업무체크리스트 만드는 법,
내 할 일과 확인할 것을 나눠 하루를 점검하세요

업무체크리스트는 오늘 해야 할 일과 확인해야 할 일을 빠짐없이 점검하는 목록입니다.
직접 목록을 적어도 되지만,
남이 준 업무가 많은 사람은 목록이 금방 낡습니다.
인사책 「업무」 탭에서는 받은 업무가 마감 순으로 자동으로 모이고,
눈으로 확인해야 할 신호는 따로 「확인할 것」에 모입니다.
이 글은 두 화면을 어떻게 나눠 읽고 하루를 점검하는지,
팀장은 팀의 체크리스트를 어떻게 보는지 정리합니다.

이런 분께: 해야 할 일이 여러 사람에게서 와서 어디부터 할지 모르겠는 팀원,
팀원의 처리 상황을 한눈에 점검하고 싶은 팀장

업무체크리스트는 어디서 만드나요?

따로 만들지 않고,
「내 할 일」이 그 역할을 합니다.
누군가 나에게 업무를 요청하면 「내 할 일」에 한 줄이 생기고,
내가 「완료했어요」를 누르면 목록에서 정리됩니다.
목록을 손으로 쓰고 지우는 일이 없습니다.

한 줄에는 무엇이 들어 있나요?

상태 이름표,
제목,
맡은 일,
요청한 사람,
마감 시각이 한 줄에 들어 있습니다.
여럿이 함께 받은 업무에는 「함께 3명 · 완료 1」이,
새 댓글이 있으면 「새 댓글 2」가,
기한 변경을 요청해 놓았다면 「기한 변경 요청 중」이 붙습니다.
줄 오른쪽 단추는 아직 확인 전이면 「확인」,
확인했다면 「완료했어요」입니다.

체크하는 느낌은 어디서 나나요?

「완료했어요」를 누를 때입니다.
누르면 그 업무가 내 목록에서 빠지고,
요청한 사람에게 알림이 갑니다.
해야 할 일이 하나씩 줄어드는 것을 직접 볼 수 있습니다.

내가 할 일과 내가 확인할 것은 어떻게 다른가요?

「내 할 일」은 내가 해야 하는 일이고,
「확인할 것」은 내가 눈으로 확인해야 하는 신호입니다.
두 목록은 겹치는 부분도 있지만 쓰임이 다릅니다.

확인할 것에는 어떤 줄이 올라오나요?

받은 사람에게는 아직 「확인」을 누르지 않은 업무,
기한이 지났거나 오늘이 마감인 업무,
새 댓글이 달린 업무,
댓글에서 나를 부른 업무가 올라옵니다.
참조로 들어간 업무와 업무일지에 참조인으로 지정된 글도 올라옵니다.
요청한 사람에게는 받은 사람이 요청한 기한 변경,
아직 확인하지 않은 사람,
오늘 마감인 업무가 올라옵니다.

빨간 숫자는 무슨 뜻인가요?

PC 왼쪽 메뉴의 「확인할 것」 옆 숫자는 지금 확인할 줄이 몇 개인지입니다.
폰의 위쪽 메뉴 「확인할 것」에도 같은 숫자가 붙습니다.
숫자가 0이 되면 눈으로 확인할 신호는 다 본 것입니다.

하루 업무체크리스트는 어떤 순서로 점검하나요?

늦은 일부터 시작해 오늘,
내일 순으로 내려옵니다.
아침에 5분이면 하루 순서가 정해집니다.

1. 「확인할 것」을 열어 「확인 필요」가 있으면 읽고 「확인」을 누릅니다.
   읽었다는 표시가 요청한 사람에게 가므로 이것부터 합니다.
2. 「내 할 일」 위쪽 숫자에서 「기한 지남」이 있는지 봅니다.
   있으면 그 칸부터 처리하거나,
   어려우면 사유를 적어 기한 변경을 요청합니다.
3. 「오늘」 칸을 보고 마감 시각이 이른 순서로 일을 정합니다.
4. 「내일」 칸을 훑어 미리 준비할 것이 있는지 봅니다.
5. 마친 일은 결과 파일을 댓글에 붙이고 「완료했어요」를 누릅니다.

늦은 일은 어떻게 보이나요?

「내 할 일」에서는 「기한 지남」 칸 제목이 빨갛고,
위쪽 숫자 칸도 하나라도 있으면 빨갛게 보입니다.
달력에서는 칸에 빨간 「기한 지남」이 붙고,
폰 달력 아래에는 「기한 지난 업무」 목록이 따로 나옵니다.

기한이 지난 일은 어떻게 하나요?

