직원 수 제한 없는 무료 회사 메일

무료 회사 메일을 고를 때 사장님이 가장 늦게 깨닫는 조건은 「사람이 늘어나면 어떻게 되는가」입니다.
인사책 회사메일은 메일 주소를 줄 수 있는 직원 수에 제한이 없고,
저장 용량은 회사 전체가 함께 쓰는 10GB 합계입니다.
이 글은 직원 수가 바뀌는 회사의 눈으로 무료 기업 메일을 비교하고,
고르기 전에 무엇을 확인해야 하는지 정리합니다.

무료 메일의 진짜 조건은 「몇 명까지」에 있다

무료라는 말은 같아도,
그 무료가 어디까지 이어지는지는 서비스마다 다릅니다.
처음 가입하는 날에는 이 차이가 잘 보이지 않습니다.
대표 한 명과 직원 두 명이 쓰는 동안에는 대부분의 무료 요금제가 넉넉해 보이기 때문입니다.

문제는 회사가 자라는 순간에 드러납니다.
사람을 한 명 뽑을 때마다 「이 사람에게 메일 주소를 줘도 무료 범위 안인가」를 따져야 한다면,
메일은 더 이상 기본 도구가 아니라 채용할 때마다 다시 계산해야 하는 항목이 됩니다.
아르바이트생이나 단기 근무자에게 주소를 줄지 말지 망설이게 되고,
결국 대표 주소 하나를 여럿이 돌려 쓰는 일이 생깁니다.

그래서 무료 회사 메일을 비교할 때는 가격표의 맨 윗줄보다 아랫줄을 먼저 읽어야 합니다.
사용자 수 상한이 있는지,
저장 용량이 사람마다 붙는지 회사 전체에 붙는지,
상한을 넘으면 어떤 일이 생기는지가 그 아랫줄입니다.

3명이던 회사가 30명이 되면 생기는 일

예를 들어 대표와 직원 둘,
세 사람으로 시작한 회사가 몇 년 사이 서른 명 규모가 되었다고 생각해 봅시다.
이 과정에서 메일과 관련해 생기는 일은 대개 비슷합니다.

• 사람이 들어올 때마다 주소를 만들어야 합니다.
  인원 상한이 있는 무료 요금제라면,
  상한에 닿는 날부터 새 직원의 주소를 만들 수 없거나 다른 요금제로 옮겨야 합니다.
• 옮기는 일은 생각보다 큽니다.
  이미 쌓인 메일을 옮기고,
  거래처에 알린 주소가 그대로 살아 있는지 확인하고,
  직원마다 새 사용법을 익혀야 합니다.
• 사람이 나가는 일도 함께 늘어납니다.
  퇴사자의 메일 접근을 제때 막지 못하면 회사 서류가 회사 밖에 남습니다.

인사책 회사메일은 이 흐름에서 「상한에 닿는 날」이 없습니다.
직원 수가 늘어도 그대로 무료이고,
새 직원에게 주소를 주는 일은 직원 설정 화면의 「이메일 발급」을 누르는 일로 끝납니다.
한 명씩 만들어도 되고,
여러 명을 골라 한꺼번에 발급해도 됩니다.
재직 중이 아닌 직원이나 이미 메일이 있는 직원은 목록에서 고를 수 없게 되어 있어서,
같은 사람에게 주소가 두 번 생기는 실수도 막힙니다.

사람 수를 세지 않아도 된다는 것은 결국 채용과 메일을 분리해 생각할 수 있다는 뜻입니다.
누구를 뽑을지는 업무로 정하고,
메일 주소는 그 결정을 따라 자연스럽게 붙습니다.

「회사 전체 10GB 합계」는 이렇게 읽는다

인사책 회사메일의 저장 용량은 10GB입니다.
여기서 꼭 짚어야 할 점은 이 10GB가 사람마다 따로 주어지는 것이 아니라 회사 한 곳이 전체로 함께 쓰는 합계라는 점입니다.
직원이 몇 명이든 회사의 모든 메일함이 같은 10GB 안에서 움직입니다.

이 방식은 실제로 쓸 때 두 가지 모습으로 나타납니다.

