업무분장은 업무 요청으로,
사람마다 맡은 일을 정하고 끝까지 따라가는 프로세스

업무분장은 누가 어떤 일을 맡을지 나누는 일입니다.
분장표를 만들어 두어도 매일 새로 생기는 일은 표에 없고,
그때그때 구두나 메신저로 맡기다 보면 누가 언제 무엇을 맡았는지 흐려집니다.
인사책 「업무」 탭의 업무 요청은 받는 사람이 둘 이상이면 사람마다 맡은 일을 적게 되어 있어서,
분장하는 순간 그 내용이 기록으로 남습니다.
이 글은 요청서 쓰기부터 각자 완료까지,
업무프로세스 전체를 화면 순서대로 정리합니다.

이런 분께: 표에 없는 일을 수시로 나눠 맡겨야 하는 팀장,
내가 맡은 일이 정확히 무엇인지 헷갈리는 팀원

업무분장표에 없는 일은 어떻게 맡기나요?

「업무 요청」으로 보내면 분장표 없이도 사람과 기한이 정해집니다.
분장표는 정해진 업무를 나누는 표이고,
업무 요청은 표에 없는 일을 그날그날 나누는 방법입니다.
둘이 겹치지 않으니 분장표는 그대로 두고,
표 밖의 일을 요청으로 맡기면 됩니다.

구두나 메신저로 맡기면 무엇이 문제인가요?

맡긴 기록이 대화 속에 묻힙니다.
누가 받았는지,
언제까지인지,
읽었는지를 나중에 다시 확인할 방법이 마땅치 않습니다.
업무 요청은 한 건마다 누가 · 언제 · 무엇을 · 언제까지 맡았는지가 한 화면에 남고,
받은 사람이 읽었는지도 시각과 함께 보입니다.

어디서 요청을 시작하나요?

PC는 왼쪽 메뉴 아래의 「＋ 업무 요청」,
폰은 「업무」 탭의 「＋ 업무요청」 단추를 누릅니다.
「업무 요청 보내기」 화면이 열리고,
이 화면에서 정하는 내용이 업무분장 그 자체입니다.

요청서에는 무엇을 적나요?

제목,
내용,
받는 사람,
맡은 일,
참조,
마감,
파일을 정합니다.
칸마다 쓰임이 분명해서 한 번 써 보면 어렵지 않습니다.

사람마다 맡은 일은 언제 나타나나요?

받는 사람을 두 명 이상 고르면 요청서 아래에 「사람마다 맡은 일」 칸이 열립니다.
칸 이름 옆에 「업무분장 · 각자 「완료했어요」를 누르고 모두 누르면 끝」이라는 안내가 붙습니다.
고른 사람마다 한 줄씩 나오니,
이름 옆에 그 사람이 맡을 몫을 적습니다.
예를 들어 「정민호: 9~10월 회의 1~3 정리」,
「한지우: 4~6 정리」처럼 적습니다.

참조는 어떤 사람을 넣나요?

일을 직접 하지는 않지만 흐름을 알고 있어야 하는 사람을 넣습니다.
참조로 들어간 사람은 업무 내용과 댓글을 보고 댓글을 달 수 있지만 할 일은 생기지 않습니다.
업무를 보면 「봤어요」를 눌러 봤다는 표시를 남길 수 있고,
그러면 요청한 사람이 압니다.

업무 요청 프로세스는 어떤 순서로 흐르나요?

나눈 일은 요청,
확인,
(댓글·기한 조정),
각자 완료,
끝의 다섯 걸음으로 움직입니다.
괄호 안의 댓글과 기한 조정은 필요할 때만 거칩니다.

1. 요청: 요청한 사람이 요청서를 쓰고 「요청 보내기」를 누릅니다.
   받는 사람과 참조인에게 알림이 갑니다.
2. 확인: 받은 사람이 내용을 읽고 「확인」을 누릅니다.
   일을 받아들이겠다는 승인이 아니라 읽고 이해했다는 표시입니다.
3. 댓글·기한 조정: 궁금한 점은 댓글로 묻고,
   기한이 어려우면 사유를 적어 기한 변경을 요청합니다.
4. 각자 완료: 받은 사람마다 자기 몫을 마치고 「완료했어요」를 누릅니다.
5. 끝: 받은 사람이 모두 누르면 업무가 끝나고,
   요청한 사람과 받은 사람,
   참조인에게 알림이 갑니다.

상태는 어떻게 바뀌나요?

사람마다 「확인 필요」 → 「확인함」 → 「완료」로 바뀝니다.
업무 전체에서는 받은 사람이 모두 완료했을 때 「끝」이 됩니다.
중간에 어느 한 사람이 늦어도 이미 끝낸 사람의 완료는 그대로 기록됩니다.

거절 단추는 있나요?

없습니다.
어려운 사정이 있으면 댓글로 말하거나 기한 변경 요청을 보냅니다.
사유가 기록에 남아서 나중에 왜 그렇게 됐는지 설명하기도 쉽습니다.

