회사 설립 후 무료 회사 도메인 메일

회사를 세우고 나면 사업자등록증,
법인 통장,
도메인 다음으로 챙길 것이 회사 도메인 메일입니다.
이 글은 인사책 팀이 우리 회사 도메인을 가비아에서 직접 회사메일에 연결하면서 실제로 막혔던 곳과,
그걸 어떻게 풀었는지를 그대로 적은 기록입니다.
지어낸 고객 사례는 없고,
우리가 직접 겪은 일과 지금 쓸 수 있는 기능만 씁니다.

회사를 세우면 왜 회사 도메인 메일이 먼저 필요한가

설립 직후 몇 주 동안 오가는 메일은 대부분 무게가 있습니다.
거래처에 보내는 견적서와 계약서,
은행·세무 대리인과 주고받는 서류,
채용 공고를 보고 들어오는 지원서가 그렇습니다.
이때 대표 개인 메일 주소를 쓰면 세 가지 문제가 생깁니다.

• 받는 쪽에서 회사 메일인지 개인 메일인지 구별하기 어렵습니다.
  처음 거래를 트는 상대일수록 회사 도메인 주소가 신뢰의 첫 단서가 됩니다.
• 직원이 늘면 주소가 사람마다 제각각이 됩니다.
  누가 어떤 거래처와 무엇을 주고받았는지 회사가 모르게 됩니다.
• 직원이 그만두면 그 사람의 개인 메일 안에 회사 서류가 남습니다.
  회사가 회수할 방법이 없습니다.

그래서 회사 도메인(예: 회사이름.co.kr)을 샀다면,
그 도메인으로 직원마다 이름@회사도메인 주소를 만드는 것까지를 설립 첫 주의 일로 묶는 것이 좋습니다.

무료 기업 메일을 고를 때 볼 네 가지

무료로 쓸 수 있는 기업 메일은 여럿 있지만,
고를 때 실제로 차이가 나는 자리는 네 곳입니다.

1. 직원 수 제한 — 무료 요금제가 몇 명까지인지 봅니다.
   지금 3명이어도 1년 뒤 15명이 되면 그때 옮기는 일이 훨씬 큽니다.
2. 회사 전체 저장 용량 — 사람마다 주는지,
   회사가 함께 쓰는지 봅니다.
3. 퇴사자 계정 회수 — 퇴사 처리를 할 때 메일 접근도 함께 막히는지,
   따로 찾아가 꺼야 하는지 봅니다.
4. 메일이 보관되는 곳 — 본문과 첨부 파일이 어느 나라 어느 서비스에 저장되는지 개인정보처리방침에 적혀 있는지 봅니다.

다른 무료 기업 메일과 비교하면

공개된 비교 글을 보면 무료 기업 메일에는 대개 사람 수나 용량의 테두리가 있습니다.
해외 메일 서비스의 무료 요금제 가운데에는 사용자 5명,
1인당 5GB까지인 곳이 있고(출처),
예전에 회사 도메인 메일을 무료로 주던 대형 서비스 일부는 그 무료 제공을 끝냈습니다(같은 출처).
국내 그룹웨어도 소규모 인원을 위한 무료 요금제를 운영하지만,
기본 요금제에서는 드라이브 같은 일부 기능이 제한된다고 소개됩니다(출처).

비교 글의 수치는 그 글을 쓴 시점 기준이니,
고르기 전에 각 서비스의 현재 요금 안내를 한 번 더 확인하세요.

우리가 직접 해 본 연결 — 가비아에서 막힌 곳들

인사책 팀은 회사메일을 열기 전에 우리 회사 도메인을 가비아에서 직접 연결해 봤습니다.
화면을 만든 사람이 아니라 처음 써 보는 사람의 자리에서 해 보니,
세 곳에서 막혔습니다.

첫째,
가비아 화면의 어느 칸에 무엇을 넣는지 바로 보이지 않았습니다. 가비아 DNS 관리 화면은 칸 이름이 「호스트」,
「값/위치」,
「우선순위」,
「TTL」입니다.
그런데 우리 연결 화면은 값만 나열하고 있어서,
어떤 값이 어느 칸으로 가는지 사람이 머릿속에서 맞춰야 했습니다.