먼저 할 수 있다면 마치고 「완료했어요」를 누릅니다.
더 시간이 필요하면 「기한 변경 요청」에서 새 기한과 사유를 적어 보냅니다.
요청한 사람이 사유를 보고 바꾸거나 그대로 둡니다.
정해질 때까지는 기한이 그대로이니,
요청과 동시에 댓글로 사정을 알리면 더 좋습니다.

폰에서도 같은 순서로 하나요?

같은 순서입니다.
인사책 앱 하단 바의 「업무」 탭을 열면 부서원은 「내 할 일」이,
부서장은 캘린더가 먼저 열립니다.
위쪽 메뉴에서 「확인할 것」과 「내 할 일」을 오가며 같은 순서로 점검하면 됩니다.

참조로 들어간 업무도 체크해야 하나요?

참조는 할 일이 아니라 알고 있으라는 뜻이라,
완료 단추를 누를 필요가 없습니다.
「확인할 것」에 올라온 참조 줄을 열어 내용과 댓글을 읽고,
읽었다는 표시로 「봤어요」를 누르면 요청한 사람이 알 수 있습니다.
필요한 의견이 있으면 참조인도 댓글을 남길 수 있습니다.

체크한 기록은 어디에 남나요?

「확인」과 「완료했어요」를 누른 시각,
남긴 댓글,
바꾼 기한이 업무일지의 그날 카드에 한 줄씩 모입니다.
회사가 업무일지를 쓰게 하는 경우에는 그 줄 아래에 「오늘 한 일」을 직접 적어 하루를 마무리합니다.
체크리스트를 따로 정리하지 않아도,
퇴근 전에 일지 카드만 읽으면 오늘 한 일이 보입니다.

내 몫을 마쳤는데 업무가 안 끝나면 어떻게 보나요?

함께 받은 사람이 아직 남았다는 뜻이고,
「내 몫 완료」 칸에 기다리는 업무로 남습니다.
이 칸의 업무에는 「남은 사람 정민호 · 모두 완료하면 끝나요」처럼 누가 남았는지 적혀 있습니다.
내가 할 일은 끝났으니 더 할 일이 없습니다.

이 칸이 따로 있는 이유는 무엇인가요?

내 몫을 마친 업무가 「오늘」이나 「기한 지남」에 계속 남아 있으면 점검이 어려워집니다.
「내 몫 완료」로 따로 모아 두면 내가 할 일에서는 빠지면서도,
업무 전체가 끝나지 않았다는 사실은 알 수 있습니다.
위쪽 숫자 칸에도 「내 몫 완료」 숫자가 있습니다.

요청한 사람이 고쳐 달라고 하면 어떻게 되나요?

요청한 사람이 내 줄에서 「다시 해 주세요」를 누르면 나는 다시 「확인함」 상태가 되어 「내 할 일」로 돌아옵니다.
댓글에 이유가 남아 있으니 읽고 고친 뒤 다시 「완료했어요」를 누릅니다.

요청한 사람은 무엇을 체크하나요?

요청한 사람은 「보낸 업무」 위쪽 숫자 칸으로 점검합니다.
「기한 요청 옴」 · 「확인 안 한 사람」 · 「진행 중」 · 「끝남」 네 칸이 있고,
앞의 두 칸에 숫자가 있으면 내가 움직일 차례입니다.

받은 사람이 봤는지는 어디서 보나요?

「확인 안 한 사람」 칸이나 업무 상세의 받은 사람 줄에서 봅니다.
줄마다 「확인 필요」,
「확인함」,
「완료」 상태와 시각이 있고,
아직 확인 전인 사람에게는 「다시 알림」을 누를 수 있습니다.
하루 동안 확인하지 않으면 다음 근무일 오전 10시에 자동 알림도 한 번 갑니다.

요청한 사람이 따로 눌러야 하는 단추가 있나요?

요청한 사람이 따로 눌러야 하는 단추는 없습니다.
받은 사람이 모두 「완료했어요」를 누르면 업무가 끝나고 알림이 옵니다.
요청한 사람의 점검은 결과 파일을 열어 보고,
고칠 곳이 있을 때만 「다시 해 주세요」를 누르는 일입니다.

한 주 단위로는 어떻게 점검하나요?

금요일 퇴근 전에 「내 할 일」의 「다음 주부터」 칸과 「이번 주」 칸을 함께 봅니다.
다음 주에 시작할 업무가 이미 와 있는지 알 수 있고,
이번 주에 못 끝낸 일이 있으면 월요일에 가장 먼저 볼 수 있게 마음에 두거나,
필요하면 기한 변경을 요청해 둡니다.
「끝남」 목록을 열면 이번 주에 내가 끝낸 일이 모여 있어 한 주를 돌아보기도 쉽습니다.

