록을 보존할 수 있습니다.
(영문 번역·공증 자체를 대행하지는 않으며,
영문 표기는 제출처 요건에 맞춰 확정하세요.)