작업계획서나 업무매뉴얼은 어떻게 함께 전하나요?

요청서나 댓글에 파일로 붙입니다.
작업계획서나 업무매뉴얼을 인사책 안에서 만드는 기능이 있는 것은 아닙니다.
이미 갖고 있는 문서를 업무 요청에 붙여서,
받는 사람이 같은 자리에서 읽고 일하게 하는 방식입니다.

어떻게 붙이면 좋은가요?

요청서의 「파일 고르기」에서 파일을 고릅니다.
한 파일의 크기는 10MB를 넘지 못합니다.
일하는 중에 새 자료가 생기면 댓글의 「📎 파일」로 이어서 붙입니다.
파일 이름에 판 번호를 넣어 두면 「매뉴얼_v2」처럼 최신본을 쉽게 알아봅니다.

매뉴얼을 읽었는지는 어떻게 아나요?

받은 사람이 「확인」을 누른 시각이 남고,
댓글에는 「읽음 1/2」처럼 읽은 사람 수가 붙습니다.
아직 읽지 않은 사람은 이름이 따로 보입니다.
읽었는지 묻는 메시지를 따로 보낼 필요가 줄어듭니다.

반복되는 업무의 계획서는 어떻게 쓰나요?

같은 종류의 일은 이전 요청의 제목과 내용을 참고해 새로 씁니다.
지난 업무가 「끝남」 목록에 남아 있으니,
열어서 맡은 일 구성과 파일을 보고 같은 틀로 요청서를 작성하면 됩니다.

분장한 뒤 달력에서는 어떻게 보이나요?

보낸 요청은 마감 날짜 칸에 「이도윤 → 정민호,
한지우」 칩으로 올라가고,
칩에는 확인 n/N과 완료 n/N이 붙습니다.
확인하지 않은 사람이 있으면 빨간 「안 함」 표시가 보이고,
받은 사람이 기한 변경을 요청하면 주황 「기한 요청」이 붙습니다.
받은 사람의 달력에도 같은 날짜 칸에 「확인 필요」 칩이 생겨서 마감일을 놓치지 않습니다.

분장을 바꾸고 싶을 때는요?

맡은 일을 바꾸고 싶다면 먼저 댓글로 합의한 내용을 남기고,
필요하면 새 요청을 보내 몫을 다시 나눕니다.
댓글에 이유가 남기 때문에 나중에 분장이 달라진 까닭도 알 수 있습니다.

맡긴 뒤에는 무엇을 확인하나요?

요청한 사람은 「보낸 업무」에서 업무마다 누가 확인했고 누가 아직인지,
완료는 몇 명인지를 봅니다.
위쪽 숫자 칸에는 「기한 요청 옴」 · 「확인 안 한 사람」 · 「진행 중」 · 「끝남」이 있어서,
신경 써야 할 업무가 먼저 드러납니다.

받은 사람별로는 어떻게 보이나요?

업무 상세의 「받은 사람 · 확인 2/3 · 완료 1/3」 아래에 사람마다 한 줄이 있습니다.
줄에는 이름,
맡은 일,
상태,
확인 시각과 완료 시각이 나옵니다.
사람마다 맡은 일이 달라서,
「누가 무엇을 맡았고 어디까지 했는지」가 한 화면에서 읽힙니다.

아직 확인하지 않은 사람에게는 어떻게 하나요?

「다시 알림」을 누릅니다.
하루 동안 확인하지 않으면 다음 근무일 오전 10시에 자동 알림이 가고,
요청한 사람이 누르는 「다시 알림」은 하루 한 번이며,
합쳐 세 번까지 갑니다.
마감 당일 오후 4시가 되면 요청자 쪽에 팔로업 알림이 뜹니다.

결과가 마음에 들지 않으면 어떻게 하나요?

받은 사람의 완료된 줄에서 「다시 해 주세요」를 누르고 이유를 댓글로 남깁니다.
그 사람은 다시 「확인함」 상태가 되어 이어서 일하고,
폰에 알림이 갑니다.
업무분장 자체를 바꾸고 싶다면 새로 요청을 보내 몫을 다시 나누는 방법이 있습니다.

기한이 바뀌거나 사람이 늘 때는 어떻게 하나요?

기한은 사유와 함께 바꾸고,
사람은 댓글에서 @이름으로 불러 참조로 들입니다.
둘 다 기록이 남습니다.

기한은 누가 어떻게 바꾸나요?

요청한 사람은 「기한 바꾸기」에서 새 기한과 사유를 적고 「바꾸고 알리기」를 누릅니다.
아직 끝내지 않았는데 확인한 사람은 새 기한으로 다시 확인해야 합니다.
받은 사람은 「기한 변경 요청」에서 같은 내용을 보내고,
요청한 사람이 바꾸거나 그대로 둡니다.
바뀐 내용은 「기한 바뀐 기록」에 남습니다.