첫째,
메일을 많이 쓰는 사람과 적게 쓰는 사람이 섞여 있어도 남는 칸이 생기지 않습니다.
사람마다 용량을 나눠 주는 방식에서는 메일을 거의 쓰지 않는 직원의 몫이 비어 있는 채로 남고,
메일이 많은 직원은 혼자 한도에 걸립니다.
회사 전체 합계라면 그 차이가 회사 안에서 저절로 맞춰집니다.

둘째,
용량을 관리하는 사람이 회사 단위로 보게 됩니다.
회사 전체 사용량이 10GB를 넘으면 관리자에게 알림이 갑니다.
알림을 받은 뒤 7일 안에 사용량을 줄이지 않으면 새 메일을 받고 보내는 일이 잠시 보류될 수 있습니다.
이때도 이미 저장된 메일을 회사 몰래 지우지는 않습니다.
정리할 메일은 회사가 직접 고릅니다.
이 기준은 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.

그래서 직원이 늘어날 회사라면 처음부터 「큰 첨부 파일은 메일함에 오래 쌓아 두지 않는다」 같은 간단한 습관을 정해 두는 편이 좋습니다.
첨부 파일은 위험한 형식이 차단되고 바이러스 검사를 거치며,
첨부 크기와 개수의 기준도 같은 이용약관 제5조의2에 있습니다.

다른 무료 기업 메일과 사실만으로 비교하기

무료 기업 메일을 다룬 공개 비교 글 두 편(비교 글 1 · 비교 글 2)에는 다음과 같은 내용이 소개되어 있습니다.

• 해외 메일 서비스의 무료 요금제 가운데에는 사용자 5명,
  사용자 한 사람마다 5GB까지로 정해 둔 곳이 있습니다.
  같은 글은 예전에 회사 도메인 메일을 무료로 주던 대형 서비스 일부가 그 무료 제공을 끝냈다고도 전합니다.
• 국내 그룹웨어도 소규모 인원을 위한 무료 요금제를 운영하지만,
  기본 요금제에서는 드라이브 같은 일부 기능이 제한된다고 소개됩니다.

이 내용을 인원이 늘어나는 회사의 질문으로 바꿔 놓으면 아래 표가 됩니다.

표의 왼쪽 두 칸은 비교 글을 쓴 시점의 소개입니다.
다른 서비스의 조건은 바뀔 수 있으니,
고르기 직전에 각 서비스가 지금 안내하는 요금 기준을 한 번 더 확인하는 것이 안전합니다.
무료 제공을 끝낸 서비스가 있었다는 사실 자체가,
무료 조건을 고를 때 그 조건이 얼마나 단순하고 분명한지를 함께 봐야 하는 이유이기도 합니다.

사람이 늘어도 관리 일이 늘지 않게

직원이 서른 명이 되면 메일 주소를 만드는 일보다 거두는 일이 더 신경 쓰입니다.
인사책 회사메일은 메일 계정을 인사 기록과 따로 두지 않습니다.

• 퇴사·비활성 처리 — 인사 기록에서 퇴사나 비활성으로 바꾸면 5분 안에 그 직원의 메일 접근이 막힙니다.
  메일 관리 화면을 따로 찾아가 계정을 끌 필요가 없습니다.
• 메일함 정지 — 관리자는 사유를 적고 특정 메일함을 정지할 수 있습니다.
  정지는 시간이 지나도 저절로 풀리지 않고,
  관리자가 풀어야 풀립니다.
• 주소 재사용 — 퇴사나 삭제로 비워진 주소는 30일 동안 다른 직원에게 다시 발급되지 않습니다.
  전 직원 앞으로 오던 메일이 바로 새 직원에게 가는 일을 막기 위한 간격입니다.
• 삭제는 되돌릴 수 없음 — 삭제한 메일함과 메일은 복구할 수 없습니다.
  지우기 전에 필요한 메일이 남아 있는지 먼저 확인해야 합니다.

메일 관리는 대표관리자와 회사관리자가 맡습니다.
「회사 관리 → 회사메일」에서 도메인을 연결하고,
직원 쪽은 출퇴근을 찍는 그 앱과 웹의 「나의 직장」 → 「회사메일」 탭에서 메일을 받고,
읽고,
답장하고,
찾고,
보냅니다.
따로 메일 프로그램을 연결하는 IMAP·SMTP 설정은 제공하지 않고,
인사책 화면 안에서 씁니다.
사람이 많아질수록 「어느 프로그램에 어떻게 연결했는지」를 직원마다 챙길 일이 없다는 점이 오히려 관리를 가볍게 합니다.

