회사 도메인 이메일 무료로 만드는 법

회사 도메인만 있으면 메일 서버를 직접 세우지 않고도 직원마다 이름@회사도메인 주소를 무료로 만들 수 있습니다.
이 글은 「도메인이 있다」에서 「직원이 첫 메일을 보낸다」까지를 차례대로 따라가며,
DNS에 넣는 일곱 줄이 각각 무슨 일을 하는지와 메일을 잃지 않는 순서를 설명합니다.
마지막에는 인사책 팀이 우리 회사 도메인을 직접 연결하다 막혔던 자리를 실수 목록으로 정리했습니다.

메일 서버 없이 회사 메일이 되는 이유

예전에는 회사 메일을 쓰려면 사무실 한쪽에 메일 서버를 두거나,
서버를 빌려 메일 프로그램을 설치하고 관리해야 한다고 여겼습니다.
지금은 그럴 필요가 없습니다.
인터넷에서 메일이 배달되는 방식을 보면 이유가 보입니다.

누군가 이름@회사도메인 으로 메일을 보내면,
보내는 쪽 서버는 먼저 그 도메인의 DNS를 조회합니다.
DNS는 도메인에 붙은 공개 안내판 같은 것이어서,
「이 도메인 앞으로 온 메일은 이 서버로 배달하세요」라는 줄을 적어 둘 수 있습니다.
보내는 쪽은 그 안내판에 적힌 서버로 메일을 넘길 뿐,
그 서버가 회사 사무실에 있는지 다른 곳에서 운영되는지는 따지지 않습니다.

그래서 회사가 할 일은 서버를 사는 것이 아니라,
도메인의 안내판에 「메일은 인사책 회사메일 서버로 보내세요」라고 적는 것입니다.
메일을 받고 보내는 일과 서명,
반송 처리는 인사책이 운영합니다.
인사책 회사메일은 아마존 웹 서비스(AWS)와 Cloudflare,
안정적인 글로벌 인프라 위에서 운영됩니다.
회사 쪽에서는 도메인 업체 화면에 값 일곱 줄을 옮겨 적고,
인사책 화면에서 직원 주소를 발급하면 됩니다.

인사책 회사메일은 무료이고,
메일 주소를 발급할 수 있는 직원 수에 제한이 없습니다.
저장 용량은 회사 전체 합계 10GB를 함께 씁니다.
직원 수가 늘어도 그대로 무료입니다.

시작 전에 확인할 세 가지

연결 화면을 열기 전에 아래 세 가지를 먼저 확인해 두면 중간에 멈추는 일이 줄어듭니다.

세 가지가 한 사람에게 모여 있지 않은 회사가 많습니다.
대표가 도메인을 샀지만 실무는 다른 직원이 하거나,
도메인은 홈페이지를 만든 외부 담당자가 들고 있는 식입니다.
이런 경우에는 아래에서 설명할 「설정 링크 복사」를 쓰면 됩니다.

아직 인사책 계정이 없다면 회원가입으로 회사를 먼저 등록합니다.
출퇴근·휴가·전자결재와 같은 앱 안에 회사메일이 있으므로,
회사 등록을 마치면 같은 관리자 화면에서 메일 연결을 이어 갈 수 있습니다.

DNS 일곱 줄은 각각 무슨 일을 하나

「회사 관리 → 회사메일」에서 도메인을 입력하면 연결 화면이 한 표에 일곱 줄을 보여 줍니다.
표의 머리는 도메인 업체 화면에서 흔히 쓰는 칸 이름 그대로 「호스트 · 값/위치 · 우선순위 · TTL」입니다.
줄마다 복사 단추가 있어서 한 칸씩 복사해 업체 화면의 같은 이름 칸에 붙여 넣으면 됩니다.
실제 값은 회사마다 다르므로 이 글이 아니라 화면에서 복사해야 합니다.

DKIM 세 줄 — 보낸 메일이 진짜임을 보여 주는 서명

DKIM은 회사 주소로 보낸 메일에 서명을 붙이고,
받는 쪽이 DNS에 공개된 값으로 그 서명을 맞춰 보게 하는 방식입니다.
서명이 맞으면 받는 쪽은 「이 메일은 정말 이 도메인에서 나왔다」고 판단할 수 있습니다.
인사책 회사메일에서는 이 CNAME 세 줄이 도메인 소유 확인도 겸합니다.
그래서 소유 확인을 위한 TXT 값을 따로 넣을 필요가 없습니다.