업무 밖의 사람을 부를 수 있나요?

댓글에서 @이름 단추로 부를 수 있습니다.
불린 사람에게는 댓글 알림 말고도 「불렀어요」 알림이 한 번 더 가고,
「확인할 것」에 「나를 부름」으로 올라옵니다.
그 업무에 얽히지 않은 부서장을 부르면 그 업무에만 참조로 들어와 볼 수 있습니다.

팀의 업무프로세스로 정해 두려면 어떻게 하나요?

요청에서 완료까지의 순서를 팀 약속으로 정해 두면 누구나 같은 방식으로 일합니다.
앱이 순서를 이미 잡아 주므로,
팀에서는 몇 가지만 합의하면 됩니다.

팀이 합의할 만한 것은 무엇인가요?

첫째,
받은 업무는 하루 안에 「확인」을 누릅니다.
둘째,
기한을 못 지킬 것 같으면 마감 전에 사유를 적어 기한 변경을 요청합니다.
셋째,
결과 파일은 댓글에 붙이고 마지막에 「완료했어요」를 누릅니다.
넷째,
고칠 곳이 있으면 요청한 사람이 「다시 해 주세요」와 이유를 댓글로 남깁니다.
네 가지를 지키면 독촉과 되묻기를 줄일 수 있습니다.

맡은 일은 어느 정도로 쪼개 적나요?

하루에서 사흘 안에 끝낼 수 있는 크기가 알맞습니다.
너무 크면 중간에 어디까지 했는지 알 수 없고,
너무 잘게 나누면 요청서 쓰는 시간이 길어집니다.
「정산표 정리」처럼 큰 일은 「1~20번 거래처 입금 정리」 「거래처 목록과 장부 대조」처럼 범위와 결과가 보이게 적으면 받은 사람이 무엇을 내야 하는지 분명해집니다.

부서장은 팀의 분장을 어떻게 점검하나요?

부서장 이상은 「사람별 현황」에서 사람마다 받은 업무,
확인 안 함,
하는 중,
끝,
기한 넘김,
확인까지 걸린 평균 시간을 한 줄로 봅니다.
특정한 사람에게 업무가 몰려 있는지 숫자로 보이기 때문에,
다음 분장을 정할 때 참고하기 좋습니다.
이름을 누르면 그 사람의 업무일지로 이어집니다.

직접 해 보면: 이도윤 팀장의 10월 회의록 분장

가상의 회사 영업1팀에서 이도윤 팀장이 「10월 회의록 정리」를 정민호와 한지우에게 나눠 맡기는 과정을 화면 순서대로 따라가 봅니다.

요청서 쓰기

1. 이도윤이 「＋ 업무 요청」을 눌러 「업무 요청 보내기」 화면을 엽니다.
2. 「무엇을 요청할까요?」에 「10월 회의록 정리」를 적고,
   「자세한 내용」에 정리 기준을 적습니다.
3. 받는 사람에서 정민호와 한지우를 고르면 「사람마다 맡은 일」 칸이 열립니다.
   정민호에게는 「1~3번 회의 정리」,
   한지우에게는 「4~6번 회의 정리」를 적습니다.
4. 참조에 최하은 본부장을 넣고,
   마감 날짜를 고른 뒤 회의록 양식 파일을 붙입니다.
5. 「요청 보내기」를 누릅니다.
   두 사람과 참조인 폰에 알림이 갑니다.

확인과 조정

1. 정민호와 한지우가 각자 「확인」을 누릅니다.
   이도윤의 보낸 업무 화면에서 「확인 2/2」가 되고,
   사람마다 확인 시각이 보입니다.
2. 한지우가 6번 회의 자료가 아직 없다는 점을 댓글로 알립니다.
   이도윤이 자료 파일을 붙여 답하고 @최하은으로 불러 상황을 알립니다.

각자 완료와 끝

1. 정민호가 먼저 결과 파일을 댓글에 올리고 「완료했어요」를 누릅니다.
   이도윤에게 「정민호님이 완료했어요 (1/2)」 알림이 가고,
   정민호의 내 할 일에는 「내 몫 완료 · 남은 사람 한지우」가 보입니다.
2. 한지우가 마치고 「완료했어요」를 누르면 받은 사람이 모두 완료해 업무가 끝나고,
   모두에게 알림이 갑니다.
   이도윤이 따로 눌러야 하는 단추는 없습니다.

분장부터 끝까지 누가 무엇을 언제 했는지는 업무와 업무일지에 그대로 남습니다.
시작하려면 회원가입을 하고,
끝난 뒤 요청한 사람이 어떻게 확인하는지는 업무보고 글에서,
받은 사람이 하루 할 일을 점검하는 법은 업무체크리스트 글에서 이어 볼 수 있습니다.
협업 도구 전체의 큰 그림은 협업툴 안내에 있습니다.