둘째,
「받는 메일 설정(MX)은 발급 뒤에 보인다」는 문구가 무슨 뜻인지 알 수 없었습니다. 여기서 「발급」은 직원 메일 주소를 먼저 만들라는 뜻이었는데,
처음 보는 사람에게는 무엇을 발급하라는 건지 전혀 전해지지 않았습니다.

셋째,
MX 값 자체가 화면에 나오지 않았습니다. 순서를 지키게 하려고 MX 를 숨겨 둔 것이 오히려 「값이 없다」로 읽혔습니다.

세 곳 모두 우리 화면의 문제였습니다.
그래서 이렇게 고쳤습니다.

• 가비아 칸 이름(호스트 · 값/위치 · 우선순위 · TTL)을 그대로 머리로 쓴 한 표에 넣을 값을 전부 보여 줍니다.
• 줄마다 복사 단추를 둡니다.
• MX 를 숨기지 않고 처음부터 함께 보여 줍니다.
• 도메인을 산 업체별로 메뉴 위치를 안내하고,
  표를 바로 여는 설정 링크를 복사해 도메인 담당자에게 보낼 수 있게 했습니다.

같은 연결을 해 보다가 네 번째로 걸린 곳도 있었습니다.
시험 삼아 연결한 도메인을 다른 도메인으로 바꾸려고 했더니 바꾸기 단추가 보이지 않았습니다. 확인해 보니 도메인 바꾸기 단추는 그 도메인에 만든 메일함이 하나도 없을 때만 나타나게 되어 있었고,
우리는 이미 메일함을 두 개 만든 상태였습니다.
메일함이 남아 있는데 도메인을 바꾸면 그 메일함이 갈 곳을 잃기 때문에 막아 둔 것이었지만,
사용하는 쪽에서는 「기능이 없다」로만 보였습니다.
그래서 단추는 늘 보이게 하고,
메일함이 남아 있으면 「먼저 메일함을 정리해 주세요」라는 안내와 그 화면으로 가는 링크를 같이 보여 주도록 바꿨습니다.

설정 링크를 만든 데에도 이유가 있습니다.
회사를 막 세운 곳에서는 도메인을 산 사람과 메일을 설정하는 사람이 다른 경우가 많습니다.
대표가 도메인을 사 두고 실무는 다른 직원이 맡거나,
도메인 관리를 외부 담당자가 하는 식입니다.
그 사람에게 「인사책에 들어가서 회사 관리,
회사메일,
연결 화면으로 가세요」라고 설명하는 대신,
링크 하나를 보내면 로그인한 뒤 곧바로 넣을 값의 표가 열리게 했습니다.

DNS 한 표로 끝내기 — 넣는 값과 순서

연결 화면의 표에는 다음 일곱 줄이 들어갑니다.
실제 값은 회사마다 달라서 화면에서 복사해 넣습니다.

MX 는 화면에 나오는 두 줄을 우선순위까지 그대로 넣습니다.
한 줄만 넣으면 안 됩니다.

도메인 업체마다 DNS 메뉴의 이름과 위치가 다릅니다.
연결 화면은 도메인의 네임서버를 보고 어느 업체에서 산 도메인인지 먼저 짐작해 보여 주고,
가비아 · 후이즈 · 카페24 · 아이네임즈 · 호스팅케이알 · 닷네임코리아 · Cloudflare · GoDaddy · Namecheap 같은 업체를 고르면 그 업체 화면에서 어디를 눌러야 하는지 차례대로 안내합니다.
목록에 없는 업체는 일반 안내를 따르면 되고,
넣을 값은 어느 업체든 같은 표 그대로입니다.

순서는 이렇게 하면 안전합니다.
소유 확인용 값을 따로 넣을 필요는 없습니다.
DKIM 세 줄을 넣으면 그 값으로 도메인 소유가 함께 확인됩니다.
확인이 끝나면 직원 메일 주소를 발급하고, 마지막에 MX 를 바꿉니다.
다른 메일 서비스를 이미 쓰던 회사라면 MX 를 바꾸는 순간부터 새 메일이 인사책으로 들어오므로,
직원 주소를 먼저 다 만들어 두어야 그 사이에 메일이 갈 곳을 잃지 않습니다.