반송 처리 한 줄 — 되돌아온 메일이 갈 곳

주소를 잘못 적었거나 상대 메일함이 받을 수 없는 상태면 메일이 되돌아옵니다.
반송 처리 줄은 그렇게 되돌아온 메일을 받아 처리할 자리를 정해 둡니다.
이 줄이 빠지면 보낸 메일의 결과를 제대로 다루기 어렵습니다.

MX 두 줄 — 받는 메일이 들어올 문

MX는 「이 도메인 앞으로 온 메일을 어느 서버로 배달하라」는 줄입니다.
메일을 보내는 쪽은 우선순위 숫자가 작은 줄(10)로 먼저 배달을 시도하고,
응답이 없으면 다음 숫자(20)로 넘기는 것이 메일의 일반 규칙입니다.
연결 화면에 나온 두 줄을 숫자까지 그대로 넣습니다.

DMARC 한 줄 — 사칭 메일을 걸러 내는 규칙

누군가 회사 도메인을 흉내 내 메일을 보내면,
그 메일에는 올바른 서명이 없습니다.
DMARC는 이런 메일을 받는 쪽이 어떻게 다룰지 도메인 주인이 미리 밝혀 두는 줄입니다.
거래처가 회사 이름을 단 가짜 청구 메일에 속는 일을 줄이는 데 쓰입니다.

일곱 줄이 필요한 이유를 한 문장으로 줄이면 이렇습니다.
메일을 「받는 문」(MX 두 줄),
「보낸 메일의 신분증」(DKIM 세 줄),
「사칭을 막는 규칙」(DMARC 한 줄),
「되돌아온 메일의 처리」(반송 한 줄)가 각각 따로 있어야 회사 메일이 제대로 오갑니다.

안전한 순서 — DKIM,
발급,
그리고 MX는 마지막

연결 화면은 MX를 처음부터 표에 함께 보여 주지만,
넣는 순서는 정해져 있습니다.
순서를 지키는 이유는 하나입니다.
MX를 바꾸는 순간 그 도메인 앞으로 오는 새 메일이 인사책으로 들어오기 시작하기 때문입니다.

1. DKIM 세 줄과 반송 처리,
   DMARC 줄을 먼저 넣습니다. DKIM 세 줄이 들어가면 그 값으로 도메인 소유가 확인됩니다.
   이 단계에서는 받는 메일의 길이 바뀌지 않습니다.
2. 소유 확인이 끝나면 직원 주소를 발급합니다. 직원 설정 화면의 「이메일 발급」에서 한 명씩,
   또는 여러 명을 골라 한꺼번에 만듭니다.
   재직 중이 아니거나 이미 메일이 있는 직원은 고를 수 없게 되어 있습니다.
3. 마지막에 MX 두 줄을 넣거나 바꿉니다. 주소가 이미 만들어져 있으므로,
   MX가 바뀐 뒤 들어오는 메일은 바로 해당 직원의 메일함으로 들어갑니다.

순서를 거꾸로 하면 어떻게 될까요.
주소를 만들기 전에 MX부터 바꾸면,
그 사이에 들어온 메일은 받는 서버 입장에서 「회사에 없는 주소로 온 메일」이 됩니다.
앞에서 말했듯 이런 메일은 거절됩니다.
순서 하나로 막을 수 있는 일입니다.

DNS 값을 바꾼 뒤 그 내용이 인터넷 곳곳에 반영되는 데에는 시간이 걸립니다.
업체 화면에 넣자마자 연결 화면의 확인이 끝나지 않더라도 값을 지우고 다시 넣지 말고,
들어간 값이 화면의 값과 글자 하나까지 같은지 먼저 확인하는 편이 좋습니다.

업체 화면에서 헤매지 않는 법

도메인 업체마다 DNS 메뉴의 이름과 위치가 다릅니다.
같은 일을 하는 칸인데도 업체마다 부르는 말이 조금씩 달라서,
처음 하는 사람은 여기서 가장 오래 멈춥니다.