회사 바깥으로 보내는 메일에는 발송 한도가 있고,
그 기준은 이용약관 제5조의2에 적혀 있습니다.
광고성 대량 발송은 차단됩니다.

우리 회사 도메인을 직접 연결하며 알게 된 것

인사책 팀은 회사메일을 열기 전에 우리 회사 도메인을 가비아에 직접 연결해 봤습니다.
화면을 만든 쪽이 아니라 처음 쓰는 쪽에서 해 보니 네 군데에서 걸렸습니다.
가비아 DNS 화면의 어느 칸에 무엇을 넣는지 알 수 없었고,
「MX(받기)는 발급 뒤에 보인다」의 「발급」이 직원 주소를 먼저 만들라는 뜻인지 몰랐고,
순서를 지키려고 숨겨 둔 MX 값이 「값이 없다」로 읽혔고,
시험 삼아 연결한 도메인을 바꾸려 하자 메일함이 있다는 이유로 바꾸기 단추가 숨어 있었습니다.

그래서 연결 화면을 이렇게 바꿨습니다.
가비아 칸 이름(호스트 · 값/위치 · 우선순위 · TTL)을 그대로 머리로 쓴 한 표에 일곱 줄을 모두 보여 주고,
줄마다 복사 단추를 두었습니다.
MX 는 처음부터 함께 보이고,
도메인 바꾸기 단추는 늘 보이되 메일함이 남아 있으면 「먼저 메일함 정리」 안내와 링크가 같이 나옵니다.
네임서버를 보고 도메인을 산 업체를 짐작해 보여 주며,
가비아 · 후이즈 · 카페24 · 아이네임즈 · 호스팅케이알 · 닷네임코리아 · Cloudflare · GoDaddy · Namecheap 가운데 하나를 고르면 그 업체 화면에서 어디를 누르는지 차례로 안내합니다.
도메인을 다른 사람이 관리한다면 「설정 링크 복사」로 링크를 보내면 됩니다.
받는 사람이 로그인하면 바로 값 표가 열립니다.

처음에는 MX 를 한 줄만 안내했습니다.
일반 메일 서비스가 우선순위 10과 20 두 줄을 넣게 하는 것을 다시 따져 본 뒤,
지금은 연결 화면의 표에도 MX 두 줄이 함께 나옵니다.
화면에 나온 두 줄을 우선순위까지 그대로 넣으면 됩니다.

고르기 전에 확인할 것

직원 수가 늘어날 회사가 무료 회사 메일을 고르기 전에 확인할 점을 표로 묶었습니다.
어느 서비스를 고르든 같은 질문을 던져 보면 차이가 분명해집니다.

인사책 회사메일은 아마존 웹 서비스(AWS)와 Cloudflare,
안정적인 글로벌 인프라 위에서 운영됩니다.

연결 순서 한눈에 보기

인원이 많을수록 순서가 중요합니다.
이미 다른 메일을 쓰던 회사라면 특히 그렇습니다.

1. 「회사 관리 → 회사메일」에서 도메인을 입력하고,
   표에 나온 DKIM(CNAME) 세 줄을 도메인 업체 DNS 화면에 넣습니다.
   이 세 줄이 도메인 소유 확인을 겸하므로 소유 확인용 TXT 를 따로 넣지 않습니다.
2. 확인이 끝나면 직원 설정 화면의 「이메일 발급」으로 직원 주소를 만듭니다.
   여러 명을 한꺼번에 골라도 됩니다.
3. 표에 함께 나오는 반송 처리 한 줄과 DMARC(TXT) 한 줄도 그대로 옮깁니다.
   값은 회사마다 다르니 화면에서 복사합니다.
4. 마지막에 MX 두 줄(우선순위 10과 20)을 화면의 값 그대로 바꿉니다.
   다른 메일을 쓰던 회사는 MX 를 바꾸는 순간부터 새 메일이 인사책으로 오고,
   그 전까지는 기존 메일이 그대로 들어옵니다.

직원이 셋이든 서른이든 이 순서는 같고,
사람이 늘어날 때 더할 일은 2번의 「이메일 발급」 한 번뿐입니다.
회사 계정이 아직 없다면 인사책 회원가입에서 회사를 등록한 뒤 「회사 관리 → 회사메일」을 열면 됩니다.