협회 사무국 주말 행사 근무와 대체휴일,
결재 문서로 남기기

협회 사무국의 주말 행사 근무는 「주말 행사 근무·대체휴일 신청서」 양식으로 받아 업무 영역을 「근태·근무」에 두고,
사무국장 한 명이 1단계로 결재하되 행사팀장·총무 담당·회계 담당·사무총장 4명을 참고자로 거는 구성이 맞습니다.
핵심은 행사 전에 문서를 올려 「휴일 대체」인지 「보상휴가」인지 「가산 지급」인지를 미리 정하는 것입니다.
일요일 근무를 행사 뒤에 대체휴일로 바꾸려 하면 법에서 말하는 휴일 대체로 인정받기 어렵습니다.

분기마다 토·일 세미나를 여는 협회 사무국 14명

이 사업장은 가상 사례입니다.
회원사 교육과 정책 세미나를 운영하는 업종 협회 사무국 14명을 가정했고,
행사 일정과 팀 구성,
근무 시각은 이해를 돕기 위해 지어낸 조건입니다.
사무총장 1명,
사무국장 1명,
행사팀 5명,
회원지원팀 4명,
총무 담당 2명,
회계 담당 1명입니다.
평일 소정근로는 09:00부터 18:00까지이고 토요일은 쉬는 날,
일요일은 주휴일입니다.

협회는 3월,
6월,
9월,
11월에 회원사 실무자를 위한 주말 세미나를 엽니다.
토요일에 본 세미나,
일요일 오전에 분과 워크숍을 여는 구성이라 행사팀 5명은 이틀을 모두 나오고 회원지원팀 두세 명이 등록 데스크를 돕습니다.
예전에는 행사가 끝난 뒤 「월요일 쉬세요」라는 사무국장의 한마디로 정리했습니다.
누가 몇 시간 일했고 어떤 날로 쉬었는지 문서가 없어,
연말에 회계 담당이 휴일근로 가산을 줘야 하는지 판단할 근거가 없었습니다.

사무국은 주말 행사 근무를 신청서로 받기로 했습니다.
행사 3주 전까지 근무자가 올리고,
사무국장이 처리 방식을 확정하고,
회계 담당과 총무 담당은 그 결과를 참고자로 받아 급여와 근무 일정에 반영합니다.
사무총장은 행사 전체 인력을 보려고 참고자로 들어갑니다.

토요일 근무와 일요일 근무,
휴일 대체는 언제 성립하나

먼저 요일마다 성격이 다릅니다.
근로기준법 제55조는 1주 평균 1회 이상의 유급휴일을 주도록 하고,
근로기준법 시행령 제30조는 1주 소정근로일을 개근한 근로자에게 주휴일을 주도록 정합니다.
이 사무국은 일요일이 주휴일이므로 일요일 워크숍은 휴일근로가 됩니다.
반면 토요일은 소정근로일이 아닌 쉬는 날이라,
평일에 이미 40시간을 채운 직원이 토요일에 나오면 근로기준법 제50조의 기준을 넘는 연장근로로 봅니다.

일요일 근무에는 근로기준법 제56조가 정한 휴일근로 가산이 붙습니다.
8시간 이내는 통상임금의 50% 이상,
8시간을 넘는 부분은 100% 이상입니다.
이를 피하려고 주휴일을 다른 날로 옮기는 것이 휴일 대체입니다.
일반적인 해석은 취업규칙이나 근로계약에 근거가 있고,
근무 전에 대체할 날을 정해 알려야 휴일 대체로 인정된다는 것입니다.
행사가 끝난 뒤 쉬는 날을 주는 사후 처리는 휴일 대체가 아니라 휴일근로에 휴식을 더 준 것이 되어 가산은 그대로 남을 수 있습니다.

다른 길은 보상휴가입니다.
근로기준법 제57조는 근로자대표와 서면으로 합의하면 연장·야간·휴일근로에 대한 임금 대신 휴가를 줄 수 있게 합니다.
이 협회는 서면합의를 해 둔 상태라 토요일 연장분은 보상휴가로 줄 수 있습니다.

「대체공휴일」과 헷갈리지 않아야 합니다.
공휴일법 제3조는 공휴일법 제2조가 정하는 공휴일이 토요일이나 일요일,
다른 공휴일과 겹칠 때 대체공휴일을 지정해 운영할 수 있게 하고,
어떤 날을 어떻게 지정할지는 대통령령에 맡깁니다.
행사 근무의 대체휴일과는 이름만 비슷한 별개의 제도입니다.

주말 행사 근무·대체휴일 신청서를 인사책에 만드는 순서

자유 결재양식에서 「근태·근무」 영역으로 양식 만들기

결재 양식 메뉴는 관리자 메뉴 트리에 없어서,
총무 담당은 관리자 화면 주소창에 /admin/enterprise/approval-forms 를 넣어 「자유 결재양식」을 열었습니다.
양식 이름 「주말 행사 근무·대체휴일 신청서」,
카테고리 「근무」,
업무 영역 「근태·근무」입니다.
설명 칸에도 규칙을 적었지만,
양식 설명은 근무자가 신청서를 쓰는 작성 창에는 나오지 않습니다.
그래서 같은 문장 「행사 3주 전까지 기안.
결재자: 사무국장.
참고자: 행사팀장,
총무 담당,
회계 담당,
사무총장」을 아래 「비고」 칸의 안내 문구(placeholder)에 넣어 작성 중에 보이게 했습니다.