연결 화면은 도메인의 네임서버를 보고 어느 업체에서 산 도메인인지 먼저 짐작해 보여 줍니다.
짐작이 틀렸거나 직접 고르고 싶으면 가비아 · 후이즈 · 카페24 · 아이네임즈 · 호스팅케이알 · 닷네임코리아 · Cloudflare · GoDaddy · Namecheap 가운데 하나를 고르면 됩니다.
그러면 그 업체 화면에서 어느 메뉴로 들어가 무엇을 누르는지 차례대로 안내합니다.
목록에 없는 업체라면 일반 안내를 따릅니다.
어느 업체를 고르든 넣을 값은 같은 표 그대로입니다.

DNS를 고칠 사람이 따로 있다면 「설정 링크 복사」를 씁니다.
복사한 링크를 그 사람에게 보내면,
받은 사람이 로그인한 뒤 메뉴를 찾아다니지 않고 넣을 값의 표가 열립니다.
「인사책에 들어가서 회사 관리,
회사메일,
연결 화면으로 가세요」라고 길을 설명하는 대신 링크 하나로 끝납니다.

다른 메일을 쓰던 회사가 옮겨 올 때

이미 도메인 업체가 함께 주는 메일이나 다른 서비스로 회사 메일을 쓰고 있었다면,
가장 걱정되는 것은 옮기는 날 메일이 사라지는 일입니다.
핵심은 메일이 어디로 배달될지를 MX 한 가지가 정한다는 점입니다.
MX를 바꾸기 전까지는 기존 메일이 그대로 계속 들어오고,
MX를 바꾸는 순간부터 새 메일이 인사책으로 옵니다.

그래서 옮겨 올 때는 이렇게 준비합니다.

• 주소 이름을 맞춥니다. 기존에 쓰던 주소와 같은 이름으로 직원 주소를 발급하면,
  거래처는 주소록을 고칠 필요가 없습니다.
• MX를 뺀 나머지를 먼저 끝냅니다. DKIM,
  반송 처리,
  DMARC를 넣고 소유 확인과 주소 발급까지 마쳐도 기존 메일에는 영향이 없습니다.
• 기존 MX 줄을 정리할 때 함께 봅니다. 기존 서비스의 MX 줄이 남아 있으면 메일이 어느 쪽으로 갈지 헷갈리게 됩니다.
  인사책 MX 두 줄을 넣을 때 예전 MX 줄을 어떻게 할지 함께 정합니다.
• 업무가 적은 시간에 MX를 바꿉니다. 새 값이 퍼지는 동안에는 예전 메일함과 인사책 메일함을 함께 확인합니다.
• 예전 메일함은 서둘러 지우지 않습니다. 필요한 메일을 따로 챙겨 둔 뒤에 정리합니다.

DKIM이나 DMARC처럼 기존 서비스도 쓰던 레코드가 이미 있을 수 있습니다.
이때는 화면의 값과 이름이 겹치는 줄이 있는지 먼저 보고,
겹치면 무엇을 남길지 정한 뒤 넣는 편이 안전합니다.

직원이 첫 메일을 보내기까지

도메인 연결과 주소 발급이 끝나면 직원 쪽에서 따로 설치하거나 설정할 것이 없습니다.
직원은 출퇴근을 찍는 그 인사책 앱이나 웹에서 「나의 직장」 → 「회사메일」 탭을 열면 됩니다.
거기서 메일을 받고,
읽고,
답장하고,
검색하고,
보냅니다.

여기서 알아 둘 점이 하나 있습니다.
인사책 회사메일은 IMAP·SMTP 연결 설정을 제공하지 않습니다.
다른 메일 프로그램에 계정을 추가해 쓰는 방식이 아니라 인사책 화면 안에서 쓰는 방식입니다.
직원에게 안내할 때 「메일 프로그램에 서버 주소를 넣으라」는 설명은 필요 없고,
「앱에서 회사메일 탭을 열라」고만 하면 됩니다.

첫 메일을 보내기 전에 대표나 관리자가 먼저 자기 주소로 메일을 주고받아 보면,
받는 길과 보내는 길이 모두 열렸는지 한 번에 확인할 수 있습니다.
회사 바깥으로 보내는 메일에는 발송 한도가 있고 그 기준은 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.
광고성 대량 발송은 차단됩니다.
첨부 파일은 위험한 형식을 막고 바이러스 검사를 거치며,
첨부에 관한 기준도 같은 조항에 있습니다.