마감 시각은 어떻게 읽나요?

업무 줄 끝의 「10/22(목) 18:00까지」가 마감입니다.
요청서에서 마감 시각을 따로 정하지 않으면 오후 6시가 들어갑니다.
같은 날 마감인 업무가 여럿이면 시각이 이른 업무부터 처리하면 됩니다.
마감날 오후 4시에는 요청한 사람에게 팔로업 알림이 가니,
그 전에 결과를 올려 두면 서로 편합니다.

댓글에서 나를 부르면 어디에 뜨나요?

「확인할 것」에 「나를 부름」이 올라오고,
폰에는 「불렀어요」 알림이 갑니다.
일반 댓글 알림과 따로 오기 때문에,
누군가 내 답을 기다릴 때 놓치기 어렵습니다.
읽고 답글을 달면 목록에서 정리됩니다.

팀 체크리스트는 어떻게 한눈에 보나요?

팀장은 거르기와 사람별 현황으로 팀 전체를 점검합니다.
부서장 이상에게는 부서와 사람을 고르는 줄이 한 줄로 나오고,
그 아래 「안 끝남 · 끝남 · 전체」 버튼으로 업무 상태를 거릅니다.

사람별 현황에서는 무엇이 보이나요?

사람마다 받은 업무,
확인 안 함,
하는 중,
끝,
기한 넘김,
확인까지 걸린 평균 시간,
기한 요청,
업무일지 숫자가 한 줄에 나옵니다.
표의 이름을 누르면 그 사람의 업무일지가 열려 업무마다 어떤 기록이 있는지 확인할 수 있습니다.

누구의 목록까지 볼 수 있나요?

기본값으로는 상위 부서장이 아래 부서 업무를 봅니다.
같은 부서원끼리 서로 볼지,
다른 부서 업무를 볼지는 대표관리자가 「업무 공개 설정」에서 정합니다.
내 업무와 참조로 들어간 업무는 늘 보이고,
남의 업무는 보기만 할 수 있습니다.

직접 쓰는 업무체크리스트와 무엇이 다른가요?

직접 쓴 목록은 쓴 사람만 압니다.
업무 탭의 목록은 요청한 사람과 받은 사람이 같은 업무를 같은 상태로 봅니다.

직접 쓴 목록은 개인 메모에는 여전히 편합니다.
다만 남이 준 업무는 인사책 목록에서 보고,
그 밖의 개인 메모는 따로 두는 식이면 두 곳을 오가도 헷갈리지 않습니다.
업무 기한 알림과 변경 요청은 스케줄러 글에서 더 자세히 다뤘습니다.

직접 해 보면: 한지우의 하루 점검

가상의 회사 영업1팀 한지우가 아침에 업무 탭을 열고 하루를 점검하는 과정을 따라가 봅니다.
오늘은 10월 22일(목)이라고 하겠습니다.

1. 한지우가 출근해 인사책 앱의 「업무」 탭을 엽니다.
   부서원이라 「내 할 일」이 먼저 열립니다.
   위쪽 숫자 칸에 「기한 지남 1 · 오늘 1」이 빨갛게 보입니다.
2. 「확인할 것」을 눌러 보니 「확인 필요」 하나와 「새 댓글」 하나가 있습니다.
   「거래처 목록과 장부 대조」를 읽고 「확인」을 누르자 이도윤 팀장에게 알림이 갑니다.
3. 「내 할 일」로 돌아와 「기한 지남」 칸의 「9월 경비 영수증 제출」을 봅니다.
   영수증이 아직 정리되지 않아,
   새 기한과 사유를 적어 기한 변경 요청을 보냅니다.
4. 「오늘」 칸의 업무를 오후까지 마치고 결과 파일을 댓글로 올린 뒤 「완료했어요」를 누릅니다.
   함께 받은 사람이 있어 업무는 「내 몫 완료 · 함께 맡은 사람 기다림」으로 옮겨 갑니다.
5. 퇴근 전에 「내일」 칸을 보고 내일 준비할 것을 생각해 둡니다.

이 점검에 걸린 시간은 몇 분입니다.
따로 목록을 쓰지 않았는데도 놓친 일이 없습니다.
쓰려면 회원가입으로 시작하고,
요청을 보내고 받고 끝내는 흐름 전체는 협업툴 안내에서 이어 볼 수 있습니다.
맡은 일을 나눠 요청하는 방법은 업무분장 글에서 따로 정리했습니다.