처리 방식 드롭다운과 대체 희망일 날짜 칸

「필드 추가」로 넣은 칸은 다음과 같습니다.

• 행사명: 텍스트,
  필수
• 근무일: 날짜,
  필수
• 근무 요일 구분: 라디오,
  필수 — 토요일(쉬는 날),
  일요일(주휴일)
• 근무 시각: 텍스트,
  필수 — 예) 08:00~17:00
• 근무 시간(휴게 제외,
  시간): 숫자,
  필수
• 처리 방식: 드롭다운,
  필수 — 휴일 대체,
  보상휴가,
  가산 지급
• 대체 희망일: 날짜 — 휴일 대체나 보상휴가일 때 적습니다
• 행사 담당 팀장: 직원 형식
• 비고: 장문 — 안내 문구에 기안 기한과 결재자·참고자 명단을 적음

저장 뒤에는 칸을 고칠 수 없으므로,
처리 방식 선택지를 회계 담당과 먼저 맞춘 뒤 「양식 저장」을 눌렀습니다.

사무국장 1단계와 참고자 4명을 고르는 기안 화면

근무자는 메뉴(줄 세 개) → 「경비·결재」 → 「전자결재」 → + 버튼 「결재 문서 올리기」에서 이 양식을 고릅니다.
「결재자 선택」에서 사무국장 한 명만 누르면 1단계 결재가 됩니다.
사무국장은 사무국 조직의 부서장이라 따로 등록하지 않아도 후보에 뜹니다.
「참고자 선택」에서는 행사팀장,
총무 담당,
회계 담당,
사무총장 4명을 고릅니다.
참고자는 최대 20명까지 넣을 수 있지만 급여와 일정에 필요한 사람만 넣었습니다.
세미나 운영 계획서가 있으면 PDF로 첨부합니다.

회계 담당을 모든 결재의 참고인으로 넣고 싶다는 의견도 있었습니다.
「전자결재」 탭의 「필수 참고인 — 모든 결재」에 등록하면 가능하지만,
휴가·경비 등 모든 문서에 붙기 때문에 이 신청서에서만 기안자가 고르게 했습니다.

사무국장이 처리 방식을 확정하는 결재

사무국장은 신청서마다 처리 방식과 대체 희망일이 행사 전에 정해졌는지를 보고 승인하거나,
사유를 적어 반려합니다.
반려 사유는 기안자에게 그대로 갑니다.
사무국장이 회원사 방문으로 며칠 자리를 비울 때를 대비한 대결자 칸은 없어서,
급한 신청은 근무자가 아직 「결재 대기」인 문서를 「기안 취소」하고 사무총장을 결재자로 골라 다시 올리기로 했습니다.
승인된 신청서는 회계 담당이 휴일근로 가산을 판단하는 근거 문서가 되고,
대체휴일을 실제 휴가로 올리는 일은 이 결재와 별개로 처리합니다.

가을 세미나 한 번에 올라온 신청 여섯 건

9월 셋째 주 토·일 세미나에 올라온 신청은 다음과 같습니다.
모두 결재자 1명,
참고자 4명입니다.

사무총장은 참고자로 받은 신청 여섯 건을 모아 이번 세미나에 투입된 연인원과 총 근무 시간을 봅니다.
토요일 21시간,
일요일 15시간으로 모두 36시간이었고,
다음 분기에는 일요일 워크숍을 토요일 오후로 당겨 휴일근로를 줄일 수 있는지 행사팀장과 검토하기로 했습니다.
참고자 명단에 사무총장을 넣은 이유는 이런 판단을 행사가 끝나기 전에 하게 하려는 것입니다.

마지막 신청은 행사 이틀 전에 올라와 사무국장이 「3주 전 기안 원칙,
이번은 가산 지급으로」라고 반려했고,
사원은 처리 방식을 「가산 지급」으로 바꿔 다시 올렸습니다.
대리의 일요일 5시간은 8시간 이내라 통상임금의 50%를 더합니다.
시간당 통상임금이 12,500원이면 18,750원씩 5시간,
93,750원이 됩니다.
이 금액은 회계 담당이 직접 셈한 값입니다.

협회 주말 행사 결재에서 사무국이 헷갈리는 대목

• 행사 뒤에 대체휴일을 정한다: 근무 전에 대체할 날을 정해 알리지 않으면 휴일 대체로 보기 어렵습니다.
  행사 3주 전 기안을 원칙으로 둡니다.
• 토요일과 일요일을 같은 칸에 적는다: 토요일은 연장,
  일요일은 휴일근로로 성격이 다릅니다.
  라디오 칸으로 반드시 가릅니다.
• 보상휴가를 합의 없이 준다: 근로자대표와 서면합의가 있어야 합니다.
  합의가 없다면 선택지에서 빼 둡니다.
• 대체공휴일과 혼동한다: 공휴일이 겹칠 때의 대체공휴일은 법정 제도이고 행사 대체휴일과 다릅니다.
• 양식을 급히 저장했다: 칸은 고칠 수 없고 업무 영역만 바뀝니다.
  선택지가 틀렸으면 새 양식을 만들고 옛 양식은 목록의 휴지통 아이콘으로 지웁니다.
  이미 올라간 신청서는 남습니다.
• 승인된 신청을 취소하려 한다: 「기안 취소」는 「결재 대기」일 때만 됩니다.
  바뀐 내용은 새 신청서로 올립니다.