자주 하는 실수와 피하는 법

아래 실수는 인사책 팀이 우리 회사 도메인을 가비아에 직접 연결해 보면서 실제로 막혔던 자리에서 나왔습니다.
막힌 원인은 모두 당시 우리 화면에 있었고,
지금은 화면을 고쳤지만 같은 자리에서 헷갈리기 쉽다는 점은 그대로입니다.

도메인 바꾸기는 특히 시험 삼아 다른 도메인으로 먼저 연결해 본 회사에서 자주 걸립니다.
메일함이 남아 있는 상태에서 도메인을 바꾸면 그 메일함이 갈 곳을 잃기 때문에 막혀 있습니다.
시험용으로 만든 메일함을 먼저 정리한 뒤 바꾸면 됩니다.
다만 삭제한 메일함과 메일은 복구할 수 없으니,
지우기 전에 남길 메일이 없는지 확인합니다.

인사책 팀이 직접 연결하며 고친 것

위 실수 표의 앞 네 줄은 우리가 실제로 겪은 순서 그대로입니다.
화면을 만든 쪽이 아니라 처음 써 보는 사람의 자리에서 가비아 DNS 화면을 열어 보니,
우리 화면은 값만 나열하고 있었고 어느 값이 어느 칸으로 가는지는 사람이 알아서 맞춰야 했습니다.
「발급」이라는 말은 직원 주소를 먼저 만들라는 뜻이었는데 그 뜻이 전해지지 않았고,
순서를 지키려고 숨겨 둔 MX는 「값이 없다」로 읽혔습니다.
시험으로 연결한 도메인을 바꾸려 할 때는 메일함이 있어서 바꾸기 단추가 숨어 있었습니다.

그래서 화면을 이렇게 바꿨습니다.
가비아 칸 이름 그대로 머리를 단 한 표에 값을 모두 보여 주고,
줄마다 복사 단추를 달았습니다.
MX는 처음부터 함께 공개했습니다.
업체별 안내와 설정 링크를 넣었고,
도메인 바꾸기 단추는 늘 보이게 했습니다.

MX 안내도 처음과 달라졌습니다.
처음에는 MX를 한 줄만 안내했는데,
일반 메일 서비스가 우선순위 10과 20 두 줄을 넣게 하는 것을 다시 따져 본 뒤 지금은 연결 화면의 표에 MX 두 줄이 함께 나옵니다.

연결한 뒤 관리자가 알아 둘 것

메일은 한 번 연결하면 끝나는 일이 아니라 직원이 들어오고 나갈 때마다 손이 갑니다.
인사책 회사메일은 이 부분을 인사 기록과 묶어 두었습니다.

• 퇴사 처리: 인사 기록에서 퇴사나 비활성 처리를 하면 5분 안에 그 직원의 메일 접근이 막힙니다.
  메일 계정을 따로 찾아가 끌 필요가 없습니다.
• 메일함 정지: 관리자는 사유를 적고 메일함을 정지할 수 있습니다.
  정지는 저절로 풀리지 않으므로,
  풀 때도 관리자가 직접 풉니다.
• 주소 재사용: 퇴사나 삭제로 비워진 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급하지 않습니다.
  앞 사람 앞으로 오던 메일이 새 사람에게 섞여 들어가는 일을 막기 위해서입니다.
• 저장 용량: 회사 전체 합계 10GB를 넘으면 관리자에게 알립니다.
  7일 안에 줄이지 않으면 새 메일 수신과 발송을 일시 보류할 수 있지만,
  이미 저장된 메일을 지우지는 않습니다.
  자세한 기준은 이용약관 제5조의2에 있습니다.

정리하면,
회사 도메인 이메일을 무료로 만드는 길은 세 단계입니다.
업체 화면에 일곱 줄을 옮겨 적고,
직원 주소를 발급하고,
마지막에 MX를 바꿉니다.
메일 서버는 필요 없고,
직원 수·메일 주소 수에 제한 없이 같은 앱에서 출퇴근·휴가·전자결재와 함께 씁니다.