다른 메일을 쓰던 회사가 옮겨 올 때

설립한 지 얼마 안 된 회사라도,
도메인을 산 업체가 함께 주는 메일이나 다른 무료 메일을 잠깐 쓰고 있었던 경우가 많습니다.
이때 걱정되는 것은 「옮기는 날 들어오는 메일이 사라지지 않을까」입니다.
메일이 어디로 배달될지는 MX 한 가지가 정하므로,
MX 를 바꾸기 전까지는 기존 메일이 그대로 계속 들어옵니다.
그러니 순서를 지키면 됩니다.

• MX 를 바꾸기 전에 인사책에서 직원 주소를 전부 만들어 둡니다.
  기존에 쓰던 주소와 같은 이름으로 만들면 거래처가 주소록을 고칠 필요가 없습니다.
• 업무가 적은 시간에 MX 를 바꿉니다.
  바뀐 값이 인터넷 전체에 퍼지는 데에는 시간이 걸리므로,
  그 사이에는 예전 서비스와 인사책 양쪽 메일함을 함께 확인합니다.
• 예전 서비스의 메일함은 바로 지우지 말고,
  필요한 메일을 옮겨 둔 뒤에 정리합니다.

직원 메일 주소 발급과 퇴사 처리

도메인 연결이 끝나면 직원 설정 화면의 「이메일 발급」으로 한 명 또는 여러 명에게 한꺼번에 주소를 만들어 줄 수 있습니다.
직원은 출퇴근을 찍는 그 앱의 「나의 직장」 → 「회사메일」 탭에서 메일을 받고,
읽고,
답장하고,
찾고,
보냅니다.
따로 메일 프로그램을 설치하거나 다른 계정에 로그인할 필요가 없습니다.

직원이 그만두면 인사 기록에서 퇴사 처리를 하는 것으로 충분합니다.
퇴사 처리 후 5분 안에 그 직원의 메일 접근이 막힙니다.
퇴사 처리는 했는데 메일 계정 끄는 것을 잊어,
전 직원이 회사 메일을 계속 읽는 일이 생기지 않습니다.

어디에서 운영되나

인사책 회사메일은 아마존 웹 서비스(AWS)와 Cloudflare,
안정적인 글로벌 인프라 위에서 운영됩니다.
회사가 메일 서버를 따로 세우거나 점검할 일은 없습니다.
첨부 파일과 발송에 관한 기준은 이용약관 제5조의2에 있습니다.

회사 설립 첫 주 체크리스트

1. 회사 도메인을 산다(이미 있다면 어느 업체에서 샀는지 확인한다).
2. 인사책에 회사를 등록하고 「회사 관리 → 회사메일」을 연다.
3. 연결 화면의 표 일곱 줄을 도메인 업체 DNS 화면에 그대로 옮긴다.
4. 대표와 직원의 메일 주소를 「이메일 발급」으로 만든다.
5. 다른 메일을 쓰던 회사라면 마지막에 MX 를 바꾸고,
   거래처에 새 주소를 알린다.
6. 명함,
   견적서 양식,
   홈페이지 문의 주소,
   세금계산서 수신 주소를 새 회사 주소로 바꾼다.
   설립 첫 주에 한 번에 바꿔 두면 나중에 흩어진 주소를 찾아다닐 일이 없다.
7. 대표 메일 하나를 여러 사람이 함께 보는 일은 피하고,
   직원마다 자기 주소를 준다.
   그래야 퇴사 처리 한 번으로 그 사람의 메일 접근을 정확히 막을 수 있다.

이 일곱 가지 가운데 시간이 걸리는 것은 3번과 5번뿐이고,
나머지는 인사책 화면 안에서 끝납니다.
3번에서 막히면 연결 화면의 설정 링크를 도메인을 관리하는 사람에게 보내는 것이 가장 빠릅니다.

회사메일은 무료입니다.
직원 수와 메일 주소 수에 제한이 없고,
회사 전체가 10GB를 함께 씁니다.
출퇴근·휴가·전자결재와 같은 앱 안에 있어서,
설립 첫 주에 세우는 인사 기본기와 메일을 한 번에 갖출 수 